Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

30 tips: lean zomerschool

No description
by

Tim Aarts

on 19 September 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of 30 tips: lean zomerschool

Tips en Trucs
Hoe werk je efficiënter met je PC?
Opbouw
Wat kan je met het programma?

Hoe gebruik je het?

Waar kan je het vinden?
Snipping tool

Word

Outlook

Decos

PDF Writer
Adobe

Sneltoetsen

Snelkoppelingen
Knipprogramma
Film is ook te vinden op L-schijf > LEAN > Slimmer Werken
Met het knipprogramma (snipping tool) kan je een schermopname maken van een willekeurig item op je bureaublad, bijvoorbeeld een afbeelding of een gedeelte van een webpagina. Maak een opname van een volledig venster of een rechthoekig gedeelte van het scherm of teken een omtrek met de muis of tabletpen. Met de knoppen aan de rechterzijde van het knipprogramma kan je vervolgens een opmerking toevoegen of de afbeelding opslaan of verzenden via e-mail. Met het programma kan je bijvoorbeeld heel snel een collega iets laten zien, of snel een overzichtsplaatje van een gebied maken en in een bestand of e-mail zetten.
Wat kan je er mee?
Hoe gebruik je het?
U kunt het knipprogramma gebruiken voor het vastleggen van een schermopname, of knipsel, van een willekeurig object op het scherm en de afbeelding vervolgens van aantekeningen voorzien, opslaan of delen.
Knipprogramma
Film is te vinden op L-schijf > LEAN > Slimmer Werken
http://windows.microsoft.com/nl-nl/windows7/products/features/snipping-tool
U kunt de volgende typen knipsels vastleggen:

Vrije vorm-knipsel.
Teken een vrije vorm rondom een object.

Rechthoekig knipsel.
Sleep de cursor rond een object om zo een rechthoek te vormen.

Vensterknipsel
.Selecteer een venster dat u wilt vastleggen, bijvoorbeeld een browservenster of dialoogvenster.

Volledig scherm-knipsel.
Leg het volledige scherm vast.
Nadat u een knipsel hebt vastgelegd, wordt dit automatisch naar het Klembord en het opmaakvenster gekopieerd. In het opmaakvenster kunt u het knipsel van aantekeningen voorzien, opslaan of delen. In de onderstaande procedures wordt uitgelegd hoe u het knipprogramma kunt gebruiken.

Waar kan ik het vinden?
Onder start => alle programma’s => accessoires en vervolgens Snipping tool.

Bij vaker gebruik verschijnt het programma in je snelmenu via start. Je kunt het programma natuurlijk ook op je bureaublad plaatsen met een snelkoppeling.

E-mailen vanuit word/excel/PowerPoint
Wat kan je er mee?
Het is heel handig om snel een bestand te kunnen e-mailen zonder het (eerst) op te slaan. Het scheelt tijd.
Hoe gebruik je het?
Als voorbeeld gebruiken wij Word. Kies bij Word voor de officeknop links bovenin, vervolgens verzenden en daarna e-mail.
te

Snelkoppelingen
op je bureaublad
Wat kan je er mee?
Veelgebruikte programma’s, documenten of internetpagina’s sneller benaderen.
Hoe gebruik je het?
Klik met je rechtermuisknop op je bureaublad (of toets windows + d)
Kies nieuw => snelkoppeling

Vervolgens kan je van alles een snelkoppeling maken door de locatie in te vullen.

Ook een website kan door het adres te kopieren/plakken (ctrl + c en ctr + v) uit internet explorer




