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IND Projektmanagament

Grundlagen des Projektmanagements
by

Tanja Schönbacher

on 3 March 2016

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Transcript of IND Projektmanagament

Kostenarten
sind bspw. Kosten für Personal, Material, Fremdleistungen oder sonstige Kosten

Die Unterscheidung variiert je nach Unternehmen oder Fördergeber
Bsp. FH
: Personal, Fremdleistungen, Sachkosten, Reisen, Mieten & Werkverträge

Bsp. EU
-Förderprogramme unterscheiden Personalkosten oft nach dem Einsatz in Management, Research & Demonstration activities.

Da es oft unterschiedliche
Förderquoten
je nach Personalkostenkategorie gibt muss berücksichtigt werden, wie Personalkosten jeweils definiert sind!!
Projektmanagement
Definitionen
„Projektmanagement ist die ∑ von Führungs-aufgaben, -organisation, -techniken & -mitteln für die Abwicklung eines Projektes.“
(DIN-Norm)
“Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements.”
(Project Management Institute - PMI)
"Projektmanagement ist ein Geschäftsprozess des projektorientierten Unternehmens.“

„Der Projektmanagementprozess startet mit der Projektbeauftragung & endet mit der Projektabnahme.“

IPMA (International Project Management Association) Baseline
Teilprozesse
Projektstart
Projektcontrolling
Projektkoordination
Projektabschluss
Projektmarketing
Projektkrisenbewältigung

Was ist ein Projekt?
Konflikte zwischen Stammorganisation (Linie) & temporärer Projektorganisation
vgl. Eingliederung in die Aufbau- organisation (Matrixorganisation, etc.)
komplexe, dynamische Selbstorganisation
soziale Konstruktion abgegrenzt von unternehmensinternen Strukturen & anderen Umwelten
System mit
Struktur, Werten, Regeln, Rollen & Methoden
nicht beliebig ausdehnbaren Grenzen (Innen/Außendifferenzierung)
nach inhaltlichen Zielen
Auftrags-, Marketing-, OE-, Lehr-& Forschungsprojekt
nach dem Konkretisierungsgrad
Konzeptionsprojekt
Realisierungsprojekt
Angebots- / Auftragsprojekt


nach der Branche: Anlagenbau, IT, …
nach dem Wiederholungsgrad: einmalig / repetitiv
nach dem Auftraggeber: interne & externe Projekte
nach dem Bezug zu den Unternehmens-prozessen: zur Durchführung von Primär-, Sekundär- oder Tertiärprozessen
Von der Idee zum Projekt
Idee

Antrag

inhaltliche Prüfung

okay
Projektauftrag wenn projektwürdig

Linienauftrag?

Projektarten (2)
Projektarten (1)
Frage: Wann handelt es sich tatsächlich um ein Projekt?

Differenzierung nach Komplexität in
Linientätigkeit
: gering
Kleinprojekten: mittel
Projekten: hoch
Programmen: mehrere Projekte umfassend
Projektwürdigkeitsprüfung (1)
(a) abgrenzbar:
zeitlich (Anfang/Ende)
sachlich (Ziele)
sozial (Personal)
(b) zieldeterminiert
(c) inhaltlich komplex
(d) sozial
(e) dynamisch & riskant
(f) neuartig
(1) Aufgabe mit besonderen Merkmalen
(3) Soziales System
(2) Temporäre Organisation
Bedeutung wächst durch
Komplexitätsanstieg
neue technische Entwicklungen
dynamische, globale Märkte
verkürzte Produktlebenszyklen
Dezentralisierung & Partizipation
Projektwürdigkeitsprüfung (2)

Größe des Projekts: Auftragswert, Dauer, Ressourcenbedarf, Budget
Inhaltliche Komplexität: Anzahl beteiligter Organisationseinheiten, Größe des Projektteams, Interdisziplinarität
Strategische Bedeutung für das Unternehmen: Prioritäten der GF Auftragswert des Projekts
Risiko des Projekts: Anzahl der Projektumwelten, monetäre Risiken, Neuartigkeit für die Organisation
Kriterien zur Differenzierung
Projektmanagement ist die Planung, Koordination, Controlling & Organisation von:
Projektzielen
Projektleistungen, -terminen, -kosten/-ressourcen
Projektorganisation & -kultur
Projektkontext (Vor-, Nachprojektphase, Umwelten, andere Projekte)
Betrachtungsobjekte
Projektziele
Projektleistungen
Projektkontext Vor- & Nachprojektphase
Projekttermine
Projektressourcen
Projektkosten
Projektorganisation
Projektkultur
Projektrisiken
Das magische Dreieck der Projektplanung
Leistungsplanung
Terminplanung
Ressourcen / Kostenplanung

