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Cuatro Métodos de Archivo

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by

jimena muñoz

on 29 October 2015

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Cuatro Métodos de Archivo

CODIFICAR


Resaltar el encabezado bajo el cual se archivará.
¿CÓMO ELEGIR EL O LOS MÉTODOS
DE ARCHIVO APROPIADOS?


CLASIFICAR
Bajo que denominación se archivarán los documentos, tomar en cuenta cinco puntos:
B) Si no se menciona dentro del texto el título o tema se deberá escribir el método de clasificación elegido, en la esquina superior derecha con un lápiz de color.

OBJETIVO

Es que usted al finalizar esta unidad identifique por escrito en que consisten las características de cada uno de los 4 métodos de archivo.
Primero debe conocer el procedimiento a seguir al llegar la correspondencia o lo documentos, el cual incluye los siguientes pasos:

B) Nombre de la entidad geográfica donde se expide.


A) Nombre de la persona o empresa que envía
C) Fecha en que se expide o se recibe


D) Asunto que trata el texto.

E) Número progresivo que se le da.

A) Se subraya el tema con un lápiz de color.

C) Cuando son dos o más asuntos por los cuales se puede archivar, se elige el principal y subraya, para el segundo se realiza referencia cruzada.
DISTRIBUIR



Una vez clasificada y codificada la correspondencia, se ordena de acuerdo con su designación.
ARCHIVAR
Se archiva en el expediente respectivo, procurando hacerlo en forma precisa para evitar errores o extravío.
De acuerdo con el giro de la empresa y con lo mencionado anteriormente se elige el sistema más adecuado de archivo.

Principales Métodos
De
Archivo

Método
Alfabético

Método
Numérico

Método
Geográfico

Método
Por asunto

QUÉ ES EL MÉTODO
ALFABÉTICO?

Los archivos se archivarán de acuerdo con la secuencia alfabética; se debe considerar el nombre del cliente o de la empresa.

La base de una clasificación rápida y eficaz depende de varios factores como:
Conocer el orden del alfabeto

Considerar que para el archivo no existen letras dobles (Ch, LL, RR), éstas siempre se tomarán como consonantes sencillas seguidas de otra.
Conocer y aplicar las reglas de clasificación.

¿QUÉ ES EL MÉTODO
NUMÉRICO?

Se destina en orden progresivo un número para cada expediente. Este número puede ser asignado por el archivista o estar marcado en el documento, como el número de folio de una factura, pedido, cotización, póliza, etc.

Al archivar se utilizan guías para separar los expedientes, por ejemplo de 10 en 10, 25 en 25, 50 en 50, 100 en 100, según la extensión del archivo.

Una ventaja es que se puede combinar con el sistema por asunto (numérico temático) o auxiliarse del abecedario (alfanumérico).
Por ejemplo, en el Registro Federal de contribuyentes, el cual consta de una serie de letras y de números correspondientes al nombre y fecha de nacimiento de una persona.

Para localizar rápida y exactamente los expedientes, es necesario elaborar cédulas de catalogación, estás facilitan la consulta del archivo; esta cédula incluye el nombre del cliente, empresa, asunto de que trate y el número donde se puede localizar.
Las empresas prefieren este sistema porque permite establecer un inventario de los expedientes existentes y porque la secuencia numérica evita la omisión o repetición de estos.
¿QUÉ ES EL MÉTODO POR
ASUNTO?

Cuando no se maneja un gran volumen de expedientes, los documentos se pueden clasificar, codificar, distribuir y archivar según su contenido o asunto, es decir, no se le da importancia al nombre del cliente, empresa, entidad o fecha.

El método por asunto o temático se puede utilizar en los siguientes casos: organigrama de una empresa, expedientes privados del ejecutivo o por la descripción de lo que se archiva.

Para archivar documentos en forma lógica, se deben considerar la secuencia alfabética o numérica.

Alfabético temático:
No presenta dificultad para archivar los expedientes, ya que utiliza el orden alfabético y se emplean las respectivas guías alfabéticas.

Numérico temático:
Este método es práctico porque se auxilia de guías numéricas consecutivas.

GRACIAS POR
SU ATENCIÓN

¿QUÉ ES EL MÉTODO
GEOGRÁFICO?

En este sistema geográfico hay dos métodos para archivar:

En el 1° el asunto se establece de acuerdo con el lugar a donde se envía o de donde procede la correspondencia, es decir, el país, estado, ciudad o localidad.

En el segundo se toma en cuenta la importancia de una zona geográfica, ya sea por ventas, por número de habitantes, etc.
En ambos métodos, el segundo tema en importancia es el nombre del destinatario, o firmante. Si algún nombre del país, estado, etc., principia con un artículo, éste se toma en cuenta para alfabetizar ( La Paz, B. C. S.).
El archivista se auxilia de cédulas de catalogación cuando maneja grandes volúmenes de correspondencia.

Es necesario que se tengan amplios conocimientos culturales y, en este caso , conocer la localización geográfica de diferentes países, esto permite que los expedientes tengan un orden lógico y además que cualquier persona con acceso al archivo, los pueda consultar.
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