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"Cubing" Metho

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by

Arturo Arcos

on 1 June 2014

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Transcript of "Cubing" Metho

ELABORAR UN PROYECTO FINAL
Entre las técnicas más idóneas para la preparación y realización de un cambio en la organización se encuentran:
Organigramas
Cuadros de distribución del trabajo
Mapas de procesos
Diagramas de flujo
Normas de calidad aplicables
En los principios de la organización podemos encontrar:
Departamentalización:
este implica la especialización del trabajo de acuerdo con el lugar, producto, servicio, cliente o proceso que resulta de una división o combinación del personal, las operaciones y sus actividades en grupos o unidades relacionadas entre sí.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Esta examina los componentes organizacionales según su naturaleza, relación, interdependencia y ubicación en la estructura. Implantación: esta transforma los criterios acordados en acciones específicas, para poner en práctica opciones viables al cubrir necesidades en orden y tiempo.
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Analiza el comportamiento de los cambios mediante mecanismos de información que comprueban y cuantifican las condiciones de desempeño y la calidad de los resultados.
En los mecanismos de estudios, el tomar la decisión de emprender un proceso de reorganización recae en un órgano colegiado, el cual no solo es responsable de su ejecución, sino que constituye en su principal promotor.

Cuando no existen no conformidades, pero existe una oportunidad de mejora con una excelente relación costo-beneficio o (pueden ser acciones preventivas)
Su objeto es la mejora de la competitividad de la organización
Mejora en los indicadores clave de desempeño
Aumento de la capacidad y de la eficacia de la organización para lograr el cumplimiento de objetivos planeados cada vez más ambiciosos.
Mejora de la calidad de los productos y servicios
Mejora de la satisfacción de los clientes
Mejora del clima organizacional y la satisfacción del personal
Aumento de la eficiencia para el uso de los recursos

ACCIONES DE MEJORA

REVISIÓN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS
Supervisión y control de la ejecución del plan
Verificar las evidencias que demuestren la eficacia de la acción correctiva o preventiva
El seguimiento de la eficacia debe seguir por un tiempo adecuado
Informarse al grupo directivo en la revisión por la dirección al sistema de gestión.

EJEMPLO DEL PLAN DE ACCION CORRECTIVA, ACCION PREVENTIVA O PROYECTO DE MEJORA

PLANEACION DE LA ACCION CORRECTIVA O PREVENTIVA
Definición del objetivo de la acción correctiva/preventiva así como de los resultados y beneficios que se pretende lograr
Actividades a realizar para eliminar las causas raíz o para mitigar los efectos de las causas no controlables
Asignación y comunicación de responsabilidades y otros participantes
Identificación y disponibilidad de los recursos necesarios
Programa cronológico de ejecución del plan de acción correctiva o preventiva.

 
REGISTRO DE LAS CAUSAS Y SUS INTERRELACIONES
Es necesario el registro para la verificación de la eficacia de las acciones correctivas.
El registro puede incluir las memorias técnicas o solamente las causas y sus interrelaciones.


Factores clave en el proceso de investigación
Aclarar y detallar toda la información sobre los hechos que constituyen la no conformidad.
Investigar el alcance y gravedad de los efectos de la no conformidad.
Asignar recursos de acuerdo con la gravedad o riesgo del caso
Determinar las causas raíz que originaron o podrían originar la no conformidad.

La acción correctiva busca la eliminación de la no conformidad y de sus causas raíz, para evitar que vuelva a ocurrir.
La corrección es solamente la eliminación de la no conformidad existente, sin investigar ni eliminar sus causas.

DIFERENCIA ENTRE ACCIÓN CORRECTIVA Y UNA CORRECCIÓN

La mejora continua del sistema depende de:
La eliminación de las no conformidades existentes.
La prevención de las no conformidades potenciales, y
El aumento continuo de la capacidad y de la eficacia de la organización para lograr el cumplimiento de objetivos planeados cada vez más ambiciosos.

Este presente trabajo se hablará de la supervisión de la auditoria, las acciones preventivas y correctivas en una organización, auditoria de seguimiento y reorganización administrativa, a continuación se ejemplifica los siguientes aspectos y factores importantes para una auditoria de seguimiento.
 

