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Gestión de la integración de proyectos

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Andres S. Caicedo

on 29 July 2014

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La integración tiene como objetivo pensar en el proyecto como un todo unitario. La integración permite que la excelencia con la cual se plantea cada proceso de gestión (inicio, planeamiento, ejecución, seguimiento y control, y cierre) o cada área de conocimiento (alcance, tiempo, costos, calidad, personal, comunicaciones, riesgo y adquisiciones) tenga relación con los otros componentes. 
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DE PROYECTOS
1 Desarrollar Acta de constitución del Proyecto
2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
5 Realizar el Control integrado de cambios
6 Cerrar el proyecto o fase
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE INTEGRACIÓN
1.3 Acta de Constitución del Proyecto
1 Juicio de Expertos

Se usa para evaluar las entradas.
Se aplica a cualquier detalle técnico y de gestión.
Es provisto por cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento especializado.
Puede provenir de muchas fuentes:
• otras unidades dentro de la organización
• consultores
• interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
• asociaciones profesionales y técnicas
• grupos industriales
• expertos en la materia
1.2 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Enunciado del Trabajo (SOW)
Es una descripción narrativa de los productos, servicios o resultados que debe suministrar el proyecto Lo hace el patrocinador del proyecto
Caso de Negocio
Demanda del mercado, necesidad comercial, solicitud de un cliente, adelantos tecnológicos, requisito legal, impacto ecológico, necesidades sociales
Contrato
Factores ambientales de la empresa
Normas gubernamentales o industriales, infraestructura de la organización, condiciones del mercado
Activos de los procesos de la organizacion
1.1 INPUTS
Este documento que autoriza formalmente un proyecto, documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
Establece una relación de cooperación entre la organización ejecutante y la organización solicitante
El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitución del proyecto aprobada.
Los proyectos son autorizados un patrocinador, una oficina de dirección de proyectos (PMO) o un comité ejecutivo del portafolio. El iniciador del proyecto o el patrocinador debe encontrarse a un nivel apropiado para financiar el proyecto y emite el acta de constitución del proyecto o lo delegará esta tarea al director del proyecto.
1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
Cómo se ejecutará la gestión de la configuración.
Cómo se mantendrá la integridad de la línea base y cómo se usará.
Necesidades y técnicas de comunicación entre interesados.
Ciclo de vida del proyecto y fases del proyecto.
Revisiones de gestión en contenido, extensión, y oportunidad para abordar polémicas y decisiones pendientes.
2.3. Plan de gestión del proyecto
Consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Documento usado para coordinar todo los documentos de planificación del proyecto.
El plan de proyecto asiste al gerente de proyecto en liderar el equipo de proyecto y evaluando el estado del proyecto
El alcance del trabajo del proyecto es un proceso iterativo que generalmente es realizado por el equipo de proyecto con el uso WBS
2,Desarrollo del Plan para la dirección del Proyecto
2.2 HERRAMIENTA Y TECNICAS
Se utiliza el juicio de los expertos para:
Adaptar el proceso para cumplir con las necesidades del proyecto
Desarrollar los detalles técnicos y de gestión que se incluirán en el plan para la dirección del proyecto.
Determinar los recursos y los niveles de habilidad necesarios para llevar a cabo el trabajo del proyecto
Determinar el nivel de gestión de la configuración que se aplicará al proyecto.
Determinar qué documentos del proyecto estarán sujetos al proceso formal de control de cambios.
5
2 Desarrollo del Plan para la dirección del Proyecto
El plan del proyecto se usa para:
Guiar la ejecución del proyecto.
Documentar las suposiciones de planificación del proyecto.
Documentar las decisiones de planificación del proyecto con respecto a las alternativas escogidas.
Facilitar la comunicación entre los involucrados (stakeholders).
Definir las revisiones claves de la gerencia en cuanto a contenido, magnitud y tiempo.
Proveer una línea de base (baseline) para medir el progreso y control del proyecto.
4
1 Acta de Constitución del Proyecto
2 Salidas de los Procesos de Planificación
Cualquier línea base y planes de gestión subsidiarios que son una salida de los otros procesos de planificación constituyen entradas para este proceso. Por otra parte, las actualizaciones a estos documentos pueden necesitar actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.
3 Factores Ambientales de la Empresa

