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Las TICS y la GESTION DOCUMENTAL

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by

Ana María Franco

on 19 July 2013

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Transcript of Las TICS y la GESTION DOCUMENTAL

SDFASDF
Ing Ana María Franco
twitter: @amdvfa
Google Site: anamfrancoa
l
Gracias.....
Las TIC en la Gestión Documental

Crecimiento acervo documental
infoxicación.......,
Organizar
Recuperar
conservar

Documento
y
su entorno actual
Nuevos métodos de trabajo,
Prácticas,
Principios para la gestión de documentos
Electrónicos
La e-Administración, Gobierno Electrónico
La Interoperabilidad de los documentos
Técnico
(Estándares,comunicación,datos,accesibilidad)

Semàntico
Garantice que la información
conserve su significado intacto
Organizacional
Garantías al intercambio de información entre administraciones públicas
Organizar

cambio de soporte de documentos de papel, en otro de tipo fotográfico de altísima calidad
En un rollo de microfilm de 16 mm puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta. Los rollos de microfilm se pueden guardar indefinidamente (se estima su duración en 500 años en pruebas de envejecimiento acelerado
La consulta y distribución de los documentos. No se puede hacer de forma inmediata y consultar los documentos resultaba muy trabajoso
MICROFILMACIÓN
Digitalización
Se puede asociar a la forma como una imagen (texto, fotos, formas, sonido , movimiento...), se pueden convertir en un idioma comprensible para los computadores.
Aumentar la utilidad de la información
Aumentar la capacidad de acceso a los datos, información o conocimiento
Automatizar la diseminación masiva
mejorar la diseminación selectiva
Extender la capacidad de preservación o la seguridad
Aumentar la capacidad de análisis

El riesgo que se corre al tener esta información en formato digital es el “borrar accidentalmente”.
Costos de los equipos que se requiere para digitalizar y para almacenar la información.
La digitalización no lo soluciona todo, hay que pensar si todo es susceptible de ser digitalizado,
sino solo llevaremos un caos que tenemos en papel a formato digital.

Repositorios Digitales
Es un sistema para almacenar,
conservar y dar acceso a documentos digitales


Institucionales

Temáticos

Los agregadores o portales

Repositorios de datos científicos

Recuperar Documentos
Metadatos
a)
Poder localizar con rapidez un determinado
documento o información dentro de la misma
empresa, para mejorar en eficiencia.
b) Simplificar los procesos, con la reducción de costes que conlleva
"Los metadatos son información estructurada que describe, explica, localiza, o de cualquier otro modo hacen que sea más fácil de recuperar, utilizar o administrar un recurso de información."
"Los metadatos son la clave para asegurar que los recursos sobrevivan con el paso del tiempo y sigan siendo accesibles en el futuro."
Los metadatos descriptivos
describen un recurso para
finalidades tales como descubrimiento e identificación. Puede incluir
elementos como título, autor o palabras clave.
Los metadatos estructurales
indican cómo elementos
compuestos se unifican: por ejemplo, cómo se ordenan las páginas
para formar capítulos.
Los metadatos administrativos
nos dan información para
ayudarnos a organizar un recurso, como por ejemplo cuándo y cómo
fue creado, el tipo de archivo y otra información técnica, y quién puede
acceder a ella.
Folcsonomía
es una indexación social, la clasificación colaborativa por medio de etiquetas simples en un espacio de nombres llano, sin jerarquías ni relaciones de parentesco predeterminadas
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