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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO BPM QUE PERMITA MEJORAR

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by

Marco Cruz

on 11 June 2014

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Transcript of DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO BPM QUE PERMITA MEJORAR

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
PRESENTAN
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO BPM QUE PERMITA MEJORAR EL DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA EMPRESA TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CÍA. LTDA
LA TESIS
Ing. Juan Carlos Piñueal
Dirigida por
Realizado por Marco Cruz Otero
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PREVIA A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE MAGÍSTER EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADO
MARCO VINICIO CRUZ OTERO
REALIZADA POR:
Examinada por:
Ing. Jaime Cadena
Ing. Jorge Sosa
El proceso:

1. No cumple con las metas fijadas en los indicadores del desempeño.
2. No cumple con los informes a tiempo
3. Existe atraso en la entrega las actividades
4. Existe insatisfacción de los clientes internos o externos
5. Existe quejas frecuentes por el personal de la empresa
6. No cumple con cierre de no conformidades
7. Falta seguimiento a las actividades

Para analizar el ROI, se tomara en cuenta el Gastos de Capital representado por la inversión en sistemas, en este caso AuraPortal, el costo por usuario tiene un valor de US$ 700 dólares y para implementar el proceso de acciones correctivas se requiere diez licencias, lo que representa un total de US$ 7.000 dólares.
Para obtener el ingreso se tomara en cuenta el ahorro de mano de obra con base a los datos obtenidos traducidos a valores. Para este caso se tomara el salario del Gerente de Gestión que es US$ 2.500 y del Asistente de Gestión es de US$ 1.500 dólares, los porcentajes de ahorro son 34% y 24%, respectivamente, lo que representa un ahorro mensual de US$ 1.210 dólares, que anualmente son US$ 14.520.
Aplicando la formula de ROI = (ingresos – costos) / costos * 100, obtenemos un resultado de 207% de Tasa de Retorno de la inversión en un año


CONCLUSIONES

• Se logro identificar como proceso critico a la Gestión de Calidad en el Sistema de Gestión de la Calidad que tiene Transportes Noroccidental, que adolecen de problemas y que deben ser sometidos a una herramienta de mejora.

• Se demostró que el utilizar la herramienta BPM, se evidencian actividades improductivas, que conllevan un alto tiempo del proceso, que pueden ser reemplazadas o sistematizadas, como seguimiento a cumplimiento de entrega de acciones hasta en 20 días y seguimiento de cierre de No Conformidades en las fechas definidas.

• Con la implementación de la herramienta BPM, algunas actividades dejan de realizar los empleados porque son absorbidas por la sistematización, con la inclusión de tareas con evento de tiempo incrustado (TPT) y Tareas de Sistemas (TS), las cuales tienen control y seguimiento más dinámico.

• Se pudo determinar que muy pocos empleados son proactivos en manejar actividades pendientes, porque su tiempo de cumplimiento era sobre los parámetros definidos, las mismas que sea atendidas oportunamente y que la mayoría de los empleados están sujetos a un exhaustivo y hostigante seguimiento, que desgasta a los miembros del departamento de Gestión.

• Al simular la aplicación de BPM, se observo la mejora en los indicadores, los mismos que están relacionados con el cumplimiento en el tiempo, ya que las reglas de negocio aplicadas, se vuelven iterativas y son ejecutadas automáticamente, en AuraPortal.

• Se concluye que BPM minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación y aplicación, disminuyendo en un 34%, el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades.

• BPM simplifico las salidas y consultas automáticas que mejoran la gestión y optimización de procesos, a través de las herramientas de monitorización que AuraPortal tiene en su software, lo cual mejoro la atención y servicio al cliente, que es el valor agregado que se busca.

• El presente trabajo de investigación permitió simular el mejoramiento el desempeño del proceso piloto crítico, con lo cual queda planteada una metodología para aplicación de cualquier organización que necesite mejorar su sistema de gestión de calidad.

RECOMENDACIONES

• Una vez demostrado la eficiencia alcanzada con la herramienta AuraPortal, se recomienda la adquisición de la misma, para que se empiece con la implementación del modulo desarrollado, como etapa primera se compre una licencia para desarrollo y licencias para dueños de procesos.

• Con la herramienta comprada, se adapte la aplicación de acciones correctivas, para en los mensajes que generan las Tareas del Sistema, se direccionen a los correos de los dueños de procesos.

• Instalada la herramienta en la organización, se recomienda explotar todas las funciones y aplicaciones que puede alcanzar AuraPortal, como trabajar con las bases de datos, correo electrónico de la organización, generación de páginas web, elaboración de indicadores que agreguen valor para los procesos.

• Implementar las otras actividades que se detectaron como criticas, aplicando la misma metodología desarrollada en esta tesis, trabajando con cada uno de los actores de los procesos involucrados.

