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NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

PRESENTACION

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Transcript of NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

PROCESO Y NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

PRESENTACION

JIMMY ALEXANDER DOMINGUEZ LEON OBJETIVO MISION

Formular, orientar, coordinar y controlar la
funcion archivistica y documental.

Proveer un instrumento tecnico para la clasificacion, ordenacion, organizacion y disposicion final de la documentacion producida y recibida por las diferentes areas de la entidad para su fortalecimiento de los archivos de la entidad, para garantizar la eficacia de la gestion y la conservacion del patrimonio y guarda documental.
Ley 80 de 1989

Por la cual se crea el Archivo General de la Nacion y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos
Arts. 8,9,10,11,21,22,23,26

Establece las reglas y principios generales que regulan la funcion archivistica del Estado colombiano.

Regulaóen su Titulo V: Gestion de documentos, la obligacion que tienen las entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas, en elaborar programas de gestion de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la informacion para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. NORMAS GENERALES MARCO JURIDICO

Esos tipos de archivos son:

- Archivo de gestion

- Archivo central

- Archivo historico IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administracion:

Facilitan el manejo de la informacion.

Contribuyen a la racionalizacion de la produccion
documental.

Permiten a la administracion proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a traves de los tiempos de retencion en ella estipulados. ACUERDO No. 039
(Octubre 31 de 2002)


Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracion y aplicacion de las Tablas de Retencion Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.

Las Tablas de Retencion Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institucion en las distintas dependencias. Esta permanencia estaá definida por las Tablas de Retencion Documental y por las Tablas de Valoracion Documental.

IMPORTANCIA DE LAS TRD


Garantizan la seleccion y conservacion de los documentos que tienen caracter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.



Por el cual se desarrolla el articulo del Capitulo 7“Conservacion de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Seña las funciones del Archivo General de la Nacion y en si literal b) preceptua:
“Fijar politicas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacion y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacion.

Que el articulo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a)
dispone:

“Adoptar y evaluar periodicamente la politica archivistica a nivel nacional”. Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos.

ACUERDA:

ARTICULO 1º: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deben cumplir con las condiciones de edificacion, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacion de los
acervos documentales. ACUERDO No. 049
(5 de mayo de 2000) MATERIAL E IMPLEMENTOS PARA LA CONSERVACION Y CUSTODIA DOCUMENTAL CARPETAS DE ARCHIVO

PROPALCOTE DE 320 GRS, COLOR BLANCO.
CON SOLAPAS LATERALES (4 ALETAS)
DIMENSIONES:
TOTAL: ANCHO: 69.5 CM. X LARGO: 69. 5 CM.
DE LA BASE CENTRAL: ANCHO: 22 CM. X LARGO: 35 CM
DE LAS ALETAS LATERALES:
ANCHO: 22 CM. X LARGO: 35 CM.
ANCHO: 25.5 CM. X LARGO: 35 CM.
DE LAS ALETAS SUPERIORES: ANCHO: 22.5 CM. X LARGO: 17 CM.
MATERIAL. CAJA PARA ARCHIVO CENTRAL (REF: X‐ 200)
DIMENSIONES INTERNAS: ANCHO 20 CM. X ALTO 25 CM. X LARGO 39 CM. DIMENSIONES EXTERNAS:ANCHO 21 CM. X ALTO:26.5 CM. X LARGO: 40CMS.
DISEÑO: INCLUYE UNA APERTURA FRONTAL CON PLIEGUE EN EL COSTADO IZQUIERDO Y PESTAÑA PARA SU MANIPULACION. LAS CAJAS NO DEBEN TENER PERFORACIONES QUE FACILITEN LA ENTRADA DE POLVO EINSECTOS.
MATERIAL: CAJAS PRODUCIDAS CON CARTÓN KRAFT CORRUGADO DE PARED SENCILLA.
RESISTENCIA. EL CARTÓN CORRUGADO DEBE TENER UNA RESISTENCIA MINIMA A LA
COMPRESION VERTICAL (RCV) DE 790 Ó 930 KGF/M Y UNA RESISTENCIA MINIMA AL
APLASTAMIENTO HORIZONTAL DE 2 KGF/CM².
RECUBRIMIENTO INTERNO.
RECUBRIMIENTO EXTERIOR: CON PULPA BLANCA, PRE IMPRESO EN TINTA NEGRA
CON IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD (LOGO FERREIRA RUAN ASOCIADOS, A UNA TINTA E ITEMS)
ACABADO: EL CARTÓN CORRUGADO DEBE TENER UN ACABADO LISO, SUAVE, LIBRE DE PARTICULAS ABRASIVAS U OTRAS IMPERFECCIONES. cajas de almacenamiento
archivo inactivo MODELO FICHA CARATULA PRESENTACION CARPETA ARCHIVO GESTION CICLO DOCUMENTAL
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