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CAPACITACION DE AUDITOR INTERNO DE SGC según ISO 19011

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WINKLER LEON VELA

on 6 September 2013

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Transcript of CAPACITACION DE AUDITOR INTERNO DE SGC según ISO 19011

Notes
3.1.- Gestión de un programa de auditoría
3.2.-Responsabilidades de los encargados de gestionar un programa de auditoría.
3.3.- Actividades de gestión de un programa de auditoría.
FORMACION DE
AUDITOR INTERNO
DE SGC según ISO 19011

CONTENIDO
1.- Conceptos y definiciones generales.
2.- Objetivos y beneficios de la auditoría.
3.- Principios de auditoría
4.- Actividades previas a la auditoría
5.- Situaciones de auditoría y generación de hallazgos
6.- Evaluación, de información, revisión y conclusiones
7.- Actividades post-auditoría, informe y seguimiento
8.- La situación sicológica del auditor y comportamiento
9.- Requisitos para calificación, competencia, atributos personales del auditor.
LISTA DE VERIFICACION
• El auditor prepara una lista de verificación, con los puntos a verificar durante la auditoría.

• El propósito de la lista de verificación es recordar al auditor la información que debe ser obtenida y los hechos que deben ser verificados. No es para usarse como lista de preguntas para ser hechas a la persona auditada y luego marcarlas como contestadas.

• Sirve como guía, no debe restringirse al auditor en el desarrollo de la auditoría.

• Se puede preparar invirtiendo el testo afirmativo del estándar en una pregunta.

• Se puede usar palabras claves, no hay que formular preguntas enteras en cada caso.

• Permita espacio para:
a) Respuestas
b) Entrevistados
c) Ítems verificados
d) Equipos verificados
e) Documentos verificados

• Llegan a ser un registro de la auditoría.

• Herramienta útil para la administración del tiempo.
3.- Principios de auditoría
3.4.- Objetivos de un programa de auditoría

Determinar la intención del programa de auditora
Algunos ejemplos:

Cumplir los requisitos para la certificación de un sistema de gestión estándar.

Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales.

Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor.
3.- Principios de auditoría
Conducta ética
Fundamento del profesionalismo del auditor.
Integridad, confidencialidad y descripción son esenciales para auditar.

Presentación ecuánime
Informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes, reflejan las actividades de la auditoría.

Debido cuidado personal
La aplicación de diligencia y juicio al auditar.

Los auditores proceden con cuidado de acuerdo con la tarea que desempeñan y la confianza puesta por el cliente. Factor importante contar con la competencia necesaria.

Independencia
Imparcialidad y objetividad en las conclusiones.

Enfoque basado en la evidencia
La evidencia de la auditoría es verificable, basada en muestras de información disponible.

El uso apropiado del muestreo, está estrechamente relacionado con la confianza depositada en las conclusiones de la auditoría.
Lista de verificación
2.- Objetivos y beneficios de una auditora.
2.1.- OBJETIVOS
- Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del SGC con los requisitos especificados.

- Determinar la efectividad del SGC instrumentando para lograr los objetivos especificados.

- Evaluar la necesidad de mejoramiento o de acción correctiva (no debe confundirse con supervisión, inspección o control).

- Proveer al auditado la oportunidad de mejorar su SGC.
Satisfacer requisitos reglamentarios.
Permitir la incorporación del SGC de la organización auditada en un registro.

2.2.- BENEFICIOS

- Verificar que los procedimientos e instrucciones son aplicables a la organización.

- Identificación de necesidades de entrenamiento.

- Determinación de puntos débiles del SGC.

- Determinación y reconocimientos de puntos positivos.

- Prevé información para la mejora de los procesos.
2.3.-Las auditorías internas sirven para determinar:

- El SGC cumple con los criterios fijados.

- El SGC funcione adecuadamente.

- El SGC este implementado.
Programa de auditoría
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo específico y dirigida para un propósito específico.

Plan de auditoría
Descripción de las actividades IN SITU y los preparativos de una auditoría.

- Establecer los objetivos y extensión del programa de auditoría.

- Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.

- Asegurarse de la implementación del programa.

- Controlar, revisar y mejorar el programa.

