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Outils Gestion de projets

Exercice Julien, Brandan, William
by

william patino

on 5 December 2013

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Transcript of Outils Gestion de projets

PROJET D'IMPLEMENTATION D'UN OUTILS DE GESTION DE PROJETS
A LA SNCF

Les besoins
Cas n°1
Réaliser un état des lieux
Analyse des processus
Interaction entre sections/ division
Interview du directeur de département/chefs de divisions /chefs de sections/chef de projets
Création d'un groupe d'utilisateurs volontaires afin d'avoir au mieux la vision du terrain
et développer l'implication et l'intérêt pour le projet


1- Comment collecter les attentes en terme d'outil de gestion de
projet ? Identifier les acteurs et les contributeurs?
Contexte
Entreprise SNCF
Département de Traction électrique
4 divisions organisées en bureau d'études
Travail d'études, pas de réalisation
Fonctionnant en multi-projets et multi-métiers
500 projets par an
Vie des projets : 1 mois à 1 an
budget des projets : 10kE à 200kE
5 à 6 ressources par projets
100 employés dont
12 chefs de projets
5 managers
Experts et Techniciens

2- Comment faire une interview utilisateur pertinante ? Simulation
d'une interview (chef de projet, responsable communication,
directeur société, responsable des achats,...)
Le CDP mettra à jour l'outil
Planning total : 6 mois
Recueil du besoin : 1 mois
Liste des solutions : 2 sem
Choix de la solution : 2 sem
Déploiement : 4 mois
3- Identifier les différentes contraintes ?
Lister l'ensemble des solutions
Exclure les solutions qui ne répondent pas aux critères d'exclusions
Choisir la solution la plus adaptée via au choix :
Méthode analytique des tris croisés
Tableau multicritères pondérés
4- Quelle méthode utiliseriez-vous pour évaluer les différentes solutions possibles ?
Préparation d'un mail de rendez-vous
Définir l'introduction de mise en situation
Rappeler le contexte (choix de la personne) puis les étapes du projet et les dates de livrables
Donner un fils conducteur ( l'énnoncé du projet)
utilisation de l'entonnoir, questions ouverte vers questions fermées, reformuler pour la validation
Démarrer le questionnaire
Rechercher l'approbation
Pratiquer les 5 pourquoi
Avoir un temps de rédaction pour le compte rendu,( après la réunion)
Éviter les interviews à plusieurs ou bien définir les rôles
Questionnaire
Quel est l'état actuel des choses ?
Qu'est-ce qui vous gènes dans l'état actuel des choses ?
Qu'est ce que vous attendez de la mise en place d'un nouvelle outil ?
Y-a-t-il eu auparavant des projets similaires ?
Disposez-vous actuellement d'outils ?
Quels seront les utilisateurs finaux de l'outil, quel est leur nombre ?
L'outil devra-t-il s'interfacer avec le SI en place ?
Identifier les différents
critères de sélection de votre outil de gestion de projet ?
Budget
Ergonomie, facilité d'utilisation
Périmètre d'utilisateur
Transversalité de l'utilisation
Durée de déploiement
Existence de formation
Facilité de développement
Facilité de maintenance

Permettre un choix objectif
Permettre la négociation, la communication autour du choix
Quantifier
Sélectionner le produit le plus approprié aux besoins
Avantages des méthodes
Les solutions
Cas n°2
x CA PPM CLARITY
x COMPUWARE CHANGEPOINT
HP PPM CENTER
MS PROJECT 2010
MS PROJECT SERVER
ORACLE PRIMAVERA P6 ENTREPRISE PPM
PLANISWARE
x PLANVIEW ENTERPRISE
SAP BUSINESS SUITE 7
SAP RPM 4.5
SAP cProjects 4.5
PSNEXT SCIFORMA

1- Identifier les différents outils de gestion de projet et de gestion multi-projet.
2- Comment collecter les informations sur les outils de gestion de projet et les fournisseurs de ces solutions ?
3- Préparer et réaliser une interview d'un fournisseur d'outil de
gestion de projet ? (30min).
4- Classer et organiser les différentes fonctionnalités des produits ?
(en reprenant par exemple la classification PMBOK)
Faire un état de l'art :
GARTNER.com
CXP.fr
Logicielsgestionprojet.fr
...
Consolider, en se rendant sur les pages de chaque éditeur




