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GECOP INSTRUCTIVO 043 DIPON SEGEN POLICIA NACIONAL

GECOP INSTRUCTIVO 043 DIPON SEGEN POLICIA NACIONAL
by

Carolina Vargas

on 14 December 2016

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Transcript of GECOP INSTRUCTIVO 043 DIPON SEGEN POLICIA NACIONAL

design by Dóri Sirály for Prezi
INSTRUCTIVO 043 DIPON SEGEN
SECRETARIA GENERAL

ARCHIVO GENERAL
Teniente Coronel SANDRA BIBIANA GARRO RAMÍREZ
Jefe Área Archivo General

Teniendo en cuenta la mejora continua del Proceso de Gestión Documental
La Institución ha encaminado esfuerzos en la construcción de lineamientos que reglamenten el trámite de los documentos en medio digital
Es por ello, que en busca de
desplegar nuevas tecnologías
para la articulación, identificación, simplificación, racionalización y automatización de procesos y procedimientos que faciliten su acceso y tramite
A partir de la vigencia del presente Instructivo,
la documentación interna

producida por la
Policía Nacional será gestionada única y
exclusivamente en medio digital a través
del aplicativo GECOP
¿Cuales son los beneficios de utilizar el GECOP?
Tiene usuarios ilimitados
Deja la trazabilidad de todo lo gestionado (Recepción, Reenvío, Archivo, Descarga)
Recepción en tiempo real
Respuestas mas oportunas.
Ley 527 del 18 de agosto de 1999, “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.


NORMATIVIDAD
La
documentación proveniente de
particulares
se formalizara en la herramienta y se entregará de manera física a la unidad policial competente para el efecto.
Así las cosas...
con fundamento en los
principios de procedencia y orden original
, la utilización adecuada de los medios tecnológicos permitirá la reducción sistemática en el uso del papel.
Se deberá
custodiar y conservar el documento físico en original en la unidad y/o dependencia productora
, siendo tramitado a través del sistema
En tal sentido....
Documento que sea producido por cualquier dependencia de la PONAL
y en cumplimiento de sus funciones,
deberá ser radicado y gestionado virtualmente a través del aplicativo GECOP
a la dependencia destino, y
el producido físicamente deberá custodiarse en original en el Archivo de Gestión de la dependencia productora
, dando cumplimiento a los principios de procedencia y orden original establecidos en la normativa archivística vigente.


Para los casos en los que sea allegado un documento a la dependencia destino y luego de una evaluación del mismo se determine la necesidad de aportar el original
Deberá coordinarse con la unidad productora para su envío, sin embargo, en este evento
el documento no podrá ser devuelto por el destinatario
, se registrará en el GECOP en la pestaña
“comentario”
indicando las razones por las cuales se requiere, quedando pendiente en el sistema hasta tanto sea allegado el físico por parte de la dependencia productora.
CUIDADO!!!
Si en el sistema se anexa un documento que no cumpla con las características técnicas para iniciar su trámite
“no legible y falta de anexos”
podrá devolverlo a la unidad productora registrando en el campo “comentarios” los motivos del mismo
Derecho de Peticion
“Derecho de Petición”, debe ser tenido en cuenta lo estipulado en el artículo 17 de la Ley 1437 de 2011, concordante con la Ley 1755 de 2015.
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES EN EL APLICATIVO GECOP
PERFILES, ROLES Y/O PERMISOS DENTRO DEL SISTEMA
Pertenece al Grupo de Radicación y Correspondencia DIPON de la Secretaria General como dueña del proceso de Gestión Documental, quien será la encargada de controlar mediante reportes estadísticos el buen uso de la herramienta.



