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EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ORGANIZATIVO DE UNA MYPE

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by

Judas Ortiz

on 14 May 2014

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Transcript of EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ORGANIZATIVO DE UNA MYPE

¿Qué es el proceso administrativo?
¿Cuál es su importancia?
Etapas y Naturaleza
Función administrativa de la Planeación
¿Es aplicable a un pequeño negocio?

La Naturaleza del proceso administrativo es cíclico, dinámico e interactivo.

Son todas las actividades que se emprenden para coordinar el
Esfuerzo de un grupo, es decir, la manera en que se tratan de
Alcanzar las metas u objetivos, con la ayuda de las personas y de
las cosas, mediante el desempeño de las labores esenciales como lo son:

*La planeación

*La organización

*La Dirección

*El Control

Planear, es la primera función administrativa; que sirve
de base a las demás.

Definición – es la acción de tomar decisiones para el
futuro. No es un acto, es un proceso.

La Administración representa una herramienta vital en todos los cambios de la vida moderna, aunque en muchas ocasiones suele pasarse por alto su importancia.

Su importancia principal radica en que ayuda y permite a la empresa orientarse hacia el futuro y prevenir escenarios que se puedan desarrollar en un futuro, así como determinar la cantidad de recursos que la empresa necesitara para desarrollar sus planes y hacerle frente a las situaciones que se le puedan presentar.

*La planeación: Se basa primordialmente en un plan o método. Planear hoy lo que se tiene que hacer mañana. Para realizar la planeación basta con responder estas interrogantes:
¿Qué hacer?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Dónde hacerlo?
¿Quién lo hará?, ¿Cuándo lo hará?, ¿Por qué lo hará?


*La organización: El pequeño empresario debe coordinar los recursos materiales y humanos de su empresa en busca de un objetivo en común.


*La Dirección: Describe como el pequeño empresario debe dirigir a sus empleados e influir sobre ellos, de tal manera que estos contribuyan al logro de los objetivos establecidos.


*El Control: supervisar el trabajo de otros y los resultados obtenidos, para asegurar que las metas se alcancen tal como se planearon.

De acuerdo con lo anterior, se puede decir que el pequeño empresario
utiliza el proceso administrativo y sus etapas.
Como ejemplo estaría el caso de una persona que va a iniciar una pequeña empresa, quien debe empezar por preguntarse:
¿Qué voy hacer?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Dónde hacerlo?, ¿Cuándo lo iniciaré? Y ¿Por qué lo quiero hacer?
Todos estos cuestionamientos los realiza cualquier pequeño empresario al momento de planear algo, obviamente estas dan lugar a planes concretos, que abarcaría todo el proceso administrativo.


Aunque es Aplicable, la mayoría de las pequeñas empresas tienen la desventaja de no tener un especialista en administración, sino el mismo dueño es generalista en las actividades y sin el conocimiento necesario para aplicarlas.

Integrantes
EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ORGANIZATIVO DE UNA MYPE
Bobadilla Fontes Gabriel
Esquer Villalobos Alejandro
Medrano Marquez Leobardo
Ortiz Durazo Judas
Parada Romo Geovana
Torres Ibarra Manuel
Uribe Sanchez Reyna

Al proceso en el que se definen las situaciones que
queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos
para lograrlo, lo llamamos Planificación.


FAYOL: Formular el programa de acción que incluye el
resultado a obtener, las conductas a desarrollar y los
medios a utilizar.









Fases de la Planificación

Determinación de Objetivos
a alcanzar
Toma de decisiones

Elaboración de planes
Acciones empresariales
vinculadas
Determinación de Objetivos

Es la primera actividad: saber adónde pretendemos llegar.

Los “objetivos” son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro.

Lista de verificación: ser específico, ser realista, ser verificable, tener un plazo,
incluir metas intermedias, plantear un desafío y plantear un compromiso.

Jerarquía de objetivos – algunos son más importantes y predominan.




Toma de decisiones

Debemos “tomar decisiones” para conseguir
los objetivos fijados. Ello implica un
“proceso” de comparar alternativas posibles
y elegir las más adecuadas.

Diagnóstico – Alternativas posibles –
Evaluación de alternativas – Selección –
Ejecución (Resultados)

Diferentes Tipos de Planeación:

Planificación estratégica:
es la planeación más amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia.

Planificación táctica:
realizada a nivel departamental.

Planificación operativa:
realizada para cada actividad, más detallada y de corto plazo.



Algunos instrumentos:
Estratégicos
– Análisis FODA
– Plan de Acción, Plan de Negocios
– Presupuesto Integral
Operativos
– Plan de fábrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en
qué momentos, con qué insumos...
– Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cómo.
– Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos,
determinación de necesidades según momentos
– Gráfico Gantt, graficar actividades según secuencia y
transcurso del tiempo



Definición, Características, desarrollo de Estrategias
frecuentes en las
Pequeñas Empresas.