Evaluer les fonctionnalités de chaque logiciel
Envoi d'un mail de prise de RDV + questionnaire sur le produit
Poser le contexte puis les étapes du projet et les dates de livrables
Utilisation de l'entonnoir, questions ouverte vers
questions fermées
, reformuler pour la validation
Ne pas donner le nom des produits en concurrence
Éviter les interviews à plusieurs ou bien définir les rôles
Même si nous ne sommes pas décideur financier obtenir un ordre d'idée du budget
Démarrer le questionnaire
Ne pas donner le nom du supérieur
Etre intègre et le faire savoir
Questionnaire
Pouvez-vous nous présenter votre entreprise
Pouvez-vous nous présenter le logiciel ?
Quel est le délais de mise en place
Quel est le coût ? Coût de maintenance ?
Suivi possible sur chaque projet micro et macro des coût, délais, ressources, charges de travail, avancement, indicateurs, collaboratif,
Fournissez-vous l'intégration ?
Séances de formations pour les CdP et pour les CdeDivision
Avez-vous déjà eu un cas similaire ?
Le choix
Cas n°3
1- Comment constituer une short-list d'outil à partir des premières étapes ?Quelle va être votre méthode ?

2- Par rapport à cette étape de Choix, Faire un SWOT (Forces,
Faiblesses, Opportunités, Menaces) sur cette étape clef du projet (SWOT de l'étape de choix et pas du produit/ contexte choisi
3- Comment choisir le produit final ? Décrire les différentes actions
qui vont nous permettre d'aboutir au choix.

4- Comment finaliser ce choix ? Négociation ? Etablissement du
contrat (licence, intégration, maintenance)

1.Definir les critères d'exclusion
2. Éliminer les solutions en respectant pas ces critères
3. S'appuyer sur un retour d'expérience
4. Affiner les critères de sélection


SWOT
METHODOLOGIE
DE CHOIX
FORCES
FAIBLESSES
MENACES
OPPORTUNITES
Objectivité
Méthode analytique
Facilité à argumenter le choix
La qualité du choix final dépend de l'exhaustivité des produits initiaux
Valable à un instant t
arriver a trouver la bonne solution par rapport au besoin
1. Recherche sur Internet des outils disponibles
2. Réaliser une recherche exhaustives des fonctionnalités de chaque produit
3. Formaliser une basse de donnée en organisant chaque produit vs l' éditeur et les fonctionnalités principaux
4. Classer les produits en fonction du domaine d' applications du PMBOK

Le déploiement
Cas n°4
1- Quelles sont les différentes stratégies de déploiement pour un projet d'intégration d'un outil de gestion de projet ?
2- Quels sont les avantages et inconvénients des différentes
solutions de déploiement ?
3- Société développant des prototypes (recherche appliquée) : Quelle stratégie de déploiement la plus pertinente dans le cadre suivant : 10 projets de taille variable (5 à 35h/j), 4 services concernés (direction, communication, production, conception), 4 fonctions à déployer (suivi des charges, suivi des coûts, suivi des délais, gestion documentaire) ? Pourquoi ?
4- Construire le plan de déploiement de la solution retenue.
1. Déploiement service par service (pilotes)
2. Déploiement par module
3. Former des key users VS formation globale (ateliers, cours, ...)
4. Rester à l'écoute des utilisateurs et savoir adapter son planning


1. Déterminer une pondération pour chaque critère à l'aide de la méthode de tris croisés en fonction des besoins de l'entreprise
2. Individuellement chaque membre de l'équipe réalise une évaluation de chaque outil en donnant des points sur une échelle de 1 (faible) à 5 (fort) par critère
3. Faire la moyenne des notes, en multipliant les points par la pondération définie
4. l'outil qui obtiens la meilleur note sera la choisi pour l' équipe
Demande de devis
POC
Présenter le contenu de son étude à sa direction et donner une recommandation sur l'un des outils
Rédaction/relecture du contrat avec un juriste
Négociation entre le service achat et les fournisseurs
Démontrer son sérieux et sa logique de sélection
1. Déploiement service par service (pilotes)
+ : En cas de problème groupe restreint d'utilisateur impactés, Facilité de déploiement, validation et acceptation des utilisateurs
- : Délais de déploiement plus long
2. Déploiement par module
+ : Changement moins brutal, identification plus facile des modules non compatible avec le SI en place, Facilité de déploiement, validation et acceptation des utilisateurs
- : Délais de déploiement plus long
3. Former des key users VS formation globale (ateliers, cours, ...)
+ : Relais de l'information, continuité du savoir faire, acceptation des utilisateurs
- : Temps et coût de formation
4. Rester à l'écoute des utilisateurs et savoir adapter son planning
+ : S'adapter
- : Temps et écoute

Déploiement sectorisé
1. Communication
2. Direction
3. Conception
4. Production
Déploiement par fonction
1. Suivi des charges
2. Suivi des délais
3. Suivi des coûts
4. Gestion documentaire
Dans un premier temps utiliser le nouvel outils dans les petits et moyens projets non stratégiques, afin de gagner en expérience et diminuer les risques
Avec l'expérience, réajuster et appliquer aux plus gros projets
Faites nous confiance !
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