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PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

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alejandra castillo medina

on 26 May 2016

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Transcript of PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

ADMINISTRACION
TRADICIONAL

Se derivó de la necesidad de conocer y responsabilizar al personal respecto a sus niveles y áreas, y de que tenga mayor conciencia de lo que debe desarrollar.
REQUISITOS
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de que la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona. Esta participación motiva al personal
CLASIFICACIÓN
Por su Finalidad:
OBJETIVOS
GENERALES
UNIVERSIDAD MICHOACANA DE
SAN NICOLAS DE HIDALGO
PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD
PRESUPUESTOS I
Alejandra Castillo Medina
Areli Yaret Nieto Nolasco
Marlen Berenice León García
Grisel García Armenta
Brenda Karina Tapia Martínez
Gisela Arévalo Delgado
ANTECEDENTES
Es una técnica de planeación, dirección y control, respecto a la predeterminación de cifras financieras, condiciones de operación y de resultados, encaminada a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide la entidad
Expresa el costo pronosticado de las funciones del empleado o funcionario, así como expresa los méritos o la desviación en la contribución para aumentar los ingresos, reducir los costos, aumentar la eficiencia y alcanzar los objetivos institucionales, departamentales y específicos.
CONTABILIDAD POR AREAS
DE RESPONSABILIDAD
A diferencia de la contabilidad tradicional, busca identificar los ingresos y los costos con los niveles y las áreas funcionales en que se divide una entidad, para medir la actuación de los funcionarios responsables de dichas divisiones.
Para que se pueda dar este tipo de
Contabilidad es necesario que:
 Determinar los objetivos institucionales, organizacionales, departamentales, a corto y largo plazo.
 Un estudio de las necesidades funcionales.
 Se han fijado jerarquías para delimitar la autoridad.
 Designacion deresponsabilidades y se definicion de obligaciones.

Eficiencia

Rendimiento
Su objetivo especifico, es el de ejercer control sobre los costos, las operaciones, y la eficiencia imputable a los funcionarios, en términos individuales.
CARACTERISTICAS
a) Motiva
b) Ejerce control positivo, y comunicación con y entre los empleados.
c) Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, evitando responsabilidades ocultas.
d) Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan.
MIDE Y CONTROLA:
1. La efectividad de las utilidades.
2. La eficiencia de las ventas
3. La productividad
4. La eficiencia de cada departamento y su personal
5. El tiempo perdido y los descuidos
6. El material o los productos desperdiciados.
7. La rotación y el ausentismo del persona
8. El número de accidentes
9. El nivel de cooperación interdepartamental
10. Los gastos innecesarios

CUANTIFICACIÓN
En términos de:
Moneda
Tiempo
Unidades de producción
Relaciones y Proporciones
Margenes de contribución
Estadística
Índices de crecimiento y otras aplicaciones en su caso.

Clasificación de Objetivos atendiendo a:
A) SU IMPORTANCIA
B) POR LA POSICION QUE SE ADOPTE
C) POR SU INCIDENCIA
D) POR SU FUNCION
Para el presupuesto se debe considerar para la etapa de previsión, hasta el control, los objetivos Institucionales y los de área.
Los objetivos en general del Presupuesto
por Áreas Y Niveles de Responsabilidad son:
A)
Pronosticar cifras, condiciones de operación resultados, en términos de responsabilidad.

B)
Medir y promover la eficiencia.

C)
Motivar al personal al mejor desempeño.

D)
Hacer ver méritos y fallas.

E)
Ayudar a los interesados, a lograr sus objetivos



F)
Guiar en su función a los responsables de área.

G)
Coordinar funciones, niveles y áreas.

H)
Controlar los ingresos y costos

I)
Apoyar y dar elemento suficiente a la dirección, en la toma de decisiones, además a la previsión, la planeación, la organización, la coordinación y la integración, la dirección, el control.
HERRAMIENTA DEL
CONTROL INTERNO
El presupuesto se implanta para controlar:
A. A los individuos responsables del área y según su nivel.
B. Los costos, las operaciones, la eficiencia que generan y desempeñan los individuos responsables; ya que con su actividad los determina.
C. Los objetivos institucionales así, no serán manipulados por alcanzar los personales.
D. La coordinación e integración de las actividades de los responsables de los niveles y las áreas.