In Internet Explorer
Wat kan je er mee?
Hoe gebruik je het?
Iedere website die je vaker bezoekt kan je met één
knop benaderen. Maar ook Decos!
Als voorbeeld een snelkoppeling naar Decos, maar kan ook voor telefoongids, medemblik.nl; nu.nl; nhd.nl; etc.
1. ga naar favorieten => toevoegen aan de werkbalk favorieten
2. De website (bijvorobeeld Decos) staat nu in de bovenbalk. Als dat niet zo is, schakel dan via beeld => werkbalken => werkbalk favorieten in.
Recente locaties
Wat kan je er mee?
Snel terug naar waar je laatst nog mee bezig was
Hoe gebruik je het?
Als je een bestand hebt dat je recentelijk hebt opgeslagen en je wilt weer naar het betreffende bestand kies dan voor recente locaties.
Snelkoppelingen
vanuit decos
Wat kan je er mee?
In Decos heb je de mogelijkheid om d.m.v. het icoontje snelkoppeling (zie hieronder) een snelle verwijzing te maken naar dossiers.
Hoe gebruik je het?
Met dit icoon:

kan je snelkoppelingen maken vanuit Decos, om ze bijvoorbeeld op te nemen in je e-mail. Als je het icoon aanklikt verschijnt de volgende melding:






Als je dan in je mail de snelkoppeling wilt invoegen, dan:
1. ga je naar outlook en de mail waarin de koppeling moet.

2. Selecteer je de tekst waarmee je wilt verwijzen naar decos

3. Kies je invoegen 'hyperlink'

4. Daar plak je de link (ctrl + v) die je net uit Decos gekopieerd hebt.
1
30 tips in 60 minuten
2
5
6
Gebruik je regelmatig vaak dezelfde map dan kan je er voor kiezen om de bestandsmap als favoriet toe te voegen in de verkenner. Dit doe je door in ‘Deze Computer’ de betreffende bestandslocatie op te zoeken. Als je vervolgens de map van de bestandslocatie in beeld hebt klik dan met de rechtermuisknop op favorieten en kies dan voor de optie: ‘Huidige locatie aan favorieten toevoegen. De betreffende map verschijnt dan onder de favorieten. Deze functie kan veel tijd besparen!
Opslaan als favoriet
Hoe gebruik je het?
Snel terug naar veelbezochte mappen
Wat kan je er mee?
3
4
7
e-mail naar agenda plaatsen
Wat kan je er mee?
Planningsassistent
Hoe gebruik je het?
Gebruik de planningsassistent voordat je een vergaderverzoek inplant. Dit scheelt veel tijd.
Hiermee geef je d.m.v. 4 mogelijkheden aan of je beschikbaar bent of niet. Als je dit goed doet is het uitnodigen van iemand veel makkelijker en leaner uit te voeren.
Je kunt als je meerdere afspraken wilt maken ook een terugkeerpatroon instellen voor de afspraak.

11
Rechtstreeks mailen
vanuit Decos
Wat kan je er mee?
8
Hoe gebruik je het?
Outlookagenda
Wat kan je er mee?
Hoe gebruik je het?
Door het gebruik van de Outlookagenda kan je snel zien of iemand beschikbaar is en een uitnodiging verzenden. De mogelijkheden die de Outlookagenda te bieden heeft zijn allemaal opgenomen in het startmenu bij alle programma’s en vervolgens office 2007 training. Dit is een link naar de pagina van Microsoft waarbij je kunt kiezen voor Office 2007 (ons huidige Officepakket : juli 2013).
Zoals je een agenda zou gebruiken:
inplannen van een afspraak door op het tijdstip te klikken waarop je een afspraak wilt. De rest spreekt bijna voor zich (en volgt in de volgende tips/trucs)
10
Hoe gebruik je het?
Waar kan je het vinden?
Er kan zo veel meer met de planningsassistent!

De mogelijkheden zijn allemaal opgenomen in het startmenu bij alle programma’s en vervolgens office 2007 training. Dit is een link naar de pagina van Microsoft waarbij je kunt kiezen voor Office 2007 (ons huidige Officepakket – juli 2013). Daar vind je nog tientallen tips en trucs!


12 (2)
Herinnering van je mail
Wat kan je er mee?
Als in je mail een opdracht staat, kan je hier meteen een taak van maken.
Hoe gebruik je het?
Natuurlijk kan je de eerder genoemde manier gebruiken door een verzonden mail naar de agenda te verplaatsen. Maar je kan ook kiezen voor:

1. Ga in het nieuwe bericht naar 'Bericht' en daar vind je 'opvolgen' (met het vlaggetje) onder opties.
2. Klik op Herinnering toevoegen.
3. Selecteer het type herinnering in de lijst Markering.
4. Selecteer een datum en een tijd in de lijsten naast het vak Herinnering.