• las normas gubernamentales o industriales
• los sistemas de información para la dirección de proyectos
• la estructura y cultura de la organización
• la infraestructura
• la administración del personal

2.1 ENTRADAS

Gestión de la integración de proyectos
Grupo 7
(GUÍA DEL PMBOK®) Cuarta edición

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
3.3 Salidas
Entregables
Información sobre el Desempeño del Trabajo
el estado de los entregables
el avance del cronograma
los costos incurridos
Solicitudes de Cambio
Acción correctiva
Acción preventiva.
Reparación de defectos
Actualizaciones
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
el plan de gestión de requisitos
el plan de gestión del cronograma
el plan de gestión de costos
el plan de gestión de calidad
el plan de recursos humanos
el plan de gestión de las comunicaciones
el plan de gestión de riesgos
el plan de gestión de las adquisiciones
las líneas base del proyecto
3.2 Herramientas y Técnicas
Juicio de Expertos
otras unidades dentro de la organización
consultores
interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
asociaciones profesionales y técnicas
Sistema de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS)
Proporciona acceso a una herramienta automática, tal como una herramienta de software para definir cronogramas, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de la información o interfaces de red a otros sistemas automáticos en línea.

Otros:
Metodología de gestión de proyectos. (integración Interna)
Relaciona entregable-actividad- recurso/costo
Relaciona tres baselines (WBS, Schedule, Presupuesto)
Indica el progreso del trabajo del proyecto.
Información es valida, oportuna y auditable.
Niveles de sumarización de información.
3.1 ENTRADAS
Plan para la Dirección del Proyecto.
Solicitudes de Cambio Aprobadas:
Son los cambios documentados y autorizados para ampliar o reducir el alcance del proyecto.

La implementación de los cambios aprobados, que abarcan:
Acción correctiva
Acción preventiva
Reparación de defectos

Factores Ambientales de la Empresa
la cultura y la estructura organizacionales,
la infraestructura
la administración del personal
la tolerancia al riesgo por parte de los interesados
los sistemas de información para la dirección de proyectos
Activos de los Procesos de la Organización
pautas e instrucciones de trabajo normalizadas
requisitos de comunicación que definen los medios de comunicación permitidos
procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los controles para incidentes y defectos
base de datos para la medición de procesos
archivos del proyecto pertenecientes a proyectos anteriores
base de datos sobre la gestión de incidentes y defectos que contiene el estado histórico de los mismos.
Obtener, gestionar y utilizar recursos, incluidos los materiales, herramientas, equipos e instalaciones.
Implementar los métodos y normas planificadas.
Crear, controlar, verificar y validad los productos entregables del proyecto.
Gestionar los riesgos e implementar actividades de respuesta al riesgo
Dirigir a los vendedores
Adaptar los cambios aprobados al alcance, planes y entorno del proyecto.
Establecer los canales de comunicación.
Recoger datos sobre el proyecto
Recoger y documentar las lecciones aprendidas.

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
El plan de ejecución del proyecto supone manejar y realizar el trabajo descrito en el plan del proyecto.

Es el proceso de llevar a cabo lo definido en el plan para la direccion del proyecto de tal manera que se alcancen los objetivos del proyecto. Los entregables son producidos e información acerca del estatus del trabajo se recolecta para ser informados a todos los interesados. Este proceso también realiza la implementación de cambios aprobados manifestados como acciones correctivas, acciones preventivas y reparación de defectos. 

Realizar actividades para cumplir con los objetivos del proyecto.
Realizar esfuerzos e invertir fondos para cumplir con los objetivos del proyecto.
Dotar de personal, formar y dirigir a los miembros del equipo de proyecto
Obtener los presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas.
Seleccionar vendedores eligiéndolos entre los posibles vendedores.
3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
los documentos de requisitos
los registros del proyecto (asuntos, supuestos, etc.)
el registro de riesgos
el registro de interesados
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.1 Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto.
Informes de Desempeño
el estado actual
los logros significativos del periodo
las actividades del cronograma
las proyecciones
los asuntos pendientes.
Factores Ambientales de la Empresa
las normas gubernamentales o de la industria (por ejemplo, regulaciones del organismo de control, normas del producto, normas de calidad y normas de fabricación)
el sistema de autorización de trabajos de la compañía
la tolerancia al riesgo por parte de los interesados
los sistemas de información para la dirección de proyectos
Activos de los Procesos de la Organización
los requisitos de comunicación de la organización,
los procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo, códigos contables, revisiones de gastos y desembolsos, y provisiones contractuales estándar),
los procedimientos para la gestión de incidentes y defectos,
los procedimientos de control de riesgos, que incluyen categorías de riesgos, definición de la probabilidad e impacto y la matriz de probabilidad e impacto,
la base de datos para la medición de procesos, que se utiliza para tener a disposición los datos de mediciones de procesos y productos, y
la base de datos de las lecciones aprendidas.
Es un proceso proceso que consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. Consiste en recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño, y en evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al proceso.

