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MANUAL DE FUNCIONES DEL EVENTO

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Dario Mafla Calambas

on 30 April 2014

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Transcript of MANUAL DE FUNCIONES DEL EVENTO

MANUAL DE FUNCIONES DEL EVENTO
ORGANIGRAMA
FUNCIONES

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES
Todo evento necesita organizadores que intervengan con los protocolos para la acomodación, el registro, la atención al cliente y las finanzas entre otros evitando dudas, confusiones o algún error.

Una ejecución implacable requiere que estos organizadores estén familiarizados con sus funciones concretas.

Esto puede garantizarse preparando un cronograma detallada de los eventos junto con la descripción de las funciones y responsabilidades de cada persona.

Lo ideal es que el jefe del proyecto controle a todo el equipo asegurándose que las partes desempeñen sus obligaciones de forma eficiente involucrando a propietarios del local, patrocinadores, expositores , organizadores e inclusive al público en general.
COMITÉ ORGANIZADOR
Define y presenta al coordinador del evento todas las acciones en detalle que conllevan a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma de decisiones.

Elabora y coordina el programa general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros.
COORDINADOR GENERAL
Interviene directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en la definición de las actividades propias.

Orienta a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de administración y ejecución.

Lidera la coordinación de forma permanente con el comité organizador

Lidera la planificación, organización, ejecución y control del evento en respuestas a las necesidades de la empresa y la sociedad en general.

Vela por el cumplimiento de los objetivos de la organización y del evento
en todas sus dimensiones.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
FUNCIONES
COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
FUNCIONES
Exige conocimientos de administración, relaciones públicas, y excelentes relaciones humnas, debe tener un pensamiento global, inteligencia, autonomia, empoderamiento y liderazgo.
FUNCIONES
Exige conocimientos de logistica, debe ser receptivo, comunicación asertiva, facilidad para interactuar en grupo y tener liderazgo.
Exige conocimientos de logística, comunicación asertiva y trabajo en equipo.
Administra y maneja todos los recursos humanos, financieros y fisicos necesarios. Facilita y controla los medios económicos y materiales.

Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento

Determina e implementa los procedimientos necesarios.

Coordina la obtención de los permisos y licencias.
Exige conocimientos de relaciones públicas, protocolo, etiqueta, manejo de TIC´s y sistemas, oratoria. Comunicarse en forma clara y precisa. Organizar eventos y dar instrucciones
Crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes.

Fortalecer los vínculos con el público en general.

Establecer una comunicación entre la organización y el público.

Utilizar estrategias, técnicas e instrumentos para convencer e integrar
manera positiva las partes involucradas.

Apoyar y reforzar la labor de los demás comités



GRACIAS!
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