- Asegurarse que los registros del programa se mantienen.
3.5.- Extensión de un programa de auditorías

Determinar la duración, las especialidades, áreas o actividades que incluirá. Considerar:

- Alcance, objetivo y duración de cada auditoría

- Frecuencia de las auditorías que se realicen

- Tamaño y complejidad de emplazamientos auditados

- Los criterios de auditoría a aplicar (legales, normas, etc)

- Resultados de auditorías previas.

- Cambios significativos en la organización o en las operaciones.
3.6.- Responsabilidades para los que intervienen en la auditoría
Responsabilidad del auditor

- Ajustarse a los requerimientos aplicables a la auditoría

- Comunicar y clarificar los requerimientos de la auditoría

- Planear y desarrollar efectiva y eficientemente las responsabilidades asignadas.

- Documentar las observaciones.

- Informar los resultados de la auditoría.

- Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría (si se le solicita).
Retener y resguardar documentos según sean requeridos:
- Asegurar la confidencialidad de tales documentos

- Tratar la información con discreción.

Responsabilidad del auditor responsable:

- Tiene la responsabilidad final de todas las fases de la auditoría.

- Le debe ser otorgada la autoridad para adoptar decisiones finales relacionadas con la conducción de la auditoría y con cualquier observación surgida durante la misma.

- Participar en la selección del equipo auditor.

- Preparar el plan de auditoría.

- Presentar el equipo de la dirección del auditado.

- Elevar el informe de la auditoría.
Responsabilidad del cliente:
- Determinar la necesidad y el propósito de la auditoría e inicia el proceso.

- Determinar el organismo auditor.

- Determinar el alcance de la auditoría (norma o documento referencial)

- Recibe el informe de la auditoría.

- Determinar la acción a seguir como resultado de la auditoría (informar al auditado)
Responsabilidad del Auditado:
- Informar al personal involucrado los objetivos y el alcance de la auditoría.

- Designar acompañantes del equipo auditor.

- Disponer medios adecuados al equipo auditor.

- Permitir acceso a instalaciones.

- Cooperar con los auditores.

- Determinar e iniciar acciones correctivas.
3.7.- Recursos para la gestión de un programa de auditorías.
Identificar y proveer los recursos necesarios. Considerar los siguientes:

- Financieros para: desarrollar, implementar, dirigir y mejorar el Plan de Auditoría.

- Las técnicas de auditoría.

- Los procesos para alcanzar y mantener la competencia del auditor.

- La disponibilidad de auditores y expertos técnicos competentes.

- Gastos de viajes, alojamiento, estadía, etc.

4.- Actividades

previas a la auditoría
PREPARACION DEL
PLAN DE AUDITORIA
FORMATO DE PLAN DE AUDITORIA
Deberá Incluir:
Objetivos de la auditoría

• Criterios de la auditoría y documentos referenciales

• Alcance con identificación de unidades de la organización unidades funcionales y procesos a auditar.

• Fechas y lugares donde se van a realizar las actividades in situ.

• Hora y duración estimada de las actividades de la auditoría in situ incluyendo reuniones con la dirección y del equipo auditor.

• Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y los acompañantes.

• Asignación de recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría.

También deberá incluir en el reporte lo siguiente:

• Nombre del representante del auditado en la auditoría.

• Idioma de trabajo y del informe.

• Temas del informe.

• Preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles, etc.)

• Asuntos relacionados con la confidencialidad.

• Cualquier acción de seguimiento de la auditoría.

El plan debe ser revisado por la empresa y presentado al auditado antes del comienzo de las actividades in situ.