El seguimiento continuo proporciona al equipo de dirección del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas susceptibles de requerir una atención especial.

El control consiste en determinar acciones preventivas o correctivas, o en modificar los planes de acción y hacer un seguimiento de los mismos a fin de determinar si las acciones emprendidas permitió resolver el problema de desempeño.


4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Cerrar Proyecto o Fase
Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Activos de los Procesos de la Organización
Los archivos del proyecto. La documentación resultante de las actividades del proyecto, por ejemplo, el plan para la dirección del proyecto, el alcance, el costo, el cronograma y los calendarios del proyecto, los registros de riesgos, la documentación de la gestión de cambios, las acciones planificadas de respuesta a los riesgos y el impacto de los riesgos.
Los documentos de cierre del proyecto o fase. Los documentos de cierre del proyecto o fase, que consisten en la documentación formal que indica la terminación del proyecto o fase y la transferencia de los entregables del proyecto o fase terminados
La información histórica. La información histórica y la de las lecciones aprendidas se transfieren a la base de conocimientos de lecciones aprendidas para su uso en proyectos o fases futuros.
4.6.3 Cerrar Proyecto o Fase: Salidas
Juicio de Expertos
El juicio de expertos se aplica cuando se realizan las actividades de cierre administrativo. Estos expertos aseguran que el cierre del proyecto o fase se realice de acuerdo con las normas apropiadas.
4.6.2 Cerrar Proyecto o Fase: Herramientas y Técnicas
4.6.1 Cerrar Proyecto o Fase: Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Entregables Aceptados
Activos de los Procesos de la Organización
pautas o requisitos para el cierre del proyecto o fase
información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas
Cerrar Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del proyecto, el director del proyecto revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos.
Incluyendo metodologías paso a paso relativas a:
las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminación o salida de la fase o del proyecto
las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase o a la producción y/u operaciones
las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el éxito o fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización
Cerrar Proyecto o Fase: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
4.6 Cerrar Proyecto o Fase
Plan de dirección del proyecto
Información sobre el desempeño del trabajo
Solicitudes de cambios
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organizacion
4.5.1 INPUTS
Un grupo formal de personas responsables por aprobar o rechazar cambios en el proyecto
CCB proporcionan orientaciones para preparar solicitudes de cambio, evaluar las solicitudes de cambio y administrar la ejecución del cambio aprobado
Incluya stakeholders de toda la organización
4.5 Equipo de control de cambios (CCB)
Tiene que describir cuando y cómo oficialmente los documentos y trabajos del proyecto pueden cambiarse
Describe quién está autorizado para hacer los cambios y cómo hacerlos
A menudo incluye un Equipo de control de cambios (change control board - CCB), administración de la configuración y un proceso para comunicar cambios
4.5 Sistema Control de Cambios
Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
4.5.3 Salidas
Juicio de expertos
Reuniones de control de cambios
4.5.2 Herramientas y Técnicas
Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto.
Se ejecuta desde el inicio hasta el fin del proyecto.
Mantener la integridad de la línea de base, sólo con cambios aprobados
Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio.
5 Control integrado de cambios
1 Enunciado del Trabajo del Proyecto

El Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) es una descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar el proyecto. Para proyectos internos, el iniciador del proyecto o el patrocinador proporciona el enunciado del trabajo basado en las necesidades de la empresa o en los requisitos del producto o del servicio. Para proyectos externos el enunciado del trabajo puede ser proporcionado por el cliente como parte del documento de licitación.

El enunciado del trabajo del proyecto hace referencia a:
• Una necesidad comercial.
• Una descripción del alcance del producto.
• Un plan estratégico.