INTRODUCCIÓN

La adecuada preparación de los papeles de trabajo tal como se señala en la etapa de Ejecución.
Las referencias cruzadas entre los papeles de trabajo y el informe final.
Que la calificación otorgada al control interno (contable y administrativo) y otras evaluaciones que se dan de acuerdo con el tipo de Auditoría (Res. No. ONA 5-2000) sean razonables, adecuadas y estén acordes con los resultados de la Auditoría.
Que todo lo que se consigna en el informe final esté reflejado en los papeles de trabajo y que responde a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes.
Que los resultados de las comprobaciones en cada área se hayan analizado con un enfoque abarcador, de forma que sea posible concretar esos resultados en su íntima interrelación, y el impacto de conjunto en la gestión de la entidad.
Que el informe cumpla además, con lo establecido en el Capítulo Informe de Auditoría de este Manual.

En esta etapa se le da forma definitiva al informe final de la Auditoría y generalmente se termina al concluir ésta en el terreno; siendo la etapa en que el supervisor debe verificar que se han observado las Normas de Auditoría, referido a: Normas para la Presentación de Informes y lo consignado en el Informe de Auditoría, además, comprobar:

DE CONFECCIÓN DEL INFORME FINAL

I
ncrementar la calidad de las Auditorías, a través de la revisión periódica del trabajo del auditor, en función de los objetivos planteados;
Lograr que las revisiones se desarrollen con la máxima economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad y con apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y demás normatividad aplicable;
Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva; además, obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente en las auditorías.

OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN

El éxito de cada Auditoría depende en gran parte de la efectividad de la supervisión al personal de todos los niveles.
El tiempo empleado en dar una instrucción efectiva en el trabajo ahorra muchas veces la necesidad de aplicar medidas correctivas durante su desarrollo y evita que se dupliquen las actividades.
La supervisión es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de la función de Auditoría, ya que permite controlar las actividades que se realizan en ella. Por esta razón se ha elevado a la categoría de norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las labores que se llevan a cabo en los órganos internos de control.

IMPORTANCIA DE LA SUPERVISIÓN

Determinar las no conformidades potenciales y sus causas;
Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades;
Determinar e implementar las acciones necesarias;
Registrar los resultados de las acciones tomadas; y
Revisar las acciones preventivas tomadas.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001: 2000 SOBRE ACCION PREVENTIVA. (CONT.)

Objetivos.
Estrategia.
Indicadores.
Recursos

Dentro de las principales causas que obligan a la organización a emplear esta técnica son las siguientes:

Presión de la competencia.
Nuevas tendencias y estrategias.
Tecnología de la información.

El marco de trabajo: Con base en el diagnóstico debe definirse un marco de trabajo que interrelacione procesos con funciones en forma coordinada y coherente.

Integración del proyecto de reorganización: Una vez que se dispone de todos los elementos de juicio para llevar a cabo la reorganización, el comité directivo del cambio, apoyado por el equipo o subcomité técnico operativo, debe estructurar el proyecto con las siguientes informaciones:

Exposición de motivos.
Justificación.
Antecedentes.
Responsables.
 

REDUCCIÓN, AUMENTO Y TAMAÑO CORRECTO DE LA ESTRUCTURA

Indicadores de control y desempeño.
Fronteras o límites de cobertura.
Para lograr una adecuada gestión de los procesos deben tomarse en cuenta Revisar las restricciones de un enfoque funcional.
Organizar las acciones conforme a las mejores condiciones para desahogar el trabajo y la percepción del cliente.

MEDIOS DE RECEPCIÓN Y ATENCIÓN PARA PROCESARLAS.

INSTRUMENTACIÓN

Esta consiste en seleccionar y aplicar las técnicas de acopio de información viables en función del alcance y la forma de cobertura de la reorganización, para lo cual deben considerarse las técnicas por emplear, la forma de integrar la información y la revisión de contenidos de acuerdo con las prioridades establecidas.

PLANEACIÓN

Determina los lineamientos generales de la reorganización, garantizando la cobertura de los factores prioritarios que inciden en el funcionamiento de la organización.

METODOLOGÍA.

El concepto de organización podemos definirlo como un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de personas.

En la organización cuando se cambia una estructura se afecta directamente a toda la organización, ya que sus efectos repercuten en los niveles horizontal y vertical del organigrama. Por ello, en una propuesta de reestructuración tienen que fundamentarse sus causas y su área de influencia.

5.3 REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

La persona asignada debe tener la autoridad necesaria para:
Asignar los recursos necesarios
Tomar las acciones necesarias, y
Tener acceso a toda la información que se requiera.

