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Proceso Administrativo Fase Mecanica

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by

José Juárez

on 20 March 2013

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Transcript of Proceso Administrativo Fase Mecanica

PROCESO ADMINISTRATIVO
AGUSTÍN REYES PONCE

FASE MECÁNICA
FASE DINÁMICA
Previsión
Planeación
Organización
LA PREVISIÓN
Planeación
Organización
Implica la idea de cierta
anticipación
de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible de hacer planes.
Por ello, la previsión es básica para la planeación.

En esta Etapa es indispensable:

a) Fijar los objetivos o fines que se persiguen.

b) Investigar los factores (positivos y negativos) que
ayudan u obstaculizan la búsqueda de esos objetivos.

c) Coordinar cursos de acción, que permitan escoger
alguno de ellos para realizar los planes.
fijar Objetivos
invetigar factores
Coordinar y seleccionar
PRINCIPIOS DE LA PREVISIÓN
Principio de previsibilidad:
La previsión administrativa descansa en una
certeza
moral o probabilidad, la que será tanto mayor cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias métodos de investigación estadísticos o de cálculo de probabilidad.
Principio de la objetividad
Las previsiones deben descansar en
hechos
más que en opiniones subjetivas. Ejemplo: Los Presupuestos deben realizarse en base a datos de años anteriores ya que permitirá que sean más exactos.
Principio de medición
Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no sólo cualitativamente sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.
LA INVESTIGACIÓN Y SUS REGLAS
Papel de la investigación

Dicha investigación tiene como fin determinar los medios más aptos para alcanzar el objetivo fijado.
REGLAS DE LA INVESTIGACIÓN
1.
Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y negativos que habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto para clasificarlos adecuadamente. factores externos y factores internos de la empresa
2.
Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance, tratando de determinar dónde y cómo encontrar aquellos de los que podamos disponer, sus fuentes, su costo de adquisición, etc.
3.
Deben seleccionarse los factores estratégicos. Determinar las ventajas competitivas.
4.
Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles con el fin de buscar, de prever y evitar los efectos dañosos que puedan producir.
ELEMENTOS DE LA PREVISIÓN
:
TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN

La observación Aunque la observación es un hecho ordinario y empírico de nuestra vida diaria, es esencial en toda la investigación científica. la simple forma de ver y oír no ha podido ser remplazada. La observación podemos hacerla en:

a
) Hechos,
b) Experimentos,
c) Registros.
La simple observación de hechos actuales
, existen dos formas principales de observación:

a) De Participantes:
Tiene la ventaja de que los datos obtenidos corresponden mejor a una actuación espontánea del grupo observado.

b) De no participantes.

Se han propuesto varias maneras para combinar estas dos formas de observación, tratando de aprovechar las ventajas que cada una tiene:

1. La llamada observación de “semiparticipantes”,
que consiste en que los observadores, antes de iniciar la observación propiamente dicha, traten e connaturalizarse con el medio observado por algún tiempo y que el medio se connaturalice con ellos.

2.
Realizar ambos tipos de observación y tratar de combinar sus resultados.
La observación experimental:
Es conocida la discusión de si, en lo social es posible la experimentación o sólo la observación. La primera se distingue de la segunda en que requiere tener control sobre los elementos del problema, de manera que se les pueda manejar a voluntad, para recoger sistemáticamente las observaciones correspondientes.
Observación a través de registros:
Todo registró sistemáticamente llevado, sea contable, estadístico o de otra naturaleza, es un medio de control. Este tipo de observaciones se clasifica según se trate de:

a) Registros contables,
b) Registros estadísticos,
c) Registros administrativos.
La encuesta
Si la observación consiste en obtener datos por la directa e inmediata aplicación de los sentidos a los fenómenos que influirán en la administración, por la encuesta se obtienen dichos datos de lo que afirman otras personas.
Comprendelos siguientes pasos:
a) Determinación de su universo o ámbito:
Este paso consiste en determinar exactamente qué es lo que se investigará. Un objetivo podría ser investigar los aumentos de salario real en un lapso dentro de una empresa.
b) Muestreo:
Es una muestra representativa del todo. Existen varios procedimientos para escoger la muestra:

1. Al azar:
En este supuesto, además de establecer estadísticamente el tamaño que debe representar la muestra, en relación con el universo que habrá de investigarse, se escogen por suerte las personas, empresas, etc.