2 Caso de Negocio

El caso de negocio o un documento similar proporciona la información necesaria desde una perspectiva comercial para determinar si el proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente, la necesidad comercial y el análisis de costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto.

3 Contrato
Si el proyecto se está ejecutando para un cliente externo, el contrato constituye una entrada.

4 Factores Ambientales de la Empresa.
pueden influir en el proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:
• las normas gubernamentales o industriales
• la infraestructura de la organización
• las condiciones del mercado

5 Activos de los Procesos de la Organización

pueden influir en el proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:
• los procesos organizacionales estándar, las políticas y las definiciones de procesos normalizadas que se utilizan en la organización
• las plantillas
• la información histórica y la base de conocimientos de lecciones aprendidas


1 Acta de Constitución del Proyecto
Documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar, como por ejemplo:
• el propósito o la justificación del proyecto
• los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito relacionados
• los requisitos de alto nivel
• la descripción del proyecto de alto nivel
• los riesgos de alto nivel
• un resumen del cronograma de hitos
• un resumen del presupuesto
• los requisitos de aprobación del proyecto
• el director del proyecto asignado
• el nombre y el nivel de autoridad del patrocinador

SALIDAS
P
lan para la Dirección del Proyecto
integra y consolida todos los planes de gestión subsidiarios y las líneas base de los procesos de planificación, e incluye en particular:
• el ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase,
• los resultados de la adaptación realizada por el equipo de dirección del proyecto
o el nivel de implementación de cada proceso seleccionado,
o las descripciones de las herramientas y técnicas que se utilizarán para llevar a cabo esos procesos
o el modo en que se utilizarán los procesos seleccionados para gestionar el proyecto específico

SALIDAS
• el modo en que se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
• un plan de gestión de cambios que describa el modo en que se monitorearán y controlarán los mismos
• un plan de gestión de la configuración que documente cómo se llevará a cabo dicha gestión,
• el modo en que se mantendrá la integridad de las líneas base para la medición del desempeño,
• las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados, y
• las revisiones clave de gestión del contenido, alcance y tiempo, para agilizar la atención de asuntos sin resolver y decisiones pendientes.

El director del proyecto, junto con el equipo de dirección del proyecto, dirige el desempeño de las actividades planificadas del proyecto y gestiona las diversas interfaces técnicas y organizacionales que existen dentro del proyecto.
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto también requiere la implementación de los cambios aprobados, que abarcan:
• Acción correctiva.
Una directiva documentada para ejecutar el trabajo del proyecto y poder, de ese modo, alinear el desempeño futuro previsto del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto.

Acción preventiva.
Una directiva documentada para realizar una actividad que puede reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas asociadas con los riesgos del proyecto.
• Reparación de defectos.
La identificación formalmente documentada de un defecto en un componente de un proyecto, con una recomendación de reparar dicho defecto o reemplazar completamente el componente.

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:

• comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del proyecto;
• evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y para recomendar aquéllas que se consideran pertinentes,
• identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos,
• mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa y oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentación relacionada,
• proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medición del avance y las proyecciones,
• proporcionar proyecciones que permitan actualizar la información relativa al costo y al cronograma actuales, y
• monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se produzcan.



1 Juicio de Expertos
El juicio de expertos es utilizado por el equipo de dirección del proyecto para interpretar la información proporcionada por los procesos de seguimiento y control. El director del proyecto, en colaboración con el equipo, determina las acciones requeridas para asegurar que el desempeño del proyecto corresponda a las expectativas.

Herramientas y Técnicas

.1 Solicitudes de Cambio
Como consecuencia de la comparación entre los resultados planificados y los reales, es posible que se emitan solicitudes de cambio, que pueden ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto o del producto. Los cambios pueden impactar el plan para la dirección del proyecto, los documentos del proyecto o los entregables del producto. Los cambios pueden abarcar, entre otros:
• Acción correctiva.
• Acción preventiva.
• Reparación de defectos.
2 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

• el plan de gestión del cronograma
• el plan de gestión de costos
• el plan de gestión de calidad
• la línea base del alcance
• la línea base del cronograma
• la línea base del desempeño de costos
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
• las proyecciones
• los informes de desempeño
• el registro de incidentes


SALIDAS
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