Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Manejo de la Correspondencia y Conformación de Expedientes

No description
by

Oscar Gonzalez

on 27 February 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Manejo de la Correspondencia y Conformación de Expedientes

Clasificación de la Correspondencia.
Archivo
y Conformación de Expedientes.
Jessica
Anette
Fernanda
David Isaac
Óscar
Definición de Correspondencia
Correspondencia enviada
es aquella que se remite a individuos o compañías externas. Se acostumbra a retener para los archivos por lo menos una fotocopia del original.
Correspondencia interna (interdepartamental)
es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma organización como: informes, circulares, avisos.
Correspondencia recibida
es la que llega de empresas externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.
Manejo de la Correspondencia y Conformación de Expedientes
Recepción de la Correspondencia.
Pasos en el procedimiento de archivo.
Codificación y Distribución.
La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organización de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivas todos lo documentos que se reciben o generan en una oficina.
La correspondencia es cualquier comunicación escrita. Ésta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en:


Correspondencia recibida.

Correspondencia enviada.

Correspondencia interna (interdepartamental)
.
Después de que una asistente ejecutiva o secretaria recibe una carta con el sello de la fecha, procede a:

1) Registrarla
2) Colocar en su Bandeja de Entrada
3) Transferirla a su jefe para que éste la lea, y pueda dictar una respuesta.
Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y los leen, excepto aquellos marcados como "confidencial o personal".
En la mayor parte de las organizaciones existe un departamento central de correo que tiene responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados.

Las asistentes o secretarias deben:

Sellarla y Registrarla.
Leerla y verificar que sea para la oficina.
Jerarquizar: La que puede contestar ella y la que puede contestar su jefe.
Contestar y mecanografiar la que nosotros atendemos.
Sintetizar la información de la obra.
Buscar los expedientes correspondientes si ya existen.
Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
Mecanografiarla o capturarla y revisarla antes de firmar.
Elabora un acuse de recibo, si es necesario.
Archivar la copia.
RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
Después de que la correspondencia haya sido enviada para archivo pasa por 5 etapas diferentes:
Inspección
Clasificación
Codificación
Distribución
Archivo
Inspección
Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorización, podría ser un sello. Si el documento llega hasta archivo sin las iniciales de autorización, es costumbre regresarlo a la persona a quien esta dirigida.
ARCHIVO
Proceso de archivación
El último paso en el perocedimiento de archivo es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda en las gavetas.


A continuación indicamos, paso a paso las instrucciones para guardar documentos en un expediente, así como el expediente mismo. (Véase figura 3.5)
Pasos a seguir;
1. Abrir una gaveta del archivador rotulada con el encabezamiento adecuado (a).
2. Utilizar los encabezamientos de las guías para poder localizar y encontrar el expediente que lleva el título bajo el cual debe ser guardada la correspondencia (b).
3. Sacar el expediente y dejarlo descansar sobre el borde de la gaveta cerca del sitio de donde se extrajo (c).
4. Asegurarse de que se ha extraido el expediente buscado. Comparar el encabezamiento del documento con el del expediente (d).
Archivo (informática)
Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.
En los más modernos sistemas informáticos, los archivos siempre tienen nombres. Los archivos se ubican en directorios. El nombre de un archivo debe ser único en ese directorio. En otras palabras, no puede haber mas de un archivo con el mismo nombre dentro del mismo directorio. La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos.
CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES
También es importante que cuando estemos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tomemos en consideración ciertos lineamientos generales que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados.
En cada expediente no deben guardarse mas de 100 documentos.
El material siempre debe tenerse ordenado y bien colocado dentro de los expedientes para evitar que los bordes se deterioren.
No se deben utilizar sujeta papeles (Clips), gancheros o alfileres para sujetar los documentos.
El retirar un expediente de la gaveta se debe hacer por la parte media y no por la cejilla.
Los documentos rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes de guardarlos en el expediente.
Si los documentos son de tamaño menor al usual, se deben pegar en un papel tamaño carta, cuidando de que no quede oculto ningún contenido del documento.
La clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes que pueden ser posteriormente diferenciados según su tipología.
La clasificación tiene como objetivo la identificación del nombre.
Clasificación
Criterios para la clasificación
1- Por el nombre del membrete.
2- Por el nombre de la persona o compañía a quien la carta está dirigida.
3- Por el nombre de quien firma la carta.
4- Por el nombre del documento que ha sido clasificado.
5- Por el asunto del que trata el documento.
6- Por la fecha en el que el documento ha sido recibido, enviado o redactado.
7- Por el número asignado de documentos clasificados.
Ordenación
Codificación
El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar.
Existen tres métodos comunes de codificar la correspondencia.
A) El nombre seleccionado para clasificar se subraya, de preferencia con lápiz rojo.
B) Si el encabezamiento bajo el cual se deba archivar la correspondencia, no se menciona en el cuerpo del mensaje, o no aparece en parte alguna del documento, se debe escribir en la esquina superior derecha.
C) Si es necesario o hacer una referencia cruzada de la correspondencia, el encabezamiento seleccionado se debe subrayar o escribir y, además, se debe colocar una X al final de la linea para indicar que es una referencia.
Numérica
Alfabética
Cronológica
Geográfica
Por asuntos
Usa números en vez del alfabeto, generalmente se usa para clasificar por años meses y días.
Se ordena de acuerdo a la letra inicial o nombre del documento.
Este sistema se lleva acabo tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos. Se ordenan tomado en cuenta primero el año, después el mes y por ultimo el día.
Se realiza con base en un ordenamiento alfabético de región, territorios, estados, provincias etc., se ordenan siguiendo un orden decreciente según el lugar: estado, ciudad, provincia, municipio.
La clasificación se hace tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la empresa o remitente.
Distribución
En el procedimiento general para archivar encontramos que la cuarta operación es distribuir.
Consiste en ordenar los documentos dentro e cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación preliminar de los documentos, se utilizan los clasificación preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores.
DISTRIBUCIÓN
Full transcript