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CONTABILIDAD GENERAL

Libro practico de contabilidad general
by

JUNIOR VERA

on 17 October 2012

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LIBRO PRACTICO SOBRE CONTABILIDAD GENERAL Objetivos del Módulo Introducción El presente libro tiene como objetivo específico facilitar el aprendizaje en la asignatura de Contabilidad General, para ello se ha diseñado en capítulos, los cuales contienen ejercicios resueltos, ejercicios para desarrollar en clase y el proceso de retroalimentación por parte del estudiante. El primer capítulo agrupa en los aspectos generales de la contabilidad, como base para el desarrollo de la asignatura. PRIMER CAPITULO El segundo capítulo contiene las cuentas con mayor manejo, el concepto, la dinámica y como se agrupan de acuerdo a la clase a la cual pertenecen. SEGUNDO CAPITULO El tercer capítulo desarrolla ejercicios prácticos, el manejo de los asientos contables, los saldos en cuentas T y el Balance de Prueba. TERCER CAPITULO El cuarto capítulo presenta las normas vigentes de IVA y retención en la fuente, e igual que los capítulos anteriores contiene ejercicios prácticos sobre el tema, elaboración de asientos contables, saldos en cuentas T y Balance de Prueba. CUARTO CAPITULO El quinto capítulo presenta las normas vigentes en la legislación laboral, contiene ejercicios prácticos sobre el tema. QUINTO CAPITULO El sexto capítulo presenta los métodos de valorización de inventarios, los sistemas de inventario y ejercicios prácticos. SEXTO CAPITULO El séptimo capítulo contiene los ajustes ordinarios y la hoja de trabajo, e incluye ejercicios prácticos. SEPTIMO CAPITULO DOC: SANDRA ANDREA SANABRIA AVELLANEDA CAPITULOS: CAPITULO 1:
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD GENERAL LA EMPRESA

La empresa es una entidad económica organizada, formada por personas, capital y trabajo, factores que se reúnen para la producción, transformación, distribución, administración de bienes o para la prestación de un servicio, a través de uno o más establecimientos de comercio, con el ánimo de generar utilidades y distribuirlas entre las personas que la integran. FACTORES PARA QUE UNA EMPRESA PUEDA REALIZAR SU ACTIVIDAD:

Es el talento humano con que cuenta la empresa, conformado por las personas que ocupan los diferentes cargos dentro de la organización, como los administradores, los empleados, los directores. A. PERSONAS Identificado por los aportes que hacen los propietarios (o) de la empresa, el cual puede estar representado en dinero en efectivo, bienes como los muebles y enseres, maquinaria y equipo, inventario de mercancías entre otros, bienes de carácter tangible. B. CAPITAL Es el esfuerzo físico e intelectual que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, en cualquiera de sus áreas, ya sea en la producción, en la dirección, en la prestación de un servicio. C. TRABAJO DENOMINACION DE LAS EMPRESAS Es el nombre mercantil con el cual una empresa inscribe en la Cámara de Comercio la actividad económica de una persona natural o jurídica. Se recomienda que la razón social se relacione con su objeto, ya que va permitir un mayor reconocimiento en el mercado. Ejemplo: Mercados de Familia S. A. A. Razón social Es el nombre con que el establecimiento de comercio se da a conocer al público, generalmente es una abreviatura de la razón social.
Ejemplo: Mercadefam B. Nombre Comercial de las Empresas Es un símbolo que identifica gráfica o visualmente a una empresa con el ánimo de hacerse conocer y destacarse fácilmente en su entorno, como las anteriores el logo también debe relacionarse con su objeto para facilitar su reconocimiento e identidad en el medio. C. Logotipo de una empresa CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS Según su objetivo Comprende aquellas empresas que pretenden con el desarrollo de su objeto social obtener utilidades para distribuirlas entre sus socios o aumentar su capital como es el caso de las personas naturales.

En las personas naturales, estas capitalizan su utilidad y lo que realizan son retiros en cabeza del capital. Ejemplo: Sociedades comerciales, sector financiero, el mercado cambiario, las empresas de personas naturales. A. Con ánimo de lucro Son aquellas que fundamentan su objeto social en prestar un servicio a la comunidad, si bien es cierto que también generan utilidades mediante la explotación del objeto social, estas utilidades no son distribuidas, sino por el contrario son reinvertidas dentro del mismo objeto social. Ejemplo: El sector cooperativo, las cajas de compensación familiar, las organizaciones no gubernamentales. B. Sin ánimo de lucro Con el desarrollo del objeto social pretenden una utilidad, pero de acuerdo a la ley no se encuentran legalmente constituidas. Ejemplo: Consorcios, las uniones temporales. C. Otras Según su actividad económica Son aquellas empresas que producen bienes agrícolas y pecuarios en grandes cantidades.
Ejemplo: avícolas, porcinas, cultivos. A. Agropecuarias B . Mineras Su objeto es la explotaron de los productos del subsuelo.
Ejemplo: petroleras, piedras preciosas. Son aquellas que adquieren una materia prima, la procesan y venden un nuevo producto terminado para la venta.
Ejemplo: confecciones, productoras de alimentos procesados como las carnes frías. C . Industrial Estas adquieren un producto terminado y lo venden, es decir que no sufre ningún cambio. Ejemplo: Distribuidora de calzado, supermercados. D. Comerciales Buscan prestar un servicio a la comunidad, por lo general son de carácter intangibles. Ejemplo: servicios públicos, médicos, seguros entre otros. E. De servicios Según la procedencia de capital Son aquellas que sus aportes provienen de los particulares. Ejemplo: una empresa familiar, un centro recreacional privado. A. Privadas Sus aportes provienen de fondos del estado. Ejemplo: hospitales departamentales, instituciones de educación oficial. B. Oficiales o Públicas Sus aportes provienen por parte de los particulares y por parte del estado. Ejemplo: universidades semioficiales. C. Economía Mixta Según el número de propietarios Son empresas de un solo propietario. Reciben el nombre de empresas de propietario único. A. Personas naturales Son empresas de un solo varios propietarios, pero se regulan por las normas de una sociedad anónima. B. (S. A. S.) Son aquellas que se conforman por dos o más personas llamadas socios. C. Sociedades Según el tamaño Empresas con más de 10 trabajadores cuyos activos totales no excedan los 501 salarios mínimos legales vigentes. A. Microempresas Empresas con trabajadores entre 11 y 50, cuyos activos totales deben estar entre los 501 y 5001 salarios mínimos legales vigentes. B. Pequeñas Empresas con trabajadores entre 51 y 200, cuyos activos totales deben estar entre los 5001 y 15000 salarios mínimos legales vigentes. C. Medianas Empresas con más de 200 trabajadores, cuyos activos totales deben superan los 15.000 salarios mínimos legales vigentes. D. Grandes LA EMPRESA CLASIFICACION DE LAS PERSONAS Son todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. A. Persona natural Es una persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones por medio de un representante legal. B. Persona jurídica LAS SOCIEDADES Es aquel por medio del cual dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. Las personas agrupadas por medio de un contrato de sociedad se llaman socios. A. Contrato de Sociedad La escritura de constitución es la legalización del contrato de sociedad mediante escritura pública, en la cual se expresará: B. Escritura de constitución de una sociedad El nombre y domicilio de las personas que intervienen como otorgantes.
Cuando se trate de Personas naturales se debe indicar su nacionalidad, identificación legal; en el caso de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de donde se deriva su existencia. La clase y tipo de sociedad que se constituye, el nombre de la misma con forme al tipo de Sociedad. El domicilio de la sociedad, sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución.
El objeto social o actividad del negocio o sociedad, enunciando en forma clara y precisa las diferentes actividades primarias y secundarias. En las sociedades por acciones se deberá estipular la clase, valor nominal de las acciones representativas de capital, la forma y términos en que deberán:
La forma de administración de los negocios, con indicaciones de facultades y limitaciones del Administrador, y de las que se reserven los asociados, las asambleas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad.
La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones Ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia. C. Tipos de Sociedad Sociedad Colectiva : Responsabilidad
solidaria e ilimitada

Sociedad En Comandita : Responsabilidad
solidaria e ilimitada

Sociedad Limitada : Responsabilidad
hasta el monto de sus aportes

Sociedad Anónima : Responsabilidad
hasta el monto de sus acciones COMERCIANTES A. Concepto Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.
La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta personal. Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:

Cuando se halla inscrita en el registro mercantil.
Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto al público.
Cuando se anuncie al público como comerciante por cualquier medio. B. ¿Quiénes son comerciantes? C. Obligaciones de los comerciantes Matricularse en el registro mercantil

Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales

Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades

Abstenerse de ejecutar competencia desleal D. Trámites legales del comerciante El RUT ante la DIAN
La matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio
La matrícula de industria y comercio ante la tesorería municipal
La patente de sanidad expedida por la secretaría de salud pública
El certificado del cuerpo de bomberos
Los certificados expedidos por las oficinas de planeación municipal y de obras públicas, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante
El paz y salvo de Sayco y Acinpro El R.U.T. es el registro único tributario, es el número de identificación tributaria, asignado por la DIAN para identificar a las empresas.