Cualquier objeción debe ser resuelta entre el auditor líder, el auditado y el cliente de la auditoría.
REUNION DE APERTURA
PROPOSITO

- Conocernos

- Romper el hielo

- Aclarar el proceso
CONTENIDO
- Presentar los auditores
- Confirmar criterios y alcance de la auditoría
- Explicar metodología (recorrido de los departamentos, evaluación de documentos y registros, no conformidades.)
- Confirmar el plan de auditoría (quien, cuando) y la fecha y horario de la reunión de cierre.
- Confirmar la logística (hotel, almuerzo, traslados).
- Dar lugar a preguntas del auditado.
REUNION DE APERTURA
- Confirmar el idioma
- Confirmar que el auditado será informado del progreso de la auditoría.
- Confirmar los recursos y los medios requeridos por el equipo de auditoría estén disponibles.
- Confirmar los procedimientos pertinentes de protección laboral, emergencia y seguridad para el equipo auditor.
- Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidad de los guías.
- Promover la participación activa del auditado.
- Información acerca de las condiciones por los cuales la auditoría puede darse por terminada.
PROCESO DE RECOLECCION DE LA INFORMACION
Fuentes de Información
- Entrevistas.

- Observaciones de actividades, condiciones y ambiente de trabajo.

- Documentos (Política, planes, procedimientos, contratos, instrucciones, etc.
Muestreo apropiados
Registros
VERIFICACION DE LA INFORMACION
- Resumen de datos.
- Indicadores de desempeño.
- Informe de otras fuentes
(Clientes, clasificación de proveedores, etc.
información
Evaluación contra los criterios de auditoría
Evidencia de Auditoría
Revisión
hallazgos de Auditoría
Conclusión de la auditoría
5.1.- Preguntas durante la entrevista
5.- Situaciones de auditoría y generación de hallazgos
Evitar la NO PREGUNTA o “pregunta que sugiere la respuesta deseada” ejemplo:
“Veo que, una vez que ha terminado su trabajo, Ud. archiva el registro en el lugar correspondiente, ¿no es cierto?
Esta pregunta solo consigue un SÍ, un NO o un movimiento de cabeza.
5.2.-Ayuda practica para entrevistar
- Entrevistar a personas de diferentes niveles y funciones.
- Entrevistar durante las horas de trabajo y en lugar de trabajo.
- Hacer lo posible para mantener, tranquila a la persona entrevistada.
- Preguntar a la persona que describe su trabajo.
- Evitar preguntas que predisponen las respuestas.
- Revisar los resultados de la entrevistas con la persona entrevistada.
- No dejar de agradecer su participación y cooperación.
5.3.-Comunicación durante la auditoría
- Proceder periódicamente a intercambiar información.
- Proceder periódicamente a evaluar el progreso de auditoría
- Proceder periódicamente, si es necesario, a re-asignar el trabajo entre auditores.
- Comunicar el estado de la auditoria.
- Si las evidencias indican que los objetivos de la auditoría no son alcanzables, comunicar al cliente de la auditoría para que tome las acciones del caso.
5.4.- El rol de los Guías y Observadores.
- No influir ni interferir.
- Asistir al equipo auditor.
- Establecer contactos y tiempos para entrevistas.
- Acordar las visitas a las partes especificadas del emplazamiento.
- Asegurar que las reglas de seguridad del emplazamiento, y procedimientos de seguridad son conocidos por los auditores.
- Pueden ser testigos de la auditoría.
- Pueden asistir en la recopilación de información.
6.- Generación de hallazgos de auditoría
- Reunirse cuantas veces sea necesaria para evaluar hallazgos de auditoría.

- Resumir los hallazgos de auditoría.

- Clasificar las no conformidades.

- Asegurar que la evidencia es precisa y las no conformidades se han comprendido.

- Registrar los puntos en los que no haya acuerdo.
6.1.- Preparación de las conclusiones de la auditoria.
- Una vez que se ha completado la auditoría, el auditor/equipo debe hacer una revisión privada de los hallazgos.

- Pueden ser necesarias revisiones intermedias o al término del día.

- Por cada no conformidad se redacta una SAC.

- Esta revisión incluye:

• Una revisión y conclusión de las hojas de verificación

• Un estudio de las notas y comparación de las mismas (con el equipo)

• Lista de no conformidades.

• Tomar acuerdos sobre las no conformidades.
6.2.- Reunión final de la auditoría.
- Para presentar hallazgos y conclusiones.

- Para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el periodo de tiempo para el auditado presente el plan de acciones correctivas.

- Debe participar el auditado.

- Puede participar el cliente de la auditoría y otras partes.

- En auditorías externas la reunión final es formal.

- Es dirigida por el auditor responsable.

