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Propuesta de mejora para el Sistema Contable GEMINIS de la e

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by

Jacqueline Aguilera

on 10 February 2016

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Transcript of Propuesta de mejora para el Sistema Contable GEMINIS de la e

PROPUESTA DE MEJORA PARA EL SISTEMA CONTABLE "GEMINIS" DE LA EMPRESA "SU MUEBLE S.A."
Proyecto Integrador
Parte Lógica del Sistema:

Introducción

Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y económicos existentes en este nuevo entorno.




La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información.
Entidad Ejecutora
Su Mueble S.A.

Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potenciar la empresa dentro del mercado .
Cobertura y Localización

Este proyecto abarca el área administrativa en cuanto al mal manejo y control que se tiene en los diversos departamentos y en los cuales vamos a hacer mayor énfasis es en el Departamento de Ventas y en el Departamento de Cobranzas.

La empresa está ubicada en el Km. 11y ½ Vía Daule, diagonal al parque industrial Inmaconsa, al lado de Sumesa
Problemas de investigación
La empresa Su Mueble S.A. en la actualidad maneja el sistema “GEMINIS” la cual en el área Financiera del sistema contable no se ha podido encontrar la falta de un módulo donde se puedan extraer razones financieras para el respectivo análisis de los Estados Financieros de la empresa; los cuales el departamento financiero realiza manualmente.

Objetivo General
Proponer una mejora al Sistema Contable Geminis de la empresa Su Mueble S.A

Objetivos Específicos
Determinar los posibles puntos más vulnerables del sistema para parcializarlos y mejorar el Sistema .
Optimizar el funcionamiento interno del sistema de información de la organización.

Desarrollar una propuesta del sistema de control mediante una evaluación del control de gestión que permita medir los aspectos clave del negocio.
Establecer un sistema de evolución de la empresa desde un punto de vista de valores financieros e indicadores de gestión.

Módulos que contiene el Sistema
Seguridad y Acceso
Contabilidad
Caja Bancos
Inventarios
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Ventas y Facturación
Activos Fijos: Nomina
Declaración de Impuestos

Ventajas:

Protección contra errores
Pases automáticos al mayor
Preparación rápida de informes
Impresión automática de Documentos

Desventajas:

La necesidad de proteger datos a través de apagones.
El fraude informático es también una preocupación, y necesitas investigar un sistema de controles para quién pueda tener acceso a la información.
Congestionamiento del Sistema lo cual paralizaba ciertos módulos y afectaba al desarrollo cotidiano de las actividades de los empleados
El personal que directamente se ve involucrado con el sistema es:
Gerencia
Departamento de Sistemas
Departamento de contabilidad
Departamento de ventas
Bodega

A medida que la empresa va creciendo se van presentando nuevas necesidades las cuales deben irse satisfaciendo para lograr alcanzar los objetivos a los cuales esta direccionada la empresa.
PROPUESTA
Importancia relativa del análisis de estados financieros en el esfuerzo total de decisión

Son un componente indispensable de la mayor parte de las decisiones sobre préstamo, inversión y otras cuestiones próximas
Los tipos de análisis financiero son el interno y externo, y los tipos de comparaciones son el análisis de corte transversal y el análisis de serie de tiempo. Los principales entornos en cuanto a la evaluación financiera de la empresa:

La rentabilidad
El endeudamiento
La solvencia
La rotación
La liquidez inmediata

Viabilidad Operacional:
Este proyecto es viable porque se cuenta con el apoyo de la Alta Gerencia de la empresa y se ha podido desarrollar en conjunto con los trabajadores atendiendo todas sus necesidades para un mejor desempeño de sus funciones y la posterior consecución de cada uno de los objetivos de estos trabajadores.

Viabilidad Técnica
El Proyecto reúne características, condiciones técnicas, analíticas y operativas que aseguran el cumplimiento de sus metas y objetivos.

Costo-Beneficio para desarrollar el proyecto
La realización de estas mejoras traerá un Costo adicional al Sistema de $2.500,00


Mejor toma de Decisiones.
Medición y evaluación de las actividades que se realizan en la empresa a través de indicadores.
Mejor conocimiento del negocio y de la real posición Económico-Financiera a través de informes.

Modulo Financiero: $ 1.200,00
Capacitaciones a los empleados: $ 500,00
Mejoras en la seguridad: $ 800,00
Total Costo $ 2.500,00


Métodos implementados en el diseño del control interno en la Pyme Su Mueble S.A. para la mejor administración y seguridad de sus recursos.

