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Gestión Documental V4 - Entidades Privadas

Pruebas de la nueva versión de Prezi
by

Jorge Quiroga

on 12 February 2014

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Transcript of Gestión Documental V4 - Entidades Privadas




Es una empresa establecida en Bogotá desde el año 2000 dedicada a integrar soluciónes para el manejo documental. Es distribuidor autorizado de Kodak, Epson, Datamax, Zebra, Honeywell, Estrategias Documentales y Tial Ltda, entre otras.

Jorge A Quiroga
Gerente de Ameritec S. A.
Ingeniero de Sistemas de la Universidad de los Andes
Miembro del Comité de Conservación Digital del Archivo General de la Nación.
Miembro de la Junta Directiva de ACIS

gerencia@ameritec.com.co
310 811 8182
El Centro de Administración Documental al interior de la Organización
Centro de Administración Documental
Políticas
Recursos
Las Organizaciones permanentemente generan documentos
Correspondencia
Facturas
Soportes Contables
Historias laborales
Documentos de control
Documentos electrónicos
Los documentos generados y los recibidos deben ser organizados, ya que estos son el apoyo para la gestión que deben adelantar los funcionarios
En forma externa se generan documentos
Correspondencia
Facturas
Ordenes de Compra
Cotizaciones
Ofertas comerciales
Contratos
Estructura Documental
Series, Subseries y tipos documentales
Tablas de retención documental
Comite de Archivo
Políticas de acceso a los documentos
Procedimientos para el trámite de los documentos
Políticas para la producción documental
Humanos
Físicos
Apoyo tecnologíco
Responsable del CAD
Capacitación en todos los niveles
Instalaciones apropiadas
Iluminación y Ventilación
Prevención contra incendios e inundaciones
Estanterías, cajas y demás recursos
WorkManager es una Solución para la Administración Documental
Desarrollada en Colombia
Ajustada a la normatividad Nacional
Trabaja bajo ambiente WEB
Ofrece una solución total para el manejo de los documentos
Permite implementar las políticas Documentales
Se define la estructura documental de la organización
Se establecen tiempo de retención
Se establecen perfiles para los usuarios Administrador, operativo, y de consulta
Se maneja un control de escrituras ó títulos valores
Se generan distintos informes
Permite controlar el trámite de los documentos con el WorkFlow
Estructura Documental
Creación de Usuarios
Permite Administrar los documentos del sistema de gestión de calidad.
Formatos
Instrucitvos
Registros
Consulta de los documentos
Documentos Internos
Documentos Externos
Hardware y redes
Software
WorkManager es una Solución para el manejo documental
Con nuestra solución, los Documentos serán un apoyo para que sus funcionarios puedan desarrollar sus tareas eficientemente


La captura ó radicación de correspondencia y de las facturas recibidas se hace usando sencillos formularios. Se manejan los expedientes de:

Serie Misional: Clientes, pacientes, estudiantes, proyectos, etc.
Historias Laborales
Proveedores

La consulta de los documentos de hace de forma muy sencilla

En las carpetas virtuales se pueden incluir documentos electrónicos como videos, hojas de calculo, cartas y presentaciones
Permite Administrar los documentos de forma sencilla
Formularios Estandar
Formularios Personalizados
Work Flow
EJECUCIÓN

Cuando se inicia un nuevo proceso:

El sistema Notifica al responsable de iniciar el proceso mediante su correo y le asigna una nueva actividad.
Cada funcionario tiene un cuadro de control en donde se registran las actividades asignadas por el Workflow y las actividades libres, lo que le permite controlar totalmente sus actividades
Se inicia un monitoreo del proceso notificando a cada responsable una vez se termina cada paso
El sistema verifica que el trabajo se haga dentro del plazo establecido
El sistema maneja alarmas
Se manejan informes para garantizar la trazabilidad de los procesos.
Se pueden producir informes basados en la información registrada en los formularios
Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.
ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos
Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:

ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
LEY 594 DE 2000
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Asesoría para implementar

Centros de Administración

Documental
Tiempos de Retención
Es muy importante que las entidades establezcan los tiempos de conservación de cada tipo documental para establecer que documentos deben ser conservados y cuales no, para evitar el crecimiento descontrolado de sus archivos.
Suministro de

Escáneres para documentos
Escáner para microfilm
Escáner para libros
Impresoras de Etiquetas
Lectores de Códigos de Barra
Software para la Gestión Documental
Servicios:

Digitalización de documentos
Digitalización de Microfilm
Microfilmación
Organización de archivos
Custodia de Documentos
Elaboración de TRD y TVD
Soluciones para el manejo Documental
Carpeta Virtual
Hojas de Excel
Presentaciones
Videos ó fotos
El control sobre el tramite de los documentos en su entidad es así?
Cuenta con estadísticas sobre la forma en que se tramitaron los documentos?
Sabe cuanto tiempo tomo el proceso?
Sabe en que etapa esta el tramite de un documento?
Que sucede cuando un funcionario se ausenta de forma imprevista y no pudo entregar su puesto?
Archivos digitales
Work Flow
En resumen,WorkManager es una solución total para el manejo y trámite de los documentos
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