Projektabgrenzung & Projektkontextanalyse
Ziele
Konstruktion des „Big Projekt Picture“
Definition von Projektzielen / Nicht-Zielen, Aufgaben, Budget, Start, Ende & Projektrollen
Beschreibung des Projektkontext
Schaffung einer Basis für den Projektauftrag
1. Zeitliche Projektabgrenzung
Projektstarttermin & -ereignis (Kick-off, Auftragsvergabe)
Projektendtermin & -ereignis (formal, inhaltlich)
3. Soziale Projektabgrenzung
Projektauftraggeber (PAG)
Projektleiter (PL)
Projektteam (PMA, PTM)
2. Sachliche Projektabgrenzung
Ziele / Nicht-Ziele
Hauptaufgaben
Budget (Erstansatz)
Beispiel: Projektorganigramm
1. Zeitliche Projektkontextanalyse
Vorprojektphase – Geschichte – Entstehung der Projektidee

Nachprojektphase – Konsequenzen für Unternehmen & Umwelten - Wissenstransfer
2. Sachliche Projektkontextanalyse
synergetisch und/oder konkurrierend
andere Projekte
Maßnahmen aus der Linienorganisation
Strategien des Unternehmens
3. Soziale Projektkontextanalyse

relevante (!) Umwelten sammeln
in einer Projektumweltgrafik darstellen
kritische Umwelten identifizieren
Beziehungen zwischen Projekt & Umwelten erfassen
wechselseitiger Erwartungen, Potentiale & Konflikte beschreiben
Strategien zur aktiven Gestaltung von Beziehungen entwickeln
Bsp.: FH erwartet von der FFG Fördermittel & Lobbying bei der EU. Die FFG erwartet von der FH verwertbare Projektergebnisse & effizienten Fördermitteleinsatz.
Instrument: Projektumweltanalyse
Ablauf
Basis für Strategisches Projektmanagement, „soziales Controlling“ & Risikomanagement
Beispiel Projektumweltgrafik
formale, schriftliche Beauftragung zum Start eines Projekts
basierend auf Projektabgrenzung & Kontextanalyse
Inhalte
Wesentliche Zielvereinbarungen
Projektname & u.U. Projektnummer (z.B. FH: SAP Angebotsnummer)
Startereignis & Starttermin
Kurzbeschreibung-executive summary
Projektziele & Nicht-Ziele
Endereignis & Endtermin
Projektphasen (work packages, tasks)
Projektressourcen & Projektkosten
PAG, PL (coordinator), PTM (key reseacher)
Unterschriften von (internen & externen) PAG & PL
Bestandteile des Projektauftrags

... beschreiben personenunabhängig Aufgaben, Kompetenzen & Verantwortungen zusätzlich zur Stammorganisation
Projektrollen
Bilden der Projektorganisation heißt, dass:
...Mitarbeiter aus der Stammorganisation herausgelöst werden.
...Mitarbeiter in die temporäre Projektorganisation integriert werden.
...derselbe Mitarbeiter unterschiedliche Rollen einnimmt.
...Rollenkonflikte eine Herausforderung für das Projektmanagement sind.
Individualrollen
Int./ext. Projektauftraggeber (PAG)
Projektleiter (PL)
Projektteammitglied (PTM)
Projektmitarbeiter (PMA)
Gruppenrollen
Projektlenkungsausschuss (PLA)
Projektteam
Rollen in der Stammorganisation
GeschäftsführerIn/AbteilungsleiterIn/ProgrammiererIn/ SekretärIn/…
Vgl. FH: Lehrende, MA der Zentralbereiche, Projektmitarbeiter, Studiengangsleiter, wiss. MA, ...
Rollenkonflikte
inhaltliche Unvereinbarkeiten
rollenabhängige Kompetenz- & Entscheidungs-strukturen