- Toda opinión divergente relativa a hallazgos debe discutirse.

- Incluir recomendaciones se está especificado en los objetivos.
6.3.- Agenda practica para no perder control en la reunión final.
- Distribuir la lista de asistencia.

- Volver a explicar el propósito y el alcance.

- Indicar la decisión y la conclusión.

- Explicar las SACs mayores y menores.

- Obtener la firma del representante del cliente en la SAC.

- Explicar importancia de técnica de muestreo.

- Informar sobre las observaciones.

- Explicar el informe y seguimiento.

- Obtener el registro y la lista de asistencia.

- Dar las gracias al cliente.
6.4.- Ayuda practica para no perder control en la reunión final.
- Explicar todos los hallazgos y evidencias en forma cuidadosa y precisa.

- Estar preparado para sustentar y justificar los hallazgos.

- Evitar envolverse en argumentos.

- Disculparse ante un error y modificar o retirar la SAC si es necesario.

- Rechazar las “soluciones rápidas” como una única solución al hallazgo.
7.- Actividades post-auditoría, informe y seguimiento.
7.1.-Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría.
7.1.1.- Preparación del informe.
Lo elabora el auditor responsable.
Debe ser conciso y preciso. Debe incluir o referenciar lo siguiente:
- Objetivos de la auditoría.
- Alcance cubierto.
- Identificación del cliente de la auditoría.
- Identificación de los miembros del equipo auditor.
- Fechas y lugares de auditoría.
- Hallazgos de auditoría.
- Conclusiones de auditoría.
7.1.2.- Aprobación y distribución del informe.
- Emitirlo dentro del plazo.
- Comunicar cualquier demora.
- Fechar informe.
- Revisar y aprobar el informe según el procedimiento acordado.
- Distribuir el informe entre las personas definidas por el cliente.
- Salvaguardar el contenido del informe. Asegurar la confidencialidad del contenido.
7.1.3.- Terminación de la auditora.
Conservación de los documentos de auditoría.
- Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables de la gestión del programa de auditoría no deben revelar el contenido de los documentos.
- Se requiere revelar el contenido de los documentos, se debe informar al cliente de la auditoría y al auditado tan pronto como sea posible.
- La auditoría se completa cuando todo el plan de auditoría se a realizado y el informe se a distribuido.
7.1.4.- Seguimiento.
- Las medidas correctivas preventivas y de mejora no se consideran parte de la auditoría.
- La efectividad de la acción correctiva debe verificarse de acuerdo con el procedimiento apropiado.
- La verificación es parte de una auditoría posterior.
8.1.- La sicología de la auditoría.
- Se auditan sistemas, no personas.
- La auditoría se basa en hechos, en evidencias objetivas.

- La auditoría es una conversación entre pares.
Pero en las auditorías participan seres humanos con todas las características de cada persona. Por eso:

• Una auditoría puede significar una situación de estrés y de examen para el auditado.

• El auditado puede sentirse criticado personalmente por las preguntas del auditor y reaccionar a la defensiva.

• Puede ocurrir la situación en que el auditor y auditado no hablen el mismo lenguaje.
8.- La situación sicológica del auditor y comportamiento.
El auditor debe tener en cuenta estos peligros.

Él es el responsable de controlar la situación.
8.2.- Reglas para el
comportamiento
para el auditor.
- Haga sentir como al auditado
o Salude y preséntese.
o Rompa el hielo con una charla corta sobre el tema.

- Explique el propósito de la auditoría.
o Explique que no se auditan personas sino sistemas.

- No pregunte en forma agresiva.
o Trate de no hacer preguntas directas.
o Trate de no hacer preguntas dirigidas.
o Cuando se necesario explique por qué hace la pregunta.

- Siempre trate de entender al auditado.
- Sea amigable y diplomático.
- No critique el desempeño personal del auditado.
- Contrólese a sí mismo.
- Nunca entre en docencia. Poniéndose en la situación de la persona que mejor sabe de las cosas.
- Cuando el auditor está completamente seguro de que un requisito de la norma no se cumple, levanta una no conformidad:
o Actuando en forma tranquila.
o Sin criticar a la persona auditada.
o Poniéndose de acuerdo con el auditado sobre el texto de la no conformidad.
8.3.- Reacción del auditor si no le complace la respuesta.
Primero el auditor supone que se trata de un mal entendido y repite la pregunta al auditado tratando de hacerla más clara.