Het verschil tussen vrij, voorlopig en bezet
Wat kan je er mee?
Hoe gebruik je het?
Aangeven of je aanwezig bent
Bij een afspraak kan je aangeven met een kleur of je 'vrij', 'bezet' of 'niet aanwezig' bent. Deze optie staat standaard op bezet, maar soms zijn de andere opties handiger:

Gebruik 'vrij' als je geen afspraken hebt (dus 'vrij' betekent niet dat je lekker thuis zit ;))

Gebruik 'niet aanwezig' als je uit huis bent (dus ook voor vakantie)

Gebruik 'bezet/voorlopig' bezet voor afspraken/overleggen
14
Zonder moeilijk te doen een bestand mailen naar 1 of 2 personen
Hoe gebruik je het?
klik op de mailknop in decos en selecteer aan wie je het wil sturen
PDF maken
9
Wat kan je er mee?
Een voordeel van een PDF-bestand is dat het — in tegenstelling tot bijvoorbeeld een Word-document — op elke printer er hetzelfde uit zal zien.

Hoe gebruik je het?
1. Kies in een Officeprogramma voor het ronde officeloge, bovenin en dan voor 'opslaan als' > PDF

2. Geef het bestand een naam en sla de PDF op. Vervolgens kan je de PDF mailen of afdrukken.
Waar kan je het vinden?
In office onder de officeknop en dan afdrukken.

In andere programma's via 'afdrukken'.
9 (2/2)
Een e-mail naar je agenda verplaatsen is makkelijk voor e-mail die je niet meteen kan beantwoorden. Zo weet je zeker dat je tijd inplant om het wel te beantwoorden.
Dit kan op diverse manieren. De makkelijkste: Vanuit je e-mail kan je het e-mail bericht slepen naar de agenda: Klik de e-mail 1 keer aan, houd je muis ingedrukt en sleep de mail naar de linkerbalk 'agenda'.

12
Wat kan je ermee?
Als je een afspraak inplant, kun je via de knop planningsassisntent kijken in agenda's van
collega's én spreekkamers.

Onder je eigen naam type je de naam van een collega of je selecteert deze uit de lijst/adresboek.

Je ziet meteen of iemand bezet is (blauwe blokken); afwezig is (paarse blokken) of beschikbaar (wit).

Outlook geeft in de kalender ook met kleuren aan op welke dagen/tijdstippen de meeste genodigden aanwezig zijn.
Wat kan ik er mee?
Deadline meegeven aan mail
Het is niet altijd zo dat een collega prioriteit geeft aan wat jij nodig hebt. Dit is niet erg, maar het is wel handig als je niet steeds de deadline in de gaten hoeft te houden. Met deze truc kan je degene die je mailt duidelijk maken wanneer je een reactie verwacht en hem/haar daaraan herinneren.
Tik je e-mail zoals je gewend bent. Voordat je deze verzendt, doe je het volgende:

1. Ga in een nieuw bericht naar het tabblad Bericht en
2. klik in de groep Opties op Opvolgen.
3. Klik in het menu Opvolgen op Markeren voor geadresseerden.
4. Selecteer het type herinnering (Opvolgen is de standaard) in de sectie Markeren voor geadresseerden en selecteer vervolgens de gewenste markering in de lijst Markering.
U kunt bijvoorbeeld een specifieke tekst kiezen voor de herinnering, zoals Bellen, Niet doorsturen, Ter informatie of Controleren. Deze informatie verschijnt in de infobalk in het bericht.
5. Selecteer een datum en een tijd in de lijsten naast het vak Herinnering.
13
15
Het gebruik van deze computer
Wat kan je er mee?
Door alle bestanden en mappen op de schijf
navigeren (zie ook 3.)
Hoe gebruik je het?
Via 'computer' kan je alle programma's vinden, maar ook bijvoorbeeld rechtstreeks mailen (met rechtermuisknop) van bestanden. Of opslaan in Decos.



