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EL PROCESAMIENTO SISTEMATICO DE LA INFORMACIO

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Jhon Andersson Egea Sossa

on 6 November 2013

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EL PROCESAMIENTO SISTEMATICO DE LA INFORMACION EN CENTROS DE DISTRIBUCION
UNIDAD 1.

CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTOS DE DATOS
1. Origen de datos

2. Registro de los datos

3. Preparación de los datos

4. Preparación de los reportes o documentos

5. Comunicación de los datos

6. Almacenamiento de los datos.

Sumario y preparaciones de reportes
SUMARIO-. Sumario en el proceso de condensar los datos de manera que se destaquen los puntos principales. El sumario implica generalmente listar o tubular los datos y calcular los totales de cada lista, preparar una lista en una maquina sumadora, es una forma de hacer sumarios.
PREPARACIÓN DE REPORTES- La información procesada que se obtiene del ciclo de procesamiento de datos se conoce como salida, este puede consistir documentos tales como cheques de nómina, declaraciones de contabilidad, reportes completos (por ejemplo, análisis de venta), distribución de gastos, inventarios o nomina semanal.

Criterios Básicos para la elaboración
de un código.
Por estructura: el reagrupamiento se realiza de acuerdo a la calidad intrínseca de los diferentes elementos.
Por función: el reagrupamiento se realiza en función del conjunto del que van a formar parte los elementos a clasificar.
Por localización: la formación de las clases se basa en el lugar donde se encuentra cada elemento.
Mixto: la clasificación mixta es aquélla en la que unos elementos siguen el criterio estructural y otros el funcional o locacional.
Para definir la forma de articular un sistema de codificación es necesario establecer, como mínimo, dos condiciones previas:
Proceso Logistico
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El papel que desempeñan los sistemas de información dentro de los procesos de planeación y control.
DEFINICIÓN DE DATOS

Se refiere fundamentalmente a cualquier hecho, cifra, carta, palabra, símbolo o gráficas que representan una idea, objetivo, condición o situación. Así como los datos pueden incluir cosas tan diversas como boletas electorales, cifras de inventarios, lecturas de medidores de gas, registro de asistencia escolar, estadísticas médicas, informe de resultados técnicos y cifras de producción.

DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN
Con frecuencia se establece una distinción entre datos e información; a saber, los datos son la materia prima de la cual se deriva la información, es decir, es una composición de datos que proporciona conocimiento, permitiendo así lograr algún objetivo.
CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTOS DE DATOS
Además del mero volumen de los datos no podemos preguntar por qué el procesamiento de datos consume tanto tiempo y esfuerzo crea tal necesidad de dispositivos mecánicos y electrónicos.
En realidad, desde que se origina hasta el momento en que se adquiere una forma definitiva y además útil, los datos pasan a través de una serie de datos operacionales.

ORIGEN DE LOS DATOS.
Para el procesamiento de los datos, se originan en diferentes formas mercantiles, que se llaman comúnmente documentos fuente. Estos datos originales pueden estar escritos a mano, mecanografiados o preparados en gran cantidad de formas. Ejemplo: en documentos fuente incluye órdenes de venta, órdenes de compra, facturas y requerimientos de material. La importancia de documentos originales: Permite verificar todas las transiciones. Son base de todas las acciones subsecuentes.
REGISTRO DE DATOS.
Significa la anotación a mano en algún tipo de registro o libro, el escribir o imprimir datos. Los datos pueden registrar o trasmitir directamente a un sistema de procesamiento de datos.
Las etapas en la función del registro de datos son los siguientes:

Función de registros de datos.
EDICIÓN. Es el proceso de seleccionar los datos significativos y eliminar los que no se necesitan registrar para un procesamiento futuro.
CODIFICACIÓN.- Con el propósito de reducir a un más la cantidad de los datos que se van a registrar y procesar, con frecuencia se usan códigos abreviados los cuales expresan los datos en forma condensada.
CLASIFICACIÓN.- Es el proceso de identificar una o más características comunes que se utilizan como medios para agrupar sistemáticamente los datos por categorías.
Las teorías podrían abarcar tipo de producto, localización, departamento rango de precio.