Gestor

Rol asignado a los “Jefes de Gestión Documental” de cada unidad policial
1-asignar y desactivar usuarios. 2-radicar documentos de entrada y salida. 3-generar consulta estadística. 4-realizar cambio de archivo. 5-generar reportes de radicados y de salidas por dependencias. 6-hacer traslado de documentos. 7-gestionar documentos. 8-asignar o cambiar responsable de correspondencia de cada dependencia 9-verificar trazabilidad de un documento. 10-crear destino de particulares. 11-editar dependencias. 12-dar permiso de descarga de imágenes 13-crear usuarios. 14-generar búsqueda de usuarios 15-responder documentos. 16-ejecutar consulta administradora. 17-búsqueda inteligente y 18.acceder al manual de usuario.
Radicador
Rol exclusivamente asignado a los “Radicadores” principales de las ventanillas únicas radicación de cada unidad policial
1-cambio de archivo 3-radicación de entradas 4-consulta estadística 5-descarga de imágenes 6-acceso al manual del usuario. 7-reporte de radicados 8-radicación de salidas. 9-consulta de documentos gestionados 10-reporte salida por dependencias. 11-trazabilidad de un documento. 12-consulta administradora y 13-búsqueda inteligente.
Rol asignado al “Secretario” principal de cada Área o Grupo
Secretario:
1-radicación de salidas 2-documentos gestionados 3-reporte de salida por dependencias 4-consulta administradora 5-manual del usuario 6-reporte de radicados y 7-permisos de visualización de información que pasa por su bandeja.
Administrador Funcional
Administrador técnico
Corresponde al funcionario responsable de Telemática de la Secretaria General, quien coordinará y supervisará con las instancias pertinentes el mantenimiento preventivo y correctivo, así como la actualización del software, garantizando el normal funcionamiento del mismo.
Rol asignado a los funcionarios responsables de dar respuesta a los diferentes requerimientos allegados y producidos en cada dependencia
Usuario Normal
1-radicar salidas 2-documentos gestionados 3-acceso al manual del usuario 4-reporte de radicados y de salidas por dependencia.
FUNCIONES ESPECIFICAS
GESTOR
Consolidar los formatos
1DT-FR-0004 “Asignación de Usuario y Términos de Uso” y 1DT-FR0015 “Declaración de Confidencialidad y Compromiso con la Seguridad de la Información Servicio Público” debidamente diligenciados, de todos los funcionarios que tengan asignado usuario GECOP.
Gestión de privilegios
de usuarios (activación y desactivación).
Asignación de permisos
conforme al Rol de cada usuario
Las
unidades desconcentradas
gestionarán los usuarios y permisos correspondientes, con los Jefes de Gestión Documental (Gestor) de la jurisdicción donde se encuentren laborando.
Capacitar
a los funcionarios de su
unidad
que cuenten con el usuario GECOP, sobre el uso de la herramienta.
Realizará el
diagnostico
de su unidad, verificando que todas las dependencias que figuran en la
estructura orgánica
vigente de la unidad, estén acordes a las creadas en el GECOP con sus respectivos responsables. De no serlo, deberá realizar una solicitud a través de correo Electrónico Microsoft Exchange segen.gucor@policia.gov.co, especificando las modificaciones que requiere para que el Administrador Funcional realice la actualización en el sistema.
Realizar
controles periódicos
al personal de su unidad a través de la
consulta estadística
, generando los reportes que permitan determinar la cantidad de trámites pendientes por contestar
Verificar
el buen uso de la herramienta por parte de los diferentes usuarios de GECOP, específicamente
la indexación
de datos al momento de radicar, enfatizando en el campo “ASUNTO” en el cual es obligatorio registrar la mayor cantidad de datos que contenga el documento a radicar (nombres, apellidos, fechas de citaciones, números de contratos, procesos) así como el remitente y destinatario.
NOTA
Todas las
solicitudes relacionadas
con el GECOP, se deben
canalizar a través del Gestor de cada unidad
, teniendo en cuenta que el nivel central no atenderá ningún requerimiento de usuarios sin el visto bueno del Jefe de Gestión Documental de la unidad solicitante. (Para efectos de las solicitudes que deban ser escaladas al nivel central, deberán ser tramitadas al correo electrónico segen.gucor@policia.gov.co).
Radicadores- Secretarios - Usuario
a. El Radicador principal de la ventanilla tiene la
obligación de recepcionar cualquier solicitud allegada y tramitar