Adobe met annotatie
Wat kan je er mee?
Hoe gebruik je het?
17
18
Regels gebruiken
Wat kan je er mee?
Je kunt Regels in Outlook instellen om zodoende e-mail te sorteren. Op deze manier kun je eenvoudig e-mail automatisch naar een map verplaatsen die bijvoorbeeld afkomstig is van een specifiek persoon bijvoorbeeld in het geval van een nieuwsbrief of andere e-mail. Met behulp van de regels stel je dan diverse voorwaarden op waar een e-mail aan moet voldoen om verplaatst te worden, bijvoorbeeld zoals aangegeven op basis van een afzender of op basis van een onderwerp etc
Hoe gebruik je het? / Waar kan ik het vinden?
16
'Word' onlangs geopende documenten
vastzetten
Wat kan je er mee?
Met deze mogelijkheid kun je op een snelle manier je onlangs geopende Word documenten benaderen. Word onthoudt namelijk de documenten die je recent hebt geopend. Als je deze voor langere tijd in het venster wilt laten staan kun je deze documenten pinnen. Op deze wijze blijven de betreffende documenten voor onbepaalde tijd beschikbaar als snelkoppeling.
Hoe gebruik je het?
19
Programma's die je vaak gebruikt op taakbalk zetten
Wat kan je er mee?
Op basis van één klik je programma of bestand openen vanuit de taakbalk. Door middel van het ikoontje wordt het betreffende programma als snelkoppeling neergezet in de taakbalk.
Hoe gebruik je het?
20
sneltoetsen voor opmaak
Wat kan je er mee?

ctrl + b => dikgedrukt maken (bold)
ctrl + i => schuingedruk maken (italics)
ctrl + u => onderstrepen (underline


ctrl + l => links uitlijnen
ctrl + r => rechts uitlijnen
23
De knop bureaublad weergeven
Wat kan je er mee?
Snel naar je bureaublad (het openingsscherm)
Hoe gebruik je het?
Door gebruik te maken van de combinatie van het 'windowslogo' en de 'd' (van desktop) op je toetsenbord kun je op elk moment direct naar het bureaublad terug.
Sneltoetsen voor knippen en plakken, printen
Wat kan je er mee?
Waar kan ik het vinden?
Snel tekst, afbeeldingen e.d. knippen en plakken vanuit het ene scherm naar het andere.
Op je toetsenbord. De windowsknop zit altijd op de onderste balk. Vaak de tweede van links naast je spatiebalk. Control zit 2x op de onderste balk. Je kan beiden gebruiken.
21 22
Regels aanmaken gaat als volgt, ga hiervoor bovenin in het menu naar Extra en klik op 'Regels en waarschuwingen'.

In het nieuwe venster dat opent zie je het overzicht van de aangemaakte regels zodra deze aanwezig zijn. Om een nieuwe regel aan te maken klik op de knop 'Nieuwe regel'. In het venster dat opent zie je dan direct een aantal opties waaronder de eerste om een regel te maken waarbij bepaalde berichten van een ingesteld persoon naar een map verplaatst worden. Ook hier de optie om te kiezen voor het verwijderen van e-mails. Klik hier een gewenste optie aan en doorloop alle schermen.

Waar kan je het vinden?
Ga naar programma's => computer
Klik op het bestand dat je op wilt slaan (rechtermuis)
Zet je muis op 'Kopieren naar' en kies 'opslaan in Decos'.
of 'mail recipient'
Als je een PDF document ontvangen hebt en je wilt deze snel bewerken dan kan je bijvoorbeeld d.m.v. een stempel aangeven dat je het document ontvangen, bekeken of goedgekeurd hebt. Dit kan met 1 druk op de knop, waarbij er direct een datum verschijnt. Ook kan je PDF documenten aan elkaar koppelen. Ook kan je PDF bestanden met elkaar combineren.
Na het openen van Adobe Acrobat 8 standard kan je via de menu structuur van PDF alle mogelijkheden gebruiken. Als de applicatie op jouw werkstation geïnstalleerd wordt dan worden er automatisch stempels (zoals ontvangen, bekeken, etc.) gemaakt met jouw naam.
Vanuit de startknop ga je met je muisaanwijzer op het icoontje van Word staan. Vervolgens opent zich een scherm met daarin de laatst geopende documenten. Wanneer je vervolgens met je muis bij het betreffende document op de pin aan de rechterkant gaat staan heb je de mogelijkheid om dit document als snelkoppeling voor langere tijd vast te zetten. Zolang je het document gebruikt laat je het als ‘gepind” staan. Het vervolgscherm geeft dit vervolgens aan door het scherm op te delen in “gepind” en “recent”.
Vanuit het bureaublad ga je via start, alle programma’s
naar het betreffende programma.
Vervolgens ga je er op staan met je muis en druk je de muisknop in. Sleep het programma naar de taakbalk onderin en laat de muis los. Het programma staat nu als snelkoppeling in je taakbalk. Eén keer klikken en het opent zich.

