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Arreglos de Reuniones Formales e Informales

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by

Joselyn Jimenez

on 18 November 2013

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Arreglos de Reuniones Formales e Informales
Introducción
Reservar el lugar de la reunión<3
Reuniones Formales
Las reuniones de la Junta de Directores de una empresa u organización se consideran como reuniones formales.
En sus reuniones se toman las decisiones que pueden afectar todo el funcionamiento de la misma.
Reuniones Informales
Las reuniones de comités, con compañeros del equipo de trabajo, subalternos, clientes, vendedores o propagandistas se consideran reuniones informales.
En las reuniones de comite se discuten asuntos de rutina y se planifican nuevas estrategias y métodos para realizar tareas y resolver problemas.
Responsabilidades del profesional de oficina en la planificación de reuniones
Separar el dia de la reunion en el calendario personal y en el del ejecutivo.
Notificar a los miembros del grupo o comité la fecha, hora y lugar de la reunión
Preparar la agenda de los asuntos que van a tratarse en la reunion y el orden en el cual se van a discutir.
En la agenda debe ir acompañada del material suplementario que se vaya a utilizar en la discusion de los asuntos, informes y propuestas.
Al hacer reservación se indique:
La fecha de la reunión.
Las horas en el que se va a utilizar el salón.
El nombre del comité que se reunirá.
Nombre de la persona que reserva el salón y su número telefonico.
Cualquier otro detalle que considere necesario de acuerdo con la actividad que se llevará a cabo.
Preparativos:
El día de la reunión, el asistente debe llegar al salín antes de la hora señalada para comenzar y corroborar una vez más que todo esté en orden y según lo solicitado.

Durante la reunión
Cuando el asistente se desempeña como secretario de actas, se le podría solicitar que leyera las minutas en voz alta e inclusive el ejecutivo podria solicitarle alguna información verbal relacionada con algun asunto en discusión y que le sirva para aclarar algún punto.
Despúes de la reunión
El asistente debe asegurarse de que el salón éste organizado, que se recojan las bandejas y los refrigerios que queden.


Planificar reuniones:
Preparar etiquetas de identificación para facilitar que los miembros se conozcan más rapidamente.
Organizar el salón de reunión dependiendo de las facilidades disponibles, el total de personas y el propósito de la reunión
Conseguir ayuda y delegar algunas tareas si tiene quien le ayude.
Recordar que toda la informacion que se recibe o genera en la oficina es confidencial.
Detail 2
Detail 3
Por lo general, este grupo celebra sus reuniones una vez al mes aunque otros prefieren reunirse trimestral o semestralmente según este estipulado en los estatutos de la empresa.
El presidente de la empresa es quien planea las reuniones.
Antes que se comienza la reunión, también debe colocar los materiales en el lugar correspondiente a cada participante.
Si tomó las notas de la reunión, debe preparar el acta lo antes posible. Si tiene dudas sobre cómo preparar el acta, puede orientarse con el ejecutivo, guiarse por modelos en el archivo o consultar un manual de referencia.
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