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La actuación personal y profesional en el entorno de trabajo de la actividad de grabación de datos

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NURIA MARIJUAN RUIZ

on 1 February 2016

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Transcript of La actuación personal y profesional en el entorno de trabajo de la actividad de grabación de datos

Módulo:
Grabación de Datos

Unidad 2
La actuación personal y profesional en el entorno de trabajo de la actividad de grabación de datos
Objetivos de la Unidad:
Identificar las tareas, funciones e instrucciones del trabajo del grabador de datos.
Entender el concepto de espíritu de trabajo y sinergia.
Conocer los diferentes indicadores de calidad y obtenerlos a través de los resultados.
Saber que es la ética personal y profesional en el entorno de trabajo y llevarla a cabo.
1. Organización del trabajo en la actividad de grabación de
datos en terminales informáticos.
1.1. Funciones e instrucciones, objetivos, formas.
La organización y las formas de trabajo en la grabación de datos varían en función de la empresa y de las actividades a desempeñar, siendo posible:

Transporte de documentación
Grabación de lotes
Organización de los documentos
Diseño de los documentos
Almacenamiento de documentación
Análisis y comparación de la información
Registros de entrada y salidas de datos.
Verificación de datos
Transporte de documentación:
Se puede realizar tanto presencialmente como digitalmente. Una de las herramientas más utilizadas es el correo electrónico, siendo rápido y eficaz; aunque también es posible hacer el envío de ficheros a través de programas informáticos.
Almacenamiento de documentación:
Proceso de almacenamiento, organización y planificación.
Diseño de los documentos:
El diseño previo de documentos base, ayudará al grabador de datos a introducir más fácilmente toda la información.
Organización de los documentos:
Se organizarán los documentos y se identificarán con un número de lote y de identificación, para que su posterior búsqueda sea más fácil.
Grabación de lotes:
Se introducirán y archivarán todos los lotes en el equipo, haciendo una apertura del lote asignado e introduciendo el número en el el sistema.
Verificación de datos:
El procedimiento para la verificación de un lote empieza con la apertura de este en el modo "Verificación". El proceso de verificación consiste en comparar los datos iniciales, carácter por carácter con los existentes aceptando los datos coincidentes y rechazados los de aviso de error.
Registros de entrada y salida de datos:
El procesos de registro de entrada y salida de datos servirá al operador como medida de seguridad, para que no se produzcan transferencias accidentales de información.
Análisis y comparación de la información:
Se aplican diferentes procesos de control de calidad para validar la información. El resultado final ha de garantizar que la información es altamente fiable y de calidad.
El teclado del terminal informático es la forma más utilizada ante la introducción de datos, siendo posible también introducirlos a través del escaneo y del volcado de datos a través de de programas informáticos.
Ejemplo de aplicación para el registro y control de documentos:
1.2. Pautas de actuación, actitud, autonomía personal y en grupo.
Las pautas de actuación en la grabación de datos han de estar marcadas previamente por un superior y deben de ser llevadas a cabo correctamente por el trabajador. La actitud que ha de tener el grabador de datos ha de ser de constante superación, ofreciendo el máximo de rendimiento, llevando a cabo habilidades sociales y orientado el trabajo a resultados.
Los grabadores han de ser capaces de tener una autonomía personal en el desempeño del trabajo, dando el máximo a nivel individual y cooperando a nivel grupal
2. Aplicación del concepto de trabajo en equipo dentro de la actividad de grabación de datos en terminales informáticos: el espíritu de equipo y la sinergia.
En los últimos años ha habido un cambio considerable en el estilo de dirección y organización de las empresas y hoy en día nadie cuestiona la necesidad de un estilo mas participativo.
Un estudio internacional, que incluía a España, puso de manifiesto que el directivo español es paternalista, conservador y centralizador.
El centralismo individualista y autoritario del directivo español le conduce a una sobre acumulación de funciones, dada su incapacidad de saber delegar.
