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Cierre del Proyecto

Formulación de Proyectos
by

Denise Valdez

on 8 March 2015

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Transcript of Cierre del Proyecto

El proceso interno o administrativo incluye:
A continuación un modelo de encuesta de cierre administrativo de un proyecto de consultoría:
Este procedimiento suministra una metodología paso a paso para el cierre administrativo, que comprende:
Cierre contractual del proyecto (cierre externo)
La persona responsable de la administración contractual debe comunicar formalmente al cliente que el contrato ha finalizado. Los requisitos para la aceptación formal y el cierre, por lo general, están definidos en el contrato.

Carrera de Administración y Gestión de la Educación



INTEGRACION, CONTROL Y CIERRE DE UN PROYECTO
Introducción
El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto.

(Guía PMbok, 2004:73).

La naturaleza integradora de los proyectos y de la dirección de proyectos puede comprenderse mejor si pensamos en las demás actividades que se llevan a cabo al realizar un proyecto.

El proceso Cerrar Proyecto supone realizar la parte de cierre del proyecto del plan de gestión, asimismo puede darse un cierre administrativo o un cierre contractual del proyecto. Completándose dichos procesos se prosigue a la aceptación formal y entrega del producto, servicio o resultado final que el proyecto esté autorizado a producir.

Procesos De Integración Del Proyecto
El Área de Conocimiento de Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.
Según las guías del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), se distinguen siete procesos de gestión para la integración del proyecto.
Procesos
Desarrollar Acta de constitución del Proyecto

Desarrollar el Enunciado del Alcance Preliminar

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

Realizar el Control integrado de cambios

Cerrar el proyecto o fase

Unificando los distintos planes integrados en el triangulo de triple restricción.
Tiempo
Calidad
Costo
Alcance
RRHH Comunicaciones
Adquisición
Riesgos
Alcance
Tiempo
Costos
Adquisiciones y Riesgos
Recursos Humanos
Comunicaciones
Integración del proyecto
Calidad
Implementación del Plan Del Proyecto
Para llevar a cabo la implementación del plan del proyecto es necesario que los responsables de cada actividad dispongan en tiempo y forma de su respectivo plan de trabajo. Como ser el Plan de administración del alcance, plan de gestión de riesgo u otros planes.
Para llevar a cabo la implementación del plan del proyecto es necesario que los responsables de cada actividad dispongan en tiempo y forma de su respectivo plan de trabajo. Como ser el Plan de administración del alcance, plan de gestión de riesgo u otros planes.
Herramientas para implementar El Plan
Una de las herramientas esenciales para implementar el plan del proyecto se basa, simplemente, en las habilidades gerenciales y técnicas del director del proyecto y de los miembros del equipo de trabajo.

Comunicación Efectiva: intercambio de información


Liderazgo: desarrollar una visión y una estrategia, y motivar a las personas a lograr esa visión y estrategia

Negociación y gestión de conflictos: Consultar con los demás para ponerse de acuerdo o llegar a acuerdos con ellos.

Conocimientos técnicos del producto.

De la misma forma es necesario un sistema de autorización de trabajo, que se encuentra dentro de los factores ambientales de la Empresa, consistente en una autorización escrita para comenzar a trabajar en una actividad específica.
Una vez que se implementa el plan del proyecto de puede detectar si es necesario realizar algún cambio en el plan. A menudo estos requerimientos de cambio son identificados mientras las actividades del proyecto se están llevando a cabo.

Sistema de control de cambios /change control system
La clave para el control de cambios efectivo es medir el progreso real, compararlo con el planeado y tomar de inmediato las acciones correctivas necesarias, incluidas las medidas por las cuales se modificarán las normas, políticas, planes y procedimientos oficiales de la compañía, o cualquier otro documento del proyecto, y cómo se aprobará y validará cualquier tipo de cambio.
Todo cambio solicitado documentado debe ser aceptado o rechazado por alguna autoridad dentro del equipo de dirección del proyecto o una organización externa que represente al iniciador, al patrocinador o al cliente.
 
Otros resultados importantes del control de cambios son las acciones correctivas y las lecciones aprendidas

Una acción correctiva es todo aquello que se hace para alinear el rendimiento futuro esperado del cronograma del proyecto con la línea base del cronograma del proyecto aprobada

Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pasen a formar parte de las bases de datos históricas tanto del proyecto como de la organización ejecutante. Las lecciones aprendidas podrían incluir estimaciones de costes obtenidas en proyectos anteriores similares en alcance y tamaño.

Formato de Lecciones aprendidas
Cierre Administrativo Vs Cierre Contractual
En la etapa de cierre se deberán presentar las conclusiones, ya sean buenas o malas.

El cierre administrativo describe todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades relacionados con los miembros del equipo del proyecto y de los demás interesados También incluye las actividades integradas requeridas para recopilar los registros del proyecto, analizar el éxito o el fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto, para su uso futuro por parte de la organización.

La mayoría de los proyectos deben terminar tan pronto como se alcancen las metas o se llegue a un punto en el que se reconozca la imposibilidad de tener éxito.

Acciones y actividades para definir los requisitos de aprobación de los interesados para los cambios y todos los niveles de productos entregables

Acciones y actividades necesarias para confirmar que el proyecto ha cumplido con todos los requisitos del patrocinador, del cliente y de los demás interesados


Acciones y actividades necesarias para cumplir con los criterios de conclusión o salida del proyecto.



Recolectar antecedentes

Asegurar que el proyecto cumpla con el alcance preestablecido

Evaluar el éxito o fracaso del proyecto

Aprender lecciones

Archivar la información para utilizarla en otros proyectos futuros

Otro Modelo
El cierre contractual del proyecto involucra la verificación del producto para controlar que se ha completado acorde a los requerimientos del cliente.

Los términos y condiciones del contrato podrían prescribir los procedimientos específicos para el cierre contractual.

La herramienta fundamental del cierre contractual es la auditoría del abastecimiento, que incluye es una revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones hasta la Administración del Contrato.



El objetivo de una auditoría de adquisición o de abastecimiento es identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos de adquisición en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la organización ejecutante.
A continuación se presenta un modelo de encuesta de cierre contractual de un proyecto de consultoría:
Otro modelo
1. “Una señora puede gestar y alumbrar a un bebe en nueve meses, pero nueve señoras no pueden gestar y alumbrar a un bebe en un mes”
2. “El mismo trabajo bajo las mismas condiciones será estimado en forma distinta por 10 estimadores diferentes o por un solo estimador en 10 oportunidades distintas”
3. “Las condiciones que rodearon una promesa se olvidan fácilmente, la promesa se recordará para siempre”.
4. “Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver problemas, y la gran mayoría de estas crea más problemas de los que puede resolver”.
5. “Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a que acepte una fecha de entrega absurda, pero no puedes obligarlos a que realmente la cumplan”.
6. “Puedes congelar las especificaciones que negociaste con los usuarios pero no puedes congelar sus expectativas”.

Conclusiones
Proverbios del Planeamiento del Project Management

Gestión de Integración del Proyecto
Integración de Procesos
Gracias por su
atención
Formulación de Proyectos en Educación
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