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Dématérialisation des pièces justificatives financières

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by

Mac Delgado

on 18 November 2012

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Transcript of Dématérialisation des pièces justificatives financières

Le comptable public et l'ordonnateur

Le préfet

Le juge des comptes Les pièces budgétaires, comptables et justificatives Différents émetteurs et différents formats de fichiers Tiers de confiance L'identifiant unique
désigner de manière unique un fichier

Un identifiant obligatoire et unique pour toute la vie du document
Un identifiant qui intègre:
la référence de l'émetteur du document
une référence unique
année
domaine
numéro chronologique
autres informations Identifiant unique

Identifier un document
localiser et accéder à un document Le référencement Un identifiant unique
données de localisation Métadonnées associées au document
producteur du document
date de création
type de document
format
type de signature
date et durée d'archivage... Le référencement
faire des liens vers un document
copier/transmettre un document L'indexation
utiliser un système de recherche multicritères Les pièces émises par les CEPL Les pièces consignées par les CEPL et des tiers Les pièces émises par des tiers Les pièces normalisées Les pièces non normalisées
certificats, attestations, jugements Le fichier "données " XML Exploiter le document
--> rechercher, trier, comparer Intégrer les données dans Hélios et Actes Convertir le fichier en différents formats (pdf) Visualiser le fichier depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet Les modalités de transmission Sécurisation
signature électronique pour garantir l'authenticité du document
"tiers de confiance" pour les documents qui impliquent un engagement des parties Hélios Protocole d'Echange Standard (PES) Les acteurs de la chaîne comptable Portabilité et exploitabilité
format et support Sécurité Neutralité Échange de données: interopérabilité Portail Hélios Tiers de confiance Conditions juridiques Les pièces financières, conditions techniques Les pièces budgétaires
Les pièces comptables
Les pièces justificatives Hélios Qu'est-ce que c'est? Un logiciel établi par la DGFIP, spécialisé dans la comptabilité des collectivités locales, dans la même logique de dématérialisation que celle du programme ACTES.
A. 27 juin 2007 portant application de l'article D. 1617-23 du CGCT relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique : JO du 11 Juillet 2007(...) : LE PES Le PES 1 a été appliqué dès 2008 (généralisation en 2009 /2010).
Le PES 2 en date du 24 janvier 2012 sera obligatoire d'ici 2015.
Il nécessite la signature par la collectivité ou l'établissement public local d’un formulaire d’adhésion prévu par l’arrêté du 27 juin 2007, art.2 al.2. « Art. 2. L'échange de données et de documents électroniques peut s'opérer entre les ordonnateurs et les comptables des collectivités territoriales et des établissements publics locaux en respectant une norme informatique dénommée « protocole d'échange standard d'Hélios», qui est actualisée en fonction de l'évolution des technologies et des besoins d'échange. » «  Le représentant légal de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local souhaitant adhérer à ce protocole complète, signe et transmet à son comptable public un formulaire d'adhésion au protocole d'échange standard conforme au modèle figurant en annexe n° 2 du présent arrêté. » Hélios se substitue progressivement aux applications informatiques de gestion antérieurement utilisées par les comptables publics pour le secteur public local (INDIGO, OCRE…).

Conservation de la logique bidirectionnelle et uniformisation des échanges ordonnateurs/comptables :


- Des échanges (Budget/Dépenses/Recettes/Rôle) dans les deux sens,
- Une interface de l’ordonnateur vers le comptable pour les éléments de l’actif,
- Une interface du comptable vers l’ordonnateur pour la comptabilité. À propos de CDC FAST - www.cdcfast.fr
Créée en 2006, CDC FAST est une filiale à 100% de la Caisse des Dépôts et Consignations.

Tiers de confiance homologué par la DGCL, et en lien avec le ministère de l’intérieur pour l’application du programmes ACTES, la société propose une offre de télétransmission sécurisée pour les documents à forte valeur administrative, juridique et financière.

Ses services sont utilisés par plus de 4 000 établissements publics et collectivités locales. Mise en place d’un coffre-fort électronique, de flux sécurisés ainsi que de signatures électroniques des actes de comptabilité. Par principe, une pièce justificative est rattachée au mandat ou au titre auquel elle se rapporte ou au premier titre ou mandat mettant en œuvre le document concerné (exemple : décision portant délégation de signature, délibération fixant un tarif annuel). 1) Les pièces budgétaires: budgets primitifs, décisions modificatives, compte administratif. 2) Les pièces comptables : les titres de recettes, les mandats de dépenses et les bordereaux récapitulant les titres et les mandats. 3) Les pièces justificatives: toute pièce nécessaire à l’exécution budgétaire et comptable et qui est transmise par l’ordonnateur au comptable public. LA DEMATERIALISATION DES PIECES JUSTIFICATIVES FINANCIERES DANS LES COLLECTIVITES LOCALES QUELLES SONT LES COLLECTIVITES CONCERNEES ? Collectivités locales
Etablissements publics locaux
Etablissements de santé Source : Convention cadre nationale relative à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière des collectivités, établissements publics locaux et établissements publics de santé (Version n°1.2 du 24 janvier 2012). Le comptable et l’ordonnateur ne peuvent pas être la même personne :

