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Procesos de Selección y Adquisición de material bibliográfico.

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Monica Aguirre

on 11 September 2011

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Transcript of Procesos de Selección y Adquisición de material bibliográfico.

Procesos de Selección y Adquisición de Material Bibliográfico. Comparación de conceptos de 3 autores:
1. Almanza Morales, José Luis. (1991). El proceso de selección y adquisición de material bibliográfico. Biblioteca Universitaria: boletín informativo de la Dirección General de Bibliotecas. Vol. 6, No. 1, ene-marzo , pp. 19-23.
[En línea] http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volVI1/seleccion.html. Consultada el 29 de agosto de 2011.
2. Santiesteban Gómez, Isabel. (2007). Análisis del concepto de selección de fuentes de información y las características que la definen como proceso. Ciencias de la Información Vol. 38, No.3, diciembre, 2007.
3. Gómez Hernández, J. A. (2002). Tema 8. El desarrollo de la Colección. Gestión de bibliotecas Murcia: DM, 2002. pp. 125-135. Proceso de Selección Santiesteban.
Selección es uno de los primeros
procesos del Desarrollo de Colecciones encargado de escoger recursos de información, (los materiales bibliográficos, audiovisuales y electrónicos), que pudieran satisfacer las necesidades de información definidas a través de la Política de Desarrollo de Colecciones, evaluar la calidad, relevancia y utilidad del contenido, formato de presentación, amigabilidad, tecnología, accesibilidad; y excluir de una posible adquisición aquellos que no respondan adecuadamente a las necesidades que tiene la comunidad a la que va a ser dirigida Principios y metodos. Santiesteban.
La selección se realiza teniendo como premisa el tipo de institución, su misión sus objetivos y la comunidad de usuarios a la que va a brindar sus servicios.
Se basa en los principios fundamentales que se han tenido en cuenta desde tiempos remotos,la satisfacción de los usuarios y sus necesidades Objetivos. Santiesteban.
- Satisfacer las necesidades de los usuarios de una
institución.
- Elegir y formar una colección bibliográfica adecuada.
- Mantener un equilibrio entre la calidad, cantidad y
actualidad en las diferentes áreas de interés.
- Garantizar un adecuado balance temático, en tipos
de documentos y formatos. Factores o elementos que influyen en los procesos de Selección y Adquisición. Santiesteban.
Es importante destacar los factores que influyen en la selección como: la misión, los objetivos, las necesidades y demandas de los
usuarios, los requerimientos de las colecciones existentes, el presupuesto destinado para las adquisiciones y para su mantenimiento, la infraestructura tecnológica con que cuenta la unidad de información y las políticas y criterios que se establezcan para la toma de decisiones, además de los criterios de obsolescencia que se determinen por cada institución de información. Procesos relacionados Santiesteban.
Mantenimiento de Colecciones.
El proceso de selección se complementa con el de mantenimiento de las colecciones, que según algunos autores, se determina por tres etapas diferentes pero interrelacionadas entre si:
- Preservación de los documentos que por su valor intelectual y el nivel de uso para los usuarios, así lo requieran.
- Mantenimiento y actualización de las colecciones existentes en los fondos.
- El descarte de los documentos deteriorados por el uso o por su obsolescencia.
Estos tres aspectos deben estar presentes siempre que vayamos a realizar el proceso de selección. El profesional de la información a cargo de los procesos de selección y adquisición. Santiesteban.
El profesional de la información que se dedica a seleccionar, debe cumplir con algunos requerimientos primordiales como son:
- Conocer que la selección es un proceso que forma parte del sistema de información y que por lo tanto está relacionada con otras actividades profesionales que se realizan en la institución.
- Estar informado en cuanto a las tendencias actuales y toda la literatura que se publique acerca de este tema, además debe estar atento a la producción editorial y su mercado y saber evaluar para poder satisfacer las demandas de información de su comunidad de usuarios.
- Debe conocer la misión, la visión y los objetivos de la institución, así como tener un conocimiento pleno
de las colecciones que forman sus fondos para saber donde están sus debilidades y fortalezas, y poder actuar en consecuencia.
- Conocer el presupuesto con que cuenta para poder decidir en qué temáticas y en qué tipos de recursos
invertir.
Gómez.
El proceso de selección es obligado, requiere buenos conocimientos profesionales, editoriales y culturales, pues no hay unos criterios totalmente generales y objetivos.
Una buena selección produce una buena biblioteca, que sirve al usuario sobre lo que necesita y le da a conocer lo que desconoce. Gómez.
Para la selección deben tenerse en cuenta los objetivos de la institución y los usuarios, las disponibilidades económicas, las relaciones de cooperación que tengamos, recomendaciones cuantitativas y cualitativas, etc. Importa tanto el tamaño como la calidad y el uso y los fines de cada biblioteca.