Sayco y Acinpro, es la entidad que regula el pago de los derechos de autor, para aquellas empresas que utilicen la música como parte de la explotación de su objeto social deberá cancelar dichos derechos ante ésta entidad. La DIAN, es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, entidad del estado encargada de velar por el cumplimiento de las normas tributarias de las empresas ante el Estado. E). El R. U. T. Es el mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a:
Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes y declarantes del impuesto sobre la renta.
No contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.
Responsables del régimen común
Los pertenecientes al régimen simplificado
Los agentes retenedores Los importadores, exportadores y demás usuarios aduanero.Los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN.
El NIT constituye el Número de Identificación Tributaria de los inscritos en el RUT. F. Aspectos Legales Todo comerciante debe tener en cuenta:

Conformar los libros, registros contables, inventarios y estados financieros de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Todos los libros deben llevarse en el domicilio del comerciante.
Los comprobantes y asientos deben tener el debido soporte contable. G. Registro de libros Todo comerciante debe llevar libros de contabilidad
En la Cámara de Comercio debe registrarse los libros de contabilidad
Los libros deben estar foliados por la Cámara de Comercio
Los archivos deben conservarse archivados en orden Son libros obligatorios:
Libro Diario, Libro Mayor y Balances, Libro Inventario y Balance.
Otros libros que el ente económico debe llevar son: Libro de Acta de Socios, (en el caso de las sociedades) Libro de Acta de Asambleas y Libros Auxiliares (caja,bancos, proveedores……) H. Prohibiciones En los libros de comercio se prohíbe:
Alterar en los asientos la fecha de las operaciones
Dejar espacios que faciliten adiciones
Hacer raspaduras, correcciones en los asientos (en caso de errores y omisiones debe realizarse un nuevo asiento) Borrar, tachar en parte o todo los asientos Arrancar hojas, alterar el orden LA CONTABILIDAD CONTABILIDAD Permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.
También puede definirse la contabilidad como la ciencia exacta y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. Necesidad contable La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo del negocio. Objetivos de la contabilidad Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.

Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa Llevar un control de los ingresos y egresos Facilitar la planeación, ya que no sólo da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable Servir de fuente fidedigna de información ante terceros (proveedores, bancos, Estado) Campos de acción de la contabilidad La contabilidad tiene un campo de acción muy amplio, la contabilidad de acuerdo al sector en que se aplique puede ser: Contabilidad oficial : Aplica en las entidades del estado

Contabilidad de servicios : Para empresas dedicadas a la prestación de servicios Contabilidad comercial : Para empresas dedicadas a la compra y venta de productos o Mercancía

Contabilidad de costos : Para empresas que compran materia prima, la procesan y la convierten en un nuevo producto disponible para la venta Cualidades de la información contable Comprensible : Clara y fácil de entender

Útil : Cuando es confiable y oportuna

Confiable : Cuando representa fielmente los hechos económicos

Comparable : Cuando se prepara sobre bases uniformes Principios de la contabilidad generalmente aceptados De conformidad con el artículo 6 de la Ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Normas básicas de contabilidad Las normas básicas de contabilidad son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones, que fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que ésta goce de las cualidades de la información contable. Ente económico: Es la empresa, puede ser individual (persona natural) o colectivo personas jurídicas)

Continuidad o empresa en marcha: Los hechos económicos deben contabilizarse bajo la premisa de que la empresa continuará. En caso de que la empresa no vaya a continuar la información contable debe expresarlo. Causación: Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período con el cual se relacionan.

Materialidad: Los hechos económicos deben presentarse cuando afectan o alterar los Estados Financieros.

Prudencia: Se debe tener en cuenta de no sobreestimar los activos y los ingresos o de subestimar los pasivos y los gastos. Unidad de medida: Deben reconocerse en una sola medida de moneda funcional. Para el caso de Colombia, debe estar expresada en el peso colombiano.

Periodo contable: Por lo menos una vez al año con corte a Diciembre 31 las empresas deben emitir los Estados Financieros.

Valuación o medición: Los hechos económicos deben ser cuantificados, teniendo en cuenta el valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente. Normas técnicas generales de contabilidad Propósito: El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se trasmiten correctamente a los usuarios de la información.

Reconocimiento de los hechos económicos: El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados. Contabilidad de Causación o por acumulación: Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

Medición al valor histórico: Los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesario la norma básica de la prudencia.

Moneda funcional: La moneda funcional en Colombia es el peso. Provisiones y contingencias: Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor reexpresado si fuere el caso, de los activos cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

Clasificación: Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Asignación: Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, reexpresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de asociación.

Diferidos: Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido o perdido. Asientos: Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Existencia: Los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el periodo.

Integridad: Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos. Valuación: Todos los elementos han sido reconocidos por importes apropiados.
Presentación y revelación: Los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.
Cierre contable: Antes de divulgar los estados financieros de fin de período, deben cerrarse las cuentas de resultado. CAPITULO 2
LAS CUENTAS Y SU DINÁMICA LAS CUENTAS Cuenta Cuenta La cuenta es el nombre que recibe una operación comercial para registrar, en forma ordenada las transacciones que realiza una empresa. Los nombres de las cuentas deben ser claros, precisos, identificables, para que por sí mismo muestren lo que representa.
Las cuentas representan las propiedades, derechos, y obligaciones de una empresa en una fecha determinada, así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado. Esquema de la cuenta T Una cuenta T muestra el comportamiento de las cuentas. Se puede representar:

Nombre : Nombre completo de la cuenta
Debe : Lado izquierdo, para registrar los movimientos débitos
Haber : Lado derecho, para registrar los movimientos créditos

DEBE HABER
Debitar Acreditar NOMBRE DE LA CUENTA Registros en la cuenta T Debitar: Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, en el Debe. La suma de todos los valores registrados en la columna del Debe se llama movimientos débitos. Acreditar: Acreditar una cuenta es registrar un valor al lado derecho, es decir, en el Haber. La suma de todos los valores registrados en la columna del Haber se llaman movimientos créditos. Saldo: La diferencia entre la columna del debe y la columna del haber de una misma cuenta se llama saldo

Saldo débito: Cuando la suma del movimiento débito es mayor que la suma del movimiento crédito

Saldo crédito: Cuando la suma del movimiento crédito es mayor que la suma del movimiento débito Saldos en la cuenta T Clasificación, nomenclatura y movimiento de las cuentas De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden. CUENTAS REALES CUENTAS DE ORDEN NOMINALES ACTIVO-PASIVO
Y PATRIMONIO INGRESOS
COSTOS
Y GASTOS DEUDORAS-ACREEDORAS Cuentas reales o de balance Estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades, y las obligaciones; forman parte del Balance General de la empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de: Activo, Pasivo y Patrimonio Activo Representa los bienes y derechos apreciables en dinero de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles, los inmuebles y los vehículos; los derechos, las cuentas por cobrar y los créditos a su favor. Características: Estar en capacidad de generar beneficios o servicios
Estar bajo el control de la empresa
Generar un derecho de reclamación Movimiento de las cuentas del activo Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber, por lo general su saldo es débito. NOMBRE DE LA CUENTA DEL ACTIVO DEBE HABER Nacen y aumenta Disminuyen Saldo Débito Patrimonio Representa los aportes de los dueños o del dueño para constituir la empresa, y además incluye las utilidades, las reservas, las pérdidas, que afectan el patrimonio de la empresa. Características: Esta constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa
Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable Movimiento de las cuentas del patrimonio Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber, disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito. NOMBRE DE LA CUENTA DEL PATRIMONIO DEBE HABER Nacen y Aumentan Disminuyen Saldo Crédito Pasivo Representa las obligaciones contraídas por la empresa, para su cancelación en el futuro. Son las deudas por pagar por cualquier concepto. Características: La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago

