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Gerencia de Proyectos

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by

Edgar Arevalo

on 24 November 2017

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Introducción a la
Gestión de Proyectos
Proyecto y Gestión de Proyectos
Proyecto
Ejemplo de Proyectos
es considerado como un conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas para crear un producto, servicio o resultado único. Un proyecto cuenta con un inicio y fin determinado.
Relación entre dirección de proyectos, programas, portafolios y operaciones
Programa
Plan Estratégico
Grupo de proyectos o programas y otros tipos de trabajos que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.
Portafolio
Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.
Proyectos y planificación
estratégica
Las organizaciones para cumplir los objetivos de sus planes estratégicos, se basan en una serie de proyectos, los cuales están alineados al negocio, siendo los medios para cumplir sus metas u objetivos.
Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos que se encuentran a su cargo.
Desventajas
LA PMO
Características de la PMO
Ventajas
Es la encargada de supervisar la dirección de
proyectos, programas o una combinación de
ambos
Actúa como un órgano de gobierno sobre los proyectos.
Posee respaldo de la alta dirección.
Coordinación central de la gestión de las comunicaciones entre proyectos.
Supervisión central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos.
Instancia dedicada a monitorear el comportamiento de los proyectos, minimizando así riesgos de fracaso.
Procesos y métricas estándar para todos los proyectos.
Ente centralizado para apoyo a los directores y jefes de proyectos.
Puede ser percibida como un ente burocrático.
Personal no preparado puede ser un riesgo.
Falta de herramientas de automatización de los procesos.
Director de Proyectos
PMI-ismos Generales
Habilidades
Liderazgo

Negociación

Comunicador

Solucionador de conflictos
El gerente es el responsable total del planeamiento, ejecución, seguimiento y control, así como del cierre del mismo, de manera exitosa. Se le conoce también como: líder de proyecto, director de proyecto o encargado de proyecto
Los DP pueden salvar el universo son "maravillosos" y "sensacionales"
El DP pone primero los intereses del proyecto, antes que los propios
Los DP tienén todo el poder y realizán
en el mundo real todas las actividades
Los DP exitosos son aquellos que tienen excelentes capacidades de coordinación general y comunicación, combinando sus conocimientos, su capacidad de gestión y sus habilidades interpersonales
Factores ambientales de la empresa (FAE)
Se refieren a elementos internos y externos, que rodean el éxito de un proyecto o influyen en el, que no están bajo el control del equipo de proyecto.

Pueden aumentar o restringir las opciones de la dirección de proyectos y pueden influenciar de manera positiva o negativa en el resultado.

Cultura, estructura y gobierno de la organización.
Normas gubernamentales, clima político.

FAE
Clima politico
Restricciones legales
Normas Gubernamentales
Condiciones de Mercado
Cultura
Sistemas de Información
Ciclo de Vida del producto
Ciclo de vida del Proyecto
Consta de fases del producto, generalmente secuenciales y no superpuestas, determinadas en función de las necesidades de fabricación.
El ciclo de vida del proyecto está contenido en uno o más ciclos de vida del producto.
Interesados
Pueden afectar positivamente o negativamente al éxito del proyecto, también se le conoce como Stakeholders
Tipos de estructura organizacional
Orientada a Proyectos
Funcional
Matricial
Jerarquía donde cada
empleado tiene un
supervisor claramente
establecido

La mayoría de los recursos
de la organización están involucrados en el trabajo del proyecto y los gerentes de proyecto cuentan con gran autoridad

Mezcla de ambas.
Coordinador
Expedidor

PMI & PMBOK
¿Qué es la Dirección de Proyectos?​
Habilidades de un Director de proyectos​
Desde la concepción del producto hasta su retiro en el mercado.​
Fases: lanzamiento, crecimiento, madurez y declive (retiro del mercado).​
Metodología necesaria para producir los entregables del proyecto.
Estructura general: inicio, organización, ejecución y cierre.​
Es punto IMPORTANTE y CRÍTICO gestionar efectivamente las expectativas de los interesados (Proceso 13.3).
Incluye al equipo interno: sponsor, equipo de proyecto, entre otros:
Activos de los Procesos de la Organización​
Abarcan todos los activos relativos a procesos de algunas o todas las organizaciones participantes.​
Abarcan planes, políticas, procedimientos, lineamientos, formales o informales.​
Bases de conocimiento de la Organización (lecciones aprendidas, información histórica).​
PMI = Project Management Institute.​
Organización internacional sin fines de lucro​
Genera conocimiento a través de la investigación.​
Asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos
Integrada por más de 700.000 miembros en cerca de 170 países​
Formula Estándares en Gestión de Proyectos
Promueve la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación.
https://www.pmi.org
PMI & PMBOK
PMBOK = Base de conocimiento de la dirección de proyectos.
Compuesto por 49 procesos y más de 200 herramientas.
Guía de referencia que proporciona un lenguaje común entre todos los directores y equipos de proyectos.
Conjunto de buenas prácticas para dirigir proyectos.
Estructura del PMBOK v6
13 secciones
Sección 1 y 2: Conceptos generales sobre la dirección de proyectos.
Sección 3: Consolida grupos de proceso.
Secciones 4 – 13: Detallan las 10 áreas de conocimientos.
6 Apéndices.
Glosario de Términos.
¿Qué es la Dirección de Proyectos?​
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.