« Les fonctions d'ordonnateur et celles de comptable public sont incompatibles. [...] Les conjoints des ordonnateurs ne peuvent être comptables des organismes auprès desquels lesdits ordonnateurs exercent leurs fonctions. » (article 20 du décret n°62-6587 du 29 décembre 1962). Le Juge des Comptes En fin d’exercice, les comptes sont envoyés au juge des comptes par le comptable, qui contrôlera leur légalité interne. Le juge des comptes est : La chambre régionale des comptes pour les recettes supérieures à 3 millions d'€ ; La DDFIP pour les recettes inférieures à 3 millions d'€ (L211-2 Code des juridictions financières). Le contrôle des comptes est effectué grâce aux documents comptables accompagnés de leurs pièces justificatives, occasionnant ainsi une pluralité de correspondances. LES ACTEURS DE LA CHAINE COMPTABLE La sécurisation de la comptabilité dématérialisée

L’alinéa 2 de l’article D1617-23 du CGCT prévoit : « La signature manuscrite, ou électronique conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre en charge du budget, du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte justification du service fait des dépenses concernées et attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les dépenses concernées ». Pour la dépense Pour la recette En son alinéa 3, l’article prévoit : « La signature manuscrite, ou électronique conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre en charge du budget, du bordereau récapitulant les titres de recettes emporte attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les recettes concernées et rend exécutoires les titres de recettes qui y sont joints conformément aux dispositions des articles L. 252 A du livre des procédures fiscales et des articles R. 2342-4 et D. 3342-11 du présent code. ». . Article 5 de l’arrêté d’application du 27 juin 2007 (NOR : BCFR0750735A) "(..) La transmission par un ordonnateur, sous forme de données électroniques authentifiées par une signature électronique dans les conditions fixées à l’article 4 du présent arrêté, de mandats de dépenses, de titres de recettes, de pièces les justifiant et de bordereaux de mandats et de titres dispense l’ordonnateur de produire ces mêmes documents sur support papier. Dans le respect des dispositions du présent arrêté, ces données électroniques ont un caractère probant tant à l’égard du comptable public que de la chambre régionale des comptes." réduction des délais de traitement

économies

facilité d'archivage et d'accès à l'information

sécurisation Le fondement juridique de la signature électronique Le caractère exécutoire Art. 1316-4 du Code civil : « La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte. Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. » source : http://stormimon.developpez.com/dotnet/signature-electronique/ Comment lier les pièces justificatives au mandat/titre correspondant? Les pièces justificatives transmises via Hélios

Les pièces justificatives non transmises via Hélios

Les pièces justificatives papiers Pièce justificative transmise via le PSE d'Hélios

lien automatique Pièce justificative non transmise via le PSE d'Hélios

Informations minimum dans la pièce justificative

collectivité émettrice
budget concerné
numéro de mandat ou de titre
numéro de marché Pièce papier:

identifiant unique apposé sur chaque PJ ET mentionné dans les données du titre ou mandat dématérialisé

budget, numéro de mandat ou de titre

PJ ref:

identifiant unique PJ

nom PJ

support PJ Mandat/Titre A partir de 2015 PES obligatoire:
flux comptables, pièces comptables dématérialisés et pièces justificatives dématérialisées Mandat / Titre Pièce justificative Mandat / Titre
(fichier XML) PJ REF:

Identifiant PJ

nom PJ

Support PJ Pièce justificative Identifiant Unique

informations complémentaires numéro de marché, ... Avant le PES Avec le PES Dépôt du fichier sur un espace mis à disposition par la DGFiP Utilisation d'un tiers de confiance ORDONNATEUR COMPTABLE JUGE DES COMPTES Le contrôle du service fait consiste à vérifier que l’opération a été réalisée conformément à ce qui était prévu et que la demande de paiement porte sur des dépenses réelles, payées au bon créancier. Le caractère probant de la signature électronique "L'identité du signataire assurée" = certificat électronique


"L'intégrité de l'acte garantie = conformité entre le hash de la clé publique et le hash de la clé privée.