Existe una deuda con un beneficio cierto Movimiento de las cuentas del pasivo Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber, disminuyen y se cancelan en el Deber, por lo general su saldo es crédito. NOMBRE DE LA CUENTA DEL PASIVO DEBE HABER
Nacen y aumentan
Disminuyen Saldo Crédito Patrimonio Representa los aportes de los dueños o del dueño para constituir la empresa, y además incluye las utilidades, las reservas, las pérdidas, que afectan el patrimonio de la empresa. Características: Esta constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa
Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable Movimiento de las cuentas del patrimonio Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber, disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito. NOMBRE DE LA CUENTA DEL PATRIMONIO DEBE HABER Disminuyen Nacen y Aumentan Saldo Crédito Cuentas nominales, de resultado o transitorias Estas cuentas tienen origen en las operaciones del negocio. Ocasionan el aumento o disminución del patrimonio. Son transitorias porque su duración esta limitada al ciclo contable, comprendido entre el 1ro. de Enero al 31 de Diciembre, de un mismo año. Estas cuentas representan el resultado de una empresa al final del ejercicio contable, ya que por medio de ellas se conocen las ganancias o pérdidas del ejercicio contable. Está compuesta por los ingresos y egresos (gastos y costos) Ingresos Representa los recursos que obtiene la empresa al explotar su objeto social, ya sea que estos se realicen a crédito o de contado. Están representados por las ventas de mercancías o la prestación de servicios con el ánimo de obtener una ganancia Características: Son susceptibles de generar ganancias Movimiento de las cuentas de ingreso Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber, disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito. NOMBRE DE LA CUENTA DE INGRESO DEBE HABER Disminuyen Nacen y
Aumentan Saldo Crédito Gastos Representa los pagos que debe hacer la empresa para poder explotar su objeto social, como lo son los servicios públicos, los empleados, los impuestos diferentes al IVA, constituyen una disminución de las utilidades por que estos valores no son recuperables Representa los pagos que debe hacer la empresa para poder explotar su objeto social, como lo son los servicios públicos, los empleados, los impuestos diferentes al IVA, constituyen una disminución de las utilidades por que estos valores no son recuperables Gastos Características: Susceptibles de disminuir las utilidades o generar una pérdida
No son recuperables Movimiento de las cuentas de gastos Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber, por lo general su saldo es débito. NOMBRE DE LA CUENTA DE GASTOS DEBE HABER Nacen y aumenta Disminuyen Saldo Débito Costo de Ventas Representa el valor de los artículos adquiridos con el ánimo de ser vendidos (objeto social) Características: Están en capacidad de generar utilidades y son recuperables en el momento de la venta del artículo Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber, por lo general su saldo es débito. NOMBRE DE LA CUENTA DE COSTO DE VENTAS DEBE HABER Nacen y aumenta Disminuyen Saldo Débito Cuentas de Orden Agrupan los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, así como las cuentas que sirven para efectos de control interno o información general, además las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias, se registran los hechos que son inciertos ya sea su recuperación o pago, un ejemplo de estas cuentas es cuando se reciben mercancías en consignación, que al no pertenecer aún a la empresa, se debe reflejar su existencia en éstas cuentas. Cuentas de orden deudoras Los dineros, documentos, y bienes que conforman el grupo de cuentas de Orden Deudora, se manejan como las cuentas del Activo. Cuentas de orden acreedoras Los dineros, documentos, y bienes que conforman el grupo de cuentas de Orden Deudora, se manejan como las cuentas del Pasivo. DESCRIPCION Y DINAMICA DE LAS CUENTAS Descripción y dinámica de las cuentas del activo Caja Representa : Las entradas y salidas de dinero de la empresa.

Se debita por : Ventas de contado, pago de cartera, pagos por préstamos efectuados a los socios o a los trabajadores, por préstamos realizados por los socios
o terceros.

Se acredita por : Compras de contado, pago en efectivo a proveedores, pagos a terceros, por préstamos a los socios o empleados. Bancos Representa : Las entradas y salidas de dinero mediante una entidad o corporación financiera, donde se posee una cuenta corriente, ya sean en moneda nacional o extranjera.

Se debita por : Consignaciones efectuadas directamente por los clientes o por la empresa, por un préstamo otorgado por la entidad donde se tiene la cuenta.

Se acredita por : Los cheques girados, adquisición de chequera, servicios bancarios, intereses por sobregiro, transacciones virtuales. Cuentas de Ahorro Representa : Las entradas y salidas de dinero mediante una entidad o corporación financiera donde se tiene una Cuenta de ahorro, ya sea en moneda nacional o extranjera.

Se debita por : Consignaciones efectuadas directamente por los clientes o por la empresa, por un préstamo otorgado por la entidad donde se tiene la cuenta

Se acredita por : Los retiros, servicios bancarios, pagos a terceros Inversiones Representa : Papeles comerciales como lo son las acciones, los bonos, las cédulas, los certificados, los cuales se pueden convertir nuevamente en dinero y los derechos o propiedades sobre otras empresas.

Se debita por : En la adquisición de las acciones, los bonos, las cédulas, los certificados, los CDT`S y los derechos o propiedades sobre otras empresas.

Se acredita por : En la venta de las acciones, los bonos, las cédulas, los Certificados, los CDT`S y los derechos o propiedades sobre otras empresas, cuando se redimen los títulos. Deudores Representa : Las deudas que tienen los terceros a favor de la empresa, las cuales son exigibles de pago, como lo son deudores clientes, anticipo de
impuestos y contribuciones, anticipo a proveedores, cuentas por cobrar a trabajadores, deudores varios, ingresos por cobrar

Se debita por : Ventas a crédito a los clientes, préstamos a los socios o trabajadores, por anticipos a los proveedores, por retefuentes descontadas a favor de la empresa

Se acredita por : Los pagos y devoluciones efectuados por los clientes, socios, trabajadores, cruce con declaración de renta. Deudores Representa : Las deudas que tienen los terceros a favor de la empresa, las cuales son exigibles de pago, como lo son deudores clientes, anticipo de impuestos y contribuciones, anticipo a proveedores, cuentas por cobrar a trabajadores, deudores varios, ingresos por cobrar

Se debita por : Ventas a crédito a los clientes, préstamos a los socios o trabajadores, por anticipos a los proveedores, por retefuentes descontadas a favor de la empresa

Se acredita por : Los pagos y devoluciones efectuados por los clientes, socios, trabajadores, cruce con declaración de renta. Inventario de Mercancías Representa : Las existencias de mercancías que tiene la empresa disponible para la venta

Se debita por : La adquisición de nuevas mercancías, por las devoluciones en ventas o por el registro del inventario final a Diciembre 31 con el cierre fiscal, en las empresas que llevan sus inventarios por el sistema periódico

Se acredita por : La venta de mercancías, por las devoluciones en compras o por la cancelación del inventario al comienzo del período con el cierre fiscal a Diciembre 31, en las empresas que llevan sus inventarios por el sistema periódico Inventario de Mercancías Representa : Las existencias de mercancías que tiene la empresa disponible para la venta

Se debita por : La adquisición de nuevas mercancías, por las devoluciones en ventas o por el registro del inventario final a Diciembre 31 con el cierre fiscal, en las empresas que llevan sus inventarios por el sistema periódico

