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Comunicacion eficaz en las organizaciones

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Luisina Anabella Mattioli

on 25 June 2013

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Transcript of Comunicacion eficaz en las organizaciones

Si proporciona información apropiada y pertinente a su personal es muy probable que:
• los trabajadores tengan un mejor estado de ánimo

• se intensifique el sentimiento de orgullo con respecto a la empresa

• la contratación de personal con talento resulte más fácil

• aumente la lealtad de los empleados

• mejoren el compromiso y la productividad

• mejore la eficiencia

• haya más cooperación.
en las organizaciones
Comunicación eficaz
La Comunicación Eficaz, es la forma de transmitir un mensaje logrando el efecto que se espera con el mismo en uno o varios receptores.
Comunicación:
(Del lat. communicato, -ōnis). Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.
Eficaz:
(Del lat. effcax, -ācis).Que tiene eficacia.
Eficacia:
(Del lat. efficaca). Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
CONTEXTO
EMISOR
RECEPTOR
MENSAJE
CODIGO
FEEDBACK
CANAL
Asociada a toda conducta humana.
No se puede "activar" o "desactivar". Siempre estamos comunicando.
Comunicación verbal y no verbal.
Aunque no digamos nada, estamos comunicando un mensaje.
Puede generar malentendidos si no podemos controlar qué estamos comunicando.
ORGANIZACIONES
entornos sociales en los que:
uno o varios individuos interactúan entre sí,
directamente o a través de instrumentos o plataformas,
en relación simétrica o asimétrica: Uno a uno, uno a varios, varios a uno, varios a varios,
con jerarquías iguales o distintas,
para cumplir objetivos.
necesarios para el normal funcionamiento de la organización.
Personas con poder de emitir mensajes para el beneficio de la comunidad interna de la compañía.
también cualquiera de los empleados de la compañía.
Departamento de comunicaciones internas.
El mensaje puede estar dirigido a una persona en concreto o a un grupo sin precisar nombres de personas.
Asigna a los mensajes dimensiones de comprensión a las comunicaciones dentro de la empresa, ya sea de la misma a sus empleados o entre ellos mismos.
Contenido
Intención
Sobre información o eventos de la misma empresa, beneficios para empleados, promociones, etc.
sometido a un conjunto de leyes estrictas de composición.
Formales:
Hacer llegar la información necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada.
Respetan la jerarquía empresarial y sólo tienen en cuenta el puesto de los individuos, no su personalidad.
Regulares, estables y previsibles
Informales:
Surgen espontáneamente de las relaciones que se establecen entre las personas.
Satisfacen las necesidades sociales de las personas.
Aumentan el interés de los empleados, los mantienen informados y les ayudan a crecer y desenvolverse mejor en su entorno laboral.
Efectos positivos
Permiten la creación de actividades extralaborales, culturales, de ocio, deportivas. surgen sentimientos de colaboración y solidaridad que repercuten en una mayor efectividad en el trabajo y en la creación de un ambiente laboral más agradable, beneficio para toda la organización.
Efectos negativos
Uso incorrecto da lugar a malas interpretaciones de la información por desconocimiento de la fuente.
Las distorsiones producidas por las sucesivas transmisiones.
La difusión de chismes contra la organización o contra alguno de sus miembros.
La extensión de rumores.
El canal debe de asegurar el flujo de comunicación eficaz.
reacciones inmediatas y espontáneas del receptor ante el mensaje, las cuales son recibidas por el emisor por diferentes medios (por una mirada, por los gestos) y que le permiten reajustar su acción emisora.
Garantiza que se haya logrado la comunicación.
es el conjunto de circunstancias en las cuales se produce el Mensaje (lugar y tiempo, cultura del Emisor y el Receptor, etc.) y mediante las cuales se produce su correcta comprensión.
Quien no ha escuchado alguna de las siguientes frases?

“En esta empresa no hay comunicación”
“ Mi jefe no me informa, nunca nos enteramos de nada. “
“Si no fuera por el radio pasillo / los rumores de cafetería”
“No conozco mis objetivos, no sabemos hacia dónde vamos”