Las empresas adaptan el estilo de dirección a las circunstancias específicas y particulares de cada organización. Sin embargo, a nivel general y debido a las dificultades para diagnosticar correctamente la situación y necesidades de la empresa, se corren menos riesgos si se opta por una dirección participativa que si se impone una dirección individual y autoritaria. Además, se busca la retroinformación de los colaboradores para ajustar el grado de participación, delegación y trabajo en equipo.
La dirección por objetivos como sistema de dirección forma parte de la dirección estratégica y la dirección participativa.
Dirección estratégica: aporta los objetivos generales de la organización a partir de los cuales se deriven los objetivos operativos que se fijan a otros niveles: Departamentos, áreas, etc.
La dirección participativa: Aporta el marco en el cual adquiere sentido y coherencia el valor del grupo de trabajo y del espirítu de equipo.
La forma básica de aumentar el espíritu de cooperación y reducir el conflicto entre los grupos consiste en:
Eliminar el conflicto de objetivos, oriéntandose más en un objetivo general.
Establecer una forma de trabajo que obligue a los grupos competitivos a la interacción y a la comunicación. A mayor comunicación, menor conflicto.
Crear desde el principio una estructura organizativa adecuada.
Establecer fórmulas de recompensa colectiva para reducir tanto la rivalidad entre los grupos como fomentar la colaboración y el espíritu de equipo.
Unidad 2
El trabajo de grabación de datos requiere la colaboración y participación de muchos miembros de trabajo, ya que el trabajo individual de cada uno forma parte de un engranaje, dando lugar a un resultado final de superior calidad y cantidad
En un equipo de trabajo se pueden encontrar diferentes roles:
Lider: Persona clave para el funcionamiento del grupo, la cual tiene iniciativa e inspira confianza. Es la persona que asume el control del grupo
Crítico: Persona que expresa un punto de vista diferente, tanto negativo como positivo
Discutidor: persona que busca protagonismo, tiene dialéctica y desvía la conversación
Chivo expiatorio: Persona que carga con la responsabilidad de los fallos del grupo.
Iniciador: Persona que propone y sugiere ideas
3. Identificación de parámetros de actuación profesional en la actividad de grabación de datos.
3.1 Indicadores de calidad de la organización.
Se puede decir que un indicador es un rasgo medible o cuantificable, susceptible de evaluación, el cual proporciona información cuantitativa y/o cualitativa acerca de dicha característica.
Los indicadores de rendimiento son medidas internas y directas sobre los procesos de la empresa, que permiten compararlas con los objetivos fijados en la planificación y mejorar los resultados.
El principal objetivo de los indicadores de calidad en una organización es la posibilidad de evaluar el grado de eficacia y eficiencia del trabajo, o de los grupos de trabajo.
Saboteador: Persona que sabotea y destruye la reunión.
3.2. Integración de hábitos profesionales
Todo grabador de datos debe tener, y seguir una serie de hábitos profesionales, que lo ayudaran en su puesto de trabajo:
Ser capaz de adaptarse a los cambios
Crear y seguir la lista de tareas
Repasar su trabajo
Ser puntual en la entrega de los trabajos
Solicitar ayuda cuando sea necesario
Mantener ordenado y limpio el puesto de trabajo
Estrella: Persona que necesita llamar la atención
Pacificador: Persona que busca la paz y la concordia.
Organizador: Persona abierta a la organización del grupo o de actividades.
Representante: Persona portavoz del grupo.
3.3 Procedimientos de trabajo sometidos a normas de seguridad y salud laboral
La evaluación de los procedimientos de trabajo es clave para el grabador de datos, para que él mismo sepa la cantidad de documentos grabados y los tipo de errores cometidos.
Si el trabajador utiliza como medio de trabajo el equipo informático, será mucho más fácil medir las estadísticas de errores y la productividad, a través de programas específicos. Esta herramienta puede registrar la información solicitada a través de una directrices previamente marcadas y agruparla.
Los estándares de calidad definirán los procedimientos de trabajo, la organización y la forma en que se va a coordinar cada una de las operaciones.
3.4. La coordinación
Es un elemento clave para el buen funcionamiento de la empresa, sin él, los departamentos no podrán seguir las directrices marcadas, los errores se repetirán y no se conseguirán los resultados esperados.
3.5. La orientación a resultados
Todos grabador de datos debe orientar su trabajo a resultados, con el fin de superarse y de mostrar un correcto desempeño de las tareas fijadas.
3.6 Necesidad de mejoras
La orientación a resultados debe incluir la necesidad de la empresa y del trabajador de aplicar mejoras constantes a su trabajo, para garantizar la productividad al optimizar los recursos humanos, técnicos y materiales.