Función de registro de datos
CONVERSIÓN-. La conversión se usa para transformar los datos de un tipo de registro a otro. Dicha conversión cambia la forma de registro de datos, pero no la naturaleza de los mismos. Disminución de información respetando la esencia del concepto. COPIA Y DUPLICACIÓN-. Estos procesos permiten obtener facsímiles de los datos, que se pueden preparar para distribuirlos a más de un usuario o para usarlos en diferentes pasos del ciclo de procesamiento.
VERIFICACIÓN-. Esta operación esencial nos asegura que todas las partes del proceso de registro se realiza sin error y que se introduzcan datos precisos en el sistema de procesamiento.
MULTIPLICACIÓN DE DATOS-. Si la forma de los datos fuera adecuada para todos los fines, se necesitaría menos procesamiento.
1. El orden o el rango 2. Alguna característica común.

El reacomodo, de acuerdo con el orden o el rango, se conoce como reacomodo en consecuencia y consiste en ordenar los datos en una secuencia numérica o alfabética

Función de los registros de datos
COMPARACIÓN Y ANÁLISIS-. Mediante estos procesos determinados factores tales como la naturaleza, proporción, relación, orden, similitud o valor relativo de los datos.
CALCULO-. El cálculo se refiere al procesamiento aritmético de la multiplicación, división, adición

o sustracción, que son necesarias para convertir los datos a una forma más significativa.

Sumario y preparación de reportes
COMUNICACIÓN DE DATOS- La comunicación de datos es el proceso de transferir datos de un punto a otro, durante el ciclo de procesamiento, o de proporcionar al usuario los resultados finales.
ALMACENAMIENTOS DE DATOS- Una vez que se completa el ciclo de procesamiento o posiblemente durante el mismo en un punto en los datos, de tal manera que se puedan recuperar rápidamente.
En algunas organizaciones el almacenamiento de datos en un asunto de proporciones monumentales.

MÉTODOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS
Proceso de datos el término aplicado generalmente a los procedimientos para manipular el inevitable papeleo requerido para producir y distribuir bienes y servicios. Durante muchos años solamente se disponía para estos fines de los métodos manuales y de simples máquinas de oficina entonces las máquinas de fichas perforadas encontraron su aplicación en este campo.

PROCESOS ACTUALES

1. Procesos de datos
2. Integración
3. Automación
4. proceso electrónico de datos.

Procesos Actuales
PROCESO DE DATOS-. Se refiere a la ejecución de ciertas funciones de oficina sobre un determinado cuerpo de información están involucradas las cuatro funciones básicas de oficina, ya sean realizadas manualmente o mecánicamente.
PROCESO DE DATOS INTEGRADOS-. Puede definirse como un todo que permite utilizar los datos una vez registrados para todo lo que se les quiera con la frecuencia que sea necesaria sin copias manuales.
AUTOMACIÓN-. Significa la situación del trabajo humano por el de la máquina. ELECTRÓNICO-. Es el que utiliza las válvulas de vacío o sus equivalentes y por tanto, el fijo de electrones para ayudar al funcionamiento de la máquina.

Sistema de Información
SISTEMA-. Es un conjunto de partes entre sí para alcanzar determinado objetivo.

SISTEMA EMPRESARIAL-. Son los hombres y las máquinas que realizan las operaciones y los procedimientos que definen las operaciones.
DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN-. Se define como la forma de proporcionar

información oportuna, pertinente y precisa, relativa a las operaciones internas y a la inteligencia externa a cualquier miembro de una organización como ayuda de la toma de decisiones o para el desempeño de la actividad de trabajo asignada

Codificación
Existen varios sistemas de codificación, con diferentes potencialidades. La creación de un sistema de clasificación basado en un código puede utilizar tres vías fundamentales:
Utilizando símbolos exclusivamente alfabéticos. Utilizando símbolos exclusivamente numéricos. Utilizando símbolos alfanuméricos, es decir, mixtos.
Los símbolos exclusivamente alfabéticos constituyen un tipo de código escasamente útil.
Ofrecen una sola ventaja, pero muchas desventajas. La ventaja reside en La gran potencialidad teórica de una codificación alfabética. Las desventajas son las derivadas del hecho de que en el sistema literal resulta más difícil determinar y ordenar los objetos, al ser, como es, fácil de comprobar y menos intuitivo. En resumen, la codificación alfabética es absolutamente inadecuada para el tratamiento automático de la información.