La pequeña empresa ha demostrado a lo largo del tiempo y en la mayoría de países (desarrollados o no) que es un componente importante de la economía, y en muchos casos, es la base de las medianas y grandes empresas.

Por ello, resulta conveniente conocer qué es la pequeña empresa o cómo definirla, qué características la distinguen, cuáles son sus ventajas y desventajas y qué situaciones originan su creación.


Definición:
"La pequeña empresa es una entidad independiente, creada para ser rentable, que no predomina en la industria a la que pertenece, cuya venta anual en valores no excede un determinado tope y el número de personas que la conforma no excede un determinado límite, y como toda empresa, tiene aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras, todo lo cual, le permite dedicarse a la producción, transformación y/o prestación de servicios para satisfacer determinadas necesidades y deseos existentes en la sociedad"


Características:
Según Jack Fleitman, autor del libro "Negocios Exitosos", las características principales de la pequeña empresa son las siguientes:

Ritmo de crecimiento por lo común superior al de la microempresa y puede ser aún mayor que el de la mediana o grande.

Mayor división del trabajo (que la microempresa) originada por una mayor complejidad de las funciones.

Requerimiento de una mayor organización (que la microempresa) en lo relacionado a coordinación del personal y de los recursos materiales, técnicos y financieros. 

Características:
Capacidad para abarcar el mercado local, regional y nacional, y con las facilidades que proporciona la red de internet, puede traspasar las fronteras con sus productos.

Utiliza mano de obra directa, aunque en muchos casos tiene un alto grado de mecanización y tecnificación.

El número de personal tiene un límite inferior y otro superior. En México oscila entre 11 y 50.

En muchos casos son empresas familiares; en las cuales, a menudo la familia es parte de la fuerza laboral de la pequeña empresa.




Características:
Su financiamiento, en la mayoría de los casos, procede de fuentes propias(ahorros personales) y en menor proporción, de préstamos bancarios, de terceros (familiares o amistades) o de inversionistas.

El flujo de efectivo es uno de los principales problemas con los que atraviesa la pequeña empresa, especialmente en sus inicios.

Un buen porcentaje de pequeñas empresas opera en la casa o domicilio de sus propietarios. Por ejemplo, peluquerías, consultorías, etc.

Tiene sistemas administrativos menos jerárquicos y una fuerza laboral menos sindicalizada que la mediana y grande empresa.

En muchos casos, son proveedores de medianas y grandes empresas



FUNCIÓN
ADMINISTRATIVA DEL CONTROL

LA ESENCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al
igual que la planificación, el control se ejerce continuamente.

Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.

Se aplica a las personas, activos
y cosas que se cumplen en el núcleo de la organización.

Antes, durante y después del desarrollo empresarial.

DEFINICION
La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones,
para establecer las medidas correctivas necesarias. 

Es vigilar que todas las acciones y operaciones se realicen de acuerdo a los planes adoptados,
a los principios establecidos y a las normas implantadas.

CONTROL
OBJETIVOS DEL CONTROL

Asegurar que la ejecución se ajuste al plan establecido, coordinar la acción, reducir al mínimo el gasto y asegurar que los objetivos y las normas se cumplan, de acuerdo a las disposiciones de los directivos, teniendo en cuenta los conceptos de eficiencia, eficacia,
competitividad y ventaja competitiva; es decir, el objetivo de control, debe tener como “telón de fondo” el concepto de CALIDAD.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Su importancia radica en:

Crear mejor calidad:
Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio:
Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas.

Producir ciclos más rápidos:
Acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.

Agregar valor:
Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Agregar valor al producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo:
El proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.


LA ALTA GERENCIA Y EL CONTROL

El Estratégico
(saber saber).
Táctico o Administrativo
(saber hacer)

El Operativo (el hacer).
REQUISITOS PREVIOS DEL CONTROL
Conocimiento de lo que ha de controlarse.
Para controlarse debe saber lo que ha de ser controlado. En cualquier actividad, hay muchas cosas distintas que controlar, tales como máquinas, individuos, costos y procedimientos.
La decisión deberá recaer sobre cuáles de estas actividades y que sub funciones de las mismas conviene controlar.

De acuerdo con lo anterior, es importante responder las siguientes preguntas, antes de continuar con las demás actividades que trae consigo el control:
¿Qué función merece control?, ¿Cuáles han sido las causas por las que los objetivos no se han cumplido? ¿Cuáles han sido los hechos? ¿ Cuáles serán los efectos?