Con esto se conseguirá agregar valor al servicio prestado o a la función que se realiza.
4. Caracterización de la profesionalidad: ética personal y profesional en el entorno de trabajo.
Para que todos los trabajadores de una empresa desarrollen una misma ética profesional, es necesario que todos conozcan el sistema de valores. A través de los códigos éticos, se agruparán normas y valores que orientarán el comportamiento del trabajador en el desempeño de sus tareas.
La adquisición de habilidades sociales potenciará el desarrollo de la ética profesional, a través de la escucha activa, la asertividad, la comunicación no verbal, la empatía, la capacidad de resumir o formular preguntas o mantener la atención y el interés de otra persona.
La ética es un concepto que encierra un gran significado, tanto en el ámbito personal como profesional.
La ética es un valor cultural, propio de la sociedad y del tiempo en que
se vive.
Hay dos tipos de éticas: Personal y Profesional.
Ética personal:
Es la decisión que un individuo realiza para escoger una opción u otra,
de acuerdo a los valores y la formación de cada persona.
Ética profesional:
Está constituida por un conjunto de derechos y obligaciones morales.
El objetivo de la ética en el terreno de la práctica profesional es,
principalmente, la aplicación de las normas morales, fundadas en la honradez,
la cortesía y el honor.
Código ético:
Recoge un conjunto mas o menos amplio de criterios, con normas y valores
que asumen quienes llevan a acabo correctamente una actividad profesional.
Ejemplo de derechos:
En virtud de su profesión, cada persona ocupa una situación que le confiere deberes y derechos especiales.
La vocación: La elección de la profesión debe ser completamente libre.
La finalidad de la profesión: La finalidad del trabajo profesional es el bien común.
El propio beneficio: Todo el mundo se inclina por naturaleza al provecho personal a través de su profesión.
La capacidad profesional: un profesional debe ofrecer una preparación especial en triple sentido: capacidad intelectual, capacidad moral y capacidad física.
La capacidad intelectual: Consiste en el conjunto de conocimientos que dentro de su profesión, lo hacen apto para desarrollar trabajos especializados.
Capacidad Moral: es el valor del profesional como persona, lo cual da una dignidad, seriedad y nobleza a su trabajo, digna del aprecio de todo el que encuentra.
La capacidad física: se refiere principalmente a la salud y a las cualidades corpóreas, que siempre es necesario cultivar, como buenos instrumentos de la actividad humana.
Ejemplo de deberes profesionales:
La responsabilidad profesional: es la capacidad que tiene el profesional de responder de sus acciones en el ejercicio de la actividad para la que ha sido preparado, y cuya incorrecta aplicación le obliga a responder ante la justicia, ya sea civil, penal o administrativa.
El secreto profesional: deber profesional mediante el cual no tiene derecho a divulgar información que le fue confiada para poder llevar a cabo su labor.
En resumen, se puede decir que la ética en el trabajo es una extensión de las pautas o estándares personales. La empresa debe identificarse con el rol de la ética y hacer que ésta, junto con la responsabilidad social, se dé en los distintos departamentos y grupos de trabajo, en donde todos deben estar comprometidos.
Dos tipos de habilidades sociales que han de desarrollar los trabajadores son las siguientes:
Escucha activa: Es el esfuerzo que hace una persona cuando quiere estar atenta a una conversación e interpretar el significado de cada una de las palabras y se emite respuesta de atención a la otra persona.
Ante la escucha activa es necesario poner en práctica cierta actitudes como mostrarse abierto a la escucha sin interrumpir, intentar no juzgar comentarios, evitar distracciones y tener paciencia.
Asertividad: habilidad con la que se expresan pensamientos, sentimientos o creencias, respetando a la vez los comentarios de las otras personas. La comunicación asertiva a corto plazo seguramente recibirá muchas críticas pero a largo plazo conseguirá sus objetivos.
Existen diferentes técnicas para desarrollar la comunicación asertiva, tales como la del "Disco rayado", donde se repite una y otra vez, el mismo mensaje. "El banco de niebla", con la que se despista al interlocutor que emite duras críticas, "Aserción negativa", en la que se reconoce un error sin dar demasiadas justificaciones, etc."Aprender a decir no", de forma adecuada y sin exaltarse.
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