Codificación
La codificación numérica utiliza los números de la serie natural, es decir, del O al 9. A diferencia de las letras, los códigos numéricos pueden ser tratados con mayor agilidad y son inmediatamente comprensibles. La única desventaja de la codificación numérica se encuentra esencialmente en su menor potencialidad teórica.
Los códigos o símbolos de los artículos están constituidos, en el caso de la codificación mixta, por números y letras. Las ventajas de este tipo de codificación son las siguientes:
Una potencialidad teórica superior a la de la codificación numérica.

Una mayor elasticidad del código, que puede ampliarse añadiendo nuevas letras, lo que contribuye a engrandecer su expresividad.
Cualquiera que sea el tipo de caracteres utilizados, un sistema satisfactorio de codificación debe ser tal que garantice la existencia de una relación biunívoca entre cada valor del código y cada uno de los elementos clasificados. Conviene también señalar que la codificación es una técnica que permite analizar mejor la clasificación.

Criterios básicos para la elaboración de un código
Describir solamente sistemas numéricos de codificación, en cuanto que son los únicos que pueden satisfacer realmente todos los requisitos.
Evitar los sistemas numéricos puramente progresivos, en cuanto que se oponen a la técnica de subdivisión en clases.
La codificación por escalones consiste en asignar a determinados grupos de elementos un cierto número de cifras. Los escalones pueden tener diferentes amplitudes. La codificación por escalones sólo representa un principio rudimentario de clasificación. Aunque el método es recomendable por su gran sencillez de manejo, elasticidad y brevedad de código, presenta algunos inconvenientes como la dificultad de análisis y la escasa expresividad del código.

Criterios básicos para la elaboración de un código
La codificación por el método decimal puro consiste en que cada una de las cifras que va del O al

9 identifica una sola clase; por lo tanto, todo el conjunto de elementos a clasificar ha de dividirse en diez grupos, que podemos llamar fundamentales.
Cada una de estas clases fundamentales puede después subdividirse en otras diez clases secundarias, numeradas también del O al 9, y así sucesivamente. Las ventajas de la clasificación decimal pura son la inequívocabilidad y la identificación inmediata de las clases y subclases. Las desventajas son las derivadas de la rigidez del método y la imposibilidad de llegar a ciertos niveles de homogeneidad, conduciendo, en consecuencia, a un desequilibrio en la clasificación.
Criterios básicos para la elaboración de un código.
Los códigos basados en los métodos decimales derivados permiten la identificación de una clase mediante una sola o varias cifras según la necesidad de la clasificación. Las ventajas del método derivado consisten en una mayor elasticidad del código y en la disponibilidad de un mayor número de clases que componen el código.
Sistemas de codificación
Actualmente, muchas empresas tienen estructurados sistemas de codificación interna para identificar los productos, que son útiles para agilizar las operaciones necesarias en la realización de las transacciones comerciales.
El sistema de codificación promovido por la Organización Internacional EAN (European Article Numbering Association), de la que AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) forma parte, es un sistema patrón de codificación y simbolización qué permite y garantiza la identificación automática única y no ambigua de cualquier artículo de gran consumo en el momento de la venta y en cualquier lugar del mundo.