Rollenpotentiale
Persönliche Herausforderung durch Aufgabenvielfalt
Flexibilisierung der Organisationsstrukturen (permanent vs. temporär)
3 Möglichkeiten
unterschiedliche Vor- & Nachteilen
unterschiedliche Kompetenzverteilung zur Klärung folgender Fragen:
Wer? Auswahl der Projektmitarbeiter
Was? Arbeitspakete
Wie gut? Qualitätsanspruch
Wann? Terminplanung
Wie? unter Einsatz welcher Methoden
Um wie viel Aufwand/Kosten
Eingliederung des Projekts in die Stammorganisation
Projekte werden der Stammorganisation stark untergeordnet
PL = eine Art Stabstelle & Berater der involvierten Abteilungen
Projektverantwortung bleibt bei den Abteilungsleitern
keine Weisungs- & Entscheidungsbefugnisse für den PL
Kompetenzen zur Klärung aller Fragen liegen beim Linienvorgesetzten
(1) Einflussprojektorganisation
Vorteile
+
MA werden nicht aus ihren Abteilungen gerissen
+
kontinuierliche Auslastung: MA arbeitet vom Abteilungsleiter koordiniert in mehreren Projekten

Nachteile

-
lange Entscheidungswege (Einhaltung der Hierarchie)
-
PL ist nicht weisungsbefugt
-
Linientätigkeit wird meist priorisiert
-
Mitarbeiter identifizieren sich schwerer mit dem Projekt
-
Konflikte eskalatieren in höchste Hierarchieebenen
= Gegenstück zur Einflussprojektorganisation
volle Entscheidungs- & Weisungsbefugnis für den PL
Kompetenzen zur Klärung aller Fragen liegen beim PL
(2) Reine Projektorganisation
+
volle Konzentration auf das Projekt
+ rasche Entscheidungsfindung
+
mehr Entscheidungs- & Handlungsspielräume für den PL
+
starke Identifikation mit dem Projekt
Vorteile
-
Mitarbeiterauslastung (Auslastungshöhen & – tiefen)
-
Reintegration der Mitarbeiter in die Stammorganisation
-
befristete Projektmitarbeiter:
u.U. demotivierende Unsicherheit & wenig Bezug zur Stammorganisation
Fragen bezüglich Nachhaltigkeit, Wissensmanagement, Leistungsanreizsysteme (Personalentwicklung & Karrierepfade)
Nachteile
= Zwischenform
Gesamtprojektverantwortung liegt beim PL
Kompetenzen zur Klärung der Fragen:
Was, Wie viel & Wann beim PL
Wer, Wie gut & Wie beim Vorgesetzten des PMA
(3) Matrixprojektorganisation
Vorteile

+
flexible Personaldisposition zwischen Linie & Projekt (theoretisch…)
+
Projektmitarbeiter bleiben in ihren Stammabteilungen integriert

Nachteile
-
Doppelunterstellung „2 Herren dienen“
-
hohe Anforderungen an das Ressourcenmanagement
... ist wesentlich für den Projekterfolg und sollte daher aktiv & systematisch gestaltet werden

Ziele
eigene Projektidentität & „ Wir-Gefühl“
gemeinsam definierte & gelebte Regeln & Werte

Instrumente
u.a. Slogans, Namen, Logos, projektspezifische Kommunikationsinstrumente, etc...
Projektkultur
Bezieht alle Betrachtungsobjekte ein & dient der Information über den aktuellen Status sowie der Nachvollziehbarkeit.

Beinhaltet 2 Dimensionen
Inhaltliche Dimension
Dokumentation von Zwischen- & Endergebnissen der Arbeitspakete in Pflichtenheften, Plänen o.ä.
Projektmanagement-Dimension
Dokumentation der Entwicklung des Projekt-managements mittels Projekthandbuch (PHP)
Projektdokumentation

zur Planung aller notwendigen Leistungen
zerlegt das Gesamtobjekt des Projekts in einzelne
Betrachtungsobjekte