Comunicaciones
Autoridad
Objetivos y Normas
Medición

Fase Preliminar:
Fase Concurrente
Fase Subsiguiente
PROCESO DEL CONTROL

Planeación de actividades: Dar respuesta con antelación a preguntas como: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde? ¿quién? ¿por qué?

Programación: Determinar cuándo y en qué secuencia debe realizarse el trabajo.

Preparación: Los recursos se encuentren disponibles.

Dirección: Si se necesitan aclaraciones personales.

Supervisión: Empleado y supervisor.
Comparación: Determinación del grado de la ejecución real y la planificada.

Corrección: Remedia cualquier desviación del plan.
PASOS DEL PROCESO DEL CONTROL

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento
Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.

Medir los resultados
Es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control“.

Tomar medidas correctivos
Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.

Retroalimentación
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. 

ORGANIZACIÓN DEL PEQUEÑO NEGOCIO
ORGANIZACIÓN
Manera en que se dispone el trabajo y se asigna entre el personal de la empresa para alcanzar eficientemente los objetivos de la misma.

PEQUEÑO NEGOCIO
Entidad independiente, creada para ser rentable, que no predomina en la industria a la que pertenece, cuya venta anual en valores no excede un determinado tope y el número de personas que la conforma no excede un determinado límite, y como toda empresa, tiene aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras.

ORGANIZACIÓN DEL PEQUEÑO NEGOCIO

Coordinar todas las actividades o trabajos que se realizan en la misma para alcanzar los objetivos propuestos en la planeación.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

División del trabajo.-
Es el proceso de delegación de deberes o tareas.
Unidad de Mando.-
Para la ejecución de un acto cualquiera un subordinado solo debe recibir ordenes de un Jefe.
Delegación.-
Dar autoridad.
Departamentalización.-
Agrupamiento de funciones y actividades en unidades específicas.

CLAVES DE ORGANIZACIÓN EXITOSAS
Objetivos claros:
◾¿Dónde está tu empresa y a dónde quieres llegar? ◾¿Quién es tu publico? ¿Cómo llegarás a ellos?◾¿Qué desea transmitir?
Motivación:
Se debe descubrir qué motiva a seguir luchando cada día por el negocio.
Escuchar a los clientes:
Los clientes son la base fundamental de tu negocio; si no sabes sus necesidades, conócelas y satisfácelas.
Mejora continua:
Actividad recurrente para aumentar la eficiencia y la eficacia del proceso.
CREACIÓN DE SECCIONES
La teoría de organización de pequeñas empresas nos dice que la estructura organizativa de una empresa depende de su estrategia: es decir, primero hay que definir la estrategia a seguir (misión, visión y objetivos estratégicos) para después organizar internamente la empresa de tal forma que facilite la consecución de dichos objetivos.

La creación de secciones para asumir una serie de funciones, viene justificado por:
1) Por la estrategia de la empresa, que decide crear un departamento propio que desarrolle funciones generadoras de valor para el negocio;

2) Porque el volumen de trabajo correspondiente a una determinada área sugiere su creación (por ejemplo, si el volumen de facturación crece, quizás sea interesante contratar a un contable y crear un departamento contable propio).
Secciones básicas de una Pequeña Empresa:
Administración (Gerencia):
Cargo que ocupa el director de una empresa, representa a la sociedad frente a terceros y coordina todos los recursos. Es la responsable del éxito o fracaso de un negocio.

Recursos Humanos:
Busca personal competente, para cumplir con los requisitos de las vacantes. Este lleva acabo el proceso de selección del personal.

Producción:
Sus funciones son: diseñar el producto, planear y controlar la producción, elegir el sistema de producción, fabricar el producto y controlar la calidad.

Finanzas:
Este se encarga de obtener financiamiento (interno y/o externo), formular presupuestos, determinar costos, realizar operaciones, determinar quienes obtendrán créditos, cobrar, facturar, manejar efectivo y archivar.

COORDINACIÓN
Unión de todos los trabajos para alcanzar la meta.
Ventas, Objetivo vender
Compras, Objetivo Comprar
Producción, Objetivo Producir

AUTORIDAD
Se puede definir la autoridad en una empresa como "la facultad de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido por otros". Una definición más completa sería "la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos".
TIPOS DE AUTORIDAD

AUTORIDAD FORMAL:
Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas y puede ser:

Lineal:
Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo. Autoridad de línea.-Se denomina autoridad de línea la que detecta un mando para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relación directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organización hasta el escalón más bajo, y se le denomina "cadena de mando".

Funcional:
Cuando es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas. Autoridad funcional.-Es la autoridad que tendría en administrador del supermercado sobre todos los empleados del mismo. Esta autoridad complementa la de línea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada "cadena de mando".