A) Organizacionales
B) Operacionales
ORGANIZACIONALES
División funcional
secciona el presupuesto en el numero de partes en funcion del numero de responsables con autoridad precisa e individual existan, de tal forma que cada área y nivel de responsabilidad, sean controlados por un presupuesto específico.
Los presupuestos se elaboran del primero al cuarto nivel de responsabilidad, para toda un área funcional .
Entonces existen los siguientes niveles jerárquicos
1°. Nivel Gerencia General
2º. Nivel Gerencias Funcionales
3°. Nivel Jefes de Departamento.
4º. Nivel Supervisores.

Con una división como esta la compañía puede lograr en control interno que necesita


Autoridad
A los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para actuar, además de la que se tendían que ganar ellos, pues no basta con delegarla para que se ejerza.
Responsabilidad
Es responsabilidad de todas las áreas, alcanzar los objetivos institucionales. Las discrepancias entre lo presupuestado y lo realizado darán el parámetro que indica en qué grado se ha cumplido con las responsabilidades.
Responsabilidad por costos controlables y no controlables.
Los primeros son los que el encargado puede regular; pero hay otros inherentes a su área, que no dependen de su actuación, estos últimos pueden ser: amortizaciones, depreciaciones, rentas, etc.
Responsabilidad por niveles estructurales
°PRIMER NIVEL

°SEGUNDO NIVEL

°TERCER NIVEL

°CUARTO NIVEL

Obligaciones de los responsables
• Elaborar su presupuesto.
• Registrar lo presupuestado y lo realizado para obtener desviaciones y variaciones, inmediatamente.
• Diseñar los documentos informativos.

Responsabilidad por área
Los niveles funcionales tienen responsabilidad global, las áreas funcionales por los costos que autoricen.
OPERACIONALES
Los presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad deben operar dentro de un mecanismo contable (contabilidad por áreas de responsabilidad), para que sean fácilmente comprobables, con el fin de cortejarlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones y corregirlas.
es indispensable:
b) Que en la entidad funcione el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad.
c) Dar a entender el plan presupuestal.
d) Que exista un manual e instructivo de control presupuestal.
e) Que se tenga una metodología de información, para realizar estadísticas.
f) Que cuente con experiencia de presupuesto tradicional

MECANICA DE ELABORACIÓN
1.- Se hará un organigrama donde se codifiquen las áreas y niveles de responsabilidad
2.- Se diseñaran los documentos necesarios
3.- Con la ayuda del Manual, los responsables de las áreas funcionales, formularan su propio presupuesto

4.- Después de su revisión, corrección, y aprobación volverán a cada área y nivel, para iniciar el control presupuestal, al principio del periodo presupuesto.
EJECUCIÓN
A) Usar un registro auxiliar de gastos por área y por nivel, a cargo de un responsable, para control.
B) Predeterminar semanal, mensual o anualmente, los Informes-Responsabilidad Presupuestos, el importe de los ingresos o costos, para una vez realizados, obtener las variaciones o desviaciones según sea el caso.
C) Al finalizar el periodo presupuestal se elaboraran los informes por el Costo de Producción y Costo de Producción de lo Vendido, el de Resultados y si es posible la Posición Financiera por Áreas y Niveles de Responsabilidad.
INFORMES DE ACTUACIÓN
Los Informes, Informes-Responsabilidad, o Costo-Responsabilidad, presupuestos, deberán pronosticar datos:
A. Exclusivos del área a cargo y necesarios.
B. Sencillos de entender.
C. Elaborados periódica y oportunamente
D. Que contribuyan a la elaboración de estadísticas.


E. Comparables con los históricos.
F. En términos comparables con otras áreas y niveles.
G. Que ayuden a hacer gráficas, que reflejen el comportamiento y la actuación del área, nivel y su responsable, para comparar con otras áreas en los términos que sea posible.


RESULTADOS

Evitar que al hacer las comparaciones entre lo realizado y lo presupuestado, aparezcan variaciones o desviaciones que podrían llevar a conclusiones irreales. Seguir los lineamientos y en condiciones de ser alcanzables los resultados tener buenas conclusiones para la mejor toma de decisiones.
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