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BePro Requisitioners

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by

Ana Castro

on 19 September 2012

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Transcript of BePro Requisitioners

Políticas ¿Cuántas cotizaciones necesito, qué pasa si no las tengo, por qué?
Asegurar que estamos consiguiendo el mejor precio
Que se aprueben las cosas que se tengan que aprobar por la persona indicada
Asegurar la forma en la que la política agrega valor a la compañía Nunca te vayas
con la
primera cotización Tiempos del Proceso Tiempo
de
Entrega
del
Proveedor Planeación
de la compra BePro Requisitores Proceso Actual Compras Problemas en el proceso Los mas comunes... Urge comprar algo, el proveedor lo doy de alta al final El proveedor requiere un anticipo ¡Los anticipos le pegan al
estado de resultados
y va en contra de las políticas! 3 diferentes áreas están involucradas en el proceso de altas El proveedor no puede aceptar términos de pagos menores a 30 días. Solicito pago inmediato o que se le pague con cheque Las políticas comprenden que hay casos excepcionales pero existe poca validación en este tema. Si el proveedor se rehusa a darnos un crédito menor, ¿sabías que compras te puede ayudar en negociar los términos de pago? No se cuánto se le va a pagar al proveedor, hago la OC con la factura en mano grave error, sólo CXP debe recibir facturas (salvo casos específicos en los sitios). Las facturas se hacen en base a la OC de Monsanto. A mi aprobador no le alcanza el DOA, dividiré en requisiciones o líneas diferentes el gasto Por control interno está prohibido partir el DOA, si no le alcanza a mi jefe puedo revisar en la página de DOA quién puede aprobar Urge pagarle al proveedor, le tengo que pagar mañana mismo Si tenemos compras atípicas es importante
que involucremos al equipo de compras tips de sap ¿Sabes cómo buscar a un proveedor en SAP? errores comunes
de SAP Este error se ve de la siguiente manera: La manera de resolver este error
es revisando el límite de la orden de compra.
Si se excedió el límite se deberá de crear una nueva requisición con el valor que se necesita. el error se debe a que no se tienen roles de SAP para una planta.

Para resolver este problema, tú o
tu jefe deberán de solicitar permisos
para las plantas necesarias al equipo de SAP. Estas órdenes requieren una especie de validación que asegure que se usen las cuentas y centros de costo correctamente.

Cuentas de uso de comercial con centros de costo de comercial, cuentas de administración con centros de costo de administración ya que esto es para efectos de reporteo legal-local. Para resolver este error
se deberá de validar con finanzas si se está utilizando la cuenta o CeCo correcto. La orden de compra no ha sido liberada.
Contactar a compras. La orden de compra fue borrada o cerrada. Puede ser debido a: cierre de año fiscal, bloqueo de cuentas en finanzas o motivos de control interno. Cuando esto suceda
contacta al equipo de compras Este error se debe a que la cuenta contable o CeCo no pertenecen a la compañía a la que se está solicitando el pedido. Para arreglar este problema se deberá de checar que el CeCo y la cuenta contable sí correspondan a la misma compañía (samsa, mocsa, monpro, camca o coacol) Alta de proveedores llenar en su totalidad
la carátula.
Si no se llena totalmente
puede causar retrasos en el
proceso o errores al darse
de alta en alguna compañía el proveedor y el
usuario deben de
llenar todos los
campos necesarios

la firma del
proveedor es
obligatoria el proveedor debe de
firmar la carta de aceptación
a la guía de proveedores El proveedor debe
anexar y firmar
su carta membretada Se deberá de anexar la carátula del RFC y su R1 (o bien su insripción al SAT) Se deberá de anexar un
estado de cuenta
o bien una carta firmada
por el banco donde
se especifique la
CLABE para transferencias si falta algún documento o falta de llenarse algún campo el proceso de alta se verá afectado y retrasado Los pagos a proveedores son
los días Martes (usd) y Miércoles (mxn) ¿Cómo saber si ya me liberaron? SI quiero reversar una entrada ¿Cómo saber en que compañía
esta dado de alta mi proveedor?
(MKVZ) m2 SAMSA
m4 Monpro
m0 Mocsa
54 Seminis ¿Cómo se cuánto dinero
me queda en una OC? Para resolver este error
es necesario revisar
que el CeCo y la cuenta contable correspondan
a la compañía El error es "Compra multisociedades..." Cuidado con estos errores
Son los más comunes... Dar 101 en la transacción incorrecta Valida que están las selecciones correctas en el 101 (migo) Dar entrada a algo que ya
tiene número de 101 Tratar de dar 101 cuando
tenemos el número 102 seleccionado ¿Cómo anexo una
cotización a una requi? Contratos CONTRATO DE COMPRAVENTA

