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LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

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on 8 June 2014

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TRD: Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD: Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA TRD
Cuales son?

Mensajeria: La mensajería instantánea es una forma de comunicación en tiempo real entre dos o más personas basada en texto. El texto es enviado a través de dispositivos conectados a una red como Internet.

Fax: Es la transmisión telefónica de material escaneado impreso , normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida.

Correo tradicional: es un sistema dedicado a transportar alrededor del mundo documentos escritos, así como paquetes de tamaño pequeño o mediano encomiendas. Todo envío a través del sistema postal es llamado correo o correspondencia. Los paquetes y las cartas son "envíos postales" que se pueden transportar por tierra, mar, o aire, cada uno con tarifas diferentes dependiendo de la duración de la entrega y el peso.

Correo Electronico: es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas mediante sistemas de comunicación electrónicos.

Pagina Web: Es un documento o información electrónica capaz de contener texto, sonido, vídeo, programas, enlaces, imágenes, y muchas otras cosas, adaptada para la llamada World Wide Web, y que puede ser accedida mediante un navegador.

MEDIOS DE INGRESO DE LOS DOCUMENTOS
Interpretacion: Es expresar de manera integradora, condensada, coherente y con palabras del redactor, el contenido especial de un texto. Es la esposicion somaria de un tema, obra o capitulo
¿como se hace?
*Leer el texto
*no exceder la informacion al 25% la original

Analisis: Es la identificacion y separacion de los elementos fundamentales. Se descomponen, se desintegran, las ideas.

Sintesis: Es un texto que conduce a su interpretacion olistica. Esto es atener una idea, cabal del texto como un todo.
INTERPRETACION ANALISIS DE LA INFORMACION
1)Correspondecia personal: En este tipo de cartas podemos expresar sentimientos, vivencias y temas que están totalmente prohibidos en la correspondencia comercial.

2)Folleto, revista y publicaciones seriadas:
*Folleto: Es un texto impreso reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo o publicitario
*Revista: Una revista o un magacín, es una publicación de aparición periódica, a intervalos mayores a un día.
*Publicaciones seriadas: Recurso continuo publicado en una sucesion de partes separadas, generalmente lleva numeracion que pretende continuarse indefinidamente. Ejemplos de publicaciones seriadas incluye: revistas, magacines y revistas electronicas.

3)Comunicaciones ofiales recibidas: internas y externas: Las comunicaciones oficiales que ingresan a las instituciones deberán ser revisadas para verificar las competencias, los anexos y los datos de origen del ciudadano o entidad donde lo remite.
Se clasifican en dos:

*Internas:
Son aquellas comunicaciones que se generan en cada oficina, con destino a las diferentes dependencias de la misma entidad o las ubicadas en las distintas sedes. Los tipos documentales básicos para el curso de las comunicaciones oficiales internas en las entidades tanto enviadas como recibidas son el memorando y el circular.

*Externas:
Son las comunicaciones oficiales que ingresan y que deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.
CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION RECIBIDA
LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES
4)Comunicaciones cofidenciales recibidas: internas y externas: La comunicación siempre ha existido en la organización porque es la que permite que se entablen relaciones entre los individuos.
Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). El mercado conoce la oferta a través de la publicidad, etc. En la actualidad se puede crear esa demanda, generando esa necesidad a través de las distintas técnicas de las que dispone la empresa. Pero para que se cree esa necesidad hay que comunicar.

5)Comuniciones recibidas por fax: La comunicaciones enviadas y recibidas de este medio, se transmitirán teniendo en cuenta la información que forma integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la perspectiva en la unidad de correspondencia, la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

6)Comunicaciones recibidas a traves de correo electronico: Las entidades que dispongan de Internet y correos electrónicos, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS
Radicacion: Asignacion de un consecutivo a los documentos en los terminos establecidos en el articulo dos del acuerdo agn 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envio.

Procedimientos:
*Impresion de rotulo de la radicacion.

*Registro impreso de las plantillas de radicacion y control.
RADICACION DE LOS DOCUMENTOS
*RECEPCION

*CLASIFICACION

*APERTURA

*REVISION

*RADICACIÓN


PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS RECBIDOS:
Deiber Alexander Ramirez
Diego Armando Fuentes
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