2. Intencionada
: o dirigido se adopta a un criterio que puede ir desde el planteamiento selectivo hasta el muestreo estratificado vertical, por ramas industriales o por departamentos de una empresa.
c) Formulación del cuestionario Sus reglas son:

1.

Naturaleza de las preguntas:
Pueden ser cerradas o abiertas, según permitan una contestación única o categórica, o respuestas variables que incluyan en sí explicaciones y modalidades adicionales.

2. Identidad:
debe determinarse previamente si el cuestionario se refiere aun solo problema o a varios.

3. Secuencia:
las preguntas deben tener un encadenamiento lógico, en forma tal que cada una lleve de manera natural a la siguiente.

4. Claridad:
5. Facilidad:
no deben hacerse preguntas embarazosas, o se aquellas que colocan en una posición difícil a quien deben contestarlas.
d) Recolección de datos:

1.
Deben explicarse los objetivos que busca la encuesta y garantizar, en una y otra forma, la discreción prometida respecto de los datos que se proporcionarán.

2.
Debe ofrecerse algo de interés para quien se va a tomar la molestia de contestar.

3.
La solicitud de contestación debe dirigirse a la persona que tenga autorización suficiente para poder contestar el cuestionario.
e) Tabulación de los datos:

1.
Organizar la información desde el momento en que se formula el cuestionario.

2.
La conveniencia de preferencia usar representaciones gráficas.
f
) Interpretación de los resultados:
debe y conviene pensar cuáles son las verdaderas causas de las contestaciones obtenidas.
Consiste en fijar el cursos concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo, los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinaciones de tiempos y de números necesarios para su realización.
Importancia:
Si administrar es hacer a través de otros, se necesita primero hacer planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse.

La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presenten con las mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación.
1. Principio de precisión:
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
2. Principio de flexibilidad:
todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste. Permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiéndose después volver a su dirección inicial.
3.Principio de unidad de dirección:
los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
4. Principio de consistencia:
todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjuntoa fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
5. Principio de rentabilidad:
todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige.
6. Principio de participación:
todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas involucradas en el mismo.
(cc) photo by theaucitron on Flickr
Elementos de la planeación:
Objetivo:

Un objetivo representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo.
DIVERSAS CLASES DE OBJETIVOS
a
) Objetivos individuales y colectivos:
Ante todo, debe distinguirse el objetivo que persigue una persona física concreta de los objetivos de un grupo humano.
b) Objetivos generales y particulares:
Se entiende que un objetivo es general cuando es más amplio en relación con otros que están subordinados a él, esto es, que son sólo medios para seguir ese objetivo más elevado y amplio. Los objetivos de la división de la producción, de la de venta, finanzas, son particulares respecto a los objetivos de la empresa.
c) Objetivos básicos, secundarios y colaterales:
Los objetivos secundarios son los medios para la obtención de los objetivos básicos. Un objetivo básico del departamento de ventas será lograr el nivel de ventas más estable y productivo, y para conseguir este objetivo se buscará obtener la máxima calidad de un producto, ganar un mercado a la competencia, disminuir los costos de distribución, etc. Los objetivos colaterales son aquellos que, sin ser buscados de manera directa se obtienen casi espontáneamente al desarrollar los secundarios; la publicidad tiene como objetivo fundamental lograr mayores ventas, pero bien enfocada puede servir para mejorar las relaciones públicas.
d) Objetivos estratégicos, técnicos y operativos:
Los estratégicos son aquellos que corresponden a los más altos niveles, y a los problemas más generales y permanentes de una organización. Los operativos y operacionales son aquellos que se fijan en los niveles inferiores y que tienen por objeto adaptar los objetivos estratégicos a las situaciones concretas que se presentan. Los técnicos se fijan principalmente en los niveles intermedios y tienen por objeto servir de conexión entre los estratégicos y los operativos. Los objetivos técnicos suelen referirse principalmente a ventas, producción, finanzas, compras, y aun el mismo cómo que la técnica administrativa señal para que las cosas se realicen eficazmente.
e) Objetivos a corto plazo, mediano y largo plazo:
Los objetivos a corto plazo, comprenden un año como máximo; a mediano, los superiores a un año y que comprenden hasta cinco, y a largo plazo, los que se esperan en un término mayor de cinco años.


