Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Hoja de calculo y gráficos de representación

No description
by

Lucila Garduño

on 15 May 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Hoja de calculo y gráficos de representación

es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
Excel
Datos Alfanuméricos y Numéricos
Ejemplos de Funciones
HOJAS DE CÁLCULO
Introducción
Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.




La estructura principal que utiliza este software para almacenar y organizar la información es un área de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada por un número determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de cálculo.

La forma mas simple de entender el concepto de hoja de cálculo es por medio de una analogía con las hojas tabulares utilizadas en diferente procesos administrativos, sobre todas las de contabilidad.
Hoja de cálculo
Características
Las características de una Hoja de cálculo son:

· Hacer cálculos muy largos .

· Tener limitaciones increíblemente pequeñas en cálculos.

· Permite rellenar y dar formato a celdas para almacenar datos.

· Reutilización y actualización de datos a partir de funciones.
Características de la ventana de Excel
Ejemplos
Ejemplo de la función SI

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Conclusión
Microsoft Excel consta de hojas para realizar cálculos. Una hoja de cálculo es como una hoja de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas que guardan datos. Los datos pueden ser número o texto que se introducen; calculan los valores de las fórmulas basados en los otros números.

Se puede utilizar las hojas para almacenar datos numéricos y luego utilizar las herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con los datos, las cuales se pueden ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando la ayuda de Microsoft Excel.
Informática

Roberto Adrián Rivera Durán

21 de Junio del 2013
Forma parte del paquete Office de Microsoft y es el software más utilizado en cuanto a hojas de cálculo.

Se ha consolidado debido a la evolución de la informática y al auge de los paquetes con aplicaciones para la oficina que permiten una interacción entre sus diferentes aplicaciones, introducir imágenes, crear gráficos y hasta insertar hipervínculos
La hoja es la unidad fundamental que define el área de trabajo.

Varias hojas, relacionadas entre sí, conforman un libro. Excel trae predeterminada la cantidad de 3 hojas por libro, pero eso no impide que podamos reducir o aumentar la cantidad de hojas de un libro, según las necesidades e inclusive darle un nombre determinado o cambiárselo.
Las distintas celdas de las hojas contendrán los datos o la información, que puede ser no solamente en forma numérica, sino también textos y fórmulas donde intervengan el contenido de otras celdas y funciones predefinidas para cálculos ya sea financieros, matemáticos, estadísticos, etc.

Las fórmulas tienen la capacidad de recalcularse si el contenido de una de las celdas a la que hace referencia cambia. Esta capacidad es una de las prestaciones fundamentales de este tipo de software, debido a la utilidad para resolver los problemas decisionales, analizando varias hipótesis.
El programa EXCEL
Hoja y libro.
Datos y Formulas
Ventajas
- Se pueden usar las eficaces características de manejo de datos de las hojas de cálculo para crear informes contables y financieros.

- Definición de presupuestos, facturación y ventas.

- Se pueden crear planes profesionales u organizadores útiles.

- Se puede usar las hojas de cálculo para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista de inventario.

- Uso de calendarios, gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario.
Desventajas
- El precio si se utiliza el software Excel: hay que comprarlo.

- Ineficiente con archivos que ocupen mucho espacio, aunque se realicen solamente cálculos sencillos.

- Es complejo de aprender la lógica de la implementación y uso de estas.
Tipos de Datos en Excel
Formulas y Funciones
Barra de Inicio Rápido
Barra de Titulo
Botones Clásicos de Ventana
Barra de Herramientas
Conjunto de Herramientas
Agrupadas
Columnas de la Hoja
Filas de la Hoja
Celdas de la Hoja
Indicador de celda
activa
Barra de Formulas
Hojas de Libro
Zoom sobre la Hoja
Barra de Desplazamiento Horizontal
Controles de Vista
Barra de Estado
Barra de Desplazamiento Vertical
Parte superior

Situadas en la parte superior de la pantalla están todas las opciones de menú. Todos los comandos se encuentran en varios menús desplegables listados horizontalmente en la parte superior.
Parte media superior

La parte media superior contiene sólo un par de características importantes. A la izquierda está la información sobre la celda actual en la que estés trabajando, justo a la derecha está el contenido de esa celda (datos, textos, fórmulas, o nada).

La mitad superior también mostrará las barras de herramientas que tienes activas, como la barra de fórmulas, las herramientas de formato de texto, y así sucesivamente.
Hoja de cálculo

La mayor parte de la pantalla está ocupada por las celdas de la hoja de cálculo, dispuestas en una cuadrícula de columnas horizontales y filas verticales.