a las unidades correspondientes toda la documentación que ingrese. La documentación proveniente de personas naturales o jurídicas, se les asignará un consecutivo único de entrada; si la comunicación es interna, deberá estar radicada y escaneada en su totalidad por la unidad productora, efectuándose el trámite con el respectivo comentario en el sistema
b. Para radicados de entrada y salida se deberá
indexar la información
que corresponde por cada documento de forma adecuada dentro de los campos que especifica el GECOP, registrando datos concretos que permitan hacer único el documento cargado al sistema, garantizando con ello una búsqueda exitosa.
c.
Tramitar
el documento de acuerdo a la competencia del mismo bajo los
términos y tiempos de ley
d. Los funcionarios que tengan asignado usuario GECOP,
revisarán diariamente la bandeja “Documentos pendientes”,
para verificar la cantidad de documentos que no han sido leídos ni gestionados (archivar, reenviar o dar respuesta); a fin de dar trámite y/o respuesta oportuna a cada uno de los requerimientos
e. Los
documentos
que se produzcan en respuesta a
solicitudes
realizadas, deberán radicarse a través de la opción
“Responder Documento”.
Lo anterior para lograr la trazabilidad y facilitar la consulta del mismo.
f. Al radicar los documentos se debe tener en cuenta la importancia de direccionarlos a la ventanilla de destino correspondiente, con el propósito de garantizar su trazabilidad, consulta y seguimiento. Es importante resaltar que
todas las ventanillas se identifican de una misma forma dentro de la herramienta
, lo único que cambia es la unidad de denominación. Ejemplo: “MEVAL-GUGED-RADIC, DIRAN-GUGED-RADIC, ESECU-GUGED-RADIC”. (Consultar GUÍA VENTANILLAS ÚNICAS ubicada en la herramienta GECOP).
g. Todo
funcionario que sale con vacaciones, excusas, permisos, comisiones o
alguna situación administrativa similar,
informará al Gestor de su unidad el reemplazo del cargo
, con el fin se logre realizar una asociación de usuarios y así poder dar continuidad a los trámites de la documentación. Es de anotar que se deberá realizar la verificación previa a los usuarios, con el fin conste que los documentos cargados al mismo no deben contener requerimientos vencidos dentro de los términos de ley.
h. Para los
casos de traslados, retiro
s por cualquier causa,
los grupos de Talento Humano
serán los encargados de
informar al Jefe de Gestión Documental
de su unidad las situaciones administrativas del personal anteriormente descrito. Lo anterior con el fin de tomar las decisiones oportunas para el trámite y/o traslado de documentos a quien corresponda.
i. Teniendo en cuenta que la herramienta permite la creación de
usuarios
de forma ilimitada, es necesario indicar la
prohibición del préstamo de los mismos.
El usuario es personal e intransferible, su uso indebido genera un incumplimiento de las políticas institucionales de seguridad de la información y acarrea investigaciones penales y/o disciplinarias a que haya lugar
j.
No se realizará impresión de documentos
que se encuentren cargados en el sistema de no ser estrictamente necesario, toda vez que este procedimiento será auditado con fundamento en los Archivos de Gestión.
k. Los usuarios
Radicadores son responsables de la información allegada a su bandeja de usuario,
por lo tanto, realizarán la gestión oportuna (reenviar, dar respuesta, archivar) dentro de los términos de Ley.
Nota: Para aquellas oficinas en donde los
requerimientos no pueden ser resueltos de forma
inmediata de acuerdo a su complejidad, es obligatorio que en el
campo de comentario
el funcionario responsable agregue información que indique el trámite en el que se encuentra la solicitud.
Nota: En caso de ser necesaria
la nota interna
o la realización de indicaciones para el trámite de cualquier documento dentro del sistema, cada funcionario procederá a registrarla en el
campo de “comentarios”
que se encuentra en el GECOP.
NOTA
Si por
necesidades del servicio
, un funcionario requiere
ampliar los permisos
en los roles anteriormente descritos, deberá realizar la justificación respectiva a través de correo Microsoft Exchange ante el Gestor de cada unidad, quien podrá autorizar la viabilidad de la solicitud y modificarlo en el sistema.
GRACIAS
CUAL ES EL IDEAL DE ORGANIZACION DE UNA UNIDAD CON EL GECOP?
Todos
los funcionarios deben tener usuario GECOP habilitado
Por las multiples ocupaciones de los comandantes, ellos cuentan con su secretario. Y se le puede realizar la asociacion de usuario del comandante con el secretario


