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Repaso general - Paysandú

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by

Stella Infante

on 18 February 2018

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Transcript of Repaso general - Paysandú

Clasificación
Para fondos abiertos
Organización
Documental

Repaso General
La Archivística o Archivología nació ligada a otras disciplinas, pero a partir de la formulación y fundamentación de sus Principios básicos, adquirió identidad propia y la efectiva aplicación de los mismos es el punto de partida para la organización científica de los
documentos de archivo ya que, desconocerlos o ignorarlos supondría destruir la organicidad y la integridad de los mismos.
Organización Documental
Módulo IV
PRINCIPIO DE RESPETO A LOS FONDOS
Antonia Heredia
“Ordenar es la segunda operación, dentro de la organización, que ha de aplicarse con independencia, a cada serie documental(...). Ordenar es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad – orden establecida de antemano”
NO TOMAR ESTA PALABRA COMO SINÓNIMA DE ORGANIZACIÓN.
Unidad 1
Semejanzas y diferencias entre las Unidades
de Información.

Fines, funciones

documentos que las integran

procesos técnicos

responsables.
Unidad 2
Los Archivos, los documentos y los soportes utilizados a través del tiempo.
Repaso general
Módulo I
Módulo II
Módulo III
Unidades de Información
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Dispone que dentro de un mismo fondo documental, no se deben mezclar los documentos provenientes de diferentes oficinas productoras de documentos.
`Por tanto deben ser agrupados de acuerdo a las unidades administrativas que lo crearon.
Noviembre de 2017
Licenciatura en Archivología
Docente Arch. Stella Infante Rosso

Archivos
Bibliotecas
Centros de Documentación/ Información
Museos

Archivística Achivólogos/ o Archivología Archivistas
Conjunto orgánico de documentos, producidos
o recibidos por una institución en el cumplimiento de sus actividades.
Existen "a pesar de", dado que se va generando en el cumplimiento de las actividades y funciones de su productor.
Tipo de conjunto de
documentos Fondos documentales

Tipo de documentos Documentos de archivo
Son el resultado de una gestión administrativa,
ÚNICOS, orgánicos, auténticos, indivisibles, e
irrepetibles. Valor primario, evidencial y testimonial. Fuente primaria de investigación
Testimonian la Gestión administrativa y la
facilitan, colaborando en la toma de decisiones.
Pueden estar relacionados a
una institución o ser
independientes

Bibliotecología Bibliotecólgos/Bibliotecarios
Tipo de conjunto de Colecciones bibliográficas
documentos

Tipo de documentos Libros
Son múltiples. Fruto de un acto voluntario. Valor
secundario, cultural, educativo.
Aislados no pierden su valor
Servir a la educación y a la cultura
Puede ser
Independiente
Pero
generalmente, está
relacionado con
una
institución, lo que
hace que trate
Información
específica
Son testimonios materiales de la humanidad. Puede ser
Independiente pero generalmente, está relacionado con una institución, lo que hace que trate Información específica
Documentalismo