Las columnas se identifican por orden alfabético (A-Z, AA-ZZ, etc.) y las filas se rotulan numéricamente. Las marcas de control verticales y horizontales indican los límites de tamaño de papel definido para el documento.
Parte media inferior

La parte media inferior de la pantalla de Microsoft Excel tiene las pestañas de cada hoja en el libro, y una barra de desplazamiento para moverse a izquierda y a la derecha a través de la pantalla.
Parte Inferior

En la parte inferior de la pantalla de Excel puedes aumentar o disminuir la ampliación de la hoja de cálculo, cambia el diseño de página de Excel y macros de monitor.
Un dato se introduce directamente en una celda y puede ser:

- Numérico

- Fecha u Hora

- Texto

- Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts.

- Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

- El carácter E o e es interpretado como notación científica.

- Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

- Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

- Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.


Para introducir una fecha u hora, se tiene que escribir en la forma en que se desea que aparezca.

Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Ejemplos:
1/12/99
1-12-99
2:30 PM
14:30
1/12/99 14:30
12/07/2031


Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

Alfanuméricos

Son cadenas de caracteres que se utilizan para representar títulos, nombres, etc. al introducir texto o números seguidos de texto en una celda, el programa reconoce como alfanuméricos automáticamente y los alinea a la izquierda. son los datos que no se emplearan en operaciones numéricas.

Ejemplo: Karent, computación, TEL. 25845621
Numéricos

Cuando los datos son solo numéricos, Excel los alinea a la derecha todo numero que se introduzca en la celda es tomado como dato numérico, a menos que se especifique lo contrario estas cantidades pueden ser enteras, decimales o racionales.


Ejemplo: 55541, 5/8, 0.2584

Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y que necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de números y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros.

La hoja de cálculo es una herramienta muy importante para la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las variables ocasionan en el resultado buscado.

Formulas

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas.
Funciones

Las hojas de cálculo de Microsoft Excel permiten una gran cantidad de funciones divididas en categorías, quiere decir que permite hacer cálculos financieros, manipulado de fechas y horas, realizar operaciones matemáticas y trigonométricas, como también hacer estadísticas, realizar búsquedas de datos en las hojas, manejar bases de datos y por último tratamiento de textos, funciones lógicas y obtener información de las celdas.
La función
SUMA
suma todos los números que especifica como argumentos. Cada argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz, o el resultado de otra función. Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1; A3; A5) suma los números que están contenidos en las celdas A1, A3 y A5.

Sintaxis
SUMA(número1;[número2];...])
La función
PROMEDIO
, devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

Sintaxis
PROMEDIO(número1, [número2], ...)
La función
SI
devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula =SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos") devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10.

Sintaxis
SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])
Tipos de Funciones Lógicas

- Función Y: Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

- Función FALSO: Devuelve el valor lógico FALSO.

- Función SI: Especifica una prueba lógica que realizar.

- Función SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

- Función NO: Invierte el valor lógico del argumento.

- Función O: Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

- Función VERDADERO: Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Un gráfico es la representación de datos, generalmente numéricos , mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre si y facilitar su interpretación.

La utilización de gráficos hace mas sencilla e inmediata la interpretación de los datos. Nos dice mucho mas que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Gráficos
Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna
. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.
Gráficos de línea
. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.
Gráficos circulares
. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra
. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.








Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

Gráficos de Área
. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión)
. Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Ejemplo de la función REDONDEAR

En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizaré la función REDONDEAR con diferentes valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.
Cuando el segundo argumento de la función REDONDEAR es mayor a cero entonces el número se redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento, entonces se redondeará hacia el número entero más próximo. Por el contrario, si especificamos un número negativo, entonces la función REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal.

Ahora se observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.
La función REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del número 5, de lo contrario el redondeo ser realizará hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:

REDONDEAR(4.845,2) = 4.85
REDONDEAR(4.844,2) = 4.84
Ejemplo de la función SUMAR.SI

Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.

Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.
La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas. Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas de un mes específico. Se observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:
Bibliografía
- Excel 2010. Visual Basic para Aplicaciones, Bill Jelen y Tracy Syrstad, Rústica Hilo, 2011.

- Macros en Excel con VBA, Richard Arias Jimenez, Rústica Hilo, 2011

- Funciones de Excel, Jorge Sanchez, Online, 2009, http://www.jorgesanchez.net/ofimatica/manuales/funcExcel.pdf

- Curso Excel 2010, Alfredo Rico, Online, 2011, http://www.consultadorados.com/contaduriapublica/Computacion%20Aplicada/75849353-Excel-2010.pdf

- EXCEL Fórmulas y funciones, Carlos Vladimir Luna Soto, Online, 2010, http://www.ecorfan.org/congresos/3eranual/Introduccion%20a%20EXCEL%20Formulas%20y%20Funciones.pdf

- Pagina Web: http://office.microsoft.com/es-mx/excel
Macros en Excel
Full transcript