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17 Consejos para manejar con protocolo el correo electrónico

Aquí tienes 17 consejos que te permitirán manejar un protocolo adecuado al momento de usar el correo electrónico.
by

Javier Andres

on 5 November 2012

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Transcript of 17 Consejos para manejar con protocolo el correo electrónico

Referencia: http://www.circuloempresariosune.com/index.php/blog-administrador/item/207-netiqueta-20-consejos-para-un-buen-uso-del-correo-electr%C3%B3nico.html 17 consejos que te permitirán manejar un protocolo adecuado al momento de usar el correo electrónico Usa mensajes cortos y precisos. Trata de dar una respuesta clara en tus correos electrónicos. Un correo extenso es muy molesto de leer, adicionalmente muchas personas leen sus correos en dispositivos móviles (celulares, tablets...), por tanto el espacio de visualización es cada vez más reducido. 1 Brinda una respuesta concisa, pero completa. Esta norma complementa la número uno, ya que aunque se debe ser preciso, trata también de adelantarse a posibles preguntas posteriores.

Es decir, si invitas a un amigo a un lugar, evítale preguntar a que hora es la invitación y confírmala de una vez en el envio de correo electrónico. 2 No escribas todo en mayúsculas, ni en un tamaño de letra excesivo. Esta norma aplica no solo para correo electrónico, sino también para chats. Hay que ser muy prudentes con su uso, no solo porque se considera enojo, sino que además dificultan su lectura. No olvides que las tildes aplican para letras mayúsculas y minúsculas. Si desea hacer énfasis use negrillas, sangrías o listas que a su vez hacen más legible el texto. 3 No confronte a nadie por correo electrónico. No contestes el correo si estás alterado, esto te puede traer más inconvenientes que soluciones. Cuando estamos alterados podríamos decir cosas desagradables, explotar, o decir las cosas de una manera poco asertiva. Busque otros espacios para las confrontaciones. 4 Se claro en el asunto. Éste ayuda a clasificar y priorizar el correo electrónico. Además sirve para buscar un tema específico o darle seguimiento. Si vas a tratar varios temas de igual importancia, mejor envíe diferentes correos, ya que es posible que los destinatarios sean diferentes y además ayuda a ubicar ese correo posteriormente. 5 Evita mostrar tus listas de contactos. Cuando se muestran las listas de distribución estamos mostrando nuestra base de datos, la cual puede quedar en manos de un Spamer (Persona o grupo dedicados a la distribución de correo electrónico no deseado) o de personas inescrupulosas. Utiliza recursos como la copia oculta, CCO. 6 No solicites confirmación de lectura. Muchas personas usan esta opción para confirmar que la otra persona abrió el correo. Se considera de pésima educación solicitar confirmación de lectura al enviar un correo, pues se pone en obligación la responsabilidad del receptor. 7 Relee tus correo varias veces antes de enviarlo. Piensa bien qué vas a escribir antes de enviar una respuesta o redactar un correo. Si no lo tiene claro, redacte un borrador previo. 8 No crees ni reenvíes cadenas. Además de consumir ancho de banda es muy probable que sea una trampa para capturar información o cuentas de correo de los usuarios. El MSN no lo van a empezar a cobrar, nadie se ha ganado la lotería al reeenviar una cadena, nadie ha fallecido por no reenviar una cadena, ningún millonario está regalando su fortuna, entre otros temas. 9 El correo no reemplaza la inmediatez de una llamada. Enviar un correo no significa que te van a responder de inmediato o que ya cumpliste con tu parte. Una llamada telefónica es más efectiva si buscas inmediatez. 10 Evita enviar correos con colas. Primero que todo se podría ir un comentario indeseado. Lo recomendable es incluir partes del mensaje original, referirse a una parte específica del mensaje y enviarlo. En algunos servicios de correo se puede evitar completamente ya que los correos son organizados como conversación. 11 Controla los archivos adjuntos. Notifica por otro medio al destinatario si está enviando un adjunto mayor a 500kb. Trata de usar servicios de almacenamiento temporal si el adjunto es muy grande, es decir, de tamaño superior a 500 kb. 12 Saluda y despídete. El saludo y la despedida son importantes porque le brindas a una persona el respeto que merece. Sólo es válido cuando es un correo tipo conversación, que aunque no es recomendable, se da en muchos casos. 13 Usa una firma digital. Haz todo lo posible para que tu interlocutor te pueda contactar inmediatamente.
Lo recomendable en la firma es usar tu nombre. Usa texto (No imagen), trata de que sean máximo 5 líneas. Si lo deseas, puede tener diferentes firmas para distintos interlocutores. 14 Cuide tus palabras. En la Web no hay tonos de comunicación, ni gestos. Trata de que las palabras no sean cortantes. No uses emoticones hirientes, violentos o soeces. 15 Revisa tu correo periódicamente. Si no es posible mantener tu bandeja de correo activa, trata de abrirla por lo menos una vez al día.

Para un mejor control de tu correo, crea carpetas personales. 16 17 Contesta, aún si no sabes. Tienes derecho a no saber. Si crees que tu respuesta puede tardar o la desconoces, comunique a tu interlocutor que revisará el tema o que se encargará de la situación y estará dando una respuesta.

No esperes que pase el tiempo sin novedad. JAL
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