AUTORIDAD TÉCNICA O STAFF:
Nace de los conocimientos especializados de quien los posee.

La autoridad de una Pequeña Empresa, no será la misma que la autoridad de una empresa de gran tamaño.
Si se trata de una empresa con un gran número de empleados, la autoridad será lineal, ya que un jefe dirigirá cierto número de empleados.
En cambio, la autoridad de una pequeña empresa será la autoridad técnica del propio propietario.

ASESORIA
La asesoría tiene como objetivo informar a una persona o grupo de personas de qué manera se debe correr un negocio o empresa, es decir, qué es lo que se debe tener en cuenta para poder llevarlo a cabo, los elementos y herramientas que se necesitarán y en especial, la asesoría nos instruye acerca de las planificaciones correspondientes a los proyectos que posea la empresa.
Así como nos enseña acerca de los elementos a considerar a la hora de emprender una empresa o negocio particular, la asesoría también se encarga de enseñarnos de qué manera debemos combinar todas las herramientas de cuales disponemos para poder lograr una buena gestión y administración de empresas.

Área Financiera
Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.

“Son las actividades relacionadas con los flujos de capital y dinero de la empresa”.

Administración Financiera
Tiene como objetivo la expansión del dinero y de manejar las ventas y gastos para tener una buena utilidad.

El objetivo principal de las finanzas en las organizaciones es de realizar un correcto uso de su dinero, apoyándose en herramientas financieras para lograr una correcta optimización de los recursos.

Función Financiera
La función de inversión.

La función del financiamiento.

Función de Inversión
*buscar opciones de inversión
*Evaluar dichas opciones de inversión
*Seleccionar la opción mas conveniente
+Crecer el negocio
+Contar con exceso de liquidez

Para evaluar y conocer la rentabilidad de una inversión se hace uso de un análisis financiero.

Función de Financiamiento
*Buscar fuentes de financiamiento para la empresa, tales como préstamos, créditos.
*Evaluar la fuente de financiamiento.
*Seleccionar la mas conveniente:
+Existe una falta de liquidez
+Quiere hacer crecer el negocio.

Tipo de organizaciones mas apropiadas para Mypes
Una mype individual. Éste tendrá responsabilidad ilimitada respecto de las obligaciones de la empresa y los ingresos o pérdidas que registre se informarán en su declaración personal del impuesto a la renta, al igual que toda otra entrada o gasto que declare habitualmente

sociedad de personas
cada uno de los socios tendrá responsabilidad ilimitada respecto de las deudas de la empresa. Tanto los ingresos como los gastos se declaran individualmente para fines tributarios, aun cuando, posteriormente, cada socio debe declarar su parte proporcional de las utilidades o pérdidas que ha registrado la empresa como otra entrada en su declaración personal del impuesto a la renta.

sociedad en comandita
cada uno de los socios tiene responsabilidad ilimitada por las deudas de la sociedad, pero la exposición del socio comanditario a estas deudas se limita a su contribución. Con algunas excepciones menores, la declaración para fines tributarios es la misma que debe realizar una sociedad de personas

Servicio de personal para las Mypes
Abogado externo
Contador publico u Administrador externo
Los trabajadores que estén mas capacitados para elaborar las tareas de la empresa.

BIBLIOGRAFIA
Libro Administración de Pequeñas Empresas segunda edición de Servulo Anzola Rojas
http://thesmadruga2.blogspot.mx/2012/02/la-autoridad-como-principio-basico.html
http://www.pymesyautonomos.com/estrategia/cuantos-departamentos-debe-tener-mi-empresa
http://mundodelaempresa.blogspot.mx/2011/08/organizacion-las-funciones-de-cada.html
http://thesmadruga2.blogspot.mx/2012/02/la-autoridad-como-principio-basico.html
http://www.gestionyadministracion.com/asesoria/asesoria-integral.html
http://compartiendoliderazgo.files.wordpress.com/2013/05/1.jpg
http://1.bp.blogspot.com/-DdoXYNXI928/TlVoUagCSkI/AAAAAAAAAdk/lf83e9SrXms/s1600/departamentos_funciones_empresa.jpg
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catorg/material/12_proceso_adm.pdf
http://www.oocities.org/es/angelcontreras01/pype/pype1.htm
«Negocios Exitosos», de Jack Fleitman, Mc Graw Hill Interamericana Editores, 2000, Pág. 22.
http://www.fondeso.df.gob.mx/doc_interes/detalleDocumento.html?id_documento=17
http://www.promonegocios.net/empresa/pequena-empresa.html
http://www.monografias.com/trabajos81/el-control-administrativo/el-control-administrativo2.shtml#elementosa
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