UTILIZA EL PARAFRASEO

No sé si le entendí bien…….. Y repite lo que entendió haciendo una breve síntesis, para corroborar se comprendió realmente el sentido de la respuesta.
¡El deber del auditor es hacerse entender y comprender la respuesta!

8.4.- Reacción del auditor en situaciones de conflicto
- Quedarse tranquilo
- No insistir en el tema
- No seguir con las preguntas
- Tratar de calmar la situación
- Si corresponde:
o Explicar que la situación no requiere ser una crítica.
o Explicar que se respeta la opinión del auditado, que no se dictaminan si está bien o mal, sino que si cumple con las especificaciones de la norma y del SGC.
- Cuando se presenta una situación de conflicto puede ser necesario:
o Interrumpir la entrevista.
o Hacer una reunión de enlace con el segundo auditor y pedir su opinión.
o Seguir con la entrevista más tarde, o dejando al otro auditor llevar la entrevista.

9.- Requisitos para calificación, competencia, atributos personales del auditor.
9.1.- Competencia del auditor.
Conocimiento y experiencia en principios, procedimientos y técnicas de auditoría

- Aplicar los procedimientos, principios y técnicas.
- Planificar y organizar el trabajo en forma efectiva.
- Llevar a cabo la auditoría dentro los plazos establecidos.
- Establecer prioridades y centrarse en los asuntos importancia.
- Recopilar la información por medio de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos.
- Verificar la confiabilidad de la información recogida.
- Entender lo apropiado del uso de técnicas de muestreo y sus consecuencias para la auditoría.
- Evaluar aquellos factores que puedan afectar la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoría.
- Mantener la confiabilidad y la seguridad de la información.
- Comunicarse en forma efectiva.

Conocimientos y experiencia en sistemas y documentos de referencia

- Aplicación de SGC en referencia organizaciones.
- Interacción entre los componentes del SGC.
- Estándares específicos de los componentes del SGC.
- Reconocer las diferencias entre los distintos documentos y prioridades entre ellos.
- Sistemas informáticos y tecnología para la autorización, seguridad y distribución y control de documentos datos y registros.

Situaciones de la organización

- El tamaño, estructuras, funciones y relaciones de la organización.
- Los procesos generales del negocio y terminología relacionada.
- Las costumbres culturales y sociales de los auditados.

Conocimientos en legislaciones, regulaciones y otros requisitos

- Legislaciones aplicables (código, leyes, reglamentos, locales, regionales y nacionales).
- Actividades, productos y servicios referidos a la actividad a auditar.
- Convenios o tratos internacionales aplicables.
- Otros requisitos a los que suscriba la organización.

Conocimientos específicos y habilidades de auditores de SGC

• Método y técnica referidos a la calidad.
- Terminología de calidad.
- Principios de la SGC y su aplicación.
- Herramientas de SGC y su aplicación (control de procesos, análisis de modo y efecto de la fallas, etc.)

• Procesos productos, incluyendo servicios.
- Terminología especifica del sector.
- Características técnicas del proceso, producto, incluyendo servicios.
- Procesos practicas específicas del sector.

Atributos personales del auditor

- Competencia para expresar claramente conceptos e ideas, ya sea en forma oral o escrita.
- Aptitud para las relaciones interpersonales, que conduzcan al desempeño efectivo y eficiente de la auditoría, tales como diplomacia, tacto y habilidad para escuchar.
- Habilidad para mantener independencia y objetividad suficientes para permitir efectivo e eficiente de la auditoría.
- Habilidad para reaccionar con sensibilidad a las costumbres y cultura del país o región en la que se lleva a cabo la auditoría.
- Observador constante y activamente atento a las actividades y situaciones que ocurren a su alrededor.
- Perceptivo, instintivamente capaz de entender y adaptarse a las situaciones.
- Tenaz, persistente, consecuente para alcanzar los objetivos.
- Práctico y con decisión para las conclusiones basadas en la lógica y el análisis.
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