Darstellung als Objektstrukturplan,
Mindmap, Ergebnisliste
(list of deliverables), o.ä.
Basis für den Projektstrukturplan (PSP)
Objektstrukturplan
Beispiel Objektstrukturplan
Quelle: org-portal.org unter http://www.org-portal.org/index.php?id=12&tx_ttnews%5Bpointer%5D=6&tx_ttnews%5Btt_news%5D=5&tx_ttnews%5BbackPid%5D=6&cHash=c5012a07d7

ordnet den Objekten / Outputs alle notwendigen Leistungen zu
stellt Projektaufgaben/-leistungen strukturiert & prozessorientiert dar
gliedert in plan- & kontrollierbare Arbeitspakete
= zentrales Kommunikationsinstrument, Planungs- & Controllinginstrument
= Basis für weitere Projektplanung & –steuerung
Projektleistungsplanung
Projektstrukturplan (PSP)
Projektleistungsplanung

Erstansatz vom PL, Vervollständigung z.b. im Team beim Kick-Off Meeting
Empfehlung: 5-9 Projektphasen
je Phase 7-9 Arbeitspakete
Phasen & Arbeitspakete sind zeitlich & inhaltlich abgrenzbar
sind die Basis für Zielvereinbarungen mit PTM/PMA
prozessorientierte Sichtweise
d.h. erste Ebene des PSP bezeichnet Prozesse/Phasen
zweite Ebene enthält die Arbeitspakete
Gegenstück = Objektorientierte Sichtweise (vgl.: Softwareprojekte: Mock-up, Prototyp I, Prototyp II, usw.)
Projektleistungsplanung
Erarbeitung des Projektstrukturplans

Die Phase „Projektmanagement“ findet sich in jedem Projekt!
Die Verantwortung für das Projektmanagement liegt immer (!) beim Projektleiter.
Phasen & Arbeitspakete werden durchnummeriert (PSP-Codes).
Den einzelen Arbeitspaketen werden später im Fuktionendiagramm die Verantwortlichen zugeteilt.
Zur Visualisierung des PSP gibt es Softwaretools wie MS Project.
Projektleistungsplanung
Erarbeitung des Projektstrukturplans

Die Arbeitspaketspezifikation dient der konkreten
Detaillierung der Projektaufgaben
Sie umfasst
quantitative
&
qualitative
Beschreibungen, d.h. Inhalte, Ergebnisse & Art der Leistungsfortschrittsmessung
Außerdem werden auch die benötigten
Ressourcen
zugeordnet
Für die inhaltliche Arbeitspaketpezifikation ist der jeweilige Leiter des Arbeitspakets verantwortlich.
Projektleistungsplanung
Arbeitspaketspezifikation
Beispiel Projektstrukturplan
Quelle: PM-Blog.com unter http://pm-blog.com/2010/07/19/projektstrukturplan-psp-plan-der-plane-2/
Beispiel Arbeitspaketspezifikation
Quelle: PM-Blog.com unter http://pm-blog.com/2010/07/19/projektstrukturplan-psp-plan-der-plane-2/

Im Projektfunktionendiagramm werden die Arbeitspakete und Aufgaben an die Projektmitarbeiter verteilt
Das Funktionendiagramm basiert auf PSP & Projektorganigramm
Das Funktionendiagramm ist Basis für Zielvereinbarungen zwischen PL und PMA
Projektfunktionen sind beispielsweise:
Durchführungsverantwortung (V)
Mitarbeit (M)
Information (I)
Entscheidung (E)
Projektleistungsplanung
Projektfunktionendiagramm
Projektleistungsplanung
Erarbeitung des Projektfunktionendiagramms
Es gibt keine echten Richtlinien, aber ein
„stimmiges Bild"
ist gefordert, d.h.:
hat der PL zu oft die Durchführungsverantwortung? Dann muss er mehr delegieren, oder das Projet ist eigentlich zu wenig komplex.
hat eine PTM kaum Durchführungsverantwortung hat, sollte er mehr Verantwortung kriegen oder das Projektkernteam verlassen.
Beispiel Projektfunktionendiagramm
Projektterminplanung
Instrumente der Terminplanung
Basis für für die Terminplanung ist der Projektstrukturplan. Folgende einfache) Instrumente werden genutzt:

