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Organización del Departamento de Mantenimiento

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by

Alejandro Martín

on 28 February 2014

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Transcript of Organización del Departamento de Mantenimiento

Organización del Departamento de Mantenimiento
Etapas del Proceso Administrativo
3) Ejecución
4) Control
1) Planeación
La planeación es el primer paso del proceso administrativo, y es el mas importante.

En la planeación se procede a definir con mayor precisión a dónde se desea llegar y el momento en el cual se logrará esta meta; a partir de esto, se analizan los recursos humanos y técnicos disponibles y las limitaciones en las diversas áreas, y por último, se detallan las labores.
2) Organización
La organización define una estructura por funciones. Para ello se debe hacer una división clara y efectiva de la autoridad, evitando en lo posible entrecruzamientos de funciones y obligaciones.

El éxito de la organización se basa en una buena proyección de la empresa y en el análisis de los siguientes aspectos:


Organización
Hay que reducir en lo posible, las líneas largas de mando.

Se considera fundamental tener en cuenta las capacidades de las personas que ocupan cada cargo para aprovecharlas al máximo y conseguir el logro de los objetivos de la empresa.

La organización debe responder a las necesidades particulares de cada empresa; debe ser dinámica y variar de acuerdo a las circunstancias.


Motivación
Quien administra debe crear un ambiente de constante superación, de manera que las personas identifiquen sus objetivos con los de la empresa.

Las necesidades por satisfacer en el individuo son: de realización, de reconocimiento y de desarrollo profesional.

La motivación debe ser una labor continua y exige una planeación.
Comunicación
Como el transmisor (administrador o gerente) es el responsable de la comunicación, el debe:

Procurar que la idea transmitida sea clara y precisa.
Escoger un lenguaje adecuado para que el receptor lo comprenda.
Observar la respuesta del receptor con el fin de determinar si el mensaje fue asimilado.
Dirección
Es la función desempeñada por el administrador y tiene como fin, el orientar los esfuerzos de todos hacia el objetivo de la empresa.
Coordinación
En la ejecución es necesario lograr que los esfuerzos del grupo estén sincronizados y sean ejecutados en el momento, cantidad y dirección exactos.

Una buena coordinación entre las distintas áreas permite obtener un mayor rendimiento en las labores.
Medir
Se miden las variables de control escogidas tomando los datos de la propia fuente y se hacen conocer de las personas a quienes compete. Por ejemplo:

Horas de parada del equipo.
Costos de mantenimiento.
Porcentaje de cumplimiento del mantenimiento.


Comparar
Los resultados obtenidos se comparan con los parámetros, observando si hay desviaciones y diferenciando las desviaciones importantes de las esporádicas.
Corregir
Una vez realizado el análisis, se tiene un diagnóstico, a partir del cual se planean los correctivos tendientes a atacar las causas de las desviaciones importantes de las esporádicas.
En la organización de un departamento de mantenimiento se aplican diversas técnicas y principios de la administración a un área específica.
Políticas
Son las normas que enmarcan y orientan el
pensamiento o la acción en la toma de decisiones para conseguir un objetivo.

Las políticas delimitan el área dentro de la cual una decisión habrá de ser tomada.Ejemplos:
Hacer sólo lo que no se pueda contratar.
Lo más importante es la calidad del trabajo.
Procedimientos
Son una seria de labores que están interrelacionadas para realizar cronológicamente un trabajo.

En el momento de planear, se deben definir claramente los procedimientos para lograr coordinación entre las diferentes partes del proceso.
Presupuestos
Son las metas por alcanzar en diferentes aspectos como mano de obra, consumo de materiales, horas extras, etc., con base en los programas elaborados.
Métodos
Son parte importante de un procedimiento e indican la manera de realizar una labor específica

Toda mejora en los procedimientos de operación, debe empezar por corregir los métodos que la componen.
Objetivos
Son el resultado final que se persigue. Hacia ellos se orientan los esfuerzos y su consecución debe ser una constante preocupación de todos los miembros de la organización.

Ejemplos:
Bajar el presupuesto de operación al 97.7%.
Elevar el cumplimiento de las labores de mantenimiento a un 94%.
Programas
Son listas o gráficos que indican exactamente quién, cuando, con qué y en cuanto tiempo debe realizarse una labor.
Responsabilidad
Es la obligación que tiene cada persona ante sus superiores, de cumplir en la mejor manera posible con las funciones relativas a su cargo.

Una vez definido lo anterior, se debe establecer la manera cómo funcionarán las jerarquías, las comunicaciones y el mando, dando a cada puesto creado la ubicación
adecuada dentro del organigrama general
Autoridad
Cuando las personas están ocupando sus puestos, se les debe delegar la autoridad que garantice el buen cumplimiento de sus labores.

La autoridad no debe ser ejercida por fuerza sino mediante la persuasión
Personas
Una vez creados y definidos los puestos, se pueden seleccionar las personas más idóneas para ocuparlos. Sabiendo de antemano que se presentarán limitaciones por las exigencias del cargo.
Cargos
Lo primero que se debe hacer, es una lista de las funciones por desarrollar, separarlas en grupos de finalidad similar, determinar horas-hombre y las horas-máquina en cada grupo y decidir así el número de puestos por crear.
Ejecutar, es poner en funcionamiento todo lo planeado y organizado hasta el momento. Dado que el único recurso de la empresa variable por sí mismo es el humano, hacia él debe orientarse la ejecución.

Para ello es importante considerar los siguientes aspectos:
Es la comprobación de que lo planeado se está llevando a cabo. Si existe una desviación, mostrarla y poner en movimiento las acciones necesarias para hacer las correcciones del caso.

Las etapas a seguir para ejercer el control son:
Analizar
Las desviaciones encontradas se analizarán para encontrar el porqué de ellas. Este análisis implica cambios en el procedimiento del sistema.
Práctica 1
Realizar una visita a una empresa y elaborar un reporte en la que se identifiquen los distintos aspectos que involucran la Organización del Departamento de Mantenimiento.

Seleccionar una empresa en la que no exista un Departamento de Mantenimiento y elaborar las etapas 1 y 2 (Planeación y Organización) tomando como base la información obtenida previamente.
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