Documentalista
Información como producto elaborado independiente del documento. Se logran a partir de documentación de
archivos y bibliotecas.
Bibliografía especializa,
fuente secundaria de
información. Aislados no pierden su valor
Museología Museólogo
Tipo de conjunto Colecciones
de documentos
Tipo de conjunto Colecciones
de documentos
Forma voluntaria de acumulación. Valor informativo, educativo y
cultural. Objetos bi/tri dimensionales. Ejemplar ÚNICO
Instruir, informar y entretener.
Servir a la educación y cultura
Los Archivos y los documentos de archivo como fuente primaria para la investigación.
1-Fondos Documentales organizados y descriptos
2-Profesionales Archivólogos
3-Usuarios internos y externos
4-Asuntos administrativos y Temas investigados
5-Difusión y Extensión
6-Reglamentación
7-Derecho a la Información vs. derecho a la privacidad
Los documentos de archivo son únicos e irrepetibles, son testimonio directo de una actividad, pues nace a partir de ella.
R.H. BAUTIER, DIFERENCIA 4 ETAPAS:
La Antigüedad (tablillas de arcilla)
La Edad Media (cartularios)
Previo a la Revolución Francesa (arsenales de poder, interés jurídico administrativo)
Post-Revolución Francesa (al servicio de la Historia)
La evolución de los soportes nos ha llevado a contar hoy día con los documentos electrónicos
(ver texto de Sylvia Gagliardi)
Principios Básicos
que rigen a la Archivología
Consiste en mantener agrupados los documentos,
sin mezclarlos con otros fondos
provenientes de otra administración, establecimiento, o de una persona determinada. Esto es lo que se denomina
FONDO
de los archivos
1841 - Natalis de Wailly, historiador francés
jefe de sección de Archivo Administrativo del
Ministerio del Interior, fue el propulsor de esta
principio, que se dió a conocer a través de una
circular firmada por el Ministro Duchatel el 24 de
abril de 1841, la cual puede considerarse como el
acta de nacimiento de la noción de FONDO de
archivo.
Él establece cinco problemas que se presentan al establecer o delimitar un fondo.
Definición de FONDO respecto a la jerarquía de los organismos productores de documentos.
Las variaciones de competencia de los organismos productores de documentos y sus consecuencias sobre la gestión archivística.
Significado del término “Procedencia de un fondo”
Fondos “abiertos” y fondos “cerrados”
Si el respeto a los fondos implica el respeto de su clasificación interna de origen.
PRINCIPIO DE RESPETO A LOS FONDOS
Frente a estas dificultades se planteandos corrientes como solución:
LA MAXIMALISTA Y LA MINIMALISTA
La MAXIMALISTA
:
consiste en definir el
FONDO al nivel más alto,
tomando en
cuenta que la verdadera
unidad de función, a la que
está ligada la unidad del
FONDO, debe colocarse
por encima de
todo.
La MINIMALISTA:
reducir el FONDO al
nivel funcional más
pequeño posible,
tomando en cuenta
la los documentos
producidos por ese
nivel pequeño “pequeña
célula funcional”.

1) La Institución debe poseer un NOMBRE, Y
EXISTENCIA JURÍDICA propios establecidos por ley,
decreto, etc. fechado y preciso
2) ATRIBUCIONES precisas, estables definas por un texto legal o reglamento.
3) Posición dentro de la ESTRUCTURA JERARQUICA,
definida por el acto que le dió origen, claramente su Subordinación y autoridad superior.
4) JEFE RESPONSABLE, con poder de DECISIÓN
5) La organización interna debe estar conocida en un ORGANIGRAMA.
Ante el planteamiento de cuándo hablamos de FONDO, aprece Michel Duchein, que nos menciona cinco requisitos que debe cumplir una Institución para considerarse generadora de un FONDO de Archivo
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Consiste en mantener el orden de los documentos dado por su oficina productora, reflejando así la organización de la misma.
Proponen que en aquellas oficinas que se hubiera desmembrado ese orden, deberá reestablecerse, organizando las series, que se hayan producido por la oficina productora y responda a la estructura orgánica
 COMPUESTA
 SIMPLE
SUB-SERIES
SERIES
SUB-FONDO SUBORDINADO SUBSIDIARIO
SUB-FONDO SUBORDINADO
SUB-FONDO
PIEZA
DOCUMENTAL
Agrupaciones Documentales
FONDO
Identificación y Clasificación
Es la suma de:

CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN
(tarea intelectual) (tarea mecánica)




