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274 Sistemas Administrativos - Clase Mintzberg

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by

Gustavo Nievas

on 19 March 2015

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Transcript of 274 Sistemas Administrativos - Clase Mintzberg

Sistemas
Administrativos

Clase - Diseño de Organizaciones Eficientes
Descentralización horizontal y vertical
Diseño de Organizaciones Eficientes
El funcionamiento de la organización
Diseño de Organizaciones Eficientes
Conceptos

La estructura de una organización puede definirse, simplemente, como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido y coordinado.

Diseño de Organizaciones Eficientes
Conceptos

Toda actividad humana organizada plantea dos requisitos, a su vez fundamentales y opuestos:

La división del trabajo
La Coordinación

Diseño de Organizaciones Eficientes
Henry Mintzberg

Diseño de Organizaciones Eficientes
Ninguna Parte Fundamental
Ninguno Parametro de diseño
Varios Factores de Contingencia

Diseño de Organizaciones Eficientes
Organización Política
Estandarización de las normas
Ideología (Cultura)
Descentralización total

Diseño de Organizaciones Eficientes
Misionera
Estandarización de habilidades
Núcleo operativo
Capacitación, especialización horizontal de tareas, descentralización vertical y horizontal
Varios tamaños y edad, sistema técnico no regulador y poco sofisticado, ambiente complejo y estable, poder en los profesionales.
Diseño de Organizaciones Eficientes
Burocracia Profesional
Estandarización de procesos de trabajo
Tecnoestructura
Formalización de comportamiento, especialización de tarea vertical y horizontal, agrupamiento funcional, unidad operativa grande, centralización vertical y descentralización horizontal limitada
Antigua, grande, sistema técnico poco sofisticado, ambiente simple, estable, control externo.

Diseño de Organizaciones Eficientes
Burocracia Mecánica
Diseño de Organizaciones Eficientes
Estructura Simple
Supervisión directa
Cumbre estratégica
Poca preparación y formalización
Centralización, estructura orgánica
Joven, pequeña, sistema técnico simple, necesidades de centralizar el poder
Surgen de la combinación de los mecanismos básicos de coordinación, las partes básicas de la organización y los factores situacionales.
Configuraciones
Diseño de Organizaciones Eficientes
+ control externo, + centralización y formalización.

+ necesidad de poder, + centralización.

La Moda impacta a la estructura.

Poder
Diseño de Organizaciones Eficientes
+ dinamismo, + orgánica.

+ complejidad, + descentralización.

+ diversificación, + división de unidades.

+ disparidad, + descentralización selectiva.
Ambiente o Entorno
Diseño de Organizaciones Eficientes
Edad y tamaño

Sistema técnico (tecnología)

El medio ambiente o entorno

El poder
Factores de Contingencia
Diseño de Organizaciones Eficientes
Diseño del Sistema de Toma de Decisiones

Centralización horizontal y vertical,
Descentralización horizontal limitada selectiva,
Descentralización vertical limitada paralela,
Descentralización vertical y horizontal selectiva,
Descentralización vertical y horizontal.

Parámetros de Diseño
Diseño de Organizaciones Eficientes
Diseño del Sistema de Toma de Decisiones

Descentralización Vertical
Cuando el poder formal se delega en forma jerárquica hacia los gerentes de línea.

Descentralización Horizontal
El grado en donde el poder formal se dispersa fuera de la línea jerárquica hacia los no administradores.

Parámetros de Diseño
Diseño de Organizaciones Eficientes
Diseño de Superestructura

a. Agrupamiento de la unidad
¿sobre que bases han de agruparse los puestos?

b. Dimensiones de la unidad
¿qué medida ha de tener cada unidad?

Parámetros de Diseño
Diseño de Organizaciones Eficientes
Especialización de Tareas

¿cuántas funciones y qué especialización?

a.
Amplitud del puesto
, cuántas tareas y cuan estrechas son.
Especialización Horizontal
: una persona hace una tarea.
Ampliación Horizontal
: una persona hace varias tareas.

b.
Profundidad del puesto
, control sobre el trabajo.
Especialización Vertical
: una persona supervisa una tarea.
Ampliación Vertical
: una persona ejecuta varias tareas y las controla.