Basados en Nia 401 (AUDITORÍA EN UN AMBIENTE DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADO) :

El ambiente o entorno de control:
Evaluación de riesgos:
Procedimientos de control:
Las actividades de control existen y se darán en toda la empresa, a todos los niveles y en todas las funciones.
Se desea mejorar la seguridad del sistema contable esto se podrá lograr si consideramos los siguientes puntos:

Separación de funciones
Asignación de responsabilidades
Niveles de autorización
Control numérico del uso de formularios
Normas de seguridad informática

CONFORMACIÓN DE UNA COMPAÑÍA DE SOCIEDAD ANÓNIMA
Reserva del nombre.
Estatutos de la compañía
Apertura de cuenta bancaria de integración de capital.
Escritura pública.
Aprobación y publicación del extracto proporcionado por la Supercías.
Permisos municipales.
Inscripción en el registro mercantil.
Elaboración de nombramientos y actas de junta de accionistas para la elección de los representantes de la compañía.
Inscripción en el registro mercantil.
Obtención del RUC de la empresa.
Carta y certificación de la Supercías, donde se estipula que puedes dar uso del capital depositado en el banco

Las actividades de control existen y se darán en toda la empresa, a todos los niveles y en todas las funciones, las que incluyen:

Separación de funciones
Asignación de responsabilidades
Niveles de autorización
Control numérico del uso de formularios
Normas de seguridad informática

Controles de entrada:
Estos controles se practican antes de la contabilización de un comprobante con el propósito básico de determinar que no falte ningún comprobante
Controles del proceso:
Estos controles son frecuentes en los sistemas computarizados y evitan la realización de controles manuales.
Controles de salida:
Los controles de salida se efectúan para detectar casos en que deban rechazarse los resultados del procesamiento y corregir los errores que se pudieran haber cometido en esa etapa.

Controles periódicos:
Preparar balances de saldos de las cuentas del mayor general y verificar que la suma algebraica de sus saldos sea nula.
Preparar balances de saldos de mayores auxiliares y verificar que sus totales coincidan con los saldos de las pertinentes cuentas de control.

Conclusiones
La empresa no cuenta con un módulo financiero el cual podría arrojar informes y análisis financieros oportunos y automatizados de la información para la correcta toma de decisiones.

El personal del área contable-financiera de la empresa no cuenta con un listado detallado de las cuentas incobrables que se actualice lo cual provoca una errada presentación de la información ante los organismos de control y una mala gestión en el departamento de Cobranzas.
A pesar de que se cuenta con una seguridad aceptable puesto que si se delimitan trabajos y así mismo la accesibilidad a los trabajadores por medio de un usuario y contraseña que les habilita los diferentes módulos para realizar sus actividades cotidianas, también debe tomarse en cuenta las medidas preventivas en caso de eventos que puedan afectar a la empresa ya sean interna o externamente.
Recomendaciones
Este planteaminento de mejoras del sistema contable pretende brindar mayor accesibilidad a información que se desee para su respectivo análisis y comprensión de los datos que provee el sistema
El proyecto exige por parte de la gerencia su confianza plena en el mismo, su apoyo personal en forma concreta y decidida y su deseo de mejorar la situación actual, exigir la utilización inmediata de los módulos que se adquieran a medida que se instalan y una posición de crítica constructiva permanente
El proyecto pretende cambiar métodos de trabajo para mejorarlos, simplificarlos y conseguir que desde el nivel de gerencia hasta el último empleado de línea, dispongan de mejores elementos, mayor y mejor información, y fundamentalmente, mas tiempo para potenciar su gestión.

JUSTIFICACIÓN
El presente proyecto está desarrollado en base a los diversos factores que puedan afectar a la empresa SU MUEBLE S.A. para el cual nos hemos enfocado en su Sistema Contable Geminis al cual vamos a evaluar y corregir el desempeño que este tiene y cuan beneficioso es para la empresa en las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.
MARCO CONCEPTUAL
Sistema
Control interno
Comercio electrónico
Usuario
Contraseña.
Seguridad de la informática
Razones financieras
Indicadores financieros
Razón de liquidez
Comercio internacional
-Tipos de compañías en Ecuador:

La Compañía en nombre colectivo;
La Compañía en comandita simple y dividida por acciones;
La Compañía de responsabilidad limitada;
La Compañía anónima; y,
La Compañía de economía mixta
Compañías extranjeras
Compañía holding o tenedoras de acciones

-Tipos de compañías mercantiles:

Compañía de sociedad anónima
Compañía responsabilidad limitada
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