Ambas operaciones tienen simultaneidad pero
1° se CLASIFICA 2° se ORDENA
SEPARAR los documentos, respetando la clasficación natural, o sea, los PRINCIPIOS fundamentales que rigen la archivística :
- Principio de respeto a los fondos
- Principio de Procedencia
- Principio de Orden Original
Formando agurpaciones documentales de menor nivel que el fondo: subfondo, subfondosubordinado, subfondo subordinado subscidiario, serie, subserie, hasta llegar a la pieza documental simple y compuesta.
Heredia dice:
Existe una clasificación natural y otra aplicada
CLASIFICACIÓN
(tarea intelectual)
UNE los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con una unidad – orden que nos informan su contenido (fecha, nombre, lugar, asunto)
Es la segunda operación dentro de la organización documental que se aplica con independencia a cada serie documental dentro de un fondo o subfondo.
ORDENACIÓN
(tarea mecánica)
CLASIFICACIÓN
ORDENACIÓN
Tarea Intelectual
Tarea Mecánica
Se aplica a las Series Documentales
SEPARA
UNE
Se aplica a los Fondos o Agrupaciones Documentales
Organización Documental
Antonia Heredia
“Clasificar y Ordenar son dos operaciones
dentro de una más amplia que podemos llamar
Organización, preferentemente diferenciadas
y esenciales, en aras de la conservación de los
documentos, de una parte, e indepensables
para inventariar y catalogar, de otra”
Organización documental
Lo que más inquieta a las instituciones es tener un
rápido acceso a la información. Para ello debemos
Clasificar y Ordenar.
La Clasificación es “la columna vertebral de la
archivística”, es fundamental para una
administración documental efectiva, todas las
demás técnicas archivísticas dependen de la
Clasificación.
Descripción
Valoración, selección y eliminación
Principios de la Clasificación
(Schellenberg)
Tres elementos a tener en cuenta:


Acciones a las que refieren



Estructura orgánica



Asuntos que reflejan
Sistema Funcional
Sistema Orgánico
Sistema Por Asuntos
Mixto
Orgánico funcional
Transacciones
Políticas
Transacciones
Operativas
Transacciones
Políticas
Transacciones
Operativas
Actividades
Facilitativas
Actividades
Substantivas
FUNCIONES
Sistema Funcional
Sistema Orgánico
Sistema Mixto
Para fondos Cerrados
Sistema Funcional
Sistema Orgánico
Sistema Mixto
Sistema por asuntos
Para colecciones
Sistema por asuntos
Ordenación
Mixtos
Numérico
Alfabético
Cronológico
Los diversos sistemas de ordenación reciben el nombre de la unidad – orden elegida para determinarlo.
Sistemas de Ordenación
Es la segunda operación dentro de la organización documental, que se aplica con independencia a cada serie documental dentro de un fondo o subfondo.
Es la operación más mecánica dentro de la organización y se realiza posteriormente a la clasificación, pero casi simultáneamente.
El archivólogo elije el sistema a emplear y establece las pautas, pudiendo delegar en otro funcionario la tarea (por ser mecánico), siempre supervisando.
UNE los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con una unidad – orden (fecha, nombre, lugar o asunto) que nos informan en su contenido.
Consideraciones generales
Cada serie tendrá una ordenación independiente.
Hay un orden entre las unidades que integran la serie y otro interno a cada unidad archivística (ej. Expedientes)
Se analiza el documento (caracteres internos) para decidir qué tipo de ordenación se le dará (se opta por uno o más caracteres)
De acuerdo la unidad – orden elegida se generarán distintos Sitemas de Ordenación
Consideraciones generales
GEOGRÁFICO
O TOPOGRÁFICO
PATRONÍMICO
ONOMÁSTICO

Por nombres de Personas Por nombre de Por ubicación geográfica
1º Apellido, Instituciones de lo general a lo particular
2º Apellido,
3º Nombre
Operaciones relacionadas
con la ordenación
Desdoble o despliegue
Consiste en extender los documentos
a su tamaño natural, para facilitar su
utilización y conservación.
Un ejemplo claro son los planos y
mapas.
Operaciones relacionadas con la ordenación
Signaturación y sellado
Se debe evitar en la medida de lo posible, el marcar
los documentos con cualquier tipo de sello o marca
innecesarios.
Sin embargo en el ángulo inferior izquierdo debe
llevar un pequeño sello del archivo al que pertenece
el documento, y a la lápiz se debe escribir su
Signatura.
Operaciones relacionadas con la ordenación
Datación
Cuando sea necesario se anotará la
fecha visible en el ángulo superior del
Documento.
Muchas veces se recomienza utilizar
carpetas para guardas los
documentos y en ellas se efectuarán
las anotaciones pertinentes, no en los
documentos.
Operaciones relacionadas con la ordenación
Foliación y numeración
La foliación es la numeración corrida de todos los folios escritos de una unidad de instalación.
La numeración es el número de orden dado por unidades archivísticas.
Operaciones relacionadas con la ordenación
Agregación
La agregación es necesaria pero peligrosa. Se requiere
un conocimiento profundo de las series y del fondo.
Primero debo considerar el proceso administrativo
seguido por la documentación; segundo, la práctica
usual de archivación mantenida por el organismo
productor; tercero, la tipología, antes que tomar como
referencia el asunto.
Recodar dejar testigo.
Operaciones relacionadas con la ordenación
Colecciones Documentales
Norma ISAD(G)

“Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe
confundirse con Fondo.”
NATURALES u ORGÁNICAS
Documentos generados en concurrencia con los
hechos, como resultado de las actividades sustantivas de una institución.


