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REEMBOLSO DE CAJA MENOR

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by

Lorena Martinez

on 10 July 2014

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Transcript of REEMBOLSO DE CAJA MENOR

REEMBOLSO DE CAJA MENOR
¿QUE ES UN REEMBOLSO DE CAJA MENOR?
CONTABILIZACION:

El fondo de caja menor solo se contabiliza cuando se crea, se aumenta, se disminuye o elimina, no cuando se realiza un reembolso, por esta razón se considera un fondo fijo.

Se relacionan los gastos efectuados en un periodo determinado con el fin de obtener el reintegro del dinero gastado. Al contabilizar el reintegro se debitan las respectivas cuentas GASTOS y se acredita la cuenta BANCOS
DEBE TENER:

Nombre de la entidad
Valor que constituye el reembolso a la caja menor
Fecha
Numero de reembolso
Numero de comprobante de egreso
Descripción
¿Qué requisitos posee nuestra factura?
Es el pago de gastos que se han efectuado sobre pequeñas cantiadades por conceptos tales como comidas, pasajes, papelería, fotocopias, etc., estos conceptos en la mayoría de las ocaciones no cuentan con facturas para su comprobación, sino que se respaldan con simples tickets o remisiones
(cc) photo by medhead on Flickr
¿Cómo se constituye el reembolso de caja menor?

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo,
de modo que la contabilización será:
D C
110510 100.000
111005 100.000
¿Cómo se reembolsa?
La contabilización del reembolso será:
51XXXX 80.000
111005 80.000
REQUISITOS PARA EFECTUAR UN REEMBOLSO
En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc , bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.
5. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto.
6. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados.
PARA RECORDAR

Es importante que cada pago, por mínimo que sea, esté soportado con la factura respectiva o el documento equivalente si fuere el caso, en la que se pueda identificar claramente la persona o empresa a la que se le realizó del pago, para los asuntos pertinentes como la contabilización y manejo de los impuestos.
El responsable del fondo de caja menor debe tener un control preciso de los gastos en que incurra, gastos que por lo general son pequeños puesto que la finalidad de la caja menor es precisamente encargarse de los pequeños pagos para evitar los procedimientos administrativos que suponen los pagos elevados, debido que es preciso justificar el reembolso y para ello hay demostrar el en qué se ha gastado el dinero para lograr su reembolso.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Ejemplo
Supóngase que la caja menor sea de $20.000 y ya al final del mes quedó en 12.000 y los comprobantes que había eran los siguientes:

Agua mineral………………….……. 3.000
Café, jugos……………………...….. 1.000
Luz……………….….………....…… 3.000
Santiago Poveda, (préstamo)…......... 1.000

El reembolso de caja menor se hace por la diferencia entre el fondo fijo y el efectivo que quedó:

Fondo fijo:………………….….…... 20.000
Menos: Efectivo:……….….....… 12.000
Cheque Reembolso:………......…. 8.000
Presentado por :
Laura Maria Lizca
Karen Lorena Martinez
Karen Gineth Murcia
Lizeth Lorena Pachon
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