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Sistema Comando: Cuadro de mando para la comunicación efectiva en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC

Diagnostico Organizacional y propuesta de Comunicación
by

Paola Castano

on 15 January 2013

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Transcript of Sistema Comando: Cuadro de mando para la comunicación efectiva en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC

SISTEMA COMANDO: Por: OBJETIVO PAOLA ANDREA HARNACHE CASTAÑO INPEC Cuadro de Mando para la comunicación efectiva en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Identificar el proceso de comunicación que se da en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a través de la observación y análisis de los procesos de comunicación, de intercambio de información y sus flujos, en función de la cultura, identidad institucional e imagen. Con este trabajo es posible evidenciar y establecer la función de la comunicación organizacional (pública), como un sistema indispensable que facilita el desarrollo de los procesos dentro de la institución, generando un impacto positivo hacia el exterior , con el fin de optimizar los recursos (tangibles e intangibles) que la compongan. ¿Por qué es importante? Las entidades públicas, en mi caso en particular, este tipo de dinámicas comunicativas se ven fragmentadas por los antecedentes históricos que han creado una cultura disfuncional, además de a travesar por cambios consecutivos de dirección que no han permitido desarrollar una identidad. Misión
"Contribuimos al desarrollo y re significación de las potencialidades de las personas privadas de la libertad, a través de los servicios de tratamiento penitenciario, atención básica y seguridad, fundamentados en el respeto de los derechos humanos" Visión "El INPEC será reconocido por su contribución a la justicia, mediante la prestación de los servicios de seguridad penitenciaria y carcelaria, atención básica, resocialización y rehabilitación de la población reclusa, soportado en una gestión efectiva, innovadora y transparente e integrado por un talento humano competente y comprometido con el país y la sociedad" Metodología de la investigación Realizar un diagnóstico de la situación actual de la comunicación interna del INPEC.
1. La subutilización de personal con determinadas características.

2. Las limitaciones de información y rupturas de los flujos de información (desinformación).

3. Ausencia de espacios y falta de recursos tecnológicos y físicos para cumplir con las funciones asignadas de manera efectiva. Algunas funciones no se encuentran definidas.

4. El INPEC es una institución que se caracteriza por tener un sistema vertical y cerrado, es decir, los niveles jerárquicos están claramente definidos, pero además la toma de decisiones es autoritaria, vertical e impositiva, dado el esquema castrense que se maneja en la institución al estar ¨comandada por un oficial activo de la Policía Nacional de Colombia. Principales Problemas El INPEC desde adentro... Elaborar una política de comunicación y presentar una propuesta de plan de comunicación organizacional efectivo, aplicable y viable, en el cual se tenga en cuenta las limitaciones de la institución y optimice sus resultados a través de las labores que realiza la Oficina Asesora de Comunicaciones. Política de Comunicación Plan de Comunicación Contextualización Es válido mencionar, que la caracterización del INPEC se convirtió en el soporte para el desarrollo del diagnóstico y principalmente la identificación de los problemas a partir de los cuales se trabajó. Así mismo, y después del uso de esta herramienta, es oportuno comentar que se establecieron contactos con públicos internos y posteriormente la aplicación de herramientas que más adelante se expondrán. Priorización de Problemas Falta de comunicación entre las dependencias.

Muchos de los empleados no conocen ni interiorizan la focalización estratégica.

La comunicación es distante entre la Sede Central, las regionales y los establecimientos del país.

El INPEC, está pasando por un proceso de reestructuración y crisis.

No existe un sistema integrado de información en el INPEC que responda de manera eficaz al proceso de comunicación, optimización de recursos y desempeño laboral.
No se cuenta con el espacio y los elementos básicos para desarrollar las funciones de manera efectiva.

No se especifican las distintas funciones ni procedimientos para cada uno de los trabajadores.

Se presentan altos niveles de rotación y hay ausentismo en las funciones y cargos. Matriz de Vester La matriz de vester es un instrumento de naturaleza matricial que aborda la contrastación de cada problema en función de su peso causal y consecuencial, dando como resultado un valor relativo para cada problema que permite ubicarlo posteriormente en un plano cartesiano
Teóricamente se puede señalar que al identificar el problema más potente, dinámico o de mayor causalidad implica tener el eje de análisis para la investigación, y es a partir de este problema que se logra establecer la trazabilidad del proceso de gestión comunicacional, siendo clave su intervención para resolver los demás problemas que son consecuencia de el problema prioritario identificado Plano Cartesiano Esta herramienta permite identificar gráficamente los problemas y el grado de causalidad que tienen, de acuerdo al cuadrante en el que se ubican.

