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METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

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Guadalupe Calderón Martínez

on 27 August 2015

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Su propósito es facilitar el planteamiento y ejecución de todo tipo de estudio o investigación que se aplique a una organización de trabajo.
METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES
Visión del estudio
Planeación del estudio
Recopilación de datos
Análisis de datos
Formulación de recomendaciones
Implementación
Evaluación
VISIÓN DEL ESTUDIO
Constituye el paso inicial de un estudio organizacional; visualizar su razón de ser y el alcance de las acciones que emprende.
Aproximación a conceptos
El proceso para concebir e implementar una decisión es fundamental ya que debe garantizar que lo que se pretende
Exámen preliminar
La ejecución adecuada de este examen facilita la localización y el reconocimienyo de la idea central, de la cual se derivará toda la estructura de pensamiento en función de un propósito específico.
Formulación de preguntas
Cuestionamiento interior que se hace sobre los componentes y las opciones de acción eción que agrupa la concepción original de una idea.
Percepción de la idea
Concepción:
Imágen mental que se presenta en forma espontánea como resultado de la experiencia y conocimientos.
PLANEACIÓN
Establecer los "terminos de referencia" para orientar su ejecución.
RECOPILACIÓN DE DATOS
ANÁLISIS DE DATOS
Una vez recopilados y registrados los datos, deben someterse a un proceso de análisis o examen crítico que permita precisar las causas del estudio y ponderar las alternativas de acción para su atención eficaz.
Formulación de recomendaciones
IMPLEMENTACIÓN
La implementación de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir con el objetivo del estudio.

La implementación está conformada por las fases siguientes:

1. Preparación del programa.
2. Integración de recursos.
3. Ejecución del programa.

EVALUACIÓN
Una vez que se ha implementado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los ajustes operativos que se desprendan de ellas.
Introdución
El desarrollo conceptual y visual del pensamiento permite captar, depurar y fortalecer las ideas para hacerlas madurar como productos de acuerdo con un orden lógico de sucesión e interacción.
Evolución de una idea
Organización
Extrapolación
Retroalimentación
Depuración de la idea
Consolidación de la idea
Estructuración
Selección de pensamientos
Registro
Preparación lógica
Exposición
"Venta de la idea" a las personas o niveles de decisión a quienes puede interesar su puesta en práctica.
Determinación del factor de estudio
Fuentes de estudio
Externas (Normativas, proveedores, clientes o usuarios, etc.)
Internas (grupos de trabajo, comités, etc.)
Definicón del objetivo de estudio
Determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe de ser muy específico en cuanto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas e interacción con el medio.
Investigación preliminar
La responsabilidad de reunir la información prelimer en un equipo de trabajo piloto integrado para este efecto, el cual posteriormente, servirá de bade para conformar el equipo de trabajo que conducirá el estudio.
Preparación del proyecto de estudio
Popuesta técnica debe incluir:
Naturaleza
Alcance
Justificación
Antecedentes
Objetivos
Estrategias
Acciones
Recursos
Costos
Resultados
Información complementaria
Identificación
Responsable (s)
Área (s)
Clave
Actividades
Fases
Calendario
Representación gráfica
Formato
Reportes de avance
Periocidad
Capacitación del equipo
Una vez integrado el equipo de trabajo, debe capacitarse, no sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que se emplearán para obtener la información, sino en todo el proceso que se seguirá para preparar el estudio.
Integración del equipo de estudio
Coordinador general
Líder del proyecto
Asistente o analiste de proyecto
Autorización para realizar el estudio
Presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución para que éste lo evalúe, y en su caso, lo apruebe.
Prediagnóstico
Marco de actuación
Cambios en la composición jurídica
Contexto
Competencias centrales
Enfoque de trabajo
Vínculos en el medio
Desempeño
Específicos
Completos
Corrrtinentes
Congruentes
Suceptibles de validarse
Requisitos básicos que deben reunir los datos
Actitud de equipo responsable de la recopilación
El personal destinado al estudio de investigación debe carecer de prejuicios u opiniones preconcebidas.
De conducta amable y discreta, abstenerce de externar comentarios sin sustento o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegándose en todo momento a las directrices del estudio.
Técnicas de recopilación de datos
Investigación documental
Observación directa
Consultas a sistemas de información
Cuestionarios
Cédula
Entrevista
Supervisión del trabajo
Es necesario que se lleven a cabo los pasos siguientes:
Vigilancia constante y cercana al trabajo del equipo
Aclaración oportuna de dudas
Control del tiempo invertido en relación con el estimado
Revisión de los avances y efectuar ajustes necesarios.
Llevar registros de los logros y obstáculos que se encontraron.
Celebrar reuniones periódicas para mantener actualizados a los integrantes del equipo.
Realizar cambios en el equipo de trabajo cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen los criterios acordados.
Preparar reportes de avances y de los resultados que se alcanzaron.
Integración de los datos
Una vez que se cuenta con los datos de las áreas que participan en el estudio, deben ordenarse y sistematizarse a efectos de poder preparar su análisis.
Resguardo
Es recomendable que los datos que se obtengan se incorporen a equipos de cómputo para salvaguardarse y facilitar su manejo.
Clasificación
Antecedentes
Situación actual
Estructura orgánica
Norma
Funciones
Procesos
Infraestructura tecnológica
Equipo
Ambiente laboral
Procedimiento de análisis
Proporciona una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y permite el empleo de la información para que la organización pueda evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

Puede efectuarse desde dos perspectivas:

De forma:
La exploraxión de los datos se hace considerando los catálogos de codificación de respuestas, tabuladores, gráficos seleccionados y alternativas para el resguardo y presentación.
De contenido:
El examen se realiza de conformidad con las prioridades que se fijaron durante la preparación del proyecto, tomando en cuenta áreas, unidades, niveles jerárquicos y estrategias de negocios fundamentales.
Naturaleza y propósito del análisis
Consiste en dividir o separar sus componentes hasta conocer la naturaleza, características y orígen de su comportamiento.

Establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo en las mejores condiciones posibles.
¿Qué trabajo se hace?
¿Para qué se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Con qué se hace?
¿Cómo se hace?
Actitud interrogativa para el análisis de datos
Técnicas de análisis administrativos
Cuantitativas
CUANTITATIVAS
CUANTITATIVAS
Para cerrar el ciclo es necesario relacionar las técnicas de análisis con el desempeño de los factores clave por medio de la siguiente herramienta:

Paso 1.
Analizar los factores bajo estudio enfocándose en la red de variables que inciden en las diferentes unidades y niveles de la organización.
Paso 2.
Realizar un inventario de los factores sustantivos y adjetivos.
Paso 3.
Jerarquizar los factores de acuerdo con la importancia que revisten.
Paso 4.
Seleccionar las técnicas de análisis administrativo.
Paso 5.
Interrelacionar los factores con las técnicas de análisis.
Paso 6.
Analizar de manera exhaustiva los factores para inferir las mejores soluciones.
Paso 7
. Elaborar una tabla de alternativas de solución.
Paso 8.
Seleccionar la alternativa idónea para cada caso.
Paso 9.
Elaborar una matriz que relacione alternativas con factores, tiempos de implementación y efectos esperados.
Análisis multifactor
Preparación del diagnóstico
Mediante el diagnóstico, la organización se abre al cambio y es permeable a la introducción de recomendaciones para alcanzar la adaptación de los medios instrumen tales a las demandas de productos y/o servicios en términos de calidad, costo y oportu nidad.
Consideraciones previas
Consideraciones previas
Preparación de recomendaciones
De mantenimiento
De eliminación
De adición
De combinación
De fusión
De modificación
De simplificación
De intercambio
Tipos de recomendaciones
Apéndices o anexos
Gráficos, cuadros y demás instrumentos de estudio administrativ o que se consideren auxiliares para la presentación del estudio.

Seguimiento, control y evaluación.
Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación para detectar desviaciones y adoptar medidas correctivas.
Estrategia de implementación
Explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el estudio. Así mismo, reprocedimientos para efectuar los cambios, previendo los recursos necesarios y las expectativas de actuación de los integrantes de la organización.
Propuesta para el mejoramiento de la organización
Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que posiblemente se lograrán.
Diagnóstico de la situación actual
Definición de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modifi caciones posibles.
Análisis de competitividad
Presentación de los aspectos que inciden en el desempeño, en el aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la conveniencia de mejora continua de la organización.
Elaboración del informe
Introducción
Breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio, mecanismos de coordinación y participación empleados en su desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido.
Análisis de la estructura organizacional
Exposición de la génesis de la organización, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que infl uyeron en la decisión de preparar el estudio.
Al titular de la organización
A otros niveles jerárquicos
Al órgano del gobierno
A los niveles directivos
A grupos de filiación, corporativos o sectoriales
Presentación de resultados del estudio
Programa de implementación
El primer paso para iniciar la implementación es determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia para su realización.
Figura 2.3
Modelo de red de actividades para la implementación de un estudio organizacional.
Métodos de implementación
Método instantáneo
Método del proyecto piloto
Método de implementación en paralelo
Método de implementación parcial o por aproximaciones sucesivas
Combinación de métodos.
Integración de recursos
Una vez estructurado el programa de implementación, en primer lugar deben reunirse los recursos humanos, materiales, fi nancieros y tecnológicos previamente estimados para ponerlo en marcha.
Ejecución del programa de implementación
Cumplidos los pasos anteriores, debe implementarse el estudio mediante el método seleccionado y realizar las actividades preestablecidas sin apartarse de los lineamientos fijados en la base documental preparada con este propósito.
Acciones de apoyo para la implementación
En virtud de que un estudio tiene como propósito optimizar el funcionamiento de una organización, las medidas de mejoramiento administrativo que de él se desprendan deben vincularse con los aspectos sustantivos para que no se les conciba como una serie de acciones aisladas y abstractas, sino que se desarrollen en forma articulada, de manera tal que se puede imprimir congruencia al proceso en su conjunto, así como al logro efectivo de los objetivos.
Mecanismos de información
Acciones programadas
Resultados obtenidos en cuanto a:

Responsable(s)
Productos y/o servicios organizacionales
Periodo de realización
Porcentaje de realización
Costo
Apoyo y soporte utilizados
Porcentaje de eficiencia
Porcentaje de efi cacia
Interacción con el entorno
Acciones No programadas
Desviaciones: alteración de las condiciones normales de funcionamiento.
Causas: factores que provocan cambios en los resultados esperados.
Consecuencias: repercusión en la dinámica del estudio.
Alternativas de solución planteadas: gama de opciones para reorientar las acciones.
Alternativas de solución aplicadas: opciones realmente empleadas.
Acciones correctivas: aplicación de medidas para subsanar las desviaciones.
Calendario de aplicación: periodo destinado a ajustar las acciones.

Medición de resultados
En esta fase se efectúa un análisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global del estudio para precisar los avances logrados luego de su implementación, lo que permite establecer un marco comparativo entre lo planeado y lo realizado.
Es conveniente que la organización considere la opción de evaluar su comportamiento a través de indicadores de gestión, ya que ello permite la puntual medición de todos y cada uno de los aspectos que influyen en su desempeño...
Figura 2.1
Etapas de la metodología para el desarrollo de estudios organizacionales.
UNIDAD II
Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales

Guadalupe Calderón Martínez
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