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Unidad 3 Administración del tiempo Habilidades Directivas

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by

jean carlos garcia

on 23 June 2015

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Transcript of Unidad 3 Administración del tiempo Habilidades Directivas

Unidad III
ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Contenido
3.1 Enfoques de la administración del tiempo
3.2 Estrategias para administrar el tiempo
3.3 Efectividad en el manejo del tiempo
3.4 Matriz para el manejo del tiempo
Manejo efectivo del tiempo es lograr una mayor eficiencia en lo que se hace.
Auxiliares para planes a corto plazo
Planes semanales.


Planes diarios.
3.4 Matriz del tiempo
3.2 Estrategias para administrar el tiempo
3.3 Efectividad en el manejo del tiempo
Auto análisis del uso del tiempo
-------------------------------------------------
Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.
1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en
ese orden.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre
ella.
1) Casinunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a
asuntos pendientes.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente
4) Casi siempre

10. En forma habitual práctico la relajación para reducir tensiones.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.
4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

3.1 Enfoques de la administración del tiempo
.
Características del tiempo
El mas importante
El más equitativo
Limitado y caduco
Incontrolable
Insustituible
El tiempo
Inflexible
Indispensable
Desperdiciadores de tiempo
Planeación
Una buena planeación incluye
Establecer objetivos.
Determinar los medios y recursos.
Asignar responsabilidades.
Programar los pasos a seguir.
Fijar el plazo para realizarlos.
Seleccionar la fecha para comenzar, lo que te Permitirá completar el objetivo en una fecha determinada.
Estipular las medidas y la forma de revisar los detalles.
Auxiliares para la planeacion a largo plazo
Hoja de plan de acción.

Grafica de Milestone.

Diagrama de PERT
El mito del más tarde...
A) Urgentes e importantes
B) Importantes no urgentes
C)Urgentes No importantes
OJO!!
¿Cuáles son los desperdiciadores que más te afectan?
Caso Práctico
Hábitos de
comportamiento cortoplacistas
Eficiencia VS Eficacia
Control
Valores
Eficiencia:
Hacer más en menos tiempo
Eficacia:
Capacidad para lograr lo que nos proponemos
Administración y Liderazgo
ALGUNAS ACCIONES PARA OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO.
1. Establecer nuestros objetivos en forma clara y planificarlos.
2. No re - planificar obsesivamente.
3. Ser organizados en lo personal.
4. Ser organizados en nuestra papelería y en nuestra correspondencia.
5. Evitar las interrupciones y distracciones.
6. Preparar las reuniones a las que asistiremos.
7. Aprender a delegar.
No delegamos por: desconfianza, egoísmo, falta de paciencia para enseñar, no sabemos enseñar, temor a perder el poder.
Solución: aprenda a enseñar, enseñe, deje que la enseñanza madure (paciencia, confianza y apoyo), controle, corrija y continúe.
8. Llevar o ejercer el control necesario, “no se exceda”.
9. Aprender a controlar el tiempo de las llamadas telefónicas.
Solución: cuando usted va a llamar:
* Pregúntese si es necesaria, urgente y/o importante.
* Planifique sus conversaciones con anticipación.
* Trate de ir al grano. Los otros también están ocupados.
* Si Ud. tiene dificultades en terminar una conversación, dé razones por las cuales necesita colgar, por ej. que está esperando otra llamada.
10. Ante las visitas inesperadas saber decir NO.
11. Aprender a comunicarse.
12. Concentrarnos en lo que hacemos.
Sin administración del tiempo es imposible el progreso
Concentrarse en los resultados; NO! en estar ocupados
¿A que se debe la perdida de tiempo de esta empresa?
¿Qué métodos se pueden usar para cambiar esta situación?
¿Podrían continuar con estas reuniones de manera que sean productivas?
Muchas personas pasan sus días repletos de actividades, pero obtienen muy poco porque no están concentrados en las cosas apropiadas.
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