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Departamentos de ; almacén, compras y logística

Para todas las empresas
by

Rufina Martínez López

on 19 August 2013

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Transcript of Departamentos de ; almacén, compras y logística

Arquitectura
Organizacional Dpto. Almacén
Dpto. Compras
Dpto. logística Gastronomía
Segundo Cuatri
Almacén
Ing.R del Carmen
Martínez López OBJETIVO
Resguardar, custodiar, dar ingreso y salida a todos lo elementos que son adquiridos El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén: • El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios. • Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). • Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. • Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias. • Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción. • La identificación debe estar codificada. • Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. • Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes. FUNCIONES DEL ALMACÉN Recepción de materiales en el almacén Registro de entradas y salidas del almacén Almacenamiento de materiales Mantenimiento de materiales y del almacén Despacho de materiales Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad LAS ÀREAS DEL ALMACÉN Área de Recepción Área de Almacenamiento Área de Entrega El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.

Las condiciones que impiden el flujo rápido son:
• Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
• Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
• Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada. En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. FUNCIONES DEL PERSONAL Jefe de Almacén: Se encarga de

• Controlar el manipuleo, transporte de materiales.
• Controlar el ingreso y salida de productos al almacén
• Controlar la rotación de los productos con mayor vencimiento
• Contratar los servicios de transporte para despacho.
• Controlar la labor del personal de almacén Despachador

• Apoyar al jefe del almacén en la labor de despacho y recepción.
• Controlar las cantidades y calidades de los productos. Estibadores

• Despachar los productos a los distribuidores
• Manipular los productos que ingresan y salen del almacén
• Recepción de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento.
• Realizar el mantenimiento y limpieza del almacén. Personal de vigilancia

• Controlar el ingreso de personas al almacén
• Vigilar el ingreso de las unidades al almacén La organización del almacén debe ser armonizada con el sector productivo y comercial adecuándose a sus respectivas exigencias, especialmente con venta Área de Entrega:
La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

• Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
• Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
• Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida. TIPOS DE MATERIAL La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente: Almacén de Materia Prima y Partes Componentes Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción. Almacén de Materias Auxiliares Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc Almacén de Productos en Proceso Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso. Almacén de Productos Terminados El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes. Almacén de Materiales de Desperdicio Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo. Almacén de Devoluciones Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio o entrada a almacén. Técnicas de Almacenamiento de Materiales 1.Carga
Unitaria 2.Numero
de Entrada 3.Cajas o
cajones 4. Estanterías 4.Estanterías 5.Columnas 6.Apilamientos 7.Contenedores
flexible EQUIPOS PARA LA MANIPULACIÓN Y ALMACENAMIENTO Para almacenar las mercancías se requiere una serie de equipos que permitan minimizar los tiempos de manipulación y almacenamiento, evitar esfuerzos excesivos de los trabajadores, reducir los costes..., y que al mismo tiempo contribuyan a realizar las actividades de forma más eficiente. Equipos de almacenamiento estático Entre los equipos de almacenamiento estático podemos destacar los silos, que se utilizan para el almacenamiento de mercancías a granel. Éstos tienen un orificio de entrada, que se encuentra en la parte superior y un orificio de salida, que se encuentra en la parte inferior. Podemos distinguir varios tipos de silos Según las unidades de almacenamiento. Pueden ser simples y múltiples. Los primero están constituidos por una sola unidad para almacenar, y los múltiples están formados por varias unidades. Según la forma. Pueden ser cilíndricos o poligonales. Según el material con el que están construidos. En este caso distinguiremos los metálicos, de obra y de otros materiales como el poliéster Equipos de almacenamiento dinámico.
Los equipos dinámicos que podemos utilizar para manipular y almacenar las mercancías se dividen en 2 grupos: Equipos con movimiento y sin traslados.
Son equipos que se fijan al suelo del edificio y presentan la ventaja de permitir un transporte continuo de mercancías de flujo constante. A este grupo de equipos pertenecen todos los tipos de cinta transportadora, siendo las siguientes las más utilizadas:

o Cinta transportadora de banda: Está constituida por una plataforma deslizante o banda sin fin, de goma u otro material. Su utilización es
habitual en los casos de transporte de productos a granel.

o Cintas transportadoras de rodillos: Está formada por una pista de rodillos que a su vez están montados sobre rodamientos.
o Cintas transportadoras mixtas: Están constituidas por las cintas de bandas y las de rodillos.