• Capacitar a la asistente de gestión en la herramienta AuraPortal, para que exista un buen soporte técnico en el desarrollo, el monitoreo y el mejoramiento de las aplicaciones que se desarrollen.

• Sociabilizar a todo el personal en la nueva herramienta, en beneficios que se alcanzaran para Transportes Noroccidental, con la participación e involucramiento de cada uno de los empleados, existiendo un compromiso permanente con la atención que requiere esta herramienta.

Muchas Gracias

A Dios, a la EPN, al tribunal y a mi familia

&
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA LTDA
TRANSPORTES NOROCCIDENTAL CIA LTDA
MISIÓN
“Proporcionar servicios profesionales en logística integral, transporte de carga pesada y extra-pesada, alquiler de maquinaria de izaje, transporte y succión de fluidos para el sector Petrolero, Energético e Industrial, con recurso humano calificado, equipos de última tecnología, cumpliendo estándares de Seguridad Industrial y medio ambiente, que permitan superar las expectativas de nuestros clientes, generando un proceso continuo de cambio, para el desarrollo económico del País”.
VISIÓN
“Para el 2015 el Grupo Noroccidental tiene como visión ser una empresa líder en logística de transporte pesado y extra-pesado incrementando maquinaria con tecnología de punta y talento humano altamente capacitado y motivado para cumplir con éxito cada proyecto”.
• Se logro identificar como proceso critico a la Gestión de Calidad en el Sistema de Gestión de la Calidad que tiene Transportes Noroccidental, que adolecen de problemas y que deben ser sometidos a una herramienta de mejora.
• Se demostró que el utilizar la herramienta BPM, se evidencian actividades improductivas, que conllevan un alto tiempo del proceso, que pueden ser reemplazadas o sistematizadas, como seguimiento a cumplimiento de entrega de acciones hasta en 20 días y seguimiento de cierre de No Conformidades en las fechas definidas.
• Con la implementación de la herramienta BPM, algunas actividades dejan de realizar los empleados porque son absorbidas por la sistematización, con la inclusión de tareas con evento de tiempo incrustado (TPT) y Tareas de Sistemas (TS), las cuales tienen control y seguimiento más dinámico.
• Se pudo determinar que muy pocos empleados son proactivos en manejar actividades pendientes, porque su tiempo de cumplimiento era sobre los parámetros definidos, las mismas que sea atendidas oportunamente y que la mayoría de los empleados están sujetos a un exhaustivo y hostigante seguimiento, que desgasta a los miembros del departamento de Gestión.

• Al simular la aplicación de BPM, se observo la mejora en los indicadores, los mismos que están relacionados con el cumplimiento en el tiempo, ya que las reglas de negocio aplicadas, se vuelven iterativas y son ejecutadas automáticamente, en AuraPortal.

• Se concluye que BPM minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación y aplicación, disminuyendo en un 34%, el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades.

• BPM simplifico las salidas y consultas automáticas que mejoran la gestión y optimización de procesos, a través de las herramientas de monitorización que AuraPortal tiene en su software, lo cual mejoro la atención y servicio al cliente, que es el valor agregado que se busca.

• El presente trabajo de investigación permitió simular el mejoramiento el desempeño del proceso piloto crítico, con lo cual queda planteada una metodología para aplicación de cualquier organización que necesite mejorar su sistema de gestión de calidad.
• Una vez demostrado la eficiencia alcanzada con la herramienta AuraPortal, se recomienda la adquisición de la misma, para que se empiece con la implementación del modulo desarrollado, como etapa primera se compre una licencia para desarrollo y licencias para dueños de procesos.

• Con la herramienta comprada, se adapte la aplicación de acciones correctivas, para en los mensajes que generan las Tareas del Sistema, se direccionen a los correos de los dueños de procesos.

• Instalada la herramienta en la organización, se recomienda explotar todas las funciones y aplicaciones que puede alcanzar AuraPortal, como trabajar con las bases de datos, correo electrónico de la organización, generación de páginas web, elaboración de indicadores que agreguen valor para los procesos.

• Implementar las otras actividades que se detectaron como criticas, aplicando la misma metodología desarrollada en esta tesis, trabajando con cada uno de los actores de los procesos involucrados.
• Capacitar a la asistente de gestión en la herramienta AuraPortal, para que exista un buen soporte técnico en el desarrollo, el monitoreo y el mejoramiento de las aplicaciones que se desarrollen.

• Sociabilizar a todo el personal en la nueva herramienta, en beneficios que se alcanzaran para Transportes Noroccidental, con la participación e involucramiento de cada uno de los empleados, existiendo un compromiso permanente con la atención que requiere esta herramienta.
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