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ORGANIZACION DE EVENTOS DEPORTIVOS

Material didactico para la organizacion y realizacion de eventos deportivos
by

Javier Gomez

on 3 June 2016

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Transcript of ORGANIZACION DE EVENTOS DEPORTIVOS

ORGANIZACION DE EVENTOS
DEPORTIVOS
EVENTO: Actividad multitudinaria de gran complejidad

 
EVENTO DEPORTIVO : Actividad deportiva de gran complejidad que puede ser
Multideportiva cundo abarca varios deportes y comúnmente de le denominan
Juegos
ejemplo: los Juegos Olímpicos, los Juegos Nacionales etc.

De un solo deporte y se le denomina
Campeonato
ejemplos: Campeonato Mundial de Fútbol, Campeonatos nacionales de diferentes deportes.
Antes de comprometerse en la organización de un evento deportivo debe responderse a las siguientes preguntas:

 
EL QUE.... Que clase de eventos vamos a hacer  

PARA QUE ... Que pretendo con el evento, su filosofía OBJETIVO

CUANDO ... Lo vamos a hacer

COMO.... Planeo su organización

CON QUIENES Y CON QUE: Tiene que ver con los recursos económicos y el talento humano   
 
La conclusión es:
Podemos realizar el evento??
Existe intención de apoyarlo??
Es interesante para la organización??
Conocemos el tema??
Esta dentro de nuestras posibilidades??
Contamos con la experiencia??
Haremos el ridículo??
Perderemos dinero??
Debemos conocer:

Nuestras limitaciones
Los medios con los que se cuenta
La meta a cumplir
El tiempo con el que se cuenta
La responsabilidad
El compromiso adquirido
Un Evento deportivo es un
empresa
que se debe planear, jerarquizar y delegar funciones. Para esta se debe realizar un organigrama en el cual se deben plasmar las diferentes comisiones de trabajo y las jerarquías en la organización.
Planeación
Organización
Dirección
Control
GUION BASICO PARA LA ORGANIZACI'ON DE EVENTOS DEPORTIVOS

FECHA DEL EVENTO:
Hay tiempo suficiente? cuanto falta?
Esta programado otro evento en fechas cercanas?

DURACION:
Cuanto dura el evento?
Todos los colaboradores disponen del tiempo?

LUGAR DEL EVENTO, INSTALACIONES:
Esta disponible en las fechas programadas?
Están programados eventos en fechas anteriores?
Reúne los requisitos técnicos?
Es seguro?
Tiene la capacidad suficiente?

MEDIOS:
Disponemos de los recursos económicos?
Contamos con capacidad financiera?
Capacidad de contratar personas o empresas?
La implementación técnica se consigue?

OTROS ASPECTOS:
Es un evento único?
Se ha realizado anteriormente?
Existen antecedentes?
Experiencias similares?
ORGANIGRAMA GENERAL DE UN EVENTO DEPORTIVO
DIRECTOR GENERAL
COMITE ORGANIZADOR
COORDINADOR GENERAL
Administrativa - Financiera
Mercadeo
Transporte
Alimentación
Comisión Médica
Servicios Generales
Protocolo y Relaciones Publicas
Alojamiento
Comunicaciones
Comisión Técnica
Comisión de Seguridad
Tribunal Disciplinario
Secretaria
Tesorería
PROTOCOLO Y RELACIONES PUBLICAS
Coordinación relaciones publicas
Coordinación ceremonial deportivo
Coordinación protocolo deportivo
Actos sociales
Invitaciones
Palco principal
Salas VIP
Ruedas de Prensa
Inauguración
Clausura
Premiaciones
Guías
Puestos información
Hoteles
Se conoce la reglamentación, legislación
para la realización de eventos deportivos, masivos en el municipio, departamento o país???
Ley 1356 de 2009, por la cual se expide la
ley de seguridad en eventos deportivos
Decreto 1199 de 2011 por el cual se reglamenta la realización de espectáculos públicos y demás actividades que impliquen la concentración de personas con fines lúdicos, recreativos, deportivos, académicos o de manifestarse públicamente
Decreto 1683 de 2003 por el cual se reglamenta la publicidad exterior visual y los avisos publicitarios en Medellin.
QUÉ es lo que se quiere como evento.
QUÉ queremos lograr haciendo el evento.
QUÉ tipo de evento queremos.
Instalaciones:
DÓNDE lo vamos a hacer?
El sitio es adecuado, es un capricho o toca hacerlo ahí?
Hay que hacer adecuaciones? Está listo?
Alquiler, préstamo?
Cuántas personas caben = aforo.
Que pagos hay que realizar? Servicios Públicos? Energía? Agua? Acueducto? Que otros pagos hay que tener en cuenta?
Duración del evento (cuantos días se tienen programados para el evento)
Cuánto tiempo tengo para prepararlo. (formula básica un mes por día de evento) ( si son mas de 10 días se debe multiplicar el tiempo del evento por 0.5 ).
Se debe tener en cuenta el personal con qué se cuenta y la experiencia para medir el tiempo necesario de preparación. Tener en cuenta experiencias anteriores.
A TENER EN CUENTA, MUY EN CUENTA
Días para desmontar.
Horarios de competencia (AFORO)
Fechas .
Otros eventos que GENEREN COMPETENCIA
Impuestos, Deducciones, Cortesías, Pases...........
IMPREVISTOS
PLANEACION:
Curso de acción que serán tomados como base durante la ejecución del evento para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Detección de necesidades (ejemplos: asientos, micrófonos, luces, implementacion, podio, equipos de audio-video, proyector, pantalla, mesas, salas VIP, etc.)
• Objetivo ( Misión y Visión)
• Público: Qué tipo de público va asistir? Abierto o Cerrado ?
• Tipo de Evento (Interno, Local, Regional, Nacional, Internal)
• Cantidad de asistentes
• Fecha y Sede
• Características del grupo o los grupos (categorías)
ETAPAS EN LA ORGANIZACIóN DE UN EVENTO DEPORTIVO
PUNTO DE VISTA EMPRESARIAL
ORGANIZACIÓN
Sistema de actividades coordinadas y disposición de recursos materiales, humanos y financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido dispuestos para cumplir con ciertos propósitos.
• Operativa del Evento ( división de tareas )
• Organigrama ( sirve para indicar gráficamente la estructura de una empresa teniendo en cuenta las jerarquías )
• Cronograma de Actividades (consiste en una lista de todas las actividades a realizar con sus fechas previstas de comienzo y final. Técnicas: Diagrama de Gantt – herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para cada tarea- Diagrama de Pertl. )
EJECUCIÓN OPERATIVA
Puesta en marcha del evento.

