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Repositorios Digitales - Aspectos a Considerar

Presentación para el evento REMBA
by

eScire Consultoría

on 16 May 2016

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Transcript of Repositorios Digitales - Aspectos a Considerar

Tres grandes fases
A - Puesta en marcha
¡ Antes de iniciar !
B - Desarrollo del Repositorio
Modelo de gestión
Estructura organizacional
¿Qué áreas...
...producen los contenidos?
Contenidos
Tipología
Tecnología
Debe cubrir todos lo detectado durante la planificación
C - Mantenimiento
Hay que invertir en el desarrollo y mantenimiento a futuro de un repositorio institucional
No pensar que al usar una plataforma de software libre, ésta no tiene costo
Un repositorio integrado en los organigramas, flujos de trabajo y procedimiento operativos de la organización garantizará su permanencia a largo plazo
Conclusión
Repositorios Digitales
Introducción y aspectos a considerar
A - Puesta en marcha
B - Desarrollo
C - Mantenimiento
¿Qué es un repositorio?
Tres objetivos:
Recopilar y organizar
Difundir y proporcionar acceso
Proporcionar seguridad y preservar los contenidos
Recopilan información de:
Organizaciones (institucional)
Redes de organizaciones (temático)
Varios países (regional)
Países (nacional)
Acceso Abierto
También conocido como Open Access (OA), son los contenidos académicos y científicos que:
Definido en las declaraciones de Budapest (febrero del 2002), Bethesda (junio de 2003) y Berlin (octubre de 2003)
El autor deposita directamente en el sistema
Se encuentran en línea y son accesibles al público
Son accesibles sin cargos, ni restricciones, siempre respetando los derechos del autor
El acceso abierto busca el beneficio de: Autores, investigadores y público en general
Busca facilitar el acceso, la difusión y la generación de ciencia
Beneficios
Autores e Investigadores
Visibilidad: Contenidos, personas, organizaciones
Accesibilidad es igual a más potencial de impacto y citación
Facilita la publicación de pre-prints
Ayuda a localizar diversos tipos de contenidos relacionados con las investigaciones (no sólo artículos)
Visibilidad es igual a mayor potencial para obtener recursos y conectar con otros expertos
Facilita los trabajos de estandarización de la información
Permite obtener estadísticas de uso de todos los contenidos
Interoperar con los sistemas de otras organizaciones y compartir información
Con la calidad del contenido, se incrementa la visibilidad y el prestigio de la organización
El contenido puede ser localizado de forma local y global
Facilita el control de la propiedad intelectual
Ventana para promover la producción institucional hacia proveedores de fondos y expertos
Permite alojar objetos de aprendizaje y ligarlos a sistemas de educación a distancia
Permite centralizar, estandarizar y preservar el conocimiento de la organización
Instituciones
Público en general
Facilita la colaboración entre expertos y organizaciones
Ayuda en la difusión de los trabajos de las organizaciones
Facilita el acceso a la ciencia y por lo tanto, tamibén la generación de nuevo conocimiento
Principales retos
El proyecto tecnológico es lo más sencillo...
El reto: Cambio cultural e integración del repositorio a los procesos de la organización
Identificar las principales motivaciones de acuerdo con las necesidades de los usuarios (la comunidad institucional), por ejemplo:
Las dificultades para publicar en medios tradicionales
La integración con sistemas de educación a distancia
El apoyo a las actividades de enseñanza
La administración y preservación de los contenidos
La integración con sistemas nacionales o regionales
El cumplimiento de leyes, normas o mandatos
No es un proceso de dos días, pero es la parte más importante.
Es necesario tomar en cuenta que se requiere dedicar recursos humanos, financieros y técnicos al cambio cultural, por lo que hay que considerarlo desde la fase de planeación del repositorio
Para lograrlo es necesario buscar el compromiso de los académicos en los siguientes niveles:
Intelectual
(conceptual, lógico) Resaltando el bien común.
Emocional
(intereses personales) Resaltando los beneficios
Político
(requerimientos externos) Leyes, lineamientos, normatividad a cumplir.
Definiciones previas a la planificación
Antes de comenzar con la planeación, es necesario aclarar ciertos aspectos
DE ACUERDO CON LA REALIDAD Y LAS NECESIDADES
de la organización
¿Significado y las metas del repositorio? ¿es clara la visión y misión?
¿Cuenta con normatividad para la creación de su repositorio dentro de la organización?
¿Tiene identificados los procesos por donde nace y fluye la información, sus soportes y formatos?
¿Ha definido los tipos de contenidos que se deberán alojar? ¿tiene una estrategia para recopilarlos?
