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OfimAtica & Workflow

ExplicaciOn general de los conceptos y caracteristicas, asI como relaciones, ventajas y desventajas...
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on 4 October 2012

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Transcript of OfimAtica & Workflow

Ofimatica & Workflow Luis Daniel Falcon Montealegre Ofimática es un acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. El concepto, por lo tanto, hace referencia al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. Que es la Ofimática? La ofimática es posibilitada por una combinación entre hardware y software que permite crear, manipular, almacenar y transmitir digitalmente la información que se necesita en una oficina para realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus objetivos.

Se desarrolla en la decada de los 70's con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores. Que es la Ofimática? Que es la ofimatica? La ofimática comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.

Muchas actividades que antes se realizaban de forma manual, como la redacción de comunicados, ahora se encuentran facilitadas gracias a la tecnología. La ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad de las oficinas.. Para que sirve la ofimatica? La estructura ofimática suele estar formada por computadoras y periféricos que están conectados mediante una red de área local y que también tienen conexión a la Web. Los teléfonos y los fax, también forman parte de la ofimatica.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada por herramientas ofimáticas La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias a la conexión a internet).

El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y optimización de las tareas habituales de una oficina. Para que sirve la ofimatica? Se conoce como suite ofimática, a la recopilación de programas informáticos que son de uso habitual en las oficinas. Estas suites suelen incluir procesador de texto, hoja de cálculo, gestión de base de datos, cliente de correo electrónico, agenda y administrador de presentaciones o diapositivas. Que es una suite ofimatica? Generalmente en las suites ofimáticas, al incluir los programas en estas, no hay un estándar sobre los programas a incluir; pero la gran mayoría incluyen al menos un procesador de texto y una hoja de cálculo.

En la actualidad las suites ofimáticas dominantes en el mercado son, por parte del software pagado, Microsoft Office. Respecto al software libre, está OpenOffice.org, desarrollado por Sun Microsystems. Que es una suite ofimatica? Existen suites ofimaticas que tienen soporte en diversas plataformas operativas, aqui presentamos algunas:

- OpenOffice.org
- LibreOffice.
-Oracle Open Office.
- Corel WordPerfect Office.
- Lotus Smart Suite.
- IBM Lotus Symphony.
- Papyrus Office. Suite's ofimaticas. MacOS y Windows
Microsoft Office
ThinkFree Office

Solo para Mac OS
NeoOffice .
MarinerPack
iWork:
Apple Works

Solo para Windows
EasyOffice
Microsoft Works
SSuite Office

Para Unix, GNU/Linux y derivados
Siag Office
KOffice
Gnome Office Suite's ofimaticas. Con el crecimiento en el acceso a la red se ha venido acuñando con más fuerza el término Ofimática en Línea o Web Office (en Inglés), es una alternativa basada en Web para realizar las misma tareas, pero con la ventaja de no tener que gastar en Software para realizarlas porque las herramientas están disponibles a través de Internet.
Internet ha cambiado la forma de realizar nuestro trabajo y todo apunta a que dentro de muy pocos años, trasladaremos nuestra oficina a la web. Oficina 2.0 La Ofimática basada en Web tiene como uno de sus fuertes la posibilidad de aprovechar muchas de las características que ya conocemos de la Red para distribuir contenidos, podemos compartir de una manera muy práctica la información que estamos creando, ya sea publicando el documento dentro de un sitio web o compartiendo una dirección para que otros accesen a ella.

Otro punto a destacar es que nuestros archivos se almacenan directamente en el servidor del proveedor del servicio, lo que permite que podamos editarlos desde cualquier computadora que cuente con una conexión a Internet Diferencias claras entre la Ofimática en Línea y la convencional Se puede decir que existen varios productos maduros que nos permiten migrar, al menos en parte, nuestra información para que esté accesible desde cualquier lugar y que nos permitiría ser más dinámicos en nuestro trabajo, sin embargo, habrán algunos difíciles de convencer de darle toda su información, incluyendo la financiera, a terceros, cuando la verdad es que Google ya lo sabe todo. ¿Migrar o no migrar? WORKFLOW!!! Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. ¿Qué es Workflow? Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo.