Se logra mediante la aplicación e integración adecuada de los procesos de dirección de proyectos identificados para el proyecto. La dirección de proyectos permite a las organizaciones ejecutar los proyectos de manera eficaz y eficiente.
Características de un Proyecto
Temporal:
Tiene un comienzo definido y un final definido
termina cuando el objetivo ha sido logrado.
(algunas veces)
Único:
El producto o servicios es diferente en alguna forma de otros productos o servicios.
Elaboración
Gradual :
El proyecto se elabora paso a paso de manera continua e incremental
Los proyectos obedecen a un objetivo:
Demanda del mercado (nuevo producto).

Necesidad del negocio (expansión, migrar sistemas)

Solicitud de un cliente (exploración minera).

Avance tecnológico (nuevo chip, celular).

Requerimiento legal(IGV variación).

Impacto ecológico (eliminación efecto invernadero)

Necesidad social (ayuda después de un terremoto)
La triple restricción es un concepto “clásico” de la gestión de proyectos, pero ya ha sido mejorado.

Un proyecto tiene más de tres restricciones. Algunas de estas restricciones “adicionales” son comunes a todos los proyectos, como la calidad, el riesgo, o los recursos humanos.

La modificación de cada una de ellas tiene un claro impacto en las demás.

La triple restricción
Dirección de proyectos
Los cambios en las operaciones del negocio o de la organización pueden dar lugar a un proyecto
Dirección de operaciones
Las operaciones permanentes, repetitivas que soportan a la organización; por lo general, el ciclo de vida de la operación es demasiado largo (muchos años).
Dirección organizacional de proyectos (OPM) y estrategias
Dirección organizacional de proyectos (OPM) y estrategias
Los portafolios, programas y proyectos están alineados
con las estrategias organizacionales o son impulsadas por ellas y difieren en la manera en que cada uno contribuye al logro de los objetivos estratégicos.

El propósito de la OPM es asegurar que la organización lleve a cabo los proyectos correctos y asigne adecuadamente los recursos críticos. OPM también ayuda a asegurar que todos los niveles de la organización entiendan la visión estratégica, las iniciativas que apoyan la visión, los objetivos y los entregables.

Dirección organizacional de proyectos (OPM) y estrategias
Ciclo de vida del proyecto vs Ciclo de vida del producto
Etapas del ciclo de vida del
producto:
Lanzamiento
Crecimiento
Madurez
Declive (Retirada del mercado)
Ciclo de vida del proyecto
Ciclo de vida del proyecto
Son en esencia Iterativos o incrementales, pero las iteraciones son muy rápidas (de 2 a 4 semanas).

Se elabora una lista de entregas pendientes (backlog) y al comienzo de cada iteración se revisa cuál de los requisitos priorizados van a ser entregados al final de la misma (sprint backlog).

Al final de cada iteración se revisa con el cliente. Ideal en entornos cambiantes y con diversos stakeholders.

Ciclo de vida adaptativo o ágil
El Entorno
Los proyectos existen y operan en entornos que
pueden influir en ellos. Estas influencias pueden tener un impacto favorable o desfavorable en el proyecto.
FAEs internos a la organización
Cultura, estructura y gobernanza de la organización
Distribución geográfica de instalaciones y recursos
Infraestructura
Software informático
Disponibilidad de recursos
Capacidad de los empleados

FAEs externos a la organización
Condiciones de mercado
Influencias y asuntos de índole social y cultural
Restricciones legales
Investigaciones académicas
Estándares gubernamentales o de la industria
Consideraciones financieras
Elementos ambientales físicos

Factores ambientales de la empresa (FAE)
Los proyectos operan dentro de las restricciones impuestas por la organización a través de su estructura y marco de gobernanza.

El sistema organizacional determina el poder, la influencia, los intereses, la competencia y las capacidades políticas de las personas. Los factores del sistema incluyen:

Marcos de gobernanza
Elementos de gestión
Tipos de estructura organizacional

Sistemas Organizacionales
La gobernanza es el marco dentro del cual se ejerce autoridad en las organizaciones.
Este marco incluye: reglas, políticas, procedimientos, normas, relaciones, sistemas y procesos.

Este marco influye en modo en que:

Se establecen y se logran los objetivos de la organización.
Se monitorea y se evalúa el riesgo.
Se optimiza el desempeño.

Marcos de gobernanza de la organización.
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