¿Ha identificado a los actores? ¿cuenta con una estrategia para llegar a ellos? (directivos, coordinadores, generadores de contenidos)
¿Hay repositorios departamentales o temáticos en la organización? ¿cómo se manejarán los duplicados, transferencia, interoperabilidad, posicionamiento?
¿Ha identificado y cuenta con un lider de proyecto que se dedicará al repositorio, en todos sus aspectos?
¿Puede conformar un grupo de trabajo con integrantes de diversas áreas que pueda impulsar el proyecto?
Capacitación - antes de iniciar...
¿Qué es un repositorio?
Acceso Abierto
Definición de beneficios
Cambio cultural
Previo a la planeación
Modelo de gestión
Contenidos
Interoperabilidad
Impacto en la estructura del repositorio
Definición de Sets
...validan la información?
...organizan la información?
Producción de los contenidos
Políticas de protección intelectual
Políticas de autodepósito
Servicios de asesoría e información
Validación de la información
¿Cuáles son los puntos de control?
Características y formatos del contenido
Calidad de los contenidos
Propiedad intelectual
Pertinencia de la información
Organización de la información
Flujo de la información
Políticas de recopilación
Actores, funciones y responsabilidades
Políticas de difusión y posicionamiento
Políticas de catalogación y organización
Modelo de gestión...
En resumen: Diagnóstico, análisis, políticas, definiciones, estandarización, reglamentación e integración en la operación institucional.
Despliegue
Derechos
Preservación
Tipología documental
Política de documentos = Calidad
Descripción estandarizada cada tipología
Soporte tecnológico
http://www.opendoar.org/onechart.php?cID=&ctID=&rtID=&clID=&lID=&potID=1&rSoftWareName=&search=&groupby=pog.pogHeading&orderby=pog.pogID&charttype=pie&width=600&height=300&caption=Recorded%20Content%20Policies%20-%20Worldwide
Despliegue...
Descripción eficaz, cubriendo:
Características del soporte
Descripción del contenido
Información sobre los derechos
DCMI
Dublin Core Metadata Initiative
https://dspace.sunyconnect.suny.edu/handle/1951/41405?show=full
http://dspace.mit.edu/handle/1721.1/1704?show=full
OpenDOAR - Repositorios que no cuentan con política de metadatos
http://www.opendoar.org/onechart.php?cID=&ctID=&rtID=&clID=&lID=&potID=2&rSoftWareName=&search=&groupby=pog.pogHeading&orderby=pog.pogID&charttype=pie&width=600&height=300&caption=Recorded%20Metadata%20Re-use%20Policies%20-%20Worldwide
Derechos
4 aspectos básicos
Tomar en cuenta siempre al autor
Documentos que estén en proceso especial
Análisis del estatus actual en la organización
Se requieren recursos para cuidar esta área
Preservación
Periodo de retención de los contenidos
Accesibilidad, obsolescencia y transformación
Respaldos
Retirada de contenidos
Control de versiones
OpenDOAR - Políticas de preservación
http://www.opendoar.org/onechart.php?cID=&ctID=&rtID=&clID=&lID=&potID=2&rSoftWareName=&search=&groupby=pog.pogHeading&orderby=pog.pogID&charttype=pie&width=600&height=300&caption=Recorded%20Metadata%20Re-use%20Policies%20-%20Worldwide
Definición de políticas
Una herramienta que puede ser de ayuda
http://www.opendoar.org/tools/en/policies.php
Interoperabilidad
¿Qué entendemos por interoperabilidad?
Estándares:
DCMI
OAI/PMH
Interoperabilidad con plataformas institucionales
Perfiles de los académicos
Moodle o similares
Visibilidad en directorios internacionales (OpenDOAR, Duraspace)
http://registry.duraspace.org/registry/dspace?f[0]=field_country%3Amexico
Considerar tipos de licencias
Número de instalaciones
Permanencia en el tiempo
Soporte técnico
Mantenimiento
OpenDOAR - Plataformas más utilizadas
http://www.opendoar.org/onechart.php?cID=&ctID=&rtID=&clID=&lID=&potID=&rSoftWareName=&search=&groupby=r.rSoftWareName&orderby=Tally%20DESC&charttype=pie&width=600&height=300&caption=Usage%20of%20Open%20Access%20Repository%20Software%20-%20Worldwide
Un Repositorio Institucional es más que una plataforma de software que almacena documentos.

Es el compromiso de la organización por hacer visibles los resultados de la investigación y la producción académica.

Este compromiso implica el desarrollo de políticas, estrategias de mantenimiento, así como el apego de los actores involucrados a fin de garantizar que el repositorio permanecerá en el tiempo.
OpenDOAR - Políticas de contenido
Si ya cuento con mi repositorio...
¿He confirmado que uso DC cualificado y es estandarizado?
¿Mis contenidos están disponibles en formatos base?
¿Ya cuento con un plan de preservación?
¿El nombre, URL y accesibilidad del repositorio son claros para mis usuarios (web institucional, directorios, redes)?
¿Tiene en su página principal acceso directo a información sobre las políticas de depósito, preservación, derechos, acceso, etc?
¿Son claras la políticas de uso de metadatos?
Estadísticas
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