Se acredita por : La venta de mercancías, por las devoluciones en compras o por la cancelación del inventario al comienzo del período con el cierre fiscal a Diciembre 31, en las empresas que llevan sus inventarios por el sistema periódico Propiedad Planta y Equipo Representa : Todos los bienes que tiene la empresa para su uso, como lo son los terrenos, las construcciones y edificaciones, maquinaria y equipo, muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de computo y comunicación, flota y equipo de transporte
Se debita por : La adquisición de nuevos bienes, o por mejoras que prolonguen la vida útil del bien
Se acredita por : La venta de los bienes, por que son dados de baja al encontrarse en estado o dañados. CAPITULO Nº 3
REGISTRO DE TRANSACCIONES CAPITULO Nº 4 IVA Y RETENCION EN LA FUENTE CAPITULO Nº 5
CONTRATO DE TRABAJO Y NOMINA CAPITULO Nº 6
MERCANCIAS Y TARJETAS DE KARDEX CAPITULO N. 7
AJUSTES Y HOJA DE TRABAJO Intangibles Representa : Derechos a favor de la empresa, de carácter intangible como lo son las marcas, las patentes, los derechos de autor, franquicias, crédito mercantil, khow how.
Se debita por : La adquisición o formación de marcas, las patentes, los derechos de autor, franquicias, crédito mercantil, khow how.
Se acredita por : La venta de marcas, las patentes, los derechos de autor, Franquicias, crédito mercantil, khow how. Diferidos Representa : Derechos servicios adquiridos en forma anticipada, como lo son los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos, y que tienen la característica de ser amortizables

Se debita por : La adquisición de servicios anticipados como intereses, honorarios, comisiones, seguros y fianzas, arrendamientos, mantenimiento de equipos, servicios, organización y preoperativos, estudios, investigaciones y proyectos, programas para computador, útiles y papelería, publicidad, propaganda y promoción, elementos de aseo y cafetería. Valorizaciones Representa : Representa un mayor valor por efectos económicos de las acciones, cuotas o partes de interés social, los terrenos, las construcciones y edificaciones, la maquinaria y equipo, los equipos de oficina, los equipos de cómputo y comunicación, flota y equipo de transporte.

Se debita por : El aumento de valor de las acciones, cuotas o partes de interés social, los terrenos, las construcciones y edificaciones, la maquinaria y equipo, los equipos de oficina, los equipos de computo y comunicación, flota y equipo de transporte. Se acredita por : La pérdida de valor de las acciones, cuotas o partes de interés social, los terrenos, las construcciones y edificaciones, la maquinaria y equipo, los equipos de oficina, los equipos de computo y comunicación, flota y equipo de transporte, o cuando estos se venden. Se acredita por : La amortización o devolución de servicios anticipados como intereses, honorarios, comisiones, seguros y fianzas, arrendamientos, mantenimiento de equipos, servicios, organización y preoperativos, estudios, investigaciones y proyectos, programas para computador, útiles y papelería, publicidad, propaganda y promoción, elementos de aseo y cafetería. Descripción y dinámica de las cuentas del pasivo Obligaciones financieras Representa : Las deudas que tiene la empresa con el sector financiero, como son los sobregiros bancarios, los pagarés, las cartas de crédito, las hipotecas, ya sean en moneda nacional o extranjera.
Se acredita por : La creación de la deuda con el sector financiero, por los sobregiros bancarios, los pagarés, las cartas de crédito, las hipotecas, ya sean en moneda nacional o extranjera. Se debitan por : El pago o abono de la deuda con el sector financiero, porlos sobregiros bancarios, los pagarés, las cartas de crédito, las hipotecas, ya sean en moneda nacional o extranjera Proveedores Representa : Las deudas que tiene la empresa con las empresas que le suministran a crédito la mercancía para la venta o la materia prima.
Se acredita por : La compra a crédito de la mercancía para la venta o la materia prima.
Se debitan por : El pago o abono en cuenta, o devolución de la materia prima o Mercancía, por un descuento. Cuentas por pagar Representa : Las deudas que tiene la empresa con terceros diferentes a entidades financieras y proveedores, como son costos y gastos por pagar, retención en la fuente, impuesto a las ventas retenido, retenciones y aportes de nómina, acreedores varios.
Se acredita por : En la adquisición de bienes y servicios a crédito como gastos financieros, gastos legales, libros, suscripciones, periódicos y revistas, comisiones, honorarios, servicios técnicos, servicios de mantenimiento, arrendamientos, servicios públicos, gastos de representación y relaciones públicas, en los descuentos por retenciones en la fuente e impuesto a las ventas retenido, el impuesto de industria y comercio, las retenciones y aportes de nómina como aportes a EPS, aportes a ARP, aportes a Caja de Compensación, Fondo de Pensiones y Cesantías Se debitan por : En el pago, abono en cuenta o devolución de bienes y servicios a crédito como gastos financieros, gastos legales, libros, suscripciones, periódicos y revistas, comisiones, honorarios, servicios técnicos, servicios de mantenimiento, arrendamientos, servicios públicos, gastos de representación y relaciones públicas, en los descuentos por retenciones en la fuente e impuesto a las ventas retenido, el impuesto de industria y comercio retenido, las retenciones y aportes de nómina como aportes a EPS, aportes a ARP, aportes a Caja de Compensación, Fondo de Pensiones y Cesantías Impuestos, gravámenes y tasas Representa : El valor pendiente de pago por concepto de impuestos de renta y complementarios, el impuesto sobre las ventas, de industria y comercio, a la propiedad raíz, de valorización.
Se acredita por : El valor de liquidación de los impuestos relacionados con el ente económico.
Se debitan por : El pago o abono en cuenta, o devolución de los impuestos liquidados. Obligaciones Laborales Representa : Comprende el valor de los pasivos a cargo del ente económico y a favor de los trabajadores, originados en virtud de una relación laboral, como lo son los salarios por pagar, las cesantías, intereses sobre las cesantías, primas y vacaciones.
Se acredita por : El valor de liquidación de las nominas ya sea que estas se liquiden semanales, quincenales o mensuales.
Se debitan por : El pago o abono en cuenta Pasivos estimados y provisiones Representa : Comprende los valores provisionados por el ente económico por concepto de obligaciones para costos y gastos tales como intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como para atender acreencias laborales, igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento. Se acredita por : El valor mensual estimado para cubrir obligaciones para costos y gastos tales como intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como para atender acreencias laborales, igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento.
Se debitan por : El pago o abono en cuenta de las obligaciones para costos y gastos tales como intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como para atender acreencias laborales, igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento y cuando son trasladados a cuentas por pagar al finalizar el ejercicio. Diferidos Representa : Comprende el valor de los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, que debido a su origen y naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios, en los que deben ser aplicados o distribuidos.
Se acredita por : El valor de los ingresos recibidos anticipadamente por el ente económico.
Se debitan por : El valor de los bienes y/o servicios suministrados. El valor de las devoluciones de anticipos por no haberse prestado el servicio o entregado la contraprestación correspondiente. El valor de los intereses, comisiones, arrendamientos, devengados por el ente económico Descripción y dinámica de las cuentas del patrimonio Patrimonio
Representa : El valor residual de comparar el activo con el pasivo producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por su (s) propietario (s) ya sea en forma directa o como el resultado del giro ordinario del negocio. Comprende los aportes, el superávit de capital, las reservas, la revalorización del patrimonio, los dividendos y participaciones, los resultado acumulados y los resultados del presente ejercicio.

Se acredita por : Por el capital autorizado, por suscribir, suscrito y pagado, suscrito por cobrar, por el valor de la suma fijada en la escritura pública de constitución, por el valor liquidado como reserva, el valor acumulado como resultado de ejercicios anteriores, el valor liquidado como resultado del presente ejercicio. Se debitan por : Por el valor autorizado al constituirse el ente económico, por los aumentos o modificaciones del capital autorizado, por el valor de los aportes al retiro de los asociados, por el valor nominal de los aportes al momento de liquidarse el ente económico, por las perdidas acumuladas, por las perdidas del presente ejercicio, por el traslado de los dividendos a cuentas por pagar. Descripción y dinámica de las cuentas de ingresos Ingresos Representa : Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Comprende los ingresos operacionales, que son aquellos relacionados directamente con el objeto social, como lo son las ventas (mercancías o servicios) y las devoluciones en ventas.
Los ingresos no operacionales, como financieros, arrendamientos, comisiones, honorarios, servicios, utilidad en venta de inversiones, utilidad en venta de activos fijos.
Al finalizar el ejercicio económico (Diciembre 31), estas cuentas se cancelan contra la cuenta de Ganancias y Pérdidas, quedando su saldo en 0, para iniciar el nuevo periodo contable. Se acredita por : Por el valor de los ingresos por ventas de productos o prestación de servicios, ya sea que estos se realicen a crédito o de contado, por el valor de los intereses corrientes y/o de mora devengados, por el valor de los arrendamientos, comisiones, honorarios, servicios recibidos, por la utilidad en venta de activos fijos e inversiones.
Se debitan por : Por las devoluciones en ventas, como cuenta de devoluciones en ventas. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio Descripción y dinámica de las cuentas de gastos Gastos Representa : Los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado. Comprende los gastos operacionales de administración, los cuales se subdividen en gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, gastos legales, mantenimiento y reparaciones, adecuación e instalación, depreciaciones, amortizaciones, diversos.