Designar a una persona o grupo responsable de:
Investigar la no conformidad,
Planeación y ejecución de las acciones correctivas necesarias.

COMPROMISO DE ACCION CORRECTIVA O PREVENTIVA

EJEMPLO DE FORMATOS PARA REGISTRO E INFORME DE UNA NO CONFORMIDAD ACTUAL O POTENCIAL

Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito especificado.

NO CONFORMIDADES Y MEJORA CONTINUA

Aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable la medición de los procesos.
Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar resultados planificados.
Si no se alcanzan los resultados planificados realizar correcciones y acciones correctivas.

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESO.

5.1 SUPERVISIÓN DEL SEGUIMIENTO DE ACCIONES PREDICTIVAS, PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS.
 

El período auditable.
Que las áreas que serán auditadas constituyan las de mayor relevancia para alcanzar los objetivos de la Auditoría.
El detalle de las principales comprobaciones a ejecutar, incluyendo las verificaciones a realizar dirigidas a constatar que se hayan erradicado las violaciones y deficiencias detectadas en Auditorías anteriores.
Que existe una distribución racional de las tareas a realizar entre los auditores actuantes y los especialistas de otras esferas que participan, así como que los mismos disponen de su plan de trabajo individual.

El supervisor verifica que el planeamiento de la Auditoría responde a los objetivos generales fijados inicialmente o, a los que se añadieron o modificaron con posterioridad. Igualmente, si son consecuentes con los resultados de la exploración previa realizada; comprobando que dentro de dicho planeamiento se reflejen como mínimo:

DEL PLANEAMIENTO

La revisión que ejecuta el supervisor no tiene la misma sistematicidad que la del jefe de grupo, pero se desarrolla en todas las etapas de la Auditoría y son:

FUNCIONES DEL SUPERVISOR EN CADA ETAPA DE LA AUDITORÍA

Es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento de la forma en que se aplican las técnicas, procedimientos y la observancia a la normatividad en los trabajos de Auditoría, lo que le dará una visión más amplia y le permitirá ejecutar un trabajo más profesional.

La supervisión es ahora una función que permite vigilar, inspeccionar, evaluar y conducir el trabajo de un equipo, así como promover que éste opere conforme a los criterios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad.

SUPERVISIÓN

En esta etapa se siguen, como dice la palabra, los resultados de una Auditoría, generalmente una Auditoría evaluada de Deficiente o mal, así que pasado un tiempo aproximado de seis meses o un año se vuelve a realizar otra Auditoría de tipo recurrente para comprobar el verdadero cumplimiento de las deficiencias detectadas en la Auditoría.

5.2 AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.

ACCIÓN PREVENTIVA

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001: 2000 SOBRE ACCION PREVENTIVA

Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes);
Determinar las causas de las no conformidades;
Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurase de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir,
Determinar e implementar las acciones necesarias; y
Revisar las acciones correctivas tomadas.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001: 2000 SOBRE ACCIÓN CORRECTIVA. (CONT.)

La organización debe tomar acciones para eliminar la causa de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

ACCION CORRECTIVA

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001: 2000 SOBRE ACCION CORRECTIVA

La acción correctiva busca la eliminación de la no conformidad y de sus causas raíz, para evitar que vuelva a ocurrir.
La acción preventiva trata de eliminar las causas de las no conformidades potenciales, para evitar que ocurran.
Sin embargo, la base conceptual para su análisis es similar.
 

DIFERENCIA ENTRE ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA

31/05/2014

LIC. EN ADMINISTRACIÓN

ARTURO ARCOS RAMÍREZ

SEGUIMIENTO DE AUDITORIA

UNIDAD 5

DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN EMPRESARIAL

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MINATITLÁN

PROCEDIMIENTO PARA ACCION CORRECTIVA O ACCION PREVENTIVA

Ejecutar plan de acción correctiva o de acción preventiva y seguimiento a la ejecución.

Planear acciones correctivas o acciones preventivas

Investigar las causas

Revisión por la dirección responsable

¿Se alcanzaron los resultados planeados?

Verificar y registrar los resultados.

Fin

Eliminar la NC actual mediante corrección.

¿Su alcance y efectos son graves?

Registrar e informar la no conformidad

Observación de un hecho que puede construir una no conformidad.

Fin

¿Incumple un requisito formalmente especificado?
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