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Proyecto: Automatización de procesos administrativos escolar

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ana martha curiel morones

on 16 November 2015

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Transcript of Proyecto: Automatización de procesos administrativos escolar

Proyecto: Automatización de procesos administrativos escolares en el Centro Educativo “José Clemente Orozco”
Universidad de Guadalajara
Asesora: Rosalía Iñiguez Barajas
Alumna: Ana Martha Curiel Morones
UDG VIRTUAL

Contexto Institucional
El proyecto se realizará en la zona del Colli urbano, en Guadalara, Jalisco. Es una institución que cuenta con educación preescolar, primaria y secundaria.
Descripción del problema
Se registran los pagos en papel, buscan los pagos en banco por internet y la información es vaciada al cuaderno, para después pasarla a otro cuaderno de balance. La mayoría de sus procesos es manual.
Es importante automatizar los procesos administrativos para agilizar los procesos, ya que los pagos registrados en papel pueden ocasionar pérdida de tiempo, fuga de información y omisión de datos importantes.
Este problema se pude resolver con la ayuda de un programador externo que creará un software diseñado específicamente para resolver esta problemática, previas entrevistas, análisis de los procesos, diseño de un prototipo y pruebas finales que generen un software que permita automatizar los datos de forma inmediata, si un padre de familia hace un depósito de colegiatura se tendrá actualizada la información al día.
Problema a resolver
La necesidad a solucionar en este proyecto es Implementar la automatización de procesos administrativos mediante bases de datos automatizadas y capacitar al personal en el manejo de éstas
Diagnóstico
La investigación se llevó a cabo mediante el análisis FODA, ya que este tipo de análisis permite la planeación objetiva de estrategias que sean realistas y viables
Se observó durante una semana el proceso de trabajo interno, realicé una encuesta y un cuestionario a dirección y a 5 empleados administrativos, los métodos antes señalados arrojaron el siguiente resultado:
La estrategia que se sugiere es realizar una base de datos y capacitar al personal administrativo en el manejo de bases de datos beneficiando en la disminución de la carga de trabajo, atrayendo a más clientes y garantizando la satisfacción de los clientes actuales. Este proyecto estará enfocado a la implementación de bases de datos para la administración.
Delimitación del problema
Justificación

El manejo organizado y ágil de la información, y el uso adecuado de las tecnologías que tienen, permitirán controlar mejor los movimientos de la empresa, lo que desembocará en un mejor servicio al cliente. Esto mejorará la atención a Padres de familia, favoreciendo el incremento de alumnado por la recomendación de los clientes actuales y aligerará la carga laboral al personal administrativo.
La realización de éste proyecto permitirá la actualización del personal docente , directivo y administrativo, aligerando y organizando la carga administrativa, teniendo un control sobre ésta, lo que indirectamente podrá disminuir la rotación de personal pues los empleados dejarán de duplicar procesos. Los padres de familia verán reflejados los beneficios en los ahorros en tiempos, con información clara y menos errores administrativos, fomentando la recomendación de la escuela,, motivando a los directivos de la escuela a la mejora en la infraestructura tecnológica del plantel a futuro. Debido a lo anterior, se mejorará el nivel competitivo de la empresa afectando de forma positiva a la comunidad educativa de la zona.

Alcance del proyecto
Las bases de datos serán integradas al proceso administrativo de la escuela y se capacitará al personal administrativo en el uso de éstas, se contemplara una corrida piloto inicial para vigilar y evaluar que el flujo de información interna y externa. Una vez terminada la corrida y teniendo la certeza de que las señales de información fluyeron correctamente se liberará el proyecto.
Recursos que se utilizarán
Para realizar el proyecto necesitaremos las encuestas realizadas, entrevistas con dirección, personal administrativo y reconocimiento físico del hardware de la escuela. Comunicación estrecha con dirección y personal y el hardware y software necesarios como: computadora, software para crear bases de datos, e información resultante de las encuestas realizadas, equipo que implementará las bases de datos (programadores externos).
Al utilizar los recursos antes mencionados se podrá realizar el proyecto de forma realista, ajustado a las necesidades de la empresa y con más probabilidades de éxito.