CONTRATO DE SUMINISTRO

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

CONTRATO DE TRANSPORTE

CONTRATO DE OBRA Tipos de contratos ¿Cuándo es necesario un contrato? Cuando por particularidades de la operación asi se requiera, no importando el monto (tema crítico, seguridad, operación compleja, etc).
Siempre que se trate de transporte
Arriba de 25 000 usd ¿Yo puedo generar un contrato? ¿Cómo contribuyo a que un contrato sea exitoso? Sí puedo generar un contrato cuando cuente con la plantilla y siempre manteniendo informado a mi comprador. Leyendo a detalle mi contrato y dando seguimiento a los acuerdos generados.

Es responsabilidad del área la implementación operativa de un contrato Global Trade Formas de envío: Aéreo, Marítimo y terrestre. Condiciones Las condiciones son los costos operativos para importar o exportar un producto, esto está relacionado con los INCOTERMS.

o Flete internacional (en cualquier modalidad)
o Flete nacional
o Honorarios de Agente Aduanal
o Seguros
o Permisos de importación
o Impuestos ( Sin contar IVA)
o Maniobras y demoras Es muy importante asignar el 101 después de que Global Trade confirme que la Orden de compra en SAP tiene las condiciones correspondientes, ya que por procedimiento no podemos generar 102 ( Retorno) debido al impacto en los inventarios. Actualmente tenemos un procedimiento de poner “candados” a las líneas de la Orden para evitar dar 101 antes de tiempo. Los tiempos de una exportación y una importación están relacionados con la forma de envío y los requisitos de importación, lugar de recolección y lugar de entrega. Tiempos del proceso Documentos necesarios  Factura comercial
 Certificado de origen (cuando aplique)
 Lista de empaque
 Hoja técnica o especificaciones del producto
 Permiso de importación o fitosanitario(Cuando aplique)
 Peso y dimensiones del material ( Para cotización) Para dudas del proceso
contacta al equipo de Global trade Recordatorios Validar las cuentas contables y CeCos en caso de duda
Recuerda que una cuenta mal utilizada representa un retrabajo y una reclasificación para el equipo de finanzas
Si tienes un CeCo ¡úsalo!
Las facturas se hacen en base a las órdenes de compra Recuerda que el partir DOA puede ser una flata grave a las políticas de Monsanto
Recuerda dar 101 en tiempo
Recuerda que el proveedor debe de anexar su OC y su 101 a la factura
Recuerda que aquellos CeCos que no se utilizan se borran Para cualquier duda comunicate con el
equipo de finanzas Yves Ramirez Cuentas contables y Centro de Costos Nora Gonzaléz Lider Cuentas Por pagar Directorio CXP Representando al equipo de
finanzas Diana Laureano Manuel Hernández
Pagos MOCSA
Agentes Aduanales (SAMSA y MOCSA)
Oficina Santa Fe (MONPRO) Alma Lilia Vargas
Oficina Santa Fe y Macro centro (SAMSA)
Pagos outsourcing (Adecco, Agropower, Global Outsource) Daniel Aguilar
Planta Nextipac (SAMSA y MONPRO)
Planta Villagrán (SAMSA y MONPRO)
Pagos sitios: San Juan de Abajo, Villa Hidalgo, Sayula, El Tizate (SAMSA y MONPRO)
Proyectos de Ingenieria Maria Teresa Canto
Planta Los Mochis (SAMSA y MONPRO)
Pagos Fletes (SAMSA y MOCSA)
Pagos de Matamoros y Tlajomulco (SAMSA y MONPRO)
Proveedores extranjeros
Intercompañias material (SAMSA, MOCSA, SEMINIS 4570, COLOMBIA y VENEZUELA) Anel Villalobos
SEMINIS (Santa Fe, San Quintín, Chiapas y Culiacán)
ANDINO (Colombia y Venezuela) Martha Bringas
Altas de Proveedores
CAMCA (Guatemala, El Salvador y Nicaragua)
Monsanto Honduras
Monsanto de Guatemala el error es "pedido excedido" el error es
"falta autorización" el error es
"error al contab." el error es
"la OC no ha sido liberada" el error es
"aparece borrada" el error es
"cuenta de mayor no creada"
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