Esto hace que el secretario pueda revisar la documentacion allegada al usario de él y la de su Jefe. Asi como podra gestionar los documentos de la manera adecuada y en el tiempo oportuno.
No podran devolverse. Debera dar respuesta con lo allegado. En caso de necesitar mas documentacion la solicitara a la unidad que corresponde
VENTAJAS
1
2
El comandate podra revisar en tiempo real los documentos a traves del usuario de él y tambien podra hacer comentarios dentro de los mismos.
Cada Policial debera revisar la documentacion de forma diaria.
En caso de un funcionario tener alguna
situacion administrativa
(excusas, vacaciones, ley maria, comision)
deberá informar de manera oportuna al Jefe de Gestion
documental para que el realice la asociacion de usuarios de ser necesario o el traslado de documentos dependiendo el caso
Lo anterior debido a que todas las unidades a Nivel Nacional estaran tramitando documentos unica y exclusivamente a las Ventanillas de Radicacion
Es la herramienta mas utilizada en la Policía Nacional
No es exclusivamente para los radicadores
.
Todos los funcionarios de la PONAL cuentan con usuario GECOP- alineado con el SIATH.
Por las diferentes actividades de los comandantes respecto al tiempo.
Se puede hacer asociacion de usuarios Comandante-secretario.

(El comandante puede colocar comentarios en el documento, revisar en tiempo real si ya le dieron respuesta al mismo.
Los comandantes pueden revisar mediante
consulta estadística
cuantos documentos tienen pendientes sus funcionarios y cuantos ya han gestionado (Respuesta, Archivar, Reenviar, etc)
El Jefe de Gestion Documental,
asignara a todos los Jefes y secretarios
la funcion "
CONSULTA ESTADISTICA"
Con el fin que ellos puedan revisar que documentacion de GRUPO o FUNCIONARIO- tiene pendientes, ha radicado o ha gestionado en determinado tiempo.
ERRORES MAS COMUNES
¿PREGUNTAS MAS FRECUENTES A NIVEL NACIONAL?
¿Quienes tienen usuario GECOP?

Todos
los funcionarios de la Policia Nacional
Existen funcionarios que no pueden ingresar al GECOP. ¿Porque sucede esto?

Teniendo en cuenta que el tramite de los documento internos de la PONAL es solo a traves del GECOP. ¿Cual es mi sustento para el recibido?

El sistema cuenta con la trazabilidad de los documentos de cada funcionario por los que pasa el mismo .
RECEPCION-LECTURA- DESCARGA.
Lo que determina la
recepcion del documento en tiempo real



Asi mismo es obligacion de cada funcionario
verificar la bandeja
de pendientes dentro del sistema de
forma diaria.


Existen dos aspectos importantes de la organizacion del tramite de los documentos.
¿Como es la organizacion para el tramite de documentos a las unidades?
Para el tramite de los documentos a una unidad diferente a la que se pertenece, solo podra

visualizar unicamente las Ventanillas Unicas de Radicacion
de
cada unidad a Nivel Nacional. Para ello se debe conocer la sigla a la se le tramitara el documento .
Sin embargo, si se requiere enviar un
documento interno de la unidad
a la que pertenece, si va a poder ver a todos los funcionarios con los que labora. Y hara el tramite digital a nombre del funcionario
¿Como radicar un documento de salida?


¿Si estoy en ventanilla o de secretario y voy a recibir un documento pero no tiene consecutivo y quiero registralo en el sistema que se debe hacer?
¿Que hago con un documento cuando ya tiene el numero consecutivo del sistema GECOP?
¿Que puedo hacer si al escanear trunco los documentos? Es decir escaneé el que no debia
R/Radicacion/ Radicacion de Salida
R/ Radicacion/Pre-Radicacion
R/ Abrir el documento/Reenviar (unidad competente)
R/ Administracion/Cambio de archivo
Si necesito dar respuesta a un documento, en que lugar del sistema se realiza esa opcion? ¿ Porque se hace de esa manera?

R/ Ingresa al documento/opcion dar respuesta
Que sucede si olvide dar respuesta por el boton que corresponde y le di un numero de salida normal? Como solucionarlo
Soy Jefe o secretario, etc y deseo conocer las estadisticas de determinado GRUPO respecto a los documento pendientes y radicados. Donde lo puedo hacer ?
R/Administracion /Consulta Estadistica
R/Gestionar /responder documentos
Si me llega a mi bandeja un documento que no es de mi competencia ¿que hacer?
R/Abro el documento/ Reenviar-/
Se realiza el Comentario del porque no es de mi competencia
/ devuelvo el documento
¿Necesito buscar una informacion en el GECOP de un documento radicado pero no tengo el consecutivo. ¿Que hacer?
R/Consultar/ Busqueda inteligente
Existe unos comodines especiales para encontrar mas informacion
% y _ entre palabras
¿Que hacer si un funcionario sale trasladado, pensionado, etc? y se requiere trasladar documentos pendientes de la bandeja a quien lo reemplaza
R/Enviar/ Traslado de documentos
¿Que hacer si un funcionario sale de vacaciones y el usuario se bloquea? ¿Que hago con los documentos que quedan pendientes en la bandeja?
R/Administracion/Usuarios/Busqueda de usuarios/otorgar permisos de gestion
¿Que hacer si necesito asociar funcionarios para que visualicen los documentos entre los mismos usuarios ?
R/Administracion/Usuarios/Busqueda de usuarios/Gestionar las bandejas de
Necesito radicar un documento a unidad unidad externa de la PONAL ¿ Que hacer para que el sistema arroje consecutivo ?