El bibliotecario debe decidir algunos fondos por la política bibliotecaria: equilibrio, diversidad, síntesis cultural, reflejo de la cultura de una época a través de la colección, y debe ir atendiendo también los deseos concretos, la demanda de los usuarios, aunque a veces ésta esté estimulada por la publicidad u otros factores. Pero la biblioteca tiene también cierto fin pedagógico, orientador. La demanda de los usuarios también puede ser de calidad, y en muchas bibliotecas, base orientadora de la selección. Gómez.
La selección para la incorporación o no de fondos debe efectuarse teniendo en cuenta:
· La misión o carácter de nuestra biblioteca constituirá el criterio objetivo para la
incorporación de materiales.
· Las necesidades de los lectores y usuarios.
· Los avances y las novedades en los distintos aspectos del conocimiento.
· Los recursos disponibles, que se deben aprovechar al máximo, con el máximo
rendimiento.
· La obligada neutralidad ideológica, otro principio bibliotecario: evitar cualquier
discriminación por raza, lengua, cultura, religión, y con un criterio amplio, objetivo,
basado en el conocimiento y de acuerdo con los recursos existentes, será esencialmente el responsable de la decisión selectiva. Gómez.
En todo caso, el bibliotecario puede acudir a fuentes bibliográficas tales como:
· Bibliografías comerciales.
· Bibliografías nacionales o regionales
· Bibliografías críticas
· Fuentes bibliográficas retrospectivas
· Bibliografías monográficas
El problema de cómo valorar las obras a seleccionar es muy complejo. Se debe contar con fuentes externas, realizar análisis de carácter profesional y que el libro se adapte a las necesidades de la biblioteca. Gómez.
El expurgo.
Es una selección negativa, a posteriori. Es una eliminación responsable, necesaria para la biblioteca, basada en razones de eficacia, y vigencia de la colección, en tanto espejo cultural de la época. Es tan importante como la positiva, pues sin el expurgo la colección queda inmóvil, muerta, y por tanto, inútil. Se entie nde por expurgo tanto la trasferencia de fondos dentro de la misma biblioteca como la trasferencia de la propiedad a otras instituciones, o la destrucción material.
Hay que adaptar la colección a las necesidades del conjunto de usuarios. Ahorrar espacio en los depósitos y el tiempo de localización, mejorar el acces o a los materiales, ahorrar dinero, son razones para el expurgo.
Las bibliotecas deben tener un programa regular de expurgo, que lleve a la retirada de los fondos no relevantes para la política de la biblioteca.
Criterios y proceso para el expurgo.
Un primer criterio es prever el escaso uso, analizando los usos habidos en los últimos años o la fecha del último préstamo, por ejemplo, cuidándonos, eso sí, de comprobar si hay razones de falta de accesibilidad que motiven la falta de circulación, y no se trate de una obsolescencia real.
Otro criterio es la calidad de la obra, su importancia histórica o científica, que habrá que evaluar para diferenciar el declive en el uso que no significa siempre pérdida del valor.
Otro criterio es la disponibilidad a través de otras bibliotecas.
Obras típicamente expurgables son las duplicadas o múltiples; los ejemplares regalados y no solicitados, donaciones superfluas. Las ediciones sobrepasadas por otras que las han revisado. Los documentos estropeados por el uso, las revistas carentes de interés o no continuadas, las obras estadísticas, las guías y directorios atrasados, etc.
Evaluación de las colecciones.
Evaluar una colección es valorar la utilidad y pertinencia de las colecciones de una biblioteca con relación a sus usuarios o programas. Es necesaria para enfocar los gastos de adquisiciones en los materiales más necesarios; conocer la colección de manera más efectiva. Y es base para los planes y políticas de desarrollo de las colecciones a nivel local y cooperativo.
Se puede evaluar a nivel cuantitativo: tamaño en general y por usuarios, tamaño por materias, fechas, idioma, índice de crecimiento anual. Y a nivel cualitativo, comparando a normas. Y evaluación por uso: cantidad reflejada en las estadísticas de circulación Proceso de Adquisición Gómez.
Que la selección termine en adquisición depende de los recursos disponibles, de nuestra dependencia de un sistema bibliotecario, etc.
La Compra es el procedimiento normal de adquisición. Requiere conocer los editores y librerías, a través de los catálogos, etc.
El Canje de publicaciones es importante ya que las instituciones utilizan sus publicaciones para obtener otras, de modo que el canje permite el acceso a fondos de literatura gris que suelen tener dificultades de compra o mala distribución. Es un buen mecanismo para garantizar la actualización de las colecciones de publicaciones periódicas, en una coyuntura económica proclive a la cancelación de numerosas suscripciones. Y, por último, ayuda al mantenimiento de relaciones institucionales, lo que repercute siempre en la mejora del funcionamiento.