(a) Terminliste
ordnet den Arbeitspaketen / Aufgaben einen Start- & Endtermin zu

(b) Meilensteinplan
erweitert die Terminliste um Meilensteine
Meilensteine sind:
zentrale, terminkritischen Ereignisse
dienen auch der Energiesteuerung im Projekt
sollten daher regelmäßig Verteilung über den gesamten Projektverlauf verteilt sein
wobei möglicht jede Phase einen Meilenstein haben sollte
Projektterminplanung
Instrumente der Terminplanung
(c) Balkenplan (Gantt-Chart):
visualisiert die Termine & Meilensteine des Projekts
basiert auf den gelisteten Arbeitspaketen
erleichtert das Erkennen & Hinterfragen von parallelen Abläufen
stellt aber keine inhaltlichen Abhängigkeiten dar
Beispiel Gantt-Chart
Quelle: Swiftlight Projectmanagement Software unter http://www.swiftlightsoftware.com/gantt-chart/gantt-chart-software.html
Projektkostenplanung
Personalkosten
Ablauf der Personalkostenberechnung
Personaleinsatzplan
basiert auf dem PSP & ist Basis für die Personalkostenplanung
ordnet den aufgelisteten Aufgaben die Arbeitsmengen (Stunden, Tage) zu
Personalkostenplan
gewichtet die Mengen aus dem Personaleinsatzplan mit den entsprechenden Werteinheiten (Stunden-/Tagsätzen)
Wichtig:
Fehlzeiten berücksichtigen
Vgl. Weiterbildung, Schulung, Urlaub, Krankheit
Vgl. EU Programme akzeptieren max. 1600 Produktivstunden p.a.
Projektkostenplanung
Kostenarten
Beispiel Personaleinsatzplan
ist ein zyklischer (!) Teilprozess im Projektmanagementprozess
Controlling-Zyklen schaffen „Ereignisse“ zur Energiesteuerung
berücksichtigt alle Betrachtungsobjekte eines Projekts
wird vom PL über die gesamte Laufzeit des Projekts gemacht
erfolgt im Projekt(kern)team
ist eher grob als fein
Definition

bedeutet nicht Kontrolle, sondern
ist ein Führungsinstrument zum Erkennen von Abweichungen & Formulieren von Maßnahmen für Unternehmensprozesse
Controlling
folgt dem Projektcontrollingzyklus: Planung Durchführung Kontrolle Steuerung Neuplanung Durchführung, usw.….
basiert auf Projektbasisplänen, wie Auftrag/ Zieleplan, PSP, Kostenplan, etc..)
dokumentiert Abweichungen bei Leistungen, Terminen und/oder Kosten
Definition
hard-facts
sind in den Basisplänen fixiert & beziehen sich auf geplante Leistungen, Termine & Kosten

soft-facts
beziehen sich auf Organisation, Kommunikation & Projektkultur sowie auf Beziehungen innerhalb de Projekts & zu den Projektumwelten
Betrachtungsobjekte
Projektcontrolling
Projektcontrolling
Projektcontrolling
Projektmanagement
Projektmanagement
Quelle: : http://de.academic.ru/pictures/dewiki/83/Stabprojektorg.jpg
Quelle:
http://wiki.htlpinkafeld.at/wiki/index.php/Jusi:Projektorganisationsformen
Definitionen
Definitionen
Definitionen
Was ist ein Projekt?
Was ist ein Projekt?
Was ist ein Projekt?
Was ist ein Projekt?
Was ist ein Projekt?
Was ist ein Projekt?
Was ist ein Projekt?
Was ist ein Projekt?
Was ist ein Projekt?
Projektmanagement
Soziale Projektabgrenzung
Soziale Projektabgrenzung
Soziale Projektabgrenzung
Eingliederung in die Stammorganisation
Eingliederung in die Stammorganisation
Eingliederung in die Stammorganisation
Einflussprojektorganisation
Einflussprojektorganisation
Reine Projektorganisation
Reine Projektorganisation
Matrixprojektorganisation
Matrixprojektorganisation
Projektmanagement
Projektmanagement
Projektumweltanalyse
Handlungsebenen des Medienmanagements
Projektmanagement
Quelle: Martin Gläser: Medienmanagement, 2008, S.67
Bsp. F&E @ FH: Unternehmensstrategie (angewandte F&E/innovative Dienstleistung), Strategie des Landes Steiermark/ des Bundes, Forschungsrahmenprogramme der EU, wirtschaftliche Cluster der Region, bereits durchgeführte Projekte, ....
Personalkosten errechnen sich aus
Bruttogehalt Lohnnebenkosten
(v.a. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung)
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