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Copy of Plan de trabajo para la práctica de la auditoría adminsitrat

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Marco Antonio García Celaya

on 22 November 2013

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Plan de trabajo para la práctica de la auditoría adminsitrativa
Planeación de la auditoría administrativa
La planeación de la auditoría administrativa comprende la tarea de integrar un número de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar; de otro modo podrá más tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista de personal y fecha de terminación de trabajo.
Plan general para efectuar una auditoría administrativa
EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN
UNA VEZ OBTENIDA LA INFORMACIÓN, SE ANALIZA, PARA CONOCER LA EFICIENCIA CON QEU LA EMPRESA HA LOGRADO O ESTÁ LOGRANDO SUS OBJETIVOS LAS CAUSAS QUE REDUCEN SU EFICIENCIA.
No está enfocado para originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento.
El estudio preliminar
Está encaminado a lograr una identificación real del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo.
Contenido del estudio preliminar
Información documental
Información sobre el campo de trabajo
Entrevistas
En algunos casos esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear problemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones o departamentos que están originando algunas dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparación de cuestionarios.
Definición del área por investigar
Tenemos que definir cuál será la materia objeto de nuestro estudio. puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisión de una función específica, o bien un departamento o sección.
Trabajo a desarrollar:
1. Cuestionarios
2. Comentarios y sugerencias
3. Hojas de análisis y papelería necesaria.
Determinar detalles por estudiar
El auditor necesita determinar los detalles fundamentales de estudio, de la función o del proceso administrativo, por ejemplo en finanzas: ¿se cumplen los objetivos a corto plazo?
El proceso de la auditoría administrativa
Fase de identificación: estudio preliminar; diagnóstico
Fase de planeación: planeación; programación
Fase de desarrollo: obtención de datos; análisis de datos; informe de auditoría
Fase de seguimiento: implementación de recomendaciones
INVESTIGACIÓN
TÉCNICAS:
* LA OBSERVACIÓN
* LA ENCUESTA
* LA ENTREVISTA
LA ENCUESTA
ENCUESTA POR CUESTIONARIO, DIRIGIDAS A DIRECTORES, JEFES DEPARTAMENTALES, ETC.
EL CUESTIONARIO
DATOS CLAROS, COMPLETOS Y CON SUFICIENTE DETALLE PARA PRECISAR NECESIDADES Y RELACIONES QUE CONTRIBUYAN ALA REALIZACIÓN DEL ESTUDIO.
DOCUMENTOS LEGALES
ESCRITURA CONSTITUTIVA
ACTAS DE ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS Y CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
CONTRATOS COLECTIVOS DE TRABAJO
LEYES QUE AFECTAN A LA EMPRESA
SITUACIÓN FISCAL
INFORME DIRIGIDOS A DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES
INFORMES DIRIIGIDOS A CÁMARAS.
ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
POLÍTICAS
ANÁLISIS DE PUESTOS
INSCRIPCIÓN ESCRITA Y GRÁFICA DE SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS.
CATÁLOGOS DE FORMAS CON SUS INSTRUCTIVOS
REGISTRO DE FIRMAS Y AUTORIZACIONES.
REGISTROS CONTABLES
MANUAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL Y DE COSTOS
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
CATÁLOGO DE CUENTAS E INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN
GUÍA DE CONTABILIZACIÓN
FORMAS, REGISTROS E INFORMES.
PRESUPUESTOS
BALANCE GENERAL.
ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS
ESTADO DE RESULTADOS
ESTADO DE COSTO Y DE PRODUCCIÓN
INFORME COMPARATIVO MENSUAL Y ANUAL DE VENTAS
INFORME MENSUAL Y ANUAL DE VENTAS Y COSTO POR PRODUCTO
ANÁLISIS COMPARATIVO MENSUAL Y ANUAL DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN VENTAS E INDIRECTOS.
DE GRÁFICAS
PUNTO DE EQUILIBRIO
VENTAS PRODUCCIÓN
COMPARS
GENERAL
FOLLETOS DE ANTECEDENTES HISTÓRICOS,
LOCALES PARA OFICINAS, ALMACÉN, PLANTAS, SUCURSALES, ATENCIÓN A CLIENTES, EMPLEADOS Y PROVEEDORES
FORMA DE EJECUTAR UNA OPERACIÓN
AREA DE ESTUDIO
ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
INTEGRACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
AREAS FUNCIONALES
PRODUCCIÓN
VENTAS
FINANZAS
RELACIONES INDUSTRIALES
COMPRAS
CRÉDITOS Y COBRANZAS
RELACIONES PÚBLICAS Y HUMANAS
ALMACÉN, ETC.
LA ENTREVISTA
LA IMPORTANCIA, VALIDEZ Y FRUTOS DELA ENTREVISTA DEPENDEN DE LA HABILIDAD DE QUIEN LA EMPLEA, ADEMÁS DEBE PLANEARSE SU CONDUCCIÓN DETALLADAMENTE, COMO YA SE HA DICHO CON ANTERIORIDAD.
EL INFORME DE AUDITORÍA: indica la situación administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas de mejorarlas.
IMPLANTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES
DEBEN PONESE EN VIGOR PARA SOLUCIONAR EL PROBLEMA QUE ORIGINÓ LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL Y PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN
.- PRESENTACION DEL INFORME FINAL
PROGRAMA DE IMPLEMENTACIO´N
Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:
• OBJETIVIDAD Visión imparcial de los hechos.
• OPORTUNIDAD Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.
• CLARIDAD Fácil comprensión del contenido.
• CALIDAD Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de calidad.
• LOGICA Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
PROPUESTA DE IMPLEMENTACION
La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoria; y se realiza en 3 fases:


• Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realización.
• Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total de la implementación.
• Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.
• Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecución.
O Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan condiciones para hacerlo eficazmente.
• METODO DEL PROYECTO PILOTO Realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organización, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambio en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global.
• METODO EN PARALELO Representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores.
• METODO PARCIAL O POR APROXIMACIONES SUCESIVAS Selecciona parte de los resultados de la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso solo cuando haya se consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
• COMBINACION DE METODOS Constituye el empleo de más de un método para implementar las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la organización.

Una vez estructurado el programa de implementación, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha.
Después, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implementación, y en su caso, el acondicionamiento físico de las instalaciones.
Por ultimo, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el programa de implementación, se lleva a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución.
Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo del método seleccionado y la realización de las actividades programadas.
Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la información y orientación oportuna para interactuar en condiciones optimas.
En forma simultánea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluación de los avances que se hayan realizado.
C. INTEGRACIÓN DE RECURSOS
b.- METODOS DE IMPLEMENTACIONMETODO INSTANTANE
A. PREPARACIÓN DEL PROGRAMA
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE CHETUMAL
ITCH
ALUMNO:..................MARCO ANTONIO GARCIA CELAYA
CARRERA:.....................LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN
SEMESTRE:........................ONCE
MATERIA:..............DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE EMPRESAS.
CATEDRÁTICO:.................EUSTACIO DÍAS

PLAN DE TRABAJO PARA LA PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
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