Un sistema workflow se caracteriza principalmente, por una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados. Aplicaciones/Sistemas Workflow, flujos de trabajo eficaces . Marshak(1994) sintetiza la tecnología workflow con sus
3 P’s y 3 R’s:

Processes (Procesos)
Policies (Políticas).
Practices (Prácticas)
Routes (Rutas - Caminos)
Rules (Reglas)
Roles (Perfiles o papeles) Workflow Procesos: Conjunto de uno o más procedimientos
directamente ligados, dentro de un contexto en una
Organización, definido con Roles y Relaciones entre los mismos.
Es importante determinar cada uno de los procesos que una
organización trata de automatizar. Cuáles son los objetivos y el
impacto que tienen en el negocio.

Politicas: Las normas o políticas son expresiones redactadas
formalmente, que indican la forma en que deben manejarse
ciertos procesos: cómo se realiza el trabajo y que decisiones
se toman al respecto. Workflow
Prácticas: De forma un poco 'coloquial' podríamos decir que las prácticas son
lo que verdaderamente sucede en las empresas, cómo se hace
realmente el trabajo.

Rutas: Se refiere al orden en que la información fluye a través de los
diferentes pasos de un proceso.

Reglas:
Las reglas determinan qué información debe dirigirse a través
de qué ruta y a quién. Esto se conoce a veces como
enrutamiento (routing) condicional o tratamiento de
situaciones de excepción. Workflow Perfiles:
La información no se enruta usualmente a una persona
específica sino más bien a los puestos, perfiles o 'papeles' que
las personas tienen en esa organización.
Por ejemplo, en un proceso de aprobación de gastos, la
petición se envía a la dirección de rrhh y no a “Silvia Martínez” Workflow Por lo general se distinguen dos tipos de Workflow:

Workflow procedimental (también denominado Workflow de producción o Workflow administrativo) que corresponde a procesos de negocios conocidos de la empresa y que está sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la dirección del Workflow es más o menos fija.
Workflow ad hoc que se basa en un modelo de trabajo de grupo en el cual los protagonistas participan en la decisión de hacia dónde dirigir el Workflow. Aquí la dirección del Worflow es dinámica. Tipos de workflow. Los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa.
Mejor atención y servicio al cliente.
Mejora en los procesos.
Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.

Los sistemas de Workflow tienen el objetivo de acercar personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del trabajo. Beneficios del Workflow Diagrama de un proceso de solicitud de compra de un
producto en la empresa.
Actividades
Introducir la Orden
Facturar
Solicitar producto a Proveedor
Rechazar la orden de compra
Abastecerse de producto
Roles:
Empleado de atención al público
Sección de Ventas (No asociado a una persona)
Empaquetador
Objetos Documentales
Pedido de Compra de Cliente
Pedido a Proveedor
Albarán de Entrega a Cliente'. Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso.

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común.

Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos.

Actividades de coordinación. Workflow Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.

Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.

Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan
Facilitar la movilidad del personal.

Soportar procesos de reingeniería de negocio.

Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización Objetivos de un sistema de workflow El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Existen en el mercado varios productos como FlowMind, openEDMS, wf.com.mx, cardiff, IBM, etc. Existen muchas metodologías que culminan en la implementación de un sistema de este tipo como son diagrama de roles, BPMN, IDEF0, ciclos de trabajo, etc. Sistemas de flujo de trabajo La ofimatica es una herramienta "necesaria" en actividades de oficina, es un proceso automatizado de las tareas manuales que anteriormente se realizaban. No obstante, el avance teconlogico nos permitira alojar todo el proceso ofimatico en una red global llamada internet.

WorkFlow es un proceso suyo objetivo primordial es acercar a las personas procesos y maquinas con el fin de ahorrar tiempo y acelerar el trabajo, permitiendo laborar desde diferentes lugares fisicos.


Concluyendo que...
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