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Comment rédiger un dossier sponsoring

Exposé pour langue et communication français en 2eme année
by

Jaoujane Mohamed Rida

on 11 February 2013

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Transcript of Comment rédiger un dossier sponsoring

Comment trouver un sponsor Dossier Sponsoring LES ATTENTES DU SPONSOR LES TROIS TYPES DE SPONSORING Améliorer sa notoriété (générale ou sur une cible précise)
Améliorer son image de marque (les valeurs de l'évènement sont celles de l'entreprise
Améliorer sa communication (externe ou interne) Le dossier sponsoring Une simple lettre ne suffit pas pour trouver un sponsor, pour cela on doit rédiger un dossier de sponsoring qui devra respecter le plan suivant : LE SPONSORING DE CREDIBILITE Il consiste à associer la qualité des produits de l'entreprise à la qualité de l'évènement. L'intérêt médiatique est important (Danone et la semaine du goût) Avant toute chose, il est fondamental que tout chercheur de sponsor se mette à la place de ce dernier. C'est la meilleure façon d'appréhender et d'analyser la pertinence de son projet, pour le présenter sous un aspect positif pour l'entreprise ou le sponsor : il faut lui apporter quelque chose, ou lui faire partager quelque chose.
Pour cela il ne faut pas être trop pressé de voir aboutir votre projet mais prendre le temps de monter un dossier complet et précis. Le sponsor tiendra compte de 3 choses : La passion commune dans le projet
La cohérence avec la politique globale de l'entreprise
Les retombées médiatiques ou financières LE SPONSORING DE NOTORIETE Il consiste à faire voir à un maximum de personnes une marque ou un nom de société. L'action correspondra à couvrir d'espaces publicitaires un évènement médiatisé (BNP pour Roland Garros). LES 10 ARGUMENTS QUE VOUS POUVEZ DEVELOPPER DANS LE DOSSIER La notoriété : "Vous passerez à la télévision"
L'image de marque : "Vous serez associé à un évènement qui véhicule des valeurs fortes (champions, gagnants, humanisme, bon goût, etc)"
Votre produit sera dans l'action : "Vous sortez de la simple pub !"
L'originalité : "Vous vous démarquez des concurrents"
L'exportation : "l'évènement est mondial, votre communication le sera aussi !"
La promotion : "vous pourrez relayer l'évènement dans vos points de vente ou sur votre site internet"
Le contact clientèle : "Vous pourrez inviter ou reprendre contact avec des clients !"
Les vendeurs : "Vous pourrez motiver vos vendeurs en les invitant à l'évènement !"
La communication interne : "Si l'entreprise gagne en image, son personnel y gagne également !"
La passion : "Le PDG peut-être un passionné de votre activité" LE SPONSORING D'IMAGE Il consiste à construire une image en recherchant une cohérence entre le public visé (la cible), la spécificité de l'entreprise et l'événement lui-même (Sector pour les sports extrèmes). Les médias sont plus fins et le type de messages plus précis. La présentation : Cette partie comporte votre présentation personnelle et celle de votre projet. On ne confie pas un budget à une personne ou une équipe que l'on ne connait pas, donc n'hésitez pas à être le plus complet possible (CV et photo de toute l'équipe du projet, description précise de l'activité avec photo et historique). Le projet : C'est la partie la plus importante du dossier, selon le type de l'évènement, il existe deux façon de procéder: le ponctuel et le continu Le ponctuel Il s'agira d'une manifestation exceptionnelle qui aura lieu une seule fois par an, ou une seule fois tout court, et dont l'importance nécessite une participation de sponsor. Dans ce cas les informations suivantes doivent impérativement figurer dans le dossier Nom, lieu, date, logo
Caractère de l'évènement : culturel, sportif, humanitaire, social, aventure, exploit, record, patrimoine, scientifique...
Qui y participe?
Combien y participe, d'où viennent-ils?
Qui y assistera, qui sont-ils (N'importe qui, des sportifs, des scientifiques, des jeunes, des vieux, des pratiquants d'un sport précis...)?
Quels médias seront là (TV, presse spécialisée ou pas, Radio...)?
Un dossier de presse est-il fait ?
Dans le cas d'un évènement qui revient ponctuellement les coupures de presse ou les enregistrements des passages médias
Les retombées économiques pour les anciens sponsors (si vous les avez !)