Los operacionales de ventas, los cuales se subdividen en gastos de personal honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros servicios, gastos legales, mantenimiento y reparaciones, adecuación e instalación, depreciaciones, amortizaciones, diversos.
Los gastos no operacionales, representados por financieros, pérdida en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios, diversos, Impuesto de renta y complementarios Ganancias o Pérdidas Al finalizar el ejercicio económico (Diciembre 31), estas cuentas se cancelan contra la cuenta de Ganancias y Pérdidas, quedando su saldo en 0, para iniciar el nuevo periodo contable.
Se debitan por : Por el valor pagado o causado por cada uno de los conceptos
Se acreditan por : Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio. Descripción y dinámica de las cuentas de costo de ventas y de prestación de servicios Costo de ventas y prestación de servicios Representa : Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado. Comprende los costos de agricultura, ganadería, caza, silvicultura, suministro de electricidad, gas y agua, construcción, comercio al mayor y al por menor, hoteles y restaurantes, transporte, almacenamiento y comunicaciones, actividad financiera, actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler, enseñanza, servicios sociales y de salud, otras actividades de servicios comunitarios sociales y personales. Representa : Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado. Comprende los costos de agricultura, ganadería, caza, silvicultura, suministro de electricidad, gas y agua, construcción, comercio al mayor y al por menor, hoteles y restaurantes, transporte, almacenamiento y comunicaciones, actividad financiera, actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler, enseñanza, servicios sociales y de salud, otras actividades de servicios comunitarios sociales y personales. Al finalizar el ejercicio económico (Diciembre 31), estas cuentas se cancelan contra la cuenta de Ganancias y Pérdidas, quedando su saldo en 0, para iniciar el nuevo periodo contable.

Se debitan por : Por el valor pagado o causado por cada uno de los conceptos. Por la cancelación del inventario inicial cuando la empresa utiliza el sistema de inventario periódico

Se acreditan por : Por las devoluciones en ventas, como cuenta de Costo de ventas cuando las empresas manejan sus inventarios por el sistema permanente. Por el registro del inventario final cuando la empresa utiliza el sistema de inventario periódico. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio. Descripción y dinámica de la cuenta compras Compras Representa : Comprende el valor pagado y/o causado por el ente económico en la adquisición de materias primas, materiales indirectos y mercancías para ser utilizadas en la producción y/o comercialización en el desarrollo de la actividad económica principal, durante un período determinado.
Agrupa la cuenta de mercancías y devoluciones en compras. Al finalizar el ejercicio económico (Diciembre 31), estas cuentas se cancelan contra la cuenta de Ganancias y Pérdidas, quedando su saldo en 0, para iniciar el nuevo periodo contable. Se debitan por : El valor de las adquisiciones realizadas durante el período
Se acreditan por : El valor de las devoluciones originadas en compras efectuadas por el ente económico como cuenta de Devoluciones en compras. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio PLAN UNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES Objetivo El plan único de cuentas (PUC) busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas por los comerciantes, con el fin de permitir transparencia, uniformidad, claridad y confiabilidad en la información contable. Contenido El plan único de cuentas contiene un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para su aplicación, las cuales se deben observar en el registro contable de las operaciones o transacciones económicas. Catálogo de cuentas El catálogo de cuentas contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas, subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos y Compras y Cuentas de Orden, identificándolas con un código que permite su respectiva denominación y clasificación. Cuentas auxiliares Adicionalmente a las subcuentas señaladas en el catálogo, podrán utilizarse las auxiliares que se requieran de acuerdo a las necesidades del ente económico, para lo cual bastará incorporarlas a partir del séptimo dígito. Estas podrán abrirse en forma horizontal y no en forma vertical. Norma A partir del 1ro. de Enero de 1995, el plan único de cuentas (PUC) será de carácter obligatorio para todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar libros de contabilidad de acuerdo a lo dispuesto en el Código de Comercio. El registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de la subcuenta con los seis primeros dígitos. Estructura Primer dígito : Clase
Los dos primeros dígitos : Grupo
Los cuatro primeros dígitos : Cuenta
Los seis primeros dígitos : Subcuenta
Con siete o más dígitos : Auxiliares Las clases Código Clase Pertenece a

Clase 1 Activo Cuentas de Balance General
Clase 2 Pasivo Cuentas de Balance General
Clase 3 Patrimonio Cuentas de Balance General
Clase 4 Ingresos Cuentas de Resultado
Clase 5 Gastos Cuentas de Resultado
Clase 6 Costo de ventas Cuentas de Resultado
Clase 7 Costos de producción Cuentas de Resultado
Clase 8 Cuentas de Orden Deudoras Cuentas de Información
Clase 9 Cuentas de Orden Acreedoras Cuentas de Información GENERALIDADES El registro de las operaciones en la Contabilidad Financiera, se rige básicamente por los principios de realización y de la partida doble, así como también, por las normas sobre los libros de Contabilidad Asientos Es una herramienta para registrar las operaciones comerciales que realiza el ente económico, teniendo en cuenta el principio de partida doble, el cual determina que cuando se registra una cuenta en el debe se debe registrar una contrapartida en el haber. Todo hecho económico se debe registrar en el momento en que se origina, ya sea que este se pague en forma inmediata o se pague después. Registros Contables Apertura de la empresa Se crea la empresa con aportes de los socios así: Socio 1: En efectivo $3.000.000,
Socio 2: Muebles y Enseres $6.000.000, Socio 3: Vehículos $38.000.000 Qué tipo de aporte hace el primer socio? : Efectivo
Qué tipo de aporte hace el segundo socio? : Muebles y Enseres
Qué tipo de aporte hace el tercer socio? : Vehículos
Por qué concepto aportan los socios : Capital CODIGO CUENTA DEBE HABER 1105 CAJA

1524 EQUIPOS DE OFICINA

1540 FLOTA Y EQUIPO
DE TRANSPORTE

3115 APORTES SOCIALES 38.000.000 3.000.000 6.000.000 SUMAS IGUALES 47.000.000 47.000.000 47.000.000 Se puede observar como se relaciona en forma directa la operación que está realizando el ente económico, con el nombre de la cuenta. Operación Cuenta a utilizar
Efectivo = Caja
Muebles
y Enseres = Equipos de Oficina
Vehículos = Flota y Equipo de Transporte
Aporte de
Socios = Aportes Sociales En este ejemplo debe quedar claro que esos aportes pertenecen a la empresa, el dinero y los bienes pertenecen a la organización y en contra partida estos bienes y dinero se registran como el aporte social de la misma. Se abre cuenta bancaria por $3.000.000, en efectivo
Dónde se consigna? : En el banco
De dónde sale el dinero? : De la caja de la empresa Consignación o depósito en entidades financieras CODIGO CUENTA DEBE HABER 1110 BANCOS

1105 CAJA

SUMAS IGUALES 3.000.000
3.000.000 3.000.000 3.000.000 Cuenta
Bancaria = Bancos
Efectivo = Caja

En este ejemplo la empresa hace un retiro de los dineros que tenía en su caja para abrir una cuenta bancaria Operación Cuenta a utilizar Se compra mercancía a crédito por $1.200.000
Qué se compra? : Mercancías
Cómo se paga? : A crédito Compra de mercancías a crédito CODIGO CUENTA DEBE HABER CODIGO 6205 DE MERCANCÍAS

2205 PROVEEDORES NACIONALES SUMAS IGUALES 1.200.000 1.200.000 1.200.000
1.200.000 Compra de
Mercancías = De Mercancías

Crédito = Proveedores Nacionales

En este ejemplo se tiene en cuenta en que forma se realiza la compra, para la operación expecífica, se realiza a crédito por lo cual esa valor a pagar se registra en la cuenta de proveedores. Operación Cuenta a utilizar Se compra mercancía para lo cual se gira un cheque por $1.800.000
Qué se compra? : Mercancías
Cómo se paga? : Con cheque Compra de mercancías de contado CUENTA DEBE HABER CODIGO 6205 DE MERCANCÍAS