o Grúas aéreas: Son equipos de transporte que están fijados al techo y generalmente en la parte más elevada del almacén, lo que permite el transporte de la mercancía desde una parte a otra del local. Son equipos con movimiento propio, es decir, se trasladan de un lugar a otro del almacén al mismo tiempo que transportan la mercancía. No requieren instalación, pero algunos necesitan o Equipos con movimiento y sin traslados o Equipos con movimiento y capacidad para trasladarse. Son equipos que se fijan al suelo del edificio y presentan la ventaja de permitir un transporte continuo de mercancías de flujo constante. A este grupo de equipos pertenecen todos los tipos de cinta transportadora, siendo las siguientes las más utilizadas:

o Cinta transportadora de banda

o Cintas transportadoras de rodillos

o Cintas transportadoras mixtas

o Grúas aéreas Son medios mecánicos capaces de transportar y elevar una paleta. Para que sean eficaces, las distancias a recorrer no deben ser superiores a 40 metros Las transpaletas Transpaleta manual: Es un medio que para su movimiento y elevación requiere de la fuerza de una persona. Transpaleta motorizada. Son las que generalmente precisan de un sistema eléctrico para poder moverse y elevar la mercancía Los apiladores Estos elementos de transporte son muy parecidos a la transpaleta , pero llevan incorporado un mástil por donde discurren las horquillas que sujetan las paletas y permite elevarlas hasta cierta altura. Apilador de tracción y elevación manual. Su uso más frecuente es elevar cargas en el interior del almacén. La elevación es limitada y lenta.

Apilador autopropulsado. Realiza la elevación de la carga y se traslado por el almacén de forma motorizada, pero necesita de un conductor a pie para su manejo

Apilador mixto. Este tipo de apilador tiene tracción manual y elevación eléctrica, por lo que puede realizar las funciones de los 2 y suplir las desventajas del apilador manual. Las carretillas Carretilla retráctil

Carretilla contrabalanceada

Carretilla trilateral

Carretilla recoge pedidos Los transelevadores
Son equipos de almacenamiento mecánicos, que pueden transportar y elevar cargas por pasillos estrechos a gran velocidad. Éstos se emplean para extraer y colocar paletas completas de forma automatizada. Clasificación y Codificación de los Materiales Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización.

Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código alfabético, numérico y alfanumérico. Sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación.
- limita el número de artículos y es de difícil memorización.
- es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos. TIPOS DE ALMACENES ALMACEN CENTRAL
Es el lugar donde se reúnen todos los materiales y productos de la empresa ALMACEN REGULADOR
Se encuentra en las proximidades de las propias fábricas de las empresas o en zonas de concentración Geográfica. ALMACEN TRANSIT POINT
Son almacenes situados en zonas de importancia estratégica, con un mínimo de stock de seguridad para poder cumplimentar y servir los pedidos de urgencias. ALMACENES CROSS-DOCKING
Son almacenes situados estratégicamente, que trabajan sin stocks, realizándose en ellos la recepción, verificación y distribución física inmediata de los pedidos. PROBLEMAS EN LOS ALMACENES

El Espacio y el Personal es insuficiente.
El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.

El Almacén está mal localizado o existe una mala distribución. El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Funciones principales: 1. Adquisiciones
2. Guarda y Almacenaje
3. Proveer a las demás áreas Objetivos del Departamento de Compras.

Objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto y al precio conveniente. 1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales,

2. Conservar las inversiones y las pérdidas mínimas en el inventario.

3. Mantener los estándares o controles de calidad adecuados.

4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

5. Estandarizar, en lo que sea posible los artículos comprados.

6. Comprar los artículos y servicios requeridos al precio más bajo posible.

7. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas. Políticas del Departamento de Compras Se puede comprar, según más convenga, de acuerdo con las siguientes políticas: Producir o comprar. Se debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa.

También se puede presentar el caso contrario: estar produciendo algún material cuya compra abarataría los costos.

Para tomar la decisión de producir o comprar, se tienen que comparar constantemente los precios y la disponibilidad de los proveedores para entregar la compra.

Por lo regular, las empresas dedicadas a la construcción no producen sus materiales, sino que los compran. 1. Establecer las características de lo que va a comprar, le va a ayudar para decidir si lo acepta o no.

2. Colocarse en una mejor posición con respecto al vendedor y poderle exigir calidad, buenos tiempos de entrega y en general, tener más libertad para negociar.

3. Estar seguro de que lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no se puede comprar papel tapiz, sólo pidiendo "papel tapiz", se tiene que especificar el color, la textura, el tamaño, etc. otras funciones La orden de compra debe contener lo siguiente:

Fecha en que se colocó el pedido.
Nombre del proveedor.
Cantidad del material.
Precio unitario.
Valor total (sin impuesto).
Porcentaje de impuesto y su valor.
Valor total con impuesto.
Descripción de la forma de pago.
Fecha de entrega. Efectos de una Buena Compra.

Se refieren a los beneficios que se producen cuando se toma una decisión acertada de compra a tal o cual proveedor. La centralización contra la descentralización en las compras La centralización de las compras, se refiere a que el DC es el responsable total de todas y cada una de las adquisiciones que haga una empresa La ventaja de este procedimiento es que el usuario conoce las necesidades departamentales mejor que cualquier otra persona. Procedimiento de las Compras

El primer paso en el proceso de compra es el Recibo de las
Requisiciones de Compra, hechas por el usuario o solicitante que indican:

Los pasos esenciales de un procedimiento de compras son los siguientes:
Determinación de la existencia de una necesidad.
Precisar el tipo de artículo que se necesita, así como la cantidad que se debe pedir.
Selección de las posibles fuentes de abastecimiento.
Análisis de precios, alternativas y colocación del pedido.
Seguimiento de la orden.
Recepción e inspección de los artículos.
Revisión de la factura y pago al proveedor.
Llevar registros apropiados. Departamento de logìstica Es el proceso de proyectar, implementar y controlar un flujo de materia prima, inventario en proceso, productos terminados e información relacionada desde el punto de origen hasta el punto de consumo de una forma eficiente y lo más económica posible con el propósito de cumplir con los requerimientos del cliente final. Que busca?
Busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de distribución se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad. Las actividades claves son las siguientes:
Servicio al cliente.
Transporte.
Gestión de Inventarios.
Procesamiento de pedidos. Descripción de las actividades logísticas Las actividades logísticas dentro de una empresa se centran en tres de procesos básicos: • Proceso de aprovisionamiento, la gestión de materiales entre los puntos de adquisición y las plantas de procesamiento que se tengan. • Proceso de producción, gestión de las operaciones de fabricación de las diferentes plantas. • Proceso de distribución, gestión de materiales entre las plantas mencionadas y los puntos de consumo. Importancia de la logística
La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible, algunas de las actividades que puede derivarse de la gerencia logística en una empresa son las siguientes:

Aumento en líneas de producción.

La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos.

La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios.

Desarrollo de sistemas de información. Tipos de logística Logística de aprovisionamiento: El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico, las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa. Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén. Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Logística de distribución Es una red de instalaciones y medios de distribución que tiene por función la obtención de materiales, transformación de dichos materiales en productos intermedios y productos terminados y distribución de estos productos terminados a los consumidores. Logística de producción Logística de Producción o del producto: los productores cuentan con una serie de medio: fábricas, almacenes, etc. Las actividades que realizan son: • Compra de materias primas a los proveedores.
• Normalmente esa materia prima es almacenada
• Transformación de la materia prima en productos terminados
• Almacenamiento de productos terminados.
• Venta de los productos terminados a sus distribuidores Logística inversa La logística inversa es el proceso de proyectar, implementar y controlar un flujo de materia prima, inventario en proceso, productos terminados e información relacionada desde el punto de consumo hasta el punto de origen de una forma eficiente y lo más económica posible con el propósito de recuperar su valor ó el de la propia devolución. La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos (materias primas, productos terminados) y se interesa a su entorno. El entorno corresponde en este caso a: Recursos (humanos, consumibles, electricidad)

Bienes necesarios a la realización de la prestación (almacenes propios, herramientas, camiones propios, sistemas informáticos)

Servicios (transportes o almacén subcontratados) Existen dos formas básicas de logística:

Optimizar un flujo de material constante a través de una red de enlaces de transporte y de centros del almacenaje.

Coordinar una secuencia de recursos para realizar un determinado proyecto. Funciones del área de logística Características de las actividades logísticas • El procesamiento de pedidos es la actividad que origina el movimiento de los productos y la realización de los servicios solicitados • La gestión de inventarios tiene como objetivo principal proporcionar la disponibilidad requerida de los productos que solicita la demanda. • La actividad del transporte resulta indispensable en cualquier empresa para poder trasladar los materiales o productos propios, así como los productos finales (distribución). • La definición del nivel de servicio al cliente establece el nivel y la calidad de respuesta que deben tener todas las actividades de la cadena logística. • El almacenamiento comporta las decisiones asociadas tales como la determinación del espacio requerido, el diseño y la configuración de los almacenes y la disposición de los productos en su interior. Es una actividad de los productos defectuosos. LOGÍSTICA INTEGRAL

La logística integral no solo abarca a todas las áreas de una empresa sino también incluye diferentes métodos de producción, testeo y distribución del producto terminado. A la logística integral, se le considera como el conjunto de técnicas y medios que poseen el objetivo de gestionar y administrar los materiales y la información destinada a la producción. La importancia de la logística para las compañías En la actualidad, las compañías deben decidir cuál es la mejor forma de almacenar, inventariar y mover sus productos y servicios, de manera que estén a disposición de los clientes en el momento, lugar, cantidad y forma adecuada.

En este sentido, algunas empresas consideran a la logística como la administración de inventarios, otras como el transporte de bienes y otras como un sistema de entrega de mercancías. Todas estas empresas manejan los conceptos correctos. Hoy en día, hay muchas distintas definiciones de logística dando vueltas. Estructura http://www.imta.gob.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=333&Itemid=105
http://www.mitecnologico.com/Main/FuncionesDelAlmacen
http://www.mitecnologico.com/Main/FuncionesDelAlmacen
http://www.mitecnologico.com/Main/FuncionesDelAlmacen
http://www.icesi.edu.co/blogs/casoescuestiondelogistica/files/2008/07/estructura-organizacional-2.jpg
http://www.free-logistics.com/index.php/es/Fichas-Tecnicas/Generalidades/Tipos-de-Logisticas.html
http://www.gestiopolis.com/canales6/fin/compras-manejo-y-conceptos.htm
http://departamentodecompras00.blogspot.com/2008/07/departamento-de-compras. REFERENCIAS
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