Waar kan ik het vinden?
Voortaan staat het gewenste programma onderin je taakbalk.
Hoe gebruik je het?
ctrl (control) + a => alles selecteren
ctrl (control) + c => kopiëren (copy)
ctrl (control) + x => knippen (let op: tekst verdwijnt!)
ctrl (control) + v => plakken
ctrl (control) + p => printen
Het gebruik van Alt + F4
Wat kan je er mee?
Sneller naar huis!
Hoe gebruik je het?
Alt + F4 is de standaardopdracht die je geeft om een programma of de computer af te sluiten. Programma's zullen nog wel vragen om op te slaan. Maar het scheelt je wel steeds zoeken/muizen naar de kruisjes/afsluiten.
24
in- en uitzoomen
Wat kan je er mee?
Soms zijn letters te groot en te klein, mmet een handige sneltoets kan je overal inzoomen.
Hoe gebruik je het? / Waar kan ik het vinden?
25
Door Ctrl (control) in te drukken en tegelijk met je muis te scrollen (het wieltje te draaien), zoom je in- of uit. Dit werkt in vrijwel alle programma's

In- en uitzoomen kan ook met Ctrl en + of -.


afwezigheidsassistent gebruiken
Wat kan je er mee?
Een automatisch bericht laten verzenden naar mensen die jou mailen tijdens je afwezigheid. Mailers weten dan dat hun bericht is ontvangen en wanneer ze antwoord kunnen verwachten. Bij langere afwezigheid kun je in je afwezigheidsbericht verwijzen naar een collega met wie men eventueel contact kan opnemen.

In onze organisatie is de afspraak gemaakt dat bij afwezigheid van langer dan 1 dag, de afwezigheidsassistent wordt gebruikt. Ook geldt de afspraak dat een burger of bedrijf binnen 2 werkdagen een ontvangstbevestiging krijgt waarin is opgenomen waarin hij een antwoord kan verwachten.
Hoe gebruik je het?
29
Je gebruikt de afwezigheidsassistent in Outlook e-mail. Klik op Extra en dan op 'Wizard afwezigheid'.

Vervolgens kan je daar alles instellen



Aangeven werktijden in agenda
Wat kan je er mee?
Als je iedere dag van 9-17u werkt, is het wel zo handig dat je agenda ook al aangeeft dat jij die uren werkt.
Hoe gebruik je het? / Waar kan ik het vinden?
30
Ga in outlook naar Extra => opties => agenda-opties. Daar kan je je werkdagen ingeven en de werktijden. Helaas kan je niet per dag een andere tijd instellen. Wat wel kan is dat je een terugkerende afspraak met 'afwezig' maakt op dagdelen die je niet werkt.
Instellen google ipv bing
Wat kan je er mee?
Op zich is Bing een prima zoekmachine, maar google heeft vaak de voorkeur. Door deze in te stellen als standaard zoekmachine, kan je bovenin meteen 'googlen'. Dit scheelt steeds het intikken van www.google.com in de adresbalk.

Via het zoekvenster kun je door het intikken van een woord, term of zoekwoorden en dan <enter> snel informatie vinden op internet.

Het grote voordeel van google is dat je vanuit de zoekpagina je snel naar YouTube, Maps etc. kan
Hoe gebruik je het? / Waar kan ik het vinden?
27
Het is eenvoudig: klik in Internet Explorer in de rechterbovenhoek op het driehoekje naast het vergrootglas en zet de standaard op google (of zoek via 'meer zoekmachines zoeken' naar een zoekmachine die je bevalt. Overigens kan je hier ook wikipedia of de telefoongids instellen).