f) Objetivos arbitrarios:
El objetivo arbitrario es aquel que se propone el empresario o jefe de un grupo, o la persona que dirige o realiza la acción, distinto a la naturaleza propia de esa actividad o función. El fin natural de la empresa lucrativa es que ésta produzca beneficios, pero el empresario puede crear y mantener su empresa, sea para lograr un prestigio social, prestar un servicio a la sociedad.
Políticas:
Se definen como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, son el objetivo en acción. El objetivo fija las metas en tanto que las políticas dan la orden para lanzarse a conseguirlas, señalando algunos medios genéricos para llegar hasta ellas.
Estrategias:
Son aquellas que nos permiten alcanzar los objetivos establecidos, se diferencia de las políticas que tienen un sentido más bien pasivo o de límites.
Procedimientos:
Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Son más numerosos en las áreas de producción.
TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN
Manuales:
Significa un folleto, libro, carpeta, etc. de una manera fácil de manera (manuable) se concentran, en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto; orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa. Algunos de los principales son:
a) Manual de objetivos y políticas:
Como su nombre lo indica, reúne un grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
b) Los manuales departamentales:
Son aquellos en que se agrupan todos los objetivos, políticas, programas, reglas, aplicables en cada departamento determinado.
c) Los manuales del empleado o de bienvenida:
Suelen englobar todo lo que le interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.

d) Manuales de organización:
son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de organización, tienen adicionalmente, una síntesis de las descripciones de puestos y las reglas de coordinación interdepartamental.

e) Manuales de procedimientos:
Fijan a cada trabajador lo que debe hacer en las principales actividades técnicas que le son encomendadas.
Diagrama de proceso:
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es más clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones, se emplean de manera amplia en los trabajos administrativos y de oficina.
Los pasos esenciales en todo proceso son cinco
1. Operaciones:
como son escribir documentos, hacer cálculos, registrar, sellas, etc. se representa con un rectángulo.

2. Transportes:
como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar al archivo ciertas formas, etc., se indican con una flecha.

3. Inspecciones:
como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, etc. su símbolo es un cuadro.

4. Demoras:
como cartas dejadas en charola de salida, documentos de espera de trámite, etc. se simbolizan con una letra D.

5. Almacenamiento:
Como documentos en el archivo. Su símbolo es un triángulo.
Gráfica de Gantt:
que tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan de manera coordinada.
Programas:
de presupuestos no financiero, presupuestos financieros y pronósticos.

Los sistemas conocidos
: con los nombres de PERT, CPM Y RAMPS, técnicas de trayectoria crítica porque buscan planear y programas, en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultáneas.
Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Importancia:
La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto de cómo deber ser una empresa.
Objetivos:
Los objetivos de la organización técnica pueden clasificarse en dos grupos: los básicos y los secundarios. Los objetivos básicos de la organización son:
1. Suplir las limitaciones:
sino que para satisfacer sus necesidades requiere coordinarse con otros.

2. Permitir la comunicación de valores:
No sólo nos asociamos con los demás en razón de nuestras debilidades y limitaciones sino que también lo hacemos para comunicar a los demás nuestros pensamientos, nuestros afectos, nuestra amistad,

3.
Lograr la eficacia de la acción con la mayor eficiencia posible.
Los objetivos secundarios son:

4.
Aumentar nuestras capacidades.
5.
Aprovechar los conocimientos acumulados en el pasado.
6.
Ahorrar tiempo.
7.
Favorecer la especialización.
Función social de la organización:

1.
Toda sociedad necesita de la organización en tal forma que no puede existir si no posee alguna por lo menos.

2.
Los beneficios de una sociedad serán tanto mayores cuanto mejor organizada esté la misma.

3.
Si analizamos un poco nuestra situación personal nos daremos cuenta que querámoslo o no, pertenecemos a un gran número de sociedades (Familia, nación, empresa, etc.).
Especies de organización:
Organización formal e informal:
Organizaciones según sus fines:
La organización formal
es una estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro eficaz del objetivo. Es resultado de una decisión explícita.
La organización informal
comprende aquellos aspectos del sistema que no han sido formalmente planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de interacciones de los participantes.
Según sus fines:
a)Políticas:
Dirigen al logro del bien común. El estado, el ejército, los tribunales etc.

b)Económicas
: Tienen como fin la producción de un bien o de un servicio. Suelen dividirse en:

Primarias:
como la agricultura o la ganadería, cuya producción proviene fundamentalmente de las fuerzas de la naturaleza y sólo secundariamente de la acción del hombre que cuida y dirige los procesos naturales.