Las Donaciones y legados se refieren a que no hay que aceptar todo lo que nos den, aunque es una forma muy importante de obtención de fondos.
El Depósito se refiere a que aunque la biblioteca no sea la depositaria del Depósito Legal, es otra forma de entrada de fondos por los legados y otros tipos de depósitos.
El proceso de adquisición debe estar bien organizado, lo que supone comprobar los datos bibliográficos, la existencia de las obras solicitadas y la creación de un fichero de pedido, de proveedores y cronologico.
El registro y sellado son contemplados en este proceso. El registro es una operacion administrativa y contable que permite verificar que los créditos asignados a la compra de libros se han utilizado efectivamente para ese fin. La colocación del sello de la biblioteca en determinadas páginas, especialmente en la portada es prueba de la propiedad de la obra. Debe ser presente pero discreto, no tapando información, ni perjudicando la conservación. Almanza.
La selección es el proceso que implica la decisión profesional del bibliotecario para elegir y formar una colección bibliográfica de acuerdo a las necesidades de información de la comunidad a la que sirve y tratar de mantener un equilibrio entre la calidad, cantidad y actualidad en las diferentes áreas del saber humano que la conforman.
Las políticas dentro del proceso de selección y adquisición de material bibliográfico son normas de carácter general o una serie de instrucciones y operaciones deseables e tomarse en cuenta, que orientan las acciones de la biblioteca para facilitar el cumplimiento de sus objetivos, por lo que deben estar elaboradas en un lenguaje sencillo y claro, permitiendo a la vez una fácil comprensión por todos los involucrados en dicho proceso. Almanza.
La adquisición es el proceso por medio del cual se obtiene el material bibliográfico por cualquier medio, es decir, por compra, donación, canje y depósito legal, con el propósito de incrementar y complementar la colección de la biblioteca.
El estudio de la comunidad es una etapa fundamental e ineludible para la elaboración de un diagnóstico que permita planificar adecuadamente los servicios bibliotecarios en todos los niveles, y también es un antecedente insoslayable para realizar el proceso de selección y adquisición de material bibliográfico.
Normalmente existen cuatro formas para ingresar el material a la biblioteca: compra, donación, canje y depósito legal.
Existen tres tipos de sistemas de adquisición:
El sistema centralizado concentra todas las actividades de adquisición de material bibliográfico en un organismo central.
El sistema descentralizado se caracteriza porque cada biblioteca departamental realiza sus trámites de adquisición documental.
El sistema mixto, consiste en que cada biblioteca ordena y recibe directamente el material bibliográfico, ejerciendo su propio presupuesto, aún cuando la tramitación y aprobación del pago se realiza a través del órgano central. Almanza.
El desarrollo de la colección en la biblioteca, tiene como objetivo conformar un acervo de acuerdo a las funciones sustantivas de la institución a la que pertenece, manteniendo un balance cualitativo y cuantitativo entre las diferentes áreas que la conforman Almanza.
Evaluación de la colección.
La evaluación de la colección es el proceso por medio del cual podemos determinar si el acervo de la biblioteca está acorde con sus propósitos, ya que cualquier colección se establece con un fin determinado, y por ende la evaluación se basará en a comparación de las necesidades de información de la comunidad y que la biblioteca tiene que satisfacer, con los resultados obtenidos del estudio, por lo que la evaluación de la colección debe concebirse como un proceso continuo y no como una actividad ocasional. Evaluación por métodos cualitativos y evaluación por métodos cuantitativos.
Revisión de la colección.
Se refiere básicamente a los mecanismos que nos permiten determinar por diversas razones qué material debe ser descartado por ser obsoleto; sustituido por otros ejemplares o formatos; reubicado por el crecimiento de la colección; así como diseñar las medidas necesarias de conservación y restauración del mismo Alamanza.
En el proceso de selección y adquisición existen varios factores que de una u otra manera intervienen o influyen en la toma de decisiones, los cuales varían de biblioteca a biblioteca, tales como:
1) Planes y programas académicos de la institución.
2) Factores humanos: usuarios, personal docente y personal bibliotecario.
3) Cuerpos colegiados: Consejo Técnico, Comité de Biblioteca.
4) Presupuesto asignado para la adquisición del material bibliográfico Almanza.
Es indispensable contar con el apoyo de personal profesional en bibliotecología, personal que conozca y aplique convenientes políticas y procedimientos, y de esta forma garantizar calidad, cantidad y actualidad en el acero y en los servicios que proporciona la biblioteca.
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