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Plano de Comunicação Institucional

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by

Miguel Neres

on 25 September 2013

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Transcript of Plano de Comunicação Institucional

Proposta de Comunicação Institucional
Fundação Criança de São Bernardo

Comunicação Interna
Comunicação Externa
Agência de Comunicação Jovem
Fundação Criança
(Funcionários)
Fundação Criança
(Público Externo)
A comunicação interna assume papel de destaque nas novas práticas institucionais. Percebe-se que empresas públicas ou privadas estão tendo um cuidado especial com as pessoas que realizam as atividades e os serviços dessas organizações, buscando informá-las e aproximando-as dos objetivos da instituição.
Se essas pessoas forem bem informadas, a instituição vai contar com um poderoso contingente que, mesmo involuntariamente, poderá defendê-la, ou divulgar seus feitos. Se, ao contrário, essas pessoas não forem bem informadas sobre as atividades da instituição, é boa parte do caminho andado para circularem notícias negativas ou deturpadas ou incompletas.
A comunicação interna dentro da Fundação Criança nunca foi desenvolvida, isso porque nos últimos quatro anos, o extinto setor de comunicação se focou mais na comunicação externa.
É de suma importância o desenvolvimento da Comunicação Interna dentro da Fundação Criança, em uma breve analise da atual situação, é possível identificar os ruídos gerados pelos funcionários, e a instabilidade que a falta de comunicação gera internamente.
Ferramentas para Comunicação Interna
• Desenvolvimento um canal de Intranet:

Intranet é uma rede privada dentro de uma organização que está de acordo com os mesmos padrões da Internet, acessível apenas por membros da organização, empregados ou terceiros com autorização de acesso.
O principal objetivo de uma intranet é compartilhar informações sobre a organização e recursos de computação entre os utilizadores. Uma intranet também pode ser usada para facilitar o trabalho em grupo. (Ex: centralização de documentos, formulários, notícias da empresa e outros).
Uma Intranet funciona como um Website, é o principal canal de informação entre os funcionários de uma empresa, dentro dele podemos inserir o que for de real interesse desta Instituição, além de ser um ótimo canal de ouvidoria e de estimulo para criação de vínculos entre os funcionários.
• Jornal Mural:

O jornal mural é uma arte feita em A3 ou em outro tamanho, onde contém notícias internas e externas acerca da instituição. Ele é veículo de informação de baixo custo, simples e rápido, eficiente no compartilhamento de informações. Ela é uma ferramenta visual de troca de informação entre empresa e funcionários, podendo ser feita mensalmente.
O jornal mural deve trazer todas as notícias que forem relevantes e úteis a todos os funcionários de uma organização, possui características próprias com matérias sempre atuais, os funcionários podem acompanhar de perto os acontecimentos da empresa, isso é o que torna essa ferramenta atraente. Estimula a participação dos colaboradores, e se resume em um ótimo instrumento de comunicação interna.
Exemplos, noticiário da empresa, esportes, classificados, utilidade pública, cultura e lazer, comemorações, curiosidades, eventos, etc.
Como a Fundação Criança contém muitos espaços e serviços, é de suma importancia a utilização deste recurso, mostrando ao funcionario que a instituição se preocupa com ele, lhe informando sobre suas ações e promoções, divulgando assuntos de formação e de oportunidades.

• Canal de Ouvidoria:

Disponibilizar canal de escuta para funcionários, via email, e atendimento individual, afim de estreitar a comunicação pessoal entre os funcionários e a diretoria desta instituição. Ofertar a ouvidoria aos funcionários, é um ótimo canal para solucionar duvidas, resolver problemas, discutir assuntos pertinentes a rotina de trabalho e direcionamentos, visando a melhoria do serviço e das relações entre empresa e funcionário.

• Ferramentas do Google:

Hoje em dia as ferramentas disponibilizadas pela empresa de software e internet Google, são cada vez utilizadas pelas grandes empresas, por oferecer um serviço grátis e de fácil manuseio, as suas ferramentas se tornam de grande auxilio profissional e técnico, para a comunicação, organização e acesso online a documentos.

Gmail - Caixa de correio com 25GB/utilizador e com o motor de pesquisa Google.

Calendários - Pessoais, de grupo, partilhados, com gestão de recursos.

Talk - Comunicação através de mensagens instantâneas, voz, vídeo e telefone.

Docs - Processador de texto, folha de cálculo, ferramentas de desenho e apresentações colaborativas. Não envie versões dos seus documentos, colabore. Todos têm a mesma (última) versão. Sem limite de espaço, na núvem, em qualquer dispositivo.

Hanghouts - Videoconferência até 15 utilizadores usando o seu PC / Tablet / Telemóvel sem necessidade de hardware adicional
• Pesquisa:

Elaborar um plano de pesquisa para ser aplicado entre os funcionários da Fundação Criança, para conseguir resultados e indicadores sobre a importância da comunicação interna, e como essa comunicação funciona neste momento, tendo em vista que a comunicação interna é inexistente na instituição e é feita de maneira formal (Email e conversas).
Considerações finais:

Na Fundação Criança, apenas utilizamos o serviço de email, vinculado ao domínio na internet da fundação, exemplo: “maria@fundacaocrianca.org.br”, este é um email institucional que acessamos através do painel que a empresa que gerencia a hospedagem oferece, mas esse painel apenas oferece o serviço de email, e a troca de email interno dentro da Fundação é muito grande, hoje em dia existe funcionários com dois email, pois um já está no seu limite, impossibilitando o envio e o recebimento de mais e-mails.
A ideia de utilização dos serviços do Google, é que cada espaço e projeto tenha uma conta do Google, onde todos os funcionários do espaço ou programa possam utilizar para se comunicar via o Gtalk, ou armazenar ou gerar documentos, aonde eles possam ficar online e de fácil acesso, assim como a agenda para organização.
É de suma importância a participação da diretoria no processo de comunicação interna, demonstrando sempre a capacidade de dividir e repassar as informações, sem usá-las como instrumento de poder e sim como ferramenta estratégica de gestão. Quando uma organização é capaz de garantir esta participação, com certeza ela irá se desenvolver muito melhor e consequentemente adquirir um relacionamento muito mais sadio com seus colaboradores.

