Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

SISTEMA DE ORDENACION NUMERICO ORDINAL

No description
by

Yisell Añez

on 15 November 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of SISTEMA DE ORDENACION NUMERICO ORDINAL

SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMERICO ORDINAL
SISTEMA DE ORDENACION NUMERICOS
Representan el ordenamiento basado en numero; estos se usan para rotular las guias, subguias, carpetas e ìndice.

El principio numerico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos para determinar el numero que le corresponde.
SISTEMA ORDINAL
Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto un número en forma consecutiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservacion que conforman una serie documental


COMPONENTES
ARCHIVO NUMERICO PRINCIPAL
ARCHIVO ALFABETICO MISCELANEO
TARJETERO AUXILIAR
REGISTRO NUMERICO
ARCHIVO NUMERICO PRINCIPAL
CONTIENE
:
Guias y subguias numéricas: pueden en distintas posiciones, según la aplicaciòn que se utilice. Las guias pueden estar divididas en milesimas (0000 a 9000) o centenas (100 a 900) y las subguias en decenas (10 a 90) o veintenas (20 a 80)
Carpetas: Contienen las unidades documentales, se rotulan con numeros consecutivos que reemplazan al nombre.
ARCHIVO ALFABETICO
MISCELANEO
Cuando la actividad con determinada persona o institucion es poca (menos de cinco documentos), no resulta economico mantener carpetas individuales, por lo tanto, no se les asignan números. Este material se archiva dentro de carpetas misceláneas al final del archivo principal.

Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, ordenes de compra,pedidos,remisiones,pólizad,resoluciones,Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeraciòn que los identifica.
Se organiza con guias alfabeticas. Detras de cada guia pueden ir una o varias carpetas, Si el número de documentos no justifica la organización de un archivo alfabético, se utiliza una sola carpeta.
Tarjeta Alfabetica Miscelanea- Ejemplo:

En la tarjeta, en lugar del codigo se identifica al corresponsal, se escribe la letra "M" para indicar que los documentos ese corresponsal, estan en el Archivo Alfabetico Miscelaneo.

Cuando el número de documentos lo justifique, se trasladará el material del corresponsal al Archivo Principal, asignándole su respectivo código numérico: A la tarjeta que se le había preparado para el fichero, se le tacha la letra "M" que aparece en la esquina superior derecha y se le anota en su lugar el número asignado. Se tacha también la letra "MI! con que aparecían marcadas las cartas, para cambiarla por dicho número, se abre una carpeta bajo ese número y se coloca en el Archivo Principal.


Observe la tarjeta de un corresponsal del archivo Alfabético Misceláneo, luego de pasar al Archivo Principal, con el número que se le ha asignado
Este archivo Alfabético Misceláneo es indispensable cuando la actividad de la empresa ocasiona el ingreso constante de nuevos corresponsales.

Si el número de corresponsales no justifica la organización de un archivo alfabético, se utiliza una sola carpeta MISCELANEA, donde se guardan los documentos de estos corresponsales.
TARJETERO AUXILIAR
Contiene tarjetas con los nombres de los corresponsales o asuntos y el número que les ha sido asignado, el cual es el mismo que aparece en el marbete de la carpeta en el Archivo Principal.

Estas tarjetas se ordenan alfabéticamente, y son imprescindibles para el buen funcionamiento de todo el sistema numérico, ya que las guías y las carpetas en este archivo no tienen nombres.


El número que identifica al cliente constituye su código de archivo.


El tarjetero controla totalmente archivos Principal o Numérico y Alfabético Misceláneo.

Modelo de Tarjeta para un Tarjetero Auxiliar:










Ejemplo de legajo, carpeta y tarjeta para un cliente en un Archivo Numérico Consecutivo:





MERARI BARRERA
SANDRA JACOME
LUIS NAVARRO
YISELL AÑEZ

REGISTRO NUMERICO
Es un libro de anotaciones donde se registran los nombres de los clientes, personas o empresas que tienen carpetas en el archivo, con sus respectivos códigos, en orden consecutivo.
EJEMPLO
El uso de este Registro evita que el encargado de los archivo asigne un mismo número a dos personas diferentes. Además, deja ver claramente cuál es el número que se debe asignar al siguiente nuevo corresponsal.

Así mismo, cuando se retira definitivamente del archivo la documentación de un corresponsal o una carpeta que contenga documentos de cualquier naturaleza, el número que tenía asignado queda libre y puede utilizarse para el próximo que se matricule.

GRACIAS
Full transcript