Secundarias:
Contrario, primariamente de la acción y el ingenio del hombre, y sólo de manera pasiva de la naturaleza, o sea las industrias productoras de muebles, ropa, etc.

Terciarias:
Que son todas aquellas en que lo que se produce es un servicio. Las organizaciones comerciales, pero también quedan comprendidas las bancarias, turísticas, etc.

c)Las educativas y culturales:
Son aquellas que buscan investigar, transmitir y difundir conocimientos, por ejemplo las universidades, centros de investigación, museos, etc.

d)Religiosas:
Objeto satisfacer y dirigir las aspiraciones que el hombre tiene ante algo trascendente que considera que existe y ante quien tiene ciertos deberes.

e)Defines meramente sociales:
Aquellas a las que pertenecemos para satisfacer nuestro anhelo natural de comunicarnos con los demás, para ayudarnos mutuamente.
Principios de la Organización:
1. Principio de la especialización:
Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.

2. Principio de la unidad de mando:
Para cada función debe existir un solo mando.

3. Principio del equilibrio de autoridad - responsabilidad:
Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.
4. Principio de dirección-control:
A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.

5. Principio de la definición de puestos:
Debe definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por éste la unidad de trabajo impersonal específico.
La funcionalización:
La división en el primer nivel jerárquico de las empresas es casi siempre funcional. Para hacer esta división del modo más adecuado se debe partir de la consideración de los objetivos y planes aprobados.
Unidades de Organización:
Se forman agrupando las funciones en cada línea básica.

Los más usuales son:

Por producto:
dividir una fábrica en secciones de muebles de acero, muebles de madera, refrigeradoras, estufas, etc.

Por territorio:
como cuando se divide a los vendedores en zona norte, zona central, zona sur, etc.

Por comprador:
cuando en una tienda se ponen departamentos de artículos para señoras, caballeros, niños, etc.

Por proceso:
como la división de una planta en secciones de almacenes, troqueles, pintura, armado, empaque, etc.

Por número:
por ejemplo, en un salón de telares puede colocarse 20 tejedores a cargo de un supervisor.
ORGANIGRAMAS
Es la representación grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
Su Utilidad:
 Proporciona una imagen formal de la organización

 Facilita el conocimiento tanto de la organización como
de sus relaciones de jerarquía y coordinación

 Representa un elemento técnico valioso para el análisis
organizacional

 Constituye una fuente autorizada de consulta
Criterios para su preparación:
Precisión:
debe definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones
Sencillez:
Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente
Uniformidad:
Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y figuras que se utilizan en el diseño.
Presentación:
su funcionalidad depende en gran medida de su formato y estructura; por ello, en su preparación debe considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.
Vigencia:
Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado.
Su Clasificación:
los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos:
Por su naturaleza:

1. Microadministrativos:
corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar algunas de las áreas que la conforman.

2. Macroadministrativos:
involucran a mas de una organización.

3. Mesoadministrativos:
consideran una o mas organizaciones e un mismo sector de actividad o ramo especifico.
Por su ámbito:

1. Generales:
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características

2. Específicos:
Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización
Por su contenido:

1. Integrales:
Son representaciones graficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía de dependencia.

2. Funcionales:
Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.

3. De Puestos Plazas y Unidades:
Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad.
Por su Presentación:

1. Verticales:
presentan las unidades ramificadas de arriba abaja a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso mas generalizado en la administración por lo cual se recomiendan en los manuales de organización

2. Horizontales:
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se orden por líneas dispuestas horizontalmente.

3. Mixtos
: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en caso de organizaciones con un gran número de unidades.

4. De bloque:
Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos.
Su Diseño:
Figuras:
Las figuras se utilizan para plasmar en el organigrama las unidades que la conforman; pueden ser de nivel directivo, medio u operativo, asesoría etc.

Forma:
Como regla general debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos aparezcan horizontales, así como representar con rectángulos las unidades.

Dimensión:
los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.
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