• Comité Organizador
Va a estar conformado por los directivos. Este comité será el encargado de supervisar todo el tiempo y al que le tendrán que rendir los demás comités.

• Comité Técnico
Temática del evento: 1) Competencias, entrenamientos,
2) Programa y horarios (detalle de día y hora de cada competencia y/o actividad. Ubicación de stands y publicidad. Logos de auspiciantes, sponsors, instituciones anfitriona, invitadas, patrocinadoras, etc).
• Comité Comercial y de Comunicaciones

Publicidad ( forma de informarlo o difundir al público objetivo o general sobre el debate a través de medios de comunicación ya sea masivos o especializados, con el objetivo de motivar y persuadir al público asistente)
Marketing Directo ( es el dialogo mutuo, directo, especializado y diferencial hacia los socios, patrocinadores e información pública para saber que quiere el cliente)
Folletos Promocionales ( pueden ser dípticos o trípticos)

Comunicación Externa
Antes del evento
Invitaciones 10 días mínimos antes del evento. Al redactarla no puede faltar el nombre y cargo del invitado, del anfitrión o de la institución. Carácter del acto, para que se realiza. Si es con acompañante. Y si se necesita confirmar teléfonos y dirección
Durante el evento
Centro de Información y prensa
Después del evento
Cartas de agradecimiento, diplomas o certificados a los deportistas, jueces, dirigentes, participantes en general )

Comunicación Interna
Carpeta de prensa : incluye programa, convocatoria,folletos, publicidad, carta de los anfitriones de agradecimiento e informacion general.)
• Comité Administrativo
Permisos/ Licencias
Acreditaciones
Contratos
Presupuesto General
Seguros

Comité Operativo
Equipos y materiales
Implemetacion
Montaje y Desmontaje
Señaletica
Centro de Operaciones
Transporte
Seguridad
Médico
Alojamiento
Pre - Evento
Evento
Post- Evento

Decreto 3888 de 2007 por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público y se conforma la Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones.
Evento Deportivo: Competencia o acontecimiento que reúne uno o varios deportes, con el objetivo de fomentar y desarrollar la competición entre los deportistas elevando su nivel técnico y propiciar la integración
PRE EVENTO - FASE I - PREPARACIÓN
Análisis de la conveniencia del evento
Planificación del evento, fase previa
Elaboración del proyecto de inversión, costos y fuentes de financiación.
Conformación del Comité Organizador y comisiones de trabajo.
Gestión Financiera y comercialización.
Campaña publicitaria y de difusión
Proceso de inscripción de participantes
Reglamentación

EVENTO - FASE II - EJECUCIÓN
Programación
Coordinación Logística y contratación de servicios
Difusión en medios
Inauguración
Realización de las Competencias
Clausura y premiación
Manejo y control presupuestal
POST EVENTO - FASE III
Agradecimientos
Rendición de cuentas
Balance social, económico y evaluación
Elaboración de memorias y free press.
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