Diseño de Puestos
Diseño de Organizaciones Eficientes
Diseño de puestos

Especialización de tareas
Formalización del Comportamiento
Preparación y Adoctrinamiento

Parámetros de Diseño
Diseño de Organizaciones Eficientes
El diseño presupone albedrío, una capacidad para alterar el sistemas.

En el diseño de estructuras, son los elementos que se utilizan en el diseño de la organización, los cuales afectan sobre la división del trabajo y los mecanismos coordinadores, afectando el funcionamiento de la organización.

Parámetros de Diseño
Diseño de Organizaciones Eficientes
La organización informal sigue determinadas pautas, que lo relacionan con el sistema de autoridad formal, así podemos ver en las organizaciones la agrupación de la gente con sus pares para realizar sus tareas y tomar decisiones adecuadas a su nivel jerárquico. Estas uniones están muy poco conectadas con las demás.
Las Constelaciones de Trabajo
Diseño de Organizaciones Eficientes
Es una visión tradicional del organigrama, que nos permite diferenciar con facilidad:

1. Posiciones existentes dentro de la organización,
2. Como se agrupan esas posiciones,
3. Como fluyen entre ellas la autoridad formal.

La autoridad formal no representa más que un sujeto sumamente limitado de la organización se ha de estudiar y entender para poder comprender el funcionamiento de ella.
El flujo de la autoridad formal
Diseño de Organizaciones Eficientes
Staff de Apoyo
Diseño de Organizaciones Eficientes
Suministra apoyo a la organización fuera de su corriente de trabajo operacional

Suministran servicios
Se agrupan a lo largo de distintos niveles
Pueden llegar a ser más grandes que los núcleos operativos

Tecnoestructura
Diseño de Organizaciones Eficientes
Analistas y empleados de apoyo

Diseñan, planean, modifican, afectan los procesos de producción

Sirven para la estandarización en la organización

Cumbre Estratégica
Diseño de Organizaciones Eficientes
Responsabilidad general

Se asegura del cumplimiento de la misión
Supervisión directa
Relación con el ambiente
Estrategia (fuerza mediadora entre la organización y el ambiente)

Diseño de Organizaciones Eficientes
Partes Componentes
Cumbre estratégica

Línea Media

Tecnoestructura

Staff de Apoyo

Núcleo Operativo

Estandarización de las Habilidades
Diseño de Organizaciones Eficientes
Cuando se determinan los conocimientos necesarios para efectuar la tarea o trabajo.

La coordinación se fundamenta en el resultado del trabajo está especificado.

Estandarización de los Resultados
Diseño de Organizaciones Eficientes
Estandarización del Proceso de Trabajo
Diseño de Organizaciones Eficientes
La coordinación se consigue cuando los contenidos del trabajo están programados.

La coordinación se consigue cuando una persona toma responsabilidades por el trabajo del otras, dando ordenes y controlando las acciones.

Supervisión Directa
Diseño de Organizaciones Eficientes
Mecanismos de Coordinación

Adaptación Mutua
Supervisión directa
Estandarización del proceso de trabajo
Estandarización de los resultados
Estandarización de las habilidades

Diseño de Organizaciones Eficientes
Conceptos
Mecanismos de Coordinación
Partes Componentes
Parámetros de diseño
Factores de Contingencia
Diseños Estructurales

Diseño de Organizaciones Eficientes
Ajuste mutuo
Staff de apoyo
Mucha especialización horizontal, capacitación y dispositivos de enlace, poca formalización, descentralización selectiva, agrupamiento funcional y mercado
Joven, sistema técnico sofisticado y automatizado, Ambiente poco complejo y hostil, poder en los expertos.

Diseño de Organizaciones Eficientes
Adhocracia
Estandarización de productos
Línea media
Sistema de control de desempeño, descentralización vertical limitada
Mercados diversificados, antigua, grande, necesidades de poder, moda

Diseño de Organizaciones Eficientes
Forma Divisional
A. Estructura simple

B. Burocracia mecánica

C. Burocracia profesional

D. Forma divisional

E. Adhocracia
Configuraciones
Diseño de Organizaciones Eficientes
+ regulador + formalizado el trabajo + burocracia en el no.