Plus vous serez précis plus le dossier inspirera confiance à votre interlocuteur. Le continu L'exemple type sont les saisons pour des sportifs de haut niveau. La plupart du temps pour des sports peu médiatisés (sports de course, sports extrêmes...). Les informations dans ce cas seront les suivantes Descriptif complet de la saison avec toutes les manifestations (Dates, lieux, niveaux)
Nombre de participants (qui sont-ils, d'où viennent-ils, quel est leur niveau)
Nombre de spectateurs (qui sont-ils, d'où viennent-ils)
Les médias seront-ils présents (dossier de presse, qui sont-ils?) Si presse spécialisée (combien de passages, combien de pages, combien cela aurait coûté s'il avait fallu payer, qui lit ces journaux?) Ces renseignements sont disponibles en contactant le journal directement.
Couverture des saisons (mondiale, européenne, nationale ou locale)
Les retombées économiques pour les anciens sponsors (si vous les avez !) Le budget : La règle d'or est la suivante : TOUT DOIT APPARAITRE ET TOUT DOIT ETRE DETAILLE Quand nous disons tout c'est tout, jusqu'au moindre timbre ou crayon !!! Les locations (matériels, locaux, emplacements...)
Les assurances (humaines et matérielles)
Les fournitures diverses (crayons, papiers, copieur, ...)
Les coûts de transports (humains et matériels)
Les salaires (charges comprises)Les coûts de communication (dossier de presse, publicité, invitations, etc...)
Les coûts de remise en état du sîte (s'il y a lieu, très important, votre sponsor n'aimera pas du tout que les médias disent que le site a été saccagé par l'évènement !)
Si l'évènement a déjà eu lieu, chiffrez ce qu'auraient coûté les retombées médias (vous pourrez avoir les tarifs dans "tarifs médias") Pour un événement, vous devez chiffrer : Pour une saison vous devez chiffrer : Les équipements (achats, locations, casses, évolutions techniques...)
Les assurances (humaines et matérielles)
Les fournitures diverses (bandages, pansements, ...)
Votre salaire et celui de votre équipe si vous en avez une.
Les frais de déplacement, d'hébergement et d'inscription pour les différentes compétitions (si ceux-ci dépendent de vos résultats, vous devez prévoir toutes les possibilités, de l'élimination directe à la finale)
Les frais d'entraînement ou d'exhibition. La proposition Vous proposerez là, la contrepartie pour votre sponsor : Où apparaîtra-t-il, quelle taille, comment?
Sera-t-il seul ou au milieu d'autres? (cela dépend souvent du budget nécessaire)
Combien de retombées médias aura-t-il (confère partie avant du dossier) Cela peut se négocier avec lui s'il le souhaite. LES CONSEILS A NE PAS OUBLIER !!! Toujours choisir une entreprise en rapport avec votre domaine (Enaf ne vous sponsorisera pas pour du fitness, mais Weider peut-être !)
Préparer votre dossier longtemps à l'avance ! Les sommes en jeu sont souvent importantes, donc la décision demande du temps. Si elles ont le couteau sous la gorge, les entreprises ne prendront pas le risque.
Si l'on vous dit que la somme est trop importante, demandez combien l'entreprise pourrait mettre et refaite un dossier en conséquence (mais prévenez dans ce cas qu'il y aura un autre sponsor).
Pour des contrats de sponsoring importants, n'hésitez pas à le faire relire par un avocat. même si vous êtes super content quen l'entreprise dise oui, ne signez jamais tout de suite, prenez le temps de bien tout lire. Ce n'est pas de la méfiance, mais de la prudence et du professionnalisme ! Conseils de rédaction Les titres Le contenu L'argumentation d'un dossier de sponsoring En premier lieu, déterminez quels sont vos atouts/avantages par rapport à d'autres projets, et classez-les par ordre d'importance. Ils constitueront l'argumentation principale de votre dossier de sponsoring. Déterminez des titres et sous-titres accrocheurs dans votre dossier de sponsoring, car les partenaires potentiels liront le contenu uniquement si leur intérêt est suscité par les titres.
Lorsque vous avez un format double-page, n'hésitez pas à utiliser un titre global à cheval sur les deux pages, puis un sous-titre relatif à chaque page ; cela incitera le partenaire à lire les deux pages. Sachez également que les pages de droite sont les plus lues. • N'utilisez jamais de formules négatives
• Utilisez des formules directes pour tenir vos prospects en haleine.
• Evitez les textes trop long (trop d'informations tuent l'information)
• Utilisez le présent ou l'impératif ; le conditionnel est à bannir, et le futur à éviter.
• Agrémentez votre plaquette de visuels (photos, schémas, etc.) soulignés par des légendes qui correspondent à vos arguments forts ; en effet, l'oeuil du lecteur est toujours attiré par les légendes des visuels.
Démontrez également que votre projet correspond à des besoins potentiels des partenaires démarchés. Page de Garde
Faire figurer le nom du projet, les dates, le logo, l'accroche, les coordonnées, et éventuellement le lieu et l'adresse du site Internet.
Présentation du Projet
• Historique/Palmarès/Parcours
• Caractère du projet (culturel, sportif, social,scientifique,etc.)
• Objectifs/Motivations
• Présentation détaillée du projet
• Public concerné (qui et combien de personnes y participent ?)
• Budget prévisionnel
Retombées pour les partenaires
• Communication interne : incentive, participation des employés au projet, etc.
• Communication externe : relations publiques, opérations de communication, plan média, publicité, visibilité (ou apparaîtra-t-il, de quelle manière?). Pensez à proposer d'autres évènements ponctuels, afin de présenter votre projet et vos partenaires (bâptème, conférence de presse, etc.).
Partenaires actuels
Si vous avez déjà conclu des partenariats, faites apparaître leur logo à la fin du dossier, ce qui conférera à votre dossier plus de poid, inspirant ainsi confiance aux partenaires démarchés. Eléments à joindre à votre dossier de sponsoring : N'oubliez pas de joindre à votre dossier une lettre de demande de sponsoring personnalisée, exposant notamment les valeurs communes à votre projet et au partenaire démarché. Proposez selon les entreprises ciblées, un partenariat en nature, un partenariat financier ou des dons.
Joignez également, si possible : un dossier de presse, une vidéo, un CD photos.... EXEMPLE MERCI POUR VOTRE ATTENTION
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