ARCHIVO PERSONAL.

CLASIFICACION DE LAS COLECCIONES DOCUMENTALES según Schellemberg
ARTIFICALES (Antonia Heredia las llama como facticias)
Conjunto de documentos que se reúnen a posteriori de ocurridos los hechos que le dieron origen y no en concurrencia a ellos. Pueden ser reunidos por una particular que posee cierto interés en el tema que tratan,
por coleccionistas, archivistas, historiadores.
No son seriados ni reflejan organicidad.
Encontramos documentos particulares producidos por eruditos o destacados ciudadanos.
Su tratamiento documental será diferente, se clasificará por asunto.
Su procedencia esta marcada por el donante o anterior dueño.
CLASIFICACION DE LAS COLECCIONES DOCUMENTALES
Cuadro de Clasificación
S/ Michel Roberge.

El cuadro de clasificación es

“una estructura jerárquica y lógica que refleja las
funciones y las actividades de una organización,
funciones que generan la creación o la recepción de
documentos. Se trata en suma de un sistema que
organiza intelectualmente la información y que permite
situar los documentos en sus relaciones los unos con
los otros para constituir eso que se llama
generalmente expedientes (series)...
Definición
Identificación: Consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de agrupamientos documentales menores al fondo. De acuerdo al sistema de clasificación funcional, identificar las funciones y atribuciones de la institución y reconocer las atribuciones sustantivas que la hacen la diferencia de una dependencia o entidad con otra.
Nos debemos remitir a normas, leyes, reglamentos, manuales, catálogos que nos permiten identificar las funciones a partir de las cuales se formarán las agrupaciones documentales.
Primera etapa
Jerarquización: Consiste en establecer los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre los diferentes agrupamientos documentales identificados.
Proceso de comparación que permita
ubicarlas en un contexto general de
ordenación o “relación”, permitiendo ubicar
cada agrupación en el lugar que corresponde.
Primera etapa
Codificación: La asignación de un código ha de ser condición necesaria para el buen funcionamiento de un Cuadro de Clasificación Documental, al asignar un código único a cada grupo documental, respetando y evidenciando su jerarquía dentro del fondo.
La codificación supone una selección cuidadosa del tipo de “clave” a utilizar, ya que debe de ser de fácil manejo, lógico, accesible, teniendo en cuenta que permitirá sustituir el nombre propia del agrupamiento documental para fines de abreviatura o identificación.
Primera etapa
Validación: Refiere a la aprobación del Cuadro de Clasificación por las autoridades de la institución, a efectos de su aplicación y difusión.
Formalización: Refiere a la implantación y su difusión en toda la institución.
Supervisión y Asesoría: Asegurar su correcta aplicación y aclarar las dudas que se presenten ante su apliación.
Capacitación: Necesidad de especialización en la aplicación del CCD
Segunda Etapa
1. Proporcionar una estructura lógica
que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

2. Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental.

3. Facilitar la localización física de cada documento para su eficaz control y manejo.
Necesidad del CCD
RECUERDEN:

EXÁMEN sÁBADO
9 de DICIEMBRE
DE 2017
9 HRS

ESTUDIEN!!!!
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DE FONDOS
Para instituciones archivísticas
con más de un fondo.
Ej. Archivo General de la Nación
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Para institución con un solo fondo.
Principio de Respeto a los fondos
Principio de Procedencia
Principio de Orden Original
Principio de Procedencia
Principio de Orden Original
Previa e indispensable ante cualquier intervención archivística:

identificación de la institución;
identificación de las funciones;
identificación de procesos;
identificación de series documentales
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