1110 BANCOS

SUMAS IGUALES 1.800.000
1.800.000 1.800.000 1.800.000 Compra de
Mercancías = De Mercancías
Cheque = Bancos
A diferencia del ejemplo anterior esta compra se realiza de contado, para ello la empresa hace un retiro de sus depósitos en la cuenta de bancos, utilizando el giro de un cheque a favor de quien se realiza la compra. Operación Cuenta a utilizar Se vende mercancía a crédito por $1.250.000
Qué se vende? : Mercancías
Cómo se cobra? : A crédito Vende mercancías a crédito CUENTA DEBE HABER CODIGO 1305 DEUDORES CLIENTES

4135 COMERCIO AL POR
MAYOR Y AL POR MENOR SUMAS IGUALES 1.250.000 1.250.000 1.250.000

1.250.000 Venta de
mercancías = Comercio al por
mayor y al por menor
Crédito = Deudores Clientes
En la cuenta comercio al por mayor y al por menor siempre se registra la venta del objeto social, ya sea que esta se realice a crédito o de contado, para este ejemplo esa venta se realiza a crédito por lo cual la cuenta de contrapartida recibe el nombre de deudores clientes. Operación Cuenta a utilizar Se vende mercancía al contado por $1.900.000
Qué se vende? : Mercancías
Cómo se cobra? : De contado Vende mercancías de contado CUENTA DEBE CODIGO HABER 1105 CAJA

4135 COMERCIO AL POR
MAYOR Y AL POR MENOR SUMAS IGUALES 1.900.000 1.900.000 1.900.000

1.900.000 Venta de mercancías = Comercio al por mayor
y al por menor
Contado = Caja

Igual que en el ejemplo anterior la empresa está vendiendo lo relacionado con su objeto social, la diferencia radica en la forma como hizo la venta, en este caso de contado, por lo tanto el dinero recibido se lleva a la cuenta de Caja. Operación Cuenta a utilizar Compra muebles para la oficina a crédito, por $5.800.000
Qué se compra? : Muebles para la oficina
Cómo se paga? : A crédito Compra diferente a mercancías CUENTA DEBE CODIGO HABER 1524 EQUIPOS DE OFICINA

2380 ACREEDORES VARIOS 5.800.000 5.800.000 5.800.000

5.800.000 SUMAS IGUALES Muebles para
la oficina = Equipos de Oficina
Crédito = Acreedores Varios

Cuando la empresa está comprando, se requiere analizar que compra, para este ejemplo compra un bien para el uso de la empresa, por tanto se lleva a la cuenta Operación Cuenta a utilizar Equipos de Oficina, como esta compra se realiza a crédito la contrapartida, es decir la cuenta por pagar que se genera en la operación se llama Acreedores Varios. En este caso no se lleva a la cuenta de Proveedores, ya que esta cuenta por pagar se utiliza en el caso de los suministros de mercancías a crédito. La empresa concede préstamo a un empleado y gira cheque por $1.500.000
Qué tipo de deuda es : Deuda a favor por préstamo
Cómo se entrega el valor prestado : Con cheque Préstamos concedidos por la empresa CUENTA DEBE CODIGO HABER 1365 CUENTAS POR COBRAR
A TRABAJADORES

1110 BANCOS SUMAS IGUALES 1.500.000 1.500.000 1.500.000

1.500.000 Préstamo empleado = Cuentas por Cobrar a Trabajadores
Cheque = Bancos
La empresa realiza un préstamo a favor de su trabajador, generando de está manera una cuenta por cobrar a favor de la empresa, al realizar el préstamo mediante un cheque la cuenta a utilizar es Bancos como contrapartida Operación Cuenta a utilizar La empresa obtiene un préstamo del Banco por $5.500.000 que le es consignado directamente en la cuenta corriente

Qué tipo de deuda es : Deuda en contra por préstamo
Cómo se entrega el valor prestado : Consignación directa a la cuenta Préstamos recibidos por la empresa CUENTA DEBE CODIGO HABER 1110 BANCOS

2105 OBLIGACIONES FINANCIERAS SUMAS IGUALES 5.500.000 5.500.000 5.500.000

5.500.000 Préstamo del Banco = Obligaciones Financieras
Depositado en cuenta corriente = Bancos
En este ejemplo, la empresa recibe un préstamo en contra, ya que genera una cuenta por pagar a favor del banco, la cual recibe el nombre de Obligaciones Financieras, como el dinero prestado llega directamente al banco, la contrapartida será la cuenta de Bancos. Operación Cuenta a utilizar Un cliente nos abono $1.200.000 a la deuda por venta de mercancías a crédito. El pago lo hace mediante un cheque a favor de la empresa.
Qué tipo de deuda es : Deuda a favor de la empresa
Cómo se cancela el valor prestado : Cheque a favor de la empresa Abono de clientes CUENTA DEBE CODIGO HABER 1105 CAJA

1305 DEUDORES CLIENTES SUMAS IGUALES 1.200.000 1.200.000 1.200.000

1.200.000 Abono cliente = Deudores Clientes
Cheque a favor de la empresa = Caja
En este caso se utiliza la cuenta Caja, debido a que ingresa a las arcas de la empresa y no directamente al banco, al ser un abono de un cliente ya registrado esta cuenta se disminuye en contrapartida en la cuenta Deudores Clientes. Operación Cuenta a utilizar La empresa autoriza al banco para que le descuente de la cuenta corriente, como abono a la deuda la suma de $1.000.000
Qué tipo de deuda es : Deuda en contra de la empresa
Cómo se cancela el valor prestado : Descuento de la cuenta corriente Abono a obligaciones bancarias CUENTA HABER DEBE CODIGO 2105 OBLIGACIONES FINANCIERAS

1110 BANCOS SUMAS IGUALES 1.000.000 1.000.000 1.000.000

1.000.000 Abono cliente = Deudores Clientes
Cheque a favor de la empresa = Caja
Lo mismo que en el caso anterior, el Pasivo ya se había generado por lo tanto debe disminuirse, como el pago se realizo mediante descuento de los depósitos que tiene la empresa en su cuenta del banco, la contrapartida será la cuenta Bancos. Operación Cuenta a utilizar La empresa gira un cheque a favor de un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías. Valor del cheque: $3.500.000

Qué tipo de deuda es : Deuda en contra de la empresa
Cómo se cancela el valor adeudado : Giro de cheque Abono a proveedores CUENTA HABER DEBE CODIGO 2205 PROVEEDORES

1110 BANCOS SUMAS IGUALES 3.500.000 3.500.000 3.500.000

3.500.000 A favor de un proveedor = Proveedores
Cheque a favor del proveedor = Bancos
Como en el caso anterior la cuenta de Proveedores ha debido registrarse en una operación anterior para poderla debitar en el momento de abono a esa deuda, como el pago se hiso mediante el giro de un cheque se acredita la cuenta Bancos. Operación Cuenta a utilizar La empresa gira un cheque por valor de $500.000 por concepto de servicios públicos del mes
Cuál es el concepto de pago : Gastos servicios
Cómo se paga : Con cheque Gastos CUENTA HABER DEBE CODIGO 5135 GASTOS SERVICIOS

1110 BANCOS SUMAS IGUALES 500.000 500.000 500.000

500.000 Gira un cheque = Bancos
Pago de Servicios Pùblicos = Gastos servicios
Los gastos son consumos no recuperables que realiza la empresa por lo tanto pertenecen al grupo de los Egresos y estos se debitan, como el gasto se canceló mediante un cheque se acredita la cuenta Bancos. Operación Cuenta a utilizar La empresa gira un cheque por valor de $1.500.000 como pago anticipado del arriendo del local comercial, por tres meses
Cuál es el concepto de pago : Arriendo anticipado
Cómo se paga : Con cheque Gastos pagados por anticipado CUENTA HABER DEBE CODIGO 1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