X = Valor mayor de X + Menor valor de X/2
X = 17+5/2 = 11
X = 11

Y= Valor mayor de Y + Menor Valor de Y/2
Y= 18+2/2 = 10
Y= 10 Aplicación de Herramientas... Matriz Vester Plano Cartesiano Problemas de Investigación Problema Matriz “No existe un sistema integrado de información en el INPEC que responda de manera eficaz al proceso de comunicación, optimización de recursos y desempeño laboral". es un problema prioritario y de alta causalidad en la gestión organizacional de la comunicación del INPEC, ya que la ausencia y el desconocimiento de los sistemas de información y su mal uso, generan rompimientos en los canales de comunicación alterando el proceso funcional del INPEC. ¿cómo afecta a cada área de gestión comunicacional del Inpec el que No exista un sistema integrado de información en el INPEC que responda de manera eficaz al proceso de comunicación, optimización de recursos y desempeño laboral"? Esta variable se define como la
capacidad de la organización
para comunicar de manera asertiva,
oportuna, clara y pertinente los
objetivos estratégicos y las acciones
de gestión comunicacional de
la organizacional. Comunicación de Objetivos (Co) Relaciones y niveles de
Comunicación (Rnc) Esta variable se define como
las múltiples posibilidades de
establecer conexiones, contactos
y redes de comunicación para ampliar
el impacto y efectividad de
la gestión comunicacional de la
organización. Flujos de comunicaciones
(Fc) Matriz de Triangulación / Variables El 38 % de los funcionarios consideran que el sistema
más eficiente para comunicar los objetivos de la
institución en el NOTINPEC. El 33% de los
funcionarios la califican como una herramienta buena
para comunicar los objetivos de la entidad y solo el
29% restante cree que no es la mejor opción. Resultados... Esta variable esta definida
como los medios, sistemas,
mecanismos y herramientas
que utiliza la organización para
cumplir con sus objetivos
comunicacionales con los
públicos interno y externo. Estas variables fueron
implementadas
a través de herramientas
como la encuesta
y la entrevista, las cuales
se aplicaron a una muestra
representativa de
funcionarios de la Sede
Central del INPEC los flujos de información no llegan a todos
los servidores públicos de manera adecuada. El 55% de los funcionarios consideran que es muy importante la comunicación de la focalización estratégica, el 27% que es importante El 89% de los funcionarios consideran que
es muy importante que se den a conocer los
sistemas de información en todos los niveles
de la institución. el capital humano de
la institución
reconoce el valor que
tiene el desarrollo
efectivo de los sistemas
de información
para el cumplimiento
de sus funciones. De la muestra representativa,
encontramos que el 63% de los
encuestados, consideran que
la información que se suministra
al interior y exterior del INPEC,
no les permite tomar a ellos decisiones. el teléfono sigue siendo uno de los medios más
efectivos para el desarrollo organizacional. A
pesar de contar con una oferta de sistemas de
información variados, los funcionarios siguen
siendo resistentes al cambio, y prefieren
adoptar estrategias tradicionales que les
permitan desarrollar sus labores Propuesta: Evidenciar la importancia de establecer un sistema de comunicación organizacional (publica), mediante la investigación realizada, como una cadena de valor que optimiza los procesos, mejora el desempeño laboral de los funcionarios y establece una identidad institucional, en función de la imagen positiva. Sistema Comando Objetivo Desarrollar un modelo integral de comunicación que se ajuste a las necesidades de esta entidad y optimice sus procesos en función de la cultura, identidad, reputación e imagen Específicos Normalizar los flujos de comunicación con el fin de evitar la fuga de información.
Establecer nuevos hábitos de comunicación que permitan la construcción de una cultura institucional.
Establecer los lineamientos para el adecuado uso de la información, construyendo así identidad. Acciones 1. Elaborar una Política
de Comunicación. 2. Diseñar un Plan de
Comunicaciones
implementando la
herramienta -
Marco Lógico Marco Lógico - Mapa de Proceso Esta herramienta permite abordar la presentación de una manera sistemática, ordenada, coherente y producto de una investigación en comunicación organizacional para el Inpec propone una serie de alternativas estratégicas para superar los problemas de comunicación bajo el esquema de sistema de comunicación e información estratégico en el Inpec, donde se destacan objetivos, acciones, metas, indicadores, supuestos críticos, medios de verificación, responsables . Principales Conclusiones.... Aportes para el INPEC Gracias al trabajo de investigación que se realizó a través de la metodología del diagnóstico organizacional fue posible establecer que el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC carece de sistemas de información y canales óptimos de información que garanticen un proceso de comunicación veraz, efectivo y oportuno. Para los problemas de Comunicación El proceso de comunicación hoy por hoy es fundamental en las organizaciones ya que a través de él es posible capacitar al capital humano para que sea competitivo, e innovador y se identifique con su empresa (genere lealtades y afinidades). Gestión de la Comunicación Interna El desarrollo de estrategias de comunicación favorecen el crecimiento institucional en función de las necesidades de sus públicos, el crecimiento del mercado y los cambios mundiales. Sistema Comando sistema comando es una propuesta que se desarrolla como resultado de un análisis e investigación de un proceso de comunicación. no es un modelo que se adapta a un contexto en particular, por el contrario, obedece a una serie de particularidades presentes en el INPEC, lo que lo convierte en un sistema integral único y viable para aplicar en esta institución. Retroalimentación, Aprendizajes y Lecciones... ¿Qué significo para el
INPEC este trabajo de
investigación? Representa la evolución de la institución. Desde que comencé este proyecto he ido comunicando las necesidades de renovar y reajustar el proceso de comunicación, como respuesta, hoy el INPEC ya no tiene una Oficina Asesora de Prensa, ahora es de Comunicaciones, con un proceso de Comunicaciones Estratégicas, alineada por una Política de Comunicación que resulto de este ejercicio. ¿Qué aprendizaje
me deja este trabajo
de grado? Durante el desarrollo de esta tesis entendí que es muy importante saber escuchar, aprender a ver, hablar y callar. la mayor parte del tiempo la información circulaba y llegaba a mi, todo lo que esta depositado en este trabajo es el resultado del día a día de la institución, sin tomar una posición, siempre viendo desde diferentes ópticas hasta encontrar el lente que mejor enfocara. Conceptos Claves... Cambio Organizacional Identidad Corporativa Imagen y Reputación Autores •BANCES GÓMEZ, Alexander. “Clase Diagnóstico de Comunicación en las Organizaciones”

•CABRA, Nina. “Las voces de la organización”

•RIEL, Cees Van. “Comunicación corporativa”

•VILLAFAÑE, Justo. “Quiero trabajar aquí las seis claves de la reputación interna
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