Principales barreras en la comunicación
El estilo de mando dominante.
La falta de habilidad a la hora de comunicar efectivamente.
Temor a perder el poder.
Las dimensiones y estructuras de la empresa.
Las diferencias culturales.
Barreras semánticas (el significado de las palabras).
Distorsiones (no todos percibimos las situaciones de igual manera).
La comunicación no verbal.
Tipos de comunicacion interna
Mas frecuente que la ascendente.
Información fluye hacia abajo en la estructura jerárquica.
Información que ayude a los empleados a conocer mejor su función y la de los demás.
Incrementa el sentido de solidaridad dentro de la empresa.
Refuerza la motivación u autoestima de los trabajadores.
La comunicación descendente
Ejemplos:
Boletín o periódicos de empresa
Circulares
Manuales de empresa
Tablones de anuncio
Folletos de bienvenida
Entrevistas
Cursos de formación
La información fluye hacia arriba en la estructura jerárquica.
Permite a los mandos superiores conocer los problemas del personal.
Facilita la integración y participación de los trabajadores.
Influye en una adecuada toma de decisiones.
Promueve la mejora de la calidad.
Suele ser escasa o de poca fiabilidad ya que no suelen estar formalizados o la información fluye distorsionada, o simplemente los jefes no admiten críticas a su gestión.
La comunicación ascendente
Ejemplos:
Encuestas
Sondeos de opinión
Manual de empresa
Informes a la dirección
Reuniones con subordinados
La información fluye entre grupos de trabajo o personas que están al mismo nivel jerárquico.
Permite conseguir una coordinación entre los trabajadores.
En general no son canales formales.
Mas intensa ya que las personas se comunican con mayor sinceridad y libertad con sus iguales que con sus superiores.
Evita perdidas de tiempo al pasar directamente.
Fomenta el compañerismo y el espíritu de equipo.
Evita malos entendidos.
Enriquece la formación y experiencia de los trabajadores.
Facilita la coordinación.
Propicia el consenso en la toma de decisiones.
La comunicación horizontal
Ejemplos:
Debate
Grupos de estudio
Seminarios
Visitas a departamentos.
Reglas del juego
La actitud de las personas es fundamental.
La comunicación no verbal debe estar alineada con el contenido a comunicar.
La comunicación debe ser efectiva (a tiempo, bi-direccional, basada en el principio de escucha activa, sincera, honesta, inteligente, concreta).
El mejor canal es la comunicación interpersonal, “face to face”, aunque podemos apoyarnos en diferentes canales complementarios pero no sustitutivos.
Escucha Activa
- Ser empático (anímica y físicamente)
- Formular preguntas
- Resumir (parafrasear)
- Adecuada posición corporal y contacto visual
- Reflejar las emociones del hablante (reconocer los sentimientos del otro)
- Evitar interrumpir
- No hablar demasiado
- Tono de la voz
- Postura e imagen
- Gestos
- Expresión del rostro y cabeza
- Mirada
- Contacto y distancia física
Comunicación no verbal
Un buen líder debe ser capaz de transmitir
el qué (objetivos)
el cómo (metodologías y normativas)
el con qué (herramientas)
y para qué (misión, visión)
Al buen comunicador le interesan las personas
Niveles de comunicación según Stephen Covey
Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva
Los medios de comunicación
Oral
Conversaciones informales,reuniones de departamento.
Escrita
-El manual de bienvenida
-manuales de procesos de trabajo
-Las cartas de la Dirección
-Los boletines informativos, revistas o periódicos
-buzón de sugerencias
-El tablón de anuncios
-las nuevas tecnologías

Los directivos de éxito serán aquellos capaces de sustituir el modelo tradicional por el de las Organizaciones Inteligentes o con capacidad de aprender, ya que el mantenimiento y la mejora del nivel de vida de los países desarrollados tiene que ver con el aumento del conocimiento de los empleados.
Factores o variables que generan complejidad en la comunicación:
-Estructurales: tipo de sociedad, estructura, tamaño, sector, posicionamiento respecto a la competencia, al mercado.
-Situacionales y coyunturales: historia, momento actual, cambio accionario, crecimiento, involución, fusión.
-Culturales: estructura de creencias y valores, cultura formal, informal.
-Perfil del management, estilos de gestión.
-Estructura del personal, capacidades y competencias.
-Posición económico-financiera y patrimonial
Beneficios de una comunicación eficaz
Comunicación en una empresa
Comunicación Externa
Comunicación con el cliente
Comunicación con proveedores
Comunicación con medios de comunicación
Actividades publicitarias
Comunicación Interna
Comunicación con el trabajador
Aumenta la satisfacción entre el personal y por tanto la rentabilidad final
Comunicación externa
Es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios.
¿Qué puede hacer la comunicación por su empresa?
mayores niveles de satisfacción y lealtad del cliente;
mejora del buen nombre de la empresa, la marca y el producto;
empleados más motivados y productivos;
mejores relaciones con la comunidad que le rodea y los poderes públicos, y mayores reducciones de costes.

Objetivos de la comunicación externa

Transmitir sus valores, su filosofía y la misión por la que lleva a cabo su actividad, mientras establece canales de feedback.
Mejorar la Imagen de la organización.
Expandir el ámbito de influencia.
Promover la identificación del público con los valores y filosofía de la empresa.
Aprovechar las nuevas tecnologías para crear comunidades en la web y difundir ("viralizar") sus contenidos.
Elaboración de un plan de comunicación externa
1. Determinar los objetivos
2. Realizar un "Briefing"
3. Determinar el eje de la campaña.
4. Elaborar el mensaje de la campaña.
5. Seleccionar los medios apropiados.
6. Presupuesto.
7. Lanzamiento y control
Estrategias de Comunicación Externa
Patrocinio
Contribución prestada a cambio del derecho de incluir publicidad de marca.
Mecenazgo
Sostén financiero o material a una obra o persona para ejercer actividades de interes general.
Un ejemplo de comunicación empresarial para analizar
Andres Shulman
Luisina Mattioli
Artur Sadovenko
Demian Benitez
Federico Salagaray
Gabriel Delestal
Manual de bienvenida

Manual de proceso del trabajo

Carta de la dirección

Boletín Informativo

Buzón de sugerencias y quejas

Tablón de anuncios
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