Ingresa con el
usuario y contraseña
del PSI
Cuando sucede esto, es porque el usuario tiene una casilla desactivada, la cual debera activar el Jefe de Gestion Documental de cada unidad.
¿Porque a mi usuario no me pueden enviar documentos, apesar de estar activo y no tener ninguna situacion administrativa (excusa, ley maria, vacaciones?
Cuando sucede esto, el funcionario debera informar al Jefe de Gestion Documental de la unidad, para que le sea activada la casilla de usuario.
Administracion- Usuario -Busqueda de Usuario - Activo
Administracion- Usuario -Busqueda de Usuario - Destinatario
"Buscar Unidad" EJEMPLO: MEMAZ-GUGED-RADIC
"Buscar personal Activo" JUAN PEREZ
Se realiza de esta manera poque asi podra enlazar la solicitud con la respuesta que esta dando. El mismo sistema le arrojara un consecutivo.
Asi mismo, al realizarlo de esta forma, la bandeja de pendientes empezara a disminuir en cantidad.
1
2
NOTA: Como el deber ser es que los funcionarios den respuesta por el boton que corresponde. La funcion para solucionarlo esta exclusivamente para el GESTOR.
Por esta razon, se llegare a suceder comuniquese con el Jefe de Gestion Documental de su unidad
1
2
Si deseo conocer todos los documentos que le he enviado a determinado funcionario o a un grupo en un lapso de tiempo especifico. ¿Que hacer?

R2/ Reportes/ Reportes de Radicados/
LLena los campos que el sistema le solicita
En caso de no tener esta funcion, solicitela al Jefe de Gestion Documental de su unidad
Soy Jefe de Gestion Documental, y requiero autorizar permisos a diferentes funcionarios. ¿Como se hace?
R/ Administracion /Usuarios/ Busqueda de Usuario /
COLOCA EL NOMBRE DEL FUNCIONARIO A ASIGNAR PERMISOS
/ perfiles de usuario/
COLOCA LAS FUNCIONES A ASIGNAR
EJEMPLO: CONSULTA ESTADISTICA
1
2
R/Administracion/ Consulta Administradora
Mencionada funcion unicamente la puede realizar el GESTOR de la unidad,por seguridad de la informacion y por organizacion de la misma.
NOTA: Mencionados documentos al no ser de competencia deberan tramitarsen el mismo dia o en su defecto al dia siguiente.
NOTA: Esta funcion solo la podra realizar el GESTOR de la unidad. Por ser de configuracion del sistema
R/Radicacion de salida/
LLenar campos y escanear el documento/ Posterio en los campos
/ DEPENDENCIA-DESTINO / particular / Buscar particulares
NOTA: Si desea crear una unidad recurrente de envio como particular da click en
DEPENDENCIA-DESTINO /

paticular-busca particulares/
Agregar particular
No le dan respuesta adecuada a los documentos que son allegados a la unidad por el boton link que corresponde en el sistema "RESPONDER DOCUMENTO"
Mala indexacion de los documentos dentro del sistema
Cada documento al ingresarlo al sistema debe ser unico dentro del sistema para posterior busqueda del mismo.
EN EL CAMPO DE ASUNTO debe llenarse los datos mas importantes del documento "EJEMPLO: Nombres claros de las personas, empresas, numero de contratos, actividad especifica.
Cuando devuelven documentos que no le corresponden, no ingresan los comentarios del porque no es de la competencia de ellos
No estan escaneado la totalidad de los documentos anexos.
NOTA: Al no tener escaneada en su totalidad los documentos por la unidad productora, los mismos se devolveran a la unidad que corresponde
Algunas unidades estan enviado documentos sin la firma del remitente.
NOTA: Documento tramitado por el GECOP que no tenga firma, no tiene validez para el tramite correspondiente
El Jefe de Gestion Documental
debera estar atento en especial, que exista
funcionario activo en la ventanilla de la unidad.
NOTA: Teniendo en cuenta que es una situacion extemporanea, por seguridad de la informacion el unico que puede hacer este cambio es el Jefe de Gestion Documental.
En caso de necesitar exportar este documento en EXCEL, PDF, etc. le da click en el boton superior izquierdo "EXPORTAR ESTE INFORME"
Mencionada funcion solo la realiza el GESTOR de la unidad por ser de configuracion del sistema
SE RADICA COMO PARTICULAR
Teniente
CAROLINA VARGAS CHINCHILLA
Jefe Grupo Correspondencia y Radicacion DIPON
Al tener alguna situacion Aministrativa (excusas, etc) los sistemas de la PONAL estan alineados, y automaticamente el usuario se desactiva desde TELEPOL. Y ningun funcionario podra enviarle documentos al usuario.
R1/ Consultar/ Documentos recibidos, enviados, gestionados , trasladados
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