1110 BANCOS SUMAS IGUALES 1.500.000 1.500.000 1.500.000

1.500.000 Gira un cheque = Bancos
Pago anticipado de Arriendo = Gastos pagados por anticipado
Este ejemplo se diferencia del anterior, en que el gasto se causa en forma inmediata, mientras que el anticipado se refiere a gastos que se van a causar en varios periodos, por eso reciben el nombre de anticipados, y de la misma manera por realizarse mediante el giro de un cheque se acredita la cuenta Bancos. Operación Cuenta a utilizar La empresa recibe la suma de $280.000 por concepto de intereses por una deuda a favor de la misma, los intereses se reciben en efectivo
Qué recibe : Efectivo
Por qué concepto recibe el efectivo : Intereses Ingresos CUENTA HABER DEBE CODIGO CUENTA HABER DEBE CODIGO CUENTA HABER DEBE CODIGO CUENTA HABER DEBE CODIGO CUENTA HABER DEBE CODIGO CUENTA HABER DEBE CODIGO CUENTA HABER DEBE CODIGO 1105 CAJA

4210 FINANCIEROS SUMAS IGUALES 280.000 280.000 280.000

280.000 Recibe dinero
en efectivo = Caja

Por intereses = Financieros

La empresa puede obtener recursos diferentes a la explotación de su objeto social, como en este ejemplo, está obteniendo recursos provenientes de unos intereses se llevará a la cuenta de otros ingresos, Ingresos Financieros, al realizarse en efectivo la contrapartida es la cuenta Caja. Operación Cuenta a utilizar El contador le envía la factura a la empresa por los servicios prestados durante el mes por valor de $700.000
Por qué concepto debe la empresa : Gastos honorarios
Cómo se paga el gasto : Se queda debiendo Gastos causados por pagar CUENTA HABER DEBE CODIGO 5110 GASTOS HONORARIOS

2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR SUMAS IGUALES 700.000 700.000 700.000

700.000 Servicios del Contador = Gastos Honorarios
Forma de Pago = A crédito
Recuerde, todo aquello que la empresa no pueda recuperar genera un gasto para la empresa, en este caso por ser un servicio de carácter profesional, la cuenta de gastos, recibe el nombre de Gastos Honorarios, al no ser cancelada dentro del mismo mes se genera una cuenta por pagar llamada Costos y Gastos por Pagar. Operación Cuenta a utilizar La empresa recibe en forma anticipada el arriendo de tres meses de un local. El pago lo recibe en cheque por $2.000.000
Qué recibe la empresa : Un cheque
Por qué concepto recibe el pago : Arriendo anticipado Ingresos recibidos por anticipado CUENTA HABER DEBE CODIGO 1105 CAJA

2705 INGRESOS RECIBIDOS
POR ANTICIPADO SUMAS IGUALES 2.000.000 2.000.000 2.000.000

2.000.000 Asi como la empresa pueda realizar gastos pagados por anticipado, también puede recibir ingresos en forma anticipada, en este ejemplo la empresa está recibiendo tres meses anticipados de un servicio que aun no ha prestado, generando una cuenta del Pasivo denominada Ingresos Recibidos por Anticipado. Al haberse recibo en un cheque ingresa a la cuenta Caja, no a bancos porque aun no se ha realizado el depósito bancario. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR El IVA es el Impuesto sobre las Ventas, comúnmente denominado como el Impuesto al Valor Agregado. En Colombia es aplicado en las diferentes etapas del ciclo económico, de la producción, importación y distribución, de algunos bienes y en la prestación de algunos servicios, expresamente señalados por la ley. Sus porcentajes dependen de la tarifa que se cobre en cada producto o servicio; normalmente es del 16%, pero existen tarifas diferenciales que van desde el 2% al 35%. Existen algunas exenciones de pago de IVA, estas se hacen a los productos o servicios que no se les aplica el cobro de este impuesto por disposiciones del gobierno, ya que son algunos productos básicos y necesarios que hacen parte de la canasta familiar y son de consumo diario, y por otro lado en el caso de los servicios, aquellos que se consideran vitales o básicos y que conlleven una segunda prestación. Clasificación de los bienes para efectos del Iva

De acuerdo a lo enunciado anteriormente los bienes y servicios con respecto al Iva se clasifican en: Bienes y servicios gravados: Son aquellos que por disposiciones legales se leS aplica la tarifa del Iva de acuerdo a su clasificación. Bienes y servicios exentos: Estos a diferencia del anterior se graban con tarifa 0, y están sujetos a la devolución del impuesto. Bienes y servicios excluidos: Para aquellos que de acuerdo a disposiciones del estado no causan impuestos. Responsables del Impuesto:

Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos Los importadores Quienes presten servicios gravados Los contribuyentes pertenecientes al régimen común Base Gravable Del Impuesto:

En la venta y prestación de servicios la base gravable será el valor total de la operación, sea que esta se realice de contado o a crédito, incluyendo entre otros los gastos directos de financiación, accesorios, acarreos, instalaciones, seguros, comisiones y demás gastos complementarios. Régimen de Ventas Régimen común: Pertenecen a este régimen las personas naturales no clasificadas en el régimen simplificado y todas las personas jurídicas que vendan bienes o servicios grabados. Estas personas cuando vendan bienes y servicios grabados deberán liquidar el Iva a la tarifa que les corresponda. Régimen simplificado: Pertenecen a este régimen los pequeños comerciantes que cumplan con las disposiciones que el estado estable todos los años. Las personas clasificadas en este régimen a pesar de que vendan bienes y servicios grabados no están obligados a cobrar el IVA. Periodicidad
El iva se liquida en forma bimensual y se presenta ante la DIAN a través de los bancos, quienes son los encargados de recepcionar el pago. Para este pago se debe tener en cuenta el calendario tributario que publica la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales anualmente, para estos casos. Dinámica de la cuenta Representa : El valor recaudado o causado como el valor pagado o causado en la adquisición o venta de bienes producidos, importados y comercializados, así como de los servicios prestados y/o recibidos, gravados de acuerdo con las normas fiscales vigentes, los cuales pueden generar un saldo a favor o a cargo del ente económico, producto de las diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta corriente. Se acredita por : El valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o servicios gravados, por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados, por la devolución en las compras o servicios a proveedores o contratistas, por el impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, así también como el recaudo por intereses de mora y por el valor del traslado a la subcuenta 135520, sobrantes en liquidación privada de impuestos. Se debita por : Por el valor del impuesto facturado al ente económico en la adquisición de bienes y servicios, por el valor del impuesto correspondiente a lo bienes y servicios gravados en las devoluciones y anulaciones en ventas, por el pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres, por la aplicación de la retenciones que le hayan sido practicadas, en la enajenación de bienes y servicio gravados, de acuerdo con la declaración del bimestre respectivo y por el valor de porcentaje calculado en la compra o adquisición de servicios gravados que deban se asumidos por el ente económico, siempre y cuando la operación se realice con personas pertenecientes al régimen simplificado, con abono a la cuenta 2367 – Impuesto a las ventas retenido. Ejemplo:
Se compra mercancía a crédito por $5.000.000, con un Iva del 16% a una persona perteneciente al régimen común. Liquidación
Valor de la compra $5.000.000.00
Iva (16%) 800.000.00
Valor $5.800.000.00 CUENTA HABER DEBE CODIGO 6205 DE MERCANCIAS

2408 IMPUESTO A LAS
VENTAS POR PAGAR

220 PROVEEDORES NACIONALES SUMAS IGUALES 5.800.000 5.800.000 5.000.000 800.000 5.800.000 Asiento contable Observe que el IVA se agrega a la compra por lo tanto genera un mayor valor de la operación comercial. Ejemplo:
Se vende mercancía a crédito por $9.000.000, con un Iva del 16% Liquidación
Valor de la venta $ 9.000.000.00
Iva (16%) 1.440.000.00
Valor $10.440.000.00 CUENTA HABER DEBE CODIGO 1305 CLIENTES NACIONALES