El codigo EAN
Facilita la identificación de las mercancías, cuando se incluye en los documentos (facturas, albaranes de entrega, etc.) siguiendo las especificaciones AECOC del lenguaje común, y en el propio artículo el numero incluido es único. De esta forma es posible identificar sin error todas y cada una de las referencias en las operaciones comerciales durante el proceso de distribución del artículo.
Facilita la organización de los stocks posibilita la nacionalización de almacén y confección de pedidos si errores e identifica el producto en os procesos de intercambio de información tomando el mismo valor tanto para quien realiza la información como para quien la recibe.
Puede ser leído en terminales del comercio al mayor consiguiendo como mínimo las mismas ventajas de gestión que en el comercio detallista ello es posible siempre y cuando se aplique en los embalajes correspondientes el símbolo de barras que identifique la unidad de expedición.
El codigo EAN
Puede ser leído en los terminales punto de venta de los distribuidores a través de la lectura óptica automática (scanner). El terminal puede encontrar el precio en el registro correspondiente de la memoria en el momento de la lectura del código. Este precio queda automáticamente registrado en la caja sin necesidad de la clásica entrada manual de precios la denominación del producto y porte se imprimen en el ticket de caja todo ello es posible si se ha realizado la codificación y simbolización siguiendo las normas EAN.
Finalmente con el funcionamiento de las terminales punto de cuenta electrónicas y de sistema de lectura es posible el control automático del punto del centro de distribución.

CÓDIGO CREADOR DEL PRODUCTO C.C.P.
El código de creador de producto (CCP) está asignado por AECOC a aquellas empresas que son responsables de la codificación, el origen de los artículos que ponen a la venta. Dicho código se debe usar por la empresa que efectivamente coloca el producto en el mercado con su nombre o marca y, por lo tanto es quien controla el proceso de etiquetado y empaquetado. Ello no implica necesariamente que código identifique a la compañía que realmente produce él artículo.

Cada código de creador de producto está destinado a la empresa independiente que controle y comercialice su gama de artículos. `Por lo tanto, existe una relación biunívoca entre dicho código y las empresas a las que AECOC loes ha asignado su número, es decir a cada empresa su código y viceversa.
Aceptando este precepto como norma general a AECOC puede tratar casos especiales siempre que no exista ninguna posibilidad de confusión y no se pierda una de las características esenciales del sistema que es la ni ambigüedad en la comunicación. Podría, pues, asignarse un código de creador del producto a una división operativa de una gran compañía, cuando esta asignación este divididamente justificada. Cuando exista alguna posibilidad de ambigüedad en la identificación, no se aceptara la solución de asignación de código de creador de producto.

CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO C.I.P.
El industrial que por el código de creador de producto (CCP) puede asignar el código de identificación de producto (CIP) a sus diferencias, de forma discrecional y libre. El fabricante puede usar cualquier tipo de estructura de codificación interna que desee para la asignación del CIP, por ejemplo, un criterio ordinal de asignación de códigos a sus productos. La única condición que se debe tener en cuenta es que la capacidad de asignación está restringida a 5 cifras, que permite codificar hasta 100.000 referencias, como máximo.
Muchas empresas utilizan una estructura de codificación de artículos de más de 5 dígitos, dado que con ello identifican, e efectos puramente internos, algunas propiedades de los artículos. Para

adaptarse al límite de 5 dígitos que exige esta norma AECOC, los fabricantes proveedores tienen tres posibilidades:

CÓDIGO DE BARRAS EN COLOMBIA I.A.C.
El instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial, IAC, es la organización que representa oficialmente a Colombia en el seno de la EAN. De esta manera, cualquier empresa que pretenda acceder y acogerse al código de barras estándar en Colombia, debe solicitarlo por medio de la IAC.
A cargo del I.A.C, la filosofía de calidad en los códigos de barras se basa en las siguientes estrategias:
A partir de julio de 1993, para ingresar una referencia en la base de productos codificados, además del reporte, debe adjuntarse una muestra física del producto tal como llega al consumidor final. I.A.C. ingresa el producto a la base un vez se haya procedido a la verificación del mismo.
El resultado de cada inscripción se remitirá al afiliado. Dicho servicio no tendrá costo para los miembros de la I.A.C.
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