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La dematerializzazione

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by

Augusto Cosentino

on 23 August 2016

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Transcript of La dematerializzazione

Come recita l'Agenda Digitale:
Con “dematerializzazione” si indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata - all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private - e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.
Ma cos'è un documento informatico?
La questione della conservazione dei documenti informatici ci riporta poi ai loro flussi, cioè alle modalità di ricezione o di produzione degli stessi
La gestione dei flussi documentali (in entrata o in produzione) può avvenire in due modi:
1. Documenti analogici che vengono trasformati in digitali
2. Documenti acquisiti o prodotti direttamente in digitale
Come si può comprendere facilmente, il processo di dematerializzazione è abbastanza complesso, dal momento che richiede una serie di competenze normative e tecniche e, sopratutto, una diversa modalità nelle procedure amministrative
Si tratta evidentemente di una rivoluzione sia tecnica che culturale, perché dà pieno valore legale alla documentazione digitale
documento analogico
La "scuola senza carta"
Augusto Cosentino
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/gestione-procedimenti-amministrativi/dematerializzazione
documento
informatico
Il CAD lo definisce la "rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti".
Dunque cambia il supporto, non la tipologia di documento
Ma perché un Documento Digitale sia tale, deve essere "adeguatamente staticizzato, gestito e conservato in idonei sistemi"
(http://www.forumpa.it/pa-digitale/il-documento-informatico-ha-finalmente-le-sue-regole-e-adesso-vanno-rispettate)
deve essere
immodificabile
, cioè staticizzato, non alterabile
inoltre deve essere correttamente conservato e "identificato in modo univoco e persistente"
In particolare utilizzando i metadati (immodificabili), i quali devono riportare:
a) l'identificativo univoco e persistente;
b) il riferimento temporale di cui al comma 7;
c) l'oggetto;
d) il soggetto che ha formato il documento;
e) l'eventuale destinatario;
f) l'impronta del documento informatico.
(DPCM 13 novembre 2014 Art. 3, comma 9)
Il DPCM 3 dicembre 2013 e la Circolare Agid 23 gennaio 2013, n. 60 stabiliscono le regole per la gestione del protocollo informatico
http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/dpcm_3-12-2013_protocollo.pdf
http://www.agid.gov.it/sites/default/files/circolari/circolare_23_gennaio_2013_n.60_segnatura_protocollo_informatico_-_rev_aipa_n.28-2001.pdf
Ovviamente questo riguarda (o dovrebbe riguardare) tutti i documenti prodotti prima dell'era digitale. Tali documenti vanno adeguatamente trasformati in digitale
Viceversa occorre il più possibile evitare di dover digitalizzare
ex novo
documenti già prodotti in digitale e poi trasformati in documenti analogici. Per fare ciò occorre...
evitare di ricevere documenti analogici, ma fare in modo di ricevere sono documenti digitali (tramite trasmissione informatica)
evitare che all'interno della scuola si producano documenti analogici, ma fare in modo che le trasmissioni di documenti avvengano in forma digitale
1
2
Per ricevere documenti digitali, è possibile utilizzare due canali:
Piattaforme di compilazione automatiche (è il caso - ad esempio - del sistema delle iscrizioni on-line)
Acquisizione tramite canali informatici (email, CD Rom ecc.)
In particolare può essere utile utilizzare la PEC (Posta Elettronica Certificata), la quale permette di:

- avere la garanzia dell'ora e della data di spedizione e di ricezione, della provenienza, del contenuto della mail
- che i messaggi scambiati abbiano lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno
Il protocollo digitale permette poi di certificare provenienza /data, identificando il Documento Digitale in entrata in modo univoco
c'è però il problema dei documenti digitali prodotti all'interno della scuola. Le scuole che hanno implementato il protocollo informatico mancano sovente di canali di comunicazione interni all'amministrazione, per cui trattano il flusso documentale interno in via analogica o, quando riescono ad attivare il flusso digitale (spesso tramite canali di comunicazione obsoleti e poco efficaci/efficienti)
Oltre al protocollo digitale, occorre poi attivare modalità di classificazione digitale dei documenti
I documenti, registrati e classificati, vengono associati in fascicoli con altri documenti della stessa pratica, e per materia affine.
Si attivano infine procedure di conservazione dei documenti
Per i documenti prodotti dall'amministrazione scolastica, è utile utilizzare la firma digitale, che permette di sviluppare procedure sicure, dando ad essi validità giuridica
Firma elettronica
:
L’insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzata come metodo di autenticazione.

(CAD Dlgs 235/10 Capo 1, sez.1 art.1 lett. q)
Firma elettronica avanzata:
L’insieme di dati allegati o connessi a un documento informatico, che consentono l’identificazione del firmatario del documento, che garantiscono la connessione univoca al
firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, e che sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati.

(CAD Dlgs 235/10 Capo 1, sez.1 art.1 lett. q-bis)
Firma elettronica qualificata:
La firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma

(CAD Dlgs 235/10 Capo 1, sez.1 art.1 lett. r)
Firma digitale:

Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o insieme di documenti informatici.

(CAD Dlgs 235/10 Capo 1, sez.1 art.1 lett. s)
Si tratta di un processo che offre però indubbi vantaggi in termini di efficienza, di trasparenza, di capacità di trasmissione dei dati e dei documenti, di velocità dei processi. Inoltre c'è un notevole risparmio economico
Per ottenere la "scuola senza carta" sono necessarie:
1. Formazione
2. Esperienze di buone pratiche
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