Ela não é uma simples divulgação de ações e serviços, a comunicação externa é uma poderosa ferramenta para a instituição informar a sociedade, é um instrumento fundamental para construir e solidificar a imagem da empresa.
A comunicação externa está relacionada com a imagem publica da organização e tem como objetivo garantir a influência da organização na sociedade na qual está inserida. É diretamente relacionada com a missão, os valores e a visão da organização. Entre as ferramentas que garantem a comunicação institucional estão a assessoria de imprensa, as relações publicas o marketing social e cultural, podendo ser feita através de uma variedade de canais, reuniões, mídia impressa, e, principalmente mídia eletrônica.
Assessoria de imprensa:

Divulga as ações da empresa através de press-releases, coordenação de entrevistas, organização de eventos, entre outros. Além disso, é responsável pela construção da imagem institucional perante o seu publico externo.
Relações Publicas:

O profissional é o responsável pela comunicação integrada da organização, pela sua comunicação com os mais diversos públicos (público interno, público setorial e público externo). Para isso usará diversos instrumentos e canais de comunicação, Ex: (jornais, revistas, boletins etc) e os eventos (seminários, encontros, reuniões etc).
Desenvolve e destaca o relacionamento institucional com os públicos estratégicos, identificando oportunidades e necessidades de comunicação da instituição com a sociedade, seja em situações harmônicas ou controversas.

Marketing cultural:

É o conjunto de ações de marketing que se utiliza a cultura para projetar e/ou fixar a imagem, nome ou produto de uma organização. É um instrumento qualificador utilizado pela comunicação, por se associar a expressões e manifestações artísticas culturais. Tornar viáveis projetos culturais faz com que exista uma troca de interesses entre a sociedade e a instituição. A sociedade ganha em cultura e a empresa em reconhecimento. Este trabalho tem sido muito utilizado pelas grandes empresas que além de terem um retorno financeiro apoiada nas leis de incentivo fiscal, o investimento em evento cultural fixa a imagem da marca como uma empresa atenta aos interesses da comunidade.
Marketing social:

É a gestão estratégica da transformação e mudança social, guiada por preceitos éticos e de equidade social.
A principal função do Marketing Social é facilitar a adoção de conhecimentos, atitudes e práticas sociais, como, por exemplo, o uso de preservativo, o hábito da leitura, o respeito à faixa de pedestres, o hábito de não fumar ou beber, entre outros. O Marketing Social “é a gestão estratégica do processo de introdução de inovações sociais, a partir da adoção de comportamentos, atitudes e práticas, individuais e coletivas. Estas inovações sociais são orientadas por preceitos éticos e fundamentadas nos direitos humanos, na equidade social
Propaganda Institucional:

Constitui a referência ideológica da empresa com a sociedade. Seria uma forma de divulgar as atividades de relações públicas. Serve como auxílio para as outras áreas, sendo bastante utilizada pelas organizações. É um reforço da logomarca e do slogan da empresa, apresentando se como uma forma de marketing.
Materiais Gráficos:

São considerados materiais gráficos, todos aqueles que são impressos por terceiros ou pela própria requerente, afim de divulgar ações, projetos notícias ou apenas afirmar uma logomarca ou diretriz de uma instituição ou empresa. São eles: Banners, folders, folhetos, canetas, chaveiros, botons, jornais, revistas, adesivos e etc.
Na Fundação Criança, nos últimos 4 anos, era feito um levantamento em todos os setores e serviços, para saber a quantidade a ser usado durante o ano, logo em seguida era feito licitação para contratação de empresa para a prestação de serviço de impressão gráfica.

Proposta de Comunicação Externa:

Firmar parceria com a SECOM (Secretaria de Comunicação da Prefeitura) para elaborar e fomentar a comunicação Externa em parceria com a FCSBC, assim não seria necessário a contratação de equipe especializada para atuar nesse segmento, como também a confecção de materiais gráficos e visuais, como faixas, banners e panfletos, pois a SECOM possui gráfica própria.
Participação de 2 adolescentes de diversos programas da Fundação Criança:

2 - CACJ
2 - CASE
2 - CONTANDO HISTÓRIA
2 - GALPÃO CULTURAL
2 - NOI
2 - ACOLHIMENTO

Total de 12 Adolescentes
Os jovens integrarão a agência, com participação de um dia na semana, afim de vivenciar um ambiente colaborativo de criação, discução e aprendizado, afim de divulgar temas e assuntos relacionados ao seu cotidiano gerando campanhas para atingir e sensibilizar outros jovens, assim como as atividades e serviços da Fundação Criança.
Os jovens poderão ter capacitação em:

• Comunicação
• Fotografia
• Video
• Arte Gráfica
• Web
• Rádio
• Jornal
Recursos Necessários:

1 Educador (EU)
1 Câmera Fotográfica
1 Câmera Filmadora
1 Computador Windows
1 Computador Apple
1 Impressora Multifuncional
1 Sala
Acesso a Internet
Parcerias
Núcleo de Fortalecimento Institucional
Eixo de Comunicação
Diretoria Técnica
Diretoria Administrativa
ORGANOGRAMA
Núcleo de Fortalecimento Institucional
EIXO COMUNICAÇÃO
Fim
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