+ sofisticación, + elaborada la estructura no operativa, + staff de apoyo, + enlaces, + ajuste mutuo.

Automatización del NO transforma una burocracia en una orgánica.

Sistema Técnico
Diseño de Organizaciones Eficientes
+ antigua + formalizada.

La estructura refleja la antigüedad.

+ organización + elaborada su estructura.
(+ especialización de tareas, + unidades diferenciadas y + desarrollada su administración)

+ organización + dimensión de las unidades.

+ organización + formalización.
Edad y Tamaño
Diseño de Organizaciones Eficientes
Existen diversos factores de contingencia o situacionales que influyen en la selección de estos parámetros de diseño, y viceversa.
Factores de Contingencia
Diseño de Organizaciones Eficientes
Diseño de Vínculos Laterales

a. Sistema de Planeamiento y Control

b. Dispositivos de Enlace

Gerentes integradores
Posiciones de enlace
Comités permanentes
Estructuras matriciales


Parámetros de Diseño
Diseño de Organizaciones Eficientes
Capacitación y Adoctrinamiento

¿Qué habilidades y conocimientos se necesitan?

a. Capacitación.
b. Adoctrinamiento.

Diseño de Puestos
Diseño de Organizaciones Eficientes
Formalización del Comportamiento

¿Hasta qué punto formalizo el trabajo?

a. Según el puesto.
b. Según el flujo de trabajo.
c. Según las reglas.

Diseño de Puestos
Diseño de Organizaciones Eficientes
Diseño de puestos

Diseño de Superestructura

Diseño de Vínculos Laterales

Diseño del Sistema de Toma de Decisiones

Parámetros de Diseño
Diseño de Organizaciones Eficientes
Representa la corriente de una decisión estratégica desde el principio al fin, Por ejemplo, Un cliente le hace una sugerencia a su vendedor y esta sube los distintos niveles de la jerarquía, en la cima se toma la decisión de analizar una propuesta para modificar el producto, la cual es aprobada, y posteriormente ejecutada, lo que le permite al vendedor regresar al cliente con el nuevo producto.
El flujo de las Decisiones ad-hoc
Diseño de Organizaciones Eficientes
En todo organización coexisten con la organización formal y la informal, conformada está última por grandes centros de poder no oficial y grandes redes de comunicación informal, que a veces, burlan los canales de autoridad y comunicación.

Así como los anteriores flujos tenían en cuenta la supervisión directa y la normalización, ésta se centra en el ajuste mutuo.
El flujo de la comunicación informal
Diseño de Organizaciones Eficientes
Está constituido por las diferentes tareas del núcleo operativo, Se puede identificar tres flujos:

1. El trabajo operacional,
2. Las decisiones, ordenes e instrucciones bajando por la jerarquía administrativa para controlar el núcleo, y la información retroalimentada apoyada en los resultados,
3. La información de asesoramiento o staff, llegando desde los lados a las decisiones de línea.
El flujo de actividad regulada
Diseño de Organizaciones Eficientes
El flujo de la autoridad formal

El flujo de actividad regulada

El flujo de la comunicación informal

Las constelaciones de trabajo

El flujo de las decisiones ad-hoc

El funcionamiento de la organización
Diseño de Organizaciones Eficientes
Núcleo Operativo
Diseño de Organizaciones Eficientes
Realiza trabajo básico relacionado con la producción de productos y servicios

Insumos
Transforman los insumos
Distribuyen las producciones
Proveen apoyo directo

Línea Media
Diseño de Organizaciones Eficientes
Une a la cumbre estratégica con el núcleo operativo

Corre a lo largo de líneas escalares con autoridad formal
Supervisión directa
Feedback
Enlace con otras áreas

La coordinación del trabajo se consigue mediante la simple comunicación informal.

Adaptación Mutua
Diseño de Organizaciones Eficientes
Dirección
Habilidad
Innovación
Concentración
Burocracia
Mecanica
Divisionalizada
Adhocracia
Burocracia
Profesional
Estructura
Simple
Diseño de Organizaciones Eficientes
El pentágono como conclusión
Eficiencia
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