Wat kan je er mee?
Je kunt hiermee anderen toegang geven tot je agenda en omgekeerd. Zo kun je van elkaar zien of iemand vrij is of in vergadering en wanneer diegene weer aanwezig is.
Ook is snel te zien of een bepaalde afspraak in iemands agenda staat.

Hoe gebruik je het?
28
Open je eigen agenda en klik op de naam van degene wiens agenda je wilt inzien.

Je krijgt nu twee agenda’s in beeld: die van jezelf en die van de ander.

26
Wat kan je er mee?
Hoe gebruik je het?
Schermen indelen met windows + pijl
Soms wil je tegelijk in twee programma's werken. Met deze sneltoets kan je je scherm indelen, zodat meerdere programma's op het scherm passen.
Door de 'windowstoets' in te drukken en tegelijk een pijltje verplaats je het programma naar het deel van het scherm waar het pijltje heenwijst.


Agenda delen
Wanneer je een andere Outlook-gebruiker toegang verleent tot je agenda, kun je instellen of de gemachtigde alleen-lezenmachtiging of geavanceerdere machtigingen heeft. Standaard is van de items die je als privé markeert, de inhoud niet zichtbaar voor anderen.


Waar kan je het vinden?
De Agenda is onderdeel van Outlook. Links onderaan kun je de agenda aanklikken

Om je agenda te delen klik je op mijn agenda delen.

In het scherm dat dan verschijnt vul je de naam in van degene met wie je je agenda wilt delen en je vinkt ook het onderste vakje aan (Machtiging aanvragen). Klik dan op verzenden.

Waar kan je het programma vinden?
Maakt onderdeel uit van ons Officeprogramma: Microsoft Outlook.
Kom maar op met aanvullingen!
Recente locaties
Wat kan je er mee?
Snel terug naar waar je laatst nog mee bezig was
Hoe gebruik je het?
Als je een bestand hebt dat je recentelijk hebt opgeslagen en je wilt weer naar het betreffende bestand kies dan voor recente locaties.
Gebruik je regelmatig vaak dezelfde map dan kan je er voor kiezen om de bestandsmap als favoriet toe te voegen in de verkenner. Dit doe je door in ‘Deze Computer’ de betreffende bestandslocatie op te zoeken. Als je vervolgens de map van de bestandslocatie in beeld hebt klik dan met de rechtermuisknop op favorieten en kies dan voor de optie: ‘Huidige locatie aan favorieten toevoegen. De betreffende map verschijnt dan onder de favorieten. Deze functie kan veel tijd besparen!
Opslaan als favoriet
Hoe gebruik je het?
Snel terug naar veelbezochte mappen
Wat kan je er mee?
3
4
Recente locaties
Wat kan je er mee?
Snel terug naar waar je laatst nog mee bezig was
Hoe gebruik je het?
Als je een bestand hebt dat je recentelijk hebt opgeslagen en je wilt weer naar het betreffende bestand kies dan voor recente locaties.
Gebruik je regelmatig vaak dezelfde map dan kan je er voor kiezen om de bestandsmap als favoriet toe te voegen in de verkenner. Dit doe je door in ‘Deze Computer’ de betreffende bestandslocatie op te zoeken. Als je vervolgens de map van de bestandslocatie in beeld hebt klik dan met de rechtermuisknop op favorieten en kies dan voor de optie: ‘Huidige locatie aan favorieten toevoegen. De betreffende map verschijnt dan onder de favorieten. Deze functie kan veel tijd besparen!

Je kan ook de map naar de linkerkolom 'slepen'.
Opslaan als favoriet
Hoe gebruik je het?
Snel terug naar veelbezochte mappen
Wat kan je er mee?
3
4
Waar kan je het vinden?
Binnen het officeprogramma, onder de ronde officeknop, linksbovenin, maar bij ons ook rechtstreeks vanuit start, door je muis op het officeprogramma te zetten.
Full transcript