2408 IMPUESTO A LAS
VENTAS POR PAGAR

4135 CIO. AL POR MAY
AL POR MENOR SUMAS IGUALES 10.440.000 10.440.000 10.440.000
1.440.000 9.000.000 Observe que el IVA se agrega en la venta por lo tanto genera un mayor valor de la operación comercial. El IVA siempre lo agrega la persona que vende bienes y servicios grabados.
Si en estos momentos se fuese a pagar el Iva al estado, se sacaría el saldo de dicha cuenta, por medio de una cuenta T, para determinar el valor a reintegrar al gobierno: IMPUESTO A LAS
VENTAS POR PAGAR DEBE HABER
800.000.00 1.440.000.00 Saldo Crédito 640.000.00 El resultado de esta cuenta es la diferencia entre el IVA generado en ventas de bienes y servicios gravados y el IVA descontable por compras y servicios gravados. Contabilización del impuesto a las ventas por pagar
Ejemplo: cuando una persona del régimen común le compra a una persona del régimen simplificado
La empresa Comercial Ltda., adquiere mercancía gravada a Juan López (R.S.), por valor de $800.000, la cual es cancelada en cheque. CUENTA HABER DEBE CODIGO 6205 COMPRA DE MERCANCIAS

1110 BANCOS SUMAS IGUALES 800.000.00 800.000.00 800.000.00

800.000.00 Asiento contable En este caso no se liquida el Iva, ya que la venta la realiza una persona catalogada como del régimen simplificado. Ejemplo cuando una persona del régimen común

Le compra a una persona del régimen común La empresa Comercial Ltda., adquiere mercancía gravada a Juan López (R.C.), por valor de $800.000, la cual es cancelada en cheque. Iva del 16%. CUENTA HABER DEBE CODIGO CUENTA HABER DEBE CODIGO CUENTA HABER DEBE CODIGO CUENTA HABER DEBE CODIGO 1110 BANCOS

2408 IVA POR PAGAR

4135 COMERCIO AL POR MAYOR
AL POR MENORS 928.000.00 128.000.00 800.000.00 928.000.00 928.000.00 SUMAS IGUALES En este caso se liquida el Iva, ya que la venta la realiza una persona catalogada como del régimen común.
Al comparar los dos asientos se puede observar que en ambos casos se liquida el Iva, sin importar si se vende a una persona del régimen común o a una persona perteneciente al régimen simplificado, ya que quien realiza la venta pertenece al régimen común y es quien está obligado a cobrar el IVA, y quien compra está obligado a pagarlo. Ejemplo cuando una persona del régimen simplificado le compra a una persona del régimen común
El señor Juan López (R.S.), compra mercancía por valor de $800.000, a la empresa Comercial Latina, dicha compra es cancelada en cheque y tiene un Iva del 16%. CUENTA HABER DEBE CODIGO 6205 COMPRA DE MERCANCIAS
1110 BANCOS 928.000.00

928.000.00 928.000.00 928.000.00 SUMAS IGUALES En este caso la compra tiene Iva, ya que la venta la realiza una persona catalogada como del régimen común, pero quien la adquiere es del régimen simplificado, por lo tanto el IVA no se discrimina desde el punto de vista contable sino que se registra como un mayor valor de la compra. Ejemplo cuando una persona del régimen simplificado le compra a una persona del régimen simplificado
El señor Juan López (R.S.), le compra mercancía por valor de $800.000, la cual es cancelada en cheque, al señor Luis Gómez (R. S.). CUENTA HABER DEBE CODIGO 6205 COMPRA DE MERCANCIAS

1110 BANCOS 800.000.00

800.000.00 800.000.00 800.000.00 SUMAS IGUALES En este caso la compra no tiene Iva, ya que la venta la realiza una persona catalogada como del régimen simplificado, recuerde que quien la adquiere también está catalogado como régimen simplificado.
Ejemplo cuando una persona del régimen común adquiere bienes distintos a mercancías
La empresa el Comercial Ltda., adquiere muebles y enseres para el uso de su empresa, pagando por ellos la suma de $1.500.000.00. Iva del 16% y los cancela mediante un cheque. CUENTA HABER DEBE CODIGO 1524 EQUIPOS DE OFICINA

1110 BANCOS 1.740.000.00

1.740.000.00 1.740.000.00 1.740.000.00 SUMAS IGUALES En este caso la compra tiene Iva, ya que la venta la realiza una persona catalogada como del régimen común, pero quien la adquiere es del régimen simplificado, por lo tanto el IVA no se discrimina desde el punto de vista contable sino que se registra como un mayor valor de la compra.

Ejemplo cuando una persona del régimen simplificado le compra a una persona del régimen simplificado

El señor Juan López (R.S.), le compra mercancía por valor de $800.000, la cual es cancelada en cheque, al señor Luis Gómez (R. S.). 6205 COMPRA DE MERCANCIAS 800.000.00
1110 BANCOS CUENTA HABER DEBE CODIGO 6205 COMPRA DE MERCANCIAS

1110 BANCOS 800.000.00

800.000.00 800.000.00 800.000.00 SUMAS IGUALES En este caso la compra no tiene Iva, ya que la venta la realiza una persona catalogada como del régimen simplificado, recuerde que quien la adquiere también está catalogado como régimen simplificado.

Ejemplo cuando una persona del régimen común adquiere bienes distintos a mercancías

La empresa el Comercial Ltda., adquiere muebles y enseres para el uso de su empresa, pagando por ellos la suma de $1.500.000.00. Iva del 16% y los cancela mediante un cheque. CUENTA HABER DEBE CODIGO 1524 EQUIPOS DE OFICINA
1110 BANCOS 1.740.000.00

1.740.000.00 1.740.000.00 1.740.000.00 SUMAS IGUALES CUENTA HABER DEBE CODIGO 1524 EQUIPOS DE OFICINA
1110 BANCOS 1.740.000.00

1.740.000.00 1.740.000.00 1.740.000.00 SUMAS IGUALES Como se observa el iva no se discrimina ya que la norma estable que cuando se compran bienes grabados para el uso de la empresa, el IVA se lleva como mayor valor del bien.
Ejemplo cuando una persona del régimen común adquiere gastos gravados
La empresa el Comercial Ltda., adquiere papelería para el uso de su empresa, por valor de $500.000.00. Iva del 16% y los cancela mediante un cheque. CUENTA HABER DEBE CODIGO 5195 GASTOS DIVERSOS

2408 IVA POR PAGAR

1110 BANCOS 500.000.00 80.000.00 580.000.00 580.000.00 580.000.00 SUMAS IGUALES Como se observa el iva se discrimina, el cual puede ser imputado como un iva descontable en servicios. RETENCION EN LA FUENTE La retención en la fuente no es un impuesto, es el recaudo anticipado del impuesto sobre la renta.
Toda empresa sea de persona natural o jurídica está en la obligación de entregar anualmente al estado un impuesto liquidado con base a sus utilidades obtenidas durante el periodo fiscal, entiéndase este como el periodo que va desde el 1r. de Enero al 31 de Diciembre, donde por ley es necesario hacer un cierre fiscal, para determinar la utilidad o la perdida obtenida por la empresa en el respectivo periodo. Con base a esa utilidad las empresas que son personas jurídicas deberán liquidar un impuesto correspondiente al 32% (año 2008), de dicha utilidad. Las personas naturales de acuerdo a la tabla que emite todos los años el gobierno por medio de la DIAN.Ese impuesto se recauda en forma anticipada mediante el mecanismo de retención en la fuente. Todos los años la DIAN lista de acuerdo a la reforma tributaria las bases, los conceptos y los porcentajes sujetos a retención en la fuente, para esta actualización se puede ingresar a la página de la DIAN: www.dian.gov.co y a la página de ACTUALICESE: www.actualecese.com. Por ser algo cambiante de acuerdo a lo que establezca el gobierno en materia tributaria se enuncia las páginas donde se puede tener acceso siempre a la información actualizada y no se incluye como tema de la cartilla. Responsables o agentes retenedores de retención en la fuente
Las personas jurídicas y de hecho
Las uniones temporalesLas personas naturales que para tal efecto autorice la DIAN con base a las disposiciones legales A quienes no se les practica retención en la fuente:
A no todas las personas se les realiza retención en la fuente, algunos ejemplos son:Las entidades del EstadoA los autorretenedores
Las entidades sin ánimo de lucro
Las cooperativas Periodicidad
El retiene en forma mensual y se presenta ante la DIAN a través de los bancos, quienes son los encargados de recepcionar el pago. Para este pago se debe tener en cuenta el calendario tributario que publica la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales anualmente, para estos casos.
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