Objetivo General
Garantizar la rápida y eficaz accesibilidad a la información mediante bases de datos automatizadas que permitan agilizar los pagos de inscripciones, colegiaturas y los registros de ingresos de la institución.
Objetivos Específicos
Elaborar y crear bases de datos para automatizar el registro y control administrativo de la empresa que permitan registrar pagos de colegiaturas, inscripciones, control de alumnos, control de ingresos de la escuela “Centro Educativo José Clemente Orozco”.
Estas bases de datos permitirán automatizar las bases de datos internas (registros de pagos, control de alumnos, control de ingresos bancarios) evitando los márgenes de error en los pagos, control de ingresos y bancarios
Capacitar al personal en el uso de bases de datos (3 administrativos, 1 primaria, 1preescolar, 1 secundaria)

Cronograma de actividades
Referencias bibliográficas:
Procedimiento de seguimiento y control del proyecto
http://www.juntadeandalucia.es/servicios/madeja/contenido/procedimiento/28
Seguimiento, control y ejecución de un proyecto
http://informatica.uv.es/iiguia/2000/IPI/material/tema6.pdf
0 Tips for Planning Your Work Effectively http://cobaltpm.com/10-tips-for-planning-your-work-effectively/
Importancia de la calidad de vida del personal en las organizaciones http://www.uvmnet.edu/investigacion/episteme/numero1-04/enfoque/a_importancia.asp
10 Tips for Planning Your Work Effectively
http://cobaltpm.com/10-tips-for-planning-your-work-effectively/
Business Intelligence
Desarrollo e Implementación de Soluciones.
http://www.matrizfoda.com/
Roberto Espinosa
Blog de marketing y ventas
http://robertoespinosa.es/2013/07/29/la-matriz-de-analisis-dafo-foda/
Secretaría de salud.Subsecretaría de innovación y calidad
Apoyos para funcionarios
http://www.cca.org.mx/funcionarios/cursos/ap089/apoyos/m3/analisis.pdf
slideshare
remyor09
publicada el 16 de septiembre de 2012
http://es.slideshare.net/remyor09/cmo-construir-una-matriz-dofa?related=1
http://es.slideshare.net/remyor09/cmo-construir-una-matriz-dofa
Redalyc org
Red de Revistas Científicas de América Latina, el Caribe, España y Portugal
Sistema de Información Científica. Humberto Ponce Talancón
La matriz foda: alternativa de diagnóstico y determinación de estrategias de intervención en diversas organizaciones
file:///C:/Users/USER/Documents/udg/Contextualizaci%C3%B3n%20de%20las%20TIC/Unidad%204/La%20matriz%20foda-%20alternativa%20de%20diagn%C3%B3stico%20y%20determinaci%C3%B3n%20de%20estrategias%20de%20intervenci%C3%B3n%20en%20diversa.pdf
El proyecto informático. Marcelo Astudillo Fecha: 23/10/2009
http://www.monografias.com/trabajos-pdf2/proyecto-informatico/proyecto-informatico.pdf

Managing teams effectively http://www.alancaron.com/articles/MANAGING%20TEAMS%20EFFECTIVELY.pdf

Managing teams effectively http://www.alancaron.com/articles/MANAGING%20TEAMS%20EFFECTIVELY.pdf
Los equipos de trabajo multifuncionales
http://focus.ie.edu/es/los-equipos-de-trabajo-multifuncionales
Creación de grupos de trabajo
http://huitoto.udea.edu.co/Psicologia/creacion_grupos_de_trabajo.html
Implementación de proyectos comunitarios http://www.apc.org/es/pubs/books/modulos-de-acceso-las-tic-en-situaciones-de-pobrez/implementacion-de-proyectos-comunitari

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