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La Descripcion Archivistica

Presentacion final
by

JORGE FUENTES

on 6 October 2012

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Transcript of La Descripcion Archivistica

CATALOGOS GUIAS 1.- CLASIFICACION
Dividir un conjunto de documentos de acuerdo a características similares

2.- ORDENACION
Unir un grupo de documentos de acuerdo a una unidad de orden

3.- DESCRIPCION
Proceso de análisis de los documentos para describir de forma precisa el contenido de un fondo, una serie y una unidad archivística o pieza documental ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Asimismo, en los diferentes soportes también se asienta información que tienen que ver con el autor del documento, con el destinatario, o, con el contenido del mensaje, características que identifican y definen los CARACTERES INTERNOS DE LOS DOCUMENTOS En un archivo se puede encontrar desde textos manuscritos hasta discos ópticos, pasando por mapas cartográficos y cintas de video etc. Las características físicas señaladas, como el soporte o el procedimiento de fijación de la información, corresponden a la materialidad de los documentos, llamados
CARACTERES EXTERNOS DE LOS MISMOS CARACTERISTICAS INTERNAS Y EXTERNAS DE LOS DOCUMENTOS El Instituto Tecnico de Archivo y Microfilm inicio este día …………. INFORMACION SOPORTE CARACTERES INTERNOS CARACTERES EXTERNOS CONTENIDO CONTINENTEC CARACTERISTICAS INTERNAS Y EXTERNAS DE LOS DOCUMENTOS 1.- Documentos textuales. Son los que conforman en gran mayoría los archivos de las administraciones públicas y privadas. Textos escritos, en un principio a mano, luego mecanografiados y a veces impresos.

2.- Documentos gráficos. Reproducen imágenes, no textuales, con colores a veces. Ejemplos son los planos, las fotografías, dibujos, etc
El carácter externo que refiere al medio o procedimiento por el que se transmite la información es la Clase .Así podemos encontrar: CARACTERES EXTERNOS Nota: Otro carácter externo de los documentos es el Tipo documental 3.- Documentos audiovisuales. Integran esta clase las películas, las cintas de video, DVD, etc. Conciertan las imágenes con el movimiento y el sonido

4.- Documentos sonoros. Discos, cintas magnéticas; CD, DVD, hasta lo más actuales soportes tecnológicos, contienen y reproducen palabras o sonidos.

5.- Documentos informáticos. Producidos en o por computadoras, DVD, etc., su lectura sólo es posible mediante un instrumento CARACTERES EXTERNOS ENTIDAD PRODUCTORA: es la que alude a la persona física o jurídica que produce el documento: al autor

EL ORIGEN FUNCIONAL refiere al móvil o razón por la que se crea un documento, la actividad dentro de la función administrativa que, en uso de sus atribuciones, lo genera para los trámites por los que ha sido diligenciado.

LA FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN, llamada data crónica y tópica por la Diplomática, refiere al momento y lugar en que se producen los documentos.

EL CONTENIDO tiene que ver con el tema o asunto de que trata el documento. Como tiene relación con el objeto de creación del mismo, el contenido puede ser muy variado. Los caracteres Internos son los que están relacionados con la “personalidad intrínseca” de los documentos. CARACTERES INTERNOS EL CONTENIDO PUEDE SER MUY VARIADO
Intensivo: muchos datos sobre asuntos bien definidos. Ej.: Expedientes personales, expedientes licitatorios, curricula,

Extensivo: pocos datos sobre un contenido que es más amplio. Ej. Planillas de sueldos, padrones estudiantiles, actas de exámenes.

Diversificado: datos variados de asuntos diferentes Ej. Correspondencia, informes anuales CARACTERES INTERNOS COOPERATIVA DE ELECTRICIDAD DE PERGAMINOS
COMISION DIRECTIVA MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS, SAN SALVADOR
VICEMINISTERIO DE TRANSPORTE Y TRANSITO EJEMPLOS EJEMPLOS EJEMPLOS Se pueden apreciar que en los ejemplos dados se ha considerado.
En primer lugar
Los caracteres internos, es decir el organismo y unidad administrativa en función de la actividad que produce el documento.
En segundo lugar
Hemos reflejados los caracteres externos. ¿ y esto porque?

Porque para un documento de archivo lo primero que debemos reconocer es el organismo productor, tengan siempre presente la definición de archivo INSTRUMENTOS NECESARIOS PARA LA DESCRIPCION INVENTARIOS DESCRIPCION ARCHIVISTICA CONTENIDO CONTINENTE SOPORTE CARACTERES EXTEROS INFORMACION CARACTERES INTERNOS El Instituto Tecnico de
Archivo y Microfilm
inicio este día …………. DESCRIPCION ARCHIVISTICA

RESUMEN PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE INVENTARIO DOCUMENTAL Autorizado por
Presidente ejecutivo PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UN INVENTARIO DOCUMENTAL OBJETIVO
ALCANCE
POLITICAS
DEFINICIONES
PROCEDIMIENTO INGREDIENTES PRINCIPALES Operación No. 3
Responsable : El dueño o responsable del proceso en cada oficina
Descripción: Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual depende la oficina productora Operación No. 2
Responsable : El dueño o responsable del proceso en cada oficina
Descripción: Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo los documentos Operación No. 1
Responsable : El dueño o responsable del proceso en cada oficina
Descripción: Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va transferir.
PROCEDIMIENTO INGREDIENTES PRINCIPALES Aprobado por
Gerente de area CONTROL DE VERSIONES
DEFINICIONES

Archivo Central
Inventario Documental
Serie Documental
Sub serie
Carpeta INGREDIENTES PRINCIPALES OBJETIVO
Establecer los pasos que deberán seguir las diferentes áreas de la Institución, para inventariar los documentos que se van a transferir al Departamento de Archivo Central

ALCANCE
El presente documento aplica para todas las áreas de la Institución, inicia con la transferencia de los documentos y termina con la recepción del servicio solicitado.

POLÍTICAS
 Toda transferencia de documentos al Archivo Central deberá ser autorizada por el Gerente del Área, el cual deberá asegurarse que sólo se envié documentación que ya cumplió con el plazo establecido en la Tabla de Retención Documental

Todas las Áreas de la Institución que requieran transferir documentación al Archivo Central, deberán elaborar el inventario de la documentación a transferir INGREDIENTES PRINCIPALES Todas las cajas que las áreas envíen al archivo central, deberán ser rotuladas con una viñeta con las siguientes medidas de 5 ½” de ancho x 5” de alto. Y detallar en esta el contenido, de acuerdo a la clasificación y pegarla en el espacio destinado para tal fin
POLÍTICAS
Todas la documentación que las áreas transfieran al Archivo Central, deberá estar contenida en cajas estándares de acuerdo a las siguientes características:
Cajas para archivo de documentos (tipo pergaminos), con las siguientes medidas: Alto 26 cm., Ancho 32 cm., Largo 38 cm. INGREDIENTES PRINCIPALES OBJETIVO
ALCANCE
POLITICAS
DEFINICIONES
PROCEDIMIENTO INGREDIENTES PRINCIPALES PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE INVENTARIO DOCUMENTAL Operación No. 3
Responsable : El dueño o responsable del proceso en cada oficina
Descripción: Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual depende la oficina productora Operación No. 2
Responsable : El dueño o responsable del proceso en cada oficina
Descripción: Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo los documentos Operación No. 1
Responsable : El dueño o responsable del proceso en cada oficina
Descripción: Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va transferir.
PROCEDIMIENTO INGREDIENTES PRINCIPALES COMO UNA DE LAS TRES FASES PARA LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS
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