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AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

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by

Gloria Rivera

on 30 April 2014

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Transcript of AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

En un evento intervienen tres clases de agentes que son:


LOS ORGANIZADORES
conformación de comités(principales)
Organizadores
Conferencistas
Asistentes e invitados

• El coordinador administrativo
• El coordinador de servicios Generales
• El coordinador de relaciones publicas

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado. (Encargados de planear, dirigir, organizar y realizar el evento).
En este grupo se encuentran:

El coordinador General
:
ejecutivo responsable de liderar el trabajo en equipo

Sus funciones son:
1. Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en la definición de las actividades propias
2. Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de administración y ejecución
3. Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité organizador



Comité organizador:
está integrado por los coordinadores de cada comité
Funciónes:

tiene la responsabilidad de definir y presentar al coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma de decisiones.

Comité de Administración
Funciones:
se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos, materiales y controla su adecuada utilización
Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento
Depende directamente del director general

Comité de presupuesto y finanzas
Funciones:
Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos
Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento
Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación de inscripciones y consignación en bancos.

Comité de relaciones publicas
Funciones:
Tiene como misión lograr y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes
Los conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales.

Comité de divulgación promoción y publicidad

Funciones:
Le corresponde divulgar el evento mediante una campaña publicitaria muy bien planeada, que incluya afiches, circulares plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

Comité académico (conferencistas)

Funciones:

Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, exponentes, participantes en mesas redondas y relatores. Por otra parte deberá coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales serán parte de las memorias del evento. Por último, Deberá acordar con el subcomité de Recepción y alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.

ASISTENTES E INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.
Para seleccionar el sitio de reuniones es indispensable hacer un análisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes.
El protocolo resguarda el orden jerárquico. La ubicación según los cargos o la importancia evita enojosos problemas en caso de estrados o actos de pie, el invitado de mayor jerarquía va en el centro, seguido a derecha e izquierda en orden de importancia.
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