Garantie du "lien avec l'acte auquel elle s'attache" = intégration de la clé privé au hash du document Unicité des fichiers: identifiant unique Principe généraux §3.3 Version 1.0 du 6 mai 2010 En plus de la sécurisation apportée par la signature électronique, le RGS impose des impératifs de :
- confidentialité ;
- horodatage ;
- tracabilité (accusés de réception et d'enregistrement). Tous ces dispositifs utilisent des procédés cryptologiques. Fichiers "données" : XML, CSV , ASCII ou Unicode
Fichiers "document": PDF, odt (Open document), word, html sans références externes, texte.... Le programme ACTES : Aide au contrôle de légalité dématérialisé Cette application a été conçue et développée pour permettre au CT qui le souhaitent de transmettre par voie électronique au représentants de l'Etat les actes soumis au contrôle de légalité. "Actes et Hélios : deux programmes distincts mais complémentaires. " Circulaire du 5 avril 2006 n° CD-0857 "(...) concerne uniquement les pièces justificatives destinées au comptable du Trésor (...) qui sont souvent des documents transmis préalablement au contrôle de légalité, comme les délibérations et arrêtés (...)". Les partenaires nationaux préparent des conventions cadre nationales pour faciliter la dématérialisation sur le terrain. Convention cadre nationale relative à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière des collectivités, établissements publics locaux et établissements publics de santé, Version n°1.2 du 24 janvier 2012 Les modalités de transmission Différents émetteurs et différents formats de fichiers Comment lier les pièces justificatives au mandat/titre correspondant? Névine LAHLOU
Marie Carmen SANCHEZ D.
Florian STRICH
Marcela ZALAMEA Présentation réalisée par: Dans la dépense L'ordonnateur Engage la dépense publique :

- Engagement de la dépense

- Liquidation de la dépense

- Mandatement de la dépense Mandat de dépense normalisé (instruction codificatrice n°07-009 M 14 du 23 janvier 2007). Le comptable Dans la dépense Dans la dépense
Les étapes du contrôle comptable - Visa de la dépense
- Points de contrôle : - Disponibilité des crédits
- Compétence de l’ordonnateur
- Respect des règles de prescription
- Caractère libératoire du paiement - Validité de la créance. art. 12 et 13 du décret n°62-6587 du 29 décembre 1962 Dans la recette L'ordonnateur En cas d’anomalie En cas d’anomalie, le comptable pourra procéder à une suspension des paiements Dans le cas où l’ordonnateur souhaite outrepasser la suspension des paiements, il pourra adresser un ordre de réquisition au comptable. -Constate la créance
-Liquide la créance
-Emet le titre de recette Lui aussi normalisé Dans la recette Le comptable -Contrôle de la qualité de l’autorité à percevoir la recette ;
-Contrôle du caractère exécutoire du titre de recette ;
-Contrôle de la régularité formelle du titre de recette. article D1617-19 du Code Général des Collectivités Territoriales Les acteurs de la chaîne comptable Le préfet Contrôle budgétaire

Contrôle de légalité Logiciel ACTES : Aide au contrôle de légalité dématérialisé Source des règles de la comptabilité publique des collectivités locales Décret n°65-6287 du 29 décembre 1962 "Règlement Général de la Comptabilité Publique" - Un compte de gestion

- Contrôle du service fait et du caractère exécutoire des dépenses

- Responsabilité pécuniaire Le principe de séparation PREFET JUGE ADMINISTRATIF Correspondances documentaires De plus, en cas de contentieux, le juge administratif et judiciaire devra pouvoir accéder à l'ensemble des documents comptables JUGE JUDICIAIRE Les documents comptables sont donc des documents sensibles, faisant l'objet de nombreuses manipulations. Leur dématérialisation revêt un grand sens pratique mais ne doit pas nuire à leur sécurité. La sécurité des documents comptables La convention cadre nationale impose la signature électronique comme moyen principal de sécurisation de ma comptabilité dématérialisée. La SE doit respecter le cahier des charges du RGS 34 500 feuilles de papier (pour les états justificatifs de paie)
environ 10 000 feuilles par an (pièces de marchés)

titre de recettes: 1 200 feuilles par an (pour le budget principal de la communauté)
mandats de dépenses 2 700 feuilles par an et 5 000 feuilles par an (en pièces justificatives)
documents budgétaires: environ 500 feuilles par an 2.5 millions de documents ont été dématérialisés en 2011
1.5 million supplémentaire en 2012
dématérialisation de 400 000 factures à compter de 2009
De 400 000 à 2.5 millions de documents à traiter Qu'en est-il de son interopérabilité avec le programme Hélios? Source: La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local, présentation de la DDFiP de la Creuse les 10 et 11 septembre 2012 Source: site cdcfast.fr / espace presse Respect des principes comptables Respect